信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策

摘 要：隨著社會(huì)科學(xué)技術(shù)的迅速進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代正是到來，人們的日常工作逐漸趨于網(wǎng)絡(luò)信息化。作為與信息安全息息相關(guān)的檔案管理工作，其工作質(zhì)量與工作效率的重要性與日漸增。不可否認(rèn)，在網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，當(dāng)代檔案管理工作質(zhì)量必須與其發(fā)展趨勢相同，在實(shí)際運(yùn)作中不斷進(jìn)步，才能得到長足發(fā)展。如今檔案管理工作不僅面臨著發(fā)展契機(jī)，同時(shí)也出現(xiàn)了不同的挑戰(zhàn)，為此推動(dòng)相關(guān)信息資源的網(wǎng)絡(luò)化是必不可少的。本文以當(dāng)代檔案管理工作重要意義為基礎(chǔ)，并對(duì)其所面臨的問題以及對(duì)策進(jìn)行了探討分析。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；檔案管理工作；問題及對(duì)策

近年來國家社會(huì)經(jīng)濟(jì)水平迅速上升，促進(jìn)了信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，現(xiàn)階段我國社科學(xué)技術(shù)發(fā)展與經(jīng)濟(jì)發(fā)展都與網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展息息相關(guān)。檔案信息管理本身具有復(fù)雜性，信息化管理的的科學(xué)化應(yīng)用對(duì)其工作效率及質(zhì)量的提高有著促進(jìn)作用。然而，在現(xiàn)實(shí)發(fā)展過程中仍然出現(xiàn)了一些新的挑戰(zhàn)問題影響了正常工作進(jìn)行，相關(guān)單位需要對(duì)其有一個(gè)明確認(rèn)識(shí)并給予科學(xué)對(duì)策。

一、信息時(shí)代檔案管理工作面臨的主要問題

（一）管理軟件缺少共通作用

在檔案管理工作逐漸實(shí)現(xiàn)信息化的過程當(dāng)中，各種檔案管理軟件、客戶端的運(yùn)用是必不可少的。然而在實(shí)際操作中，新型軟件的運(yùn)用在促進(jìn)檔案管理信息化的同時(shí)也出現(xiàn)了各種軟件缺少聯(lián)通性、共通作用不強(qiáng)、不同企業(yè)單位所用設(shè)備儀器規(guī)格不統(tǒng)一、軟件客戶端不能相互兼容等問題，這直接導(dǎo)致了一些有效的數(shù)據(jù)資源無法實(shí)現(xiàn)共享，從而弱化了檔案管理工作的有效性和價(jià)值，阻礙了其工作信息化的科學(xué)發(fā)展[1]。

（二）檔案管理信息化工作未標(biāo)準(zhǔn)化

作為與現(xiàn)代計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)緊密相聯(lián)的信息化管理工作，其信息化和現(xiàn)實(shí)功能是顯而易見的。而其管理工作的統(tǒng)一規(guī)范化是保證所轄資料信息安全準(zhǔn)確的重要前提和基礎(chǔ)。但是當(dāng)下的檔案管理工作未有明確統(tǒng)一的工作體系，具體措施規(guī)范程度不夠，嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)不清晰，信息共享體系與互聯(lián)網(wǎng)建設(shè)之間仍然留有較大差異，致使檔案管理信息化的策劃、運(yùn)行、服務(wù)、管理等方面都存在經(jīng)營漏洞，阻礙了其正常工作發(fā)展進(jìn)度。除此之外，當(dāng)前我國此領(lǐng)域相關(guān)機(jī)制還未完善，在實(shí)際檔案管理工作中仍然有許多限制條件需考慮，且相關(guān)管理單位未建立標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一化的檔案規(guī)制，使其具體工作編制共通性較低，這些都對(duì)我國檔案管理信息化的發(fā)展造成了較大影響。

（三）檔案管理安全工作不夠嚴(yán)密

當(dāng)下的檔案信息管理系統(tǒng)的安全驗(yàn)證主要手段為賬戶密碼雙向防護(hù)，這就存在密碼泄露導(dǎo)致檔案信息被盜取或者被篡改的危險(xiǎn)性，直接給檔案信息的運(yùn)用增添了許多不確定因素。不僅如此，為保證所有檔案信息安全存放，其存放系統(tǒng)運(yùn)作工作本身就較復(fù)雜多變，這從另一個(gè)方面為設(shè)備發(fā)生意外時(shí)不能及時(shí)修復(fù)導(dǎo)致信息被盜毀的情況的出現(xiàn)埋下了隱患。無論是哪一種情況，于企業(yè)單位而言都是不利于經(jīng)濟(jì)效益和工作發(fā)展的。

