事業(yè)單位檔案管理模式的建構(gòu)和優(yōu)化研究

朱小玲

摘 要：檔案管理工作是事業(yè)單位工作的重要核心內(nèi)容，在其中發(fā)展中起著推動性的作用。隨著科技進(jìn)步和社會發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作面臨前所未有的挑戰(zhàn)和契機(jī)，備受社會各界廣泛關(guān)注。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；保管；檔案搜集

事業(yè)單位檔案管理工作主要是指將檔案的記載、整頓、保存等服務(wù)相加的過程。此工作環(huán)節(jié)較多且較為繁雜，大量信息的儲存能讓工作人員通過閱讀相關(guān)檔案便能獲取想要得到的信息，大大提高工作效率。然而在其發(fā)展中，不可避免會出現(xiàn)一些問題，只有不斷將問題優(yōu)化才能進(jìn)一步提高工作質(zhì)量。

一、事業(yè)單位檔案管理工作中存在的問題

1.管理制度只做表面功夫

事業(yè)單位檔案管理工作中最嚴(yán)重的問題就是檔案管理制度不夠健全和完善，現(xiàn)階段，有些企業(yè)單位缺少對檔案管理工作必要性的認(rèn)識，對國家下發(fā)的《檔案管理辦法》、《檔案法》等有關(guān)法律法規(guī)沒有足夠的研究和認(rèn)知，沒有根據(jù)實際情況和自身特點設(shè)立專屬本企業(yè)的管理制