（四）有關(guān)法制規(guī)定不完善

當(dāng)下我國所頒布的大部分檔案管理法律文件都是針對(duì)傳統(tǒng)管理系統(tǒng)的。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)科技的快速進(jìn)步，，檔案管理工作管理規(guī)范也應(yīng)該跟隨時(shí)代發(fā)展趨勢，完善相關(guān)法律規(guī)章，為現(xiàn)代檔案管理信息化工作提供統(tǒng)一有效的行為準(zhǔn)則與發(fā)展動(dòng)力。

二、信息制度檔案管理工作主要問題的對(duì)策

（一）提高信息化，促進(jìn)軟件兼容

實(shí)現(xiàn)管理工作信息化是現(xiàn)代檔案管理工作發(fā)展的必然走向，其主要目標(biāo)就是促進(jìn)有效資源數(shù)據(jù)的共享，將其價(jià)值最大化。故而相關(guān)企業(yè)在國際領(lǐng)先技術(shù)的借鑒引進(jìn)、管理監(jiān)控方式的 革新等方面都應(yīng)加大工作力度，如此才可保證檔案管理工作可以進(jìn)行有效的智能化發(fā)展，優(yōu)化整體工作效率與質(zhì)量。在此過程中，一些軟件的改革編程是不可避免的，因此專業(yè)化的人才也是必須的，這為當(dāng)代檔案管理工作一些先進(jìn)技術(shù)發(fā)展如信息自動(dòng)識(shí)別、極速共享等，以及防止資源信息毀損等都有著重要意義。

（二）規(guī)范管理檔案管理信息化工作

在當(dāng)下檔案管理工作的逐步擴(kuò)大發(fā)展進(jìn)程中，統(tǒng)一的規(guī)章制度，有效的管理體系、明確的管理標(biāo)準(zhǔn)是不可或缺的。當(dāng)代檔案管理的工作模式與管理方法正隨經(jīng)濟(jì)社會(huì)科技發(fā)展的前進(jìn)而不斷優(yōu)化提高，科學(xué)有效的管理體系可以為其長足發(fā)展提供強(qiáng)有力的支持，因此各部門單位因明確相關(guān)管理編制，實(shí)現(xiàn)各崗位不同類別的檔案資源的集中管理，使企業(yè)單位與檔案管理工作水平能夠一同提升[2]。

（三）加強(qiáng)安全保護(hù)工作與完善相關(guān)法律

做好檔案管理的安全性工作的首要前提就是要有明確行之有效的安全保障制度以配合各項(xiàng)管理保護(hù)工作。對(duì)此，有效規(guī)避信息技術(shù)兩面性所帶來的安全隱患是極其重要的，這需要相關(guān)管理人員轉(zhuǎn)化思想，加強(qiáng)信息安全意識(shí)，輔以優(yōu)化后的身份驗(yàn)證方式、實(shí)時(shí)監(jiān)控、實(shí)時(shí)備份等提高檔案安全系統(tǒng)，組織不法人員對(duì)檔案資料的入侵改毀。除此之外，相關(guān)法律的更新完善是保障檔案管理工作信息化進(jìn)行、適應(yīng)當(dāng)前管理工作進(jìn)步需要的最基礎(chǔ)操作，可以從根本上保護(hù)檔案信息的安全性與管理工作的有效性。

三、結(jié)束語

總而言之，檔案管理工作在信息時(shí)代應(yīng)充分考慮時(shí)代發(fā)展特征，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員要?jiǎng)?chuàng)新轉(zhuǎn)化思維管理模式，從管理制度、設(shè)備系統(tǒng)提升、完善相關(guān)法律等方面促進(jìn)檔案信息化管理工作的發(fā)展。如此，在今后的社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中，檔案管理才可發(fā)揮其真正的作用，不僅可以促進(jìn)信息資源的有效共享，還可以減少社會(huì)資源的使用，在提高檔案管理工作現(xiàn)代信息化的同時(shí)，也推動(dòng)了社會(huì)建設(shè)進(jìn)程。

參考文獻(xiàn)

[1]張?jiān)诳?王豐霞. 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策[J]. 中國集體經(jīng)濟(jì)， 2017， 23（12）：31-32.

[2]王學(xué)武， 馬迎秋， 于長海. 信息時(shí)代檔案管理工作面臨的問題及對(duì)策探析[J]. 中國衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)， 2017， 14（17）：65-66.

作者簡介

姜莉，（1989-5），女，漢族，山東濰坊人，濰坊市腫瘤醫(yī)院單位館員職務(wù)，本科學(xué)歷，研究方向：檔案管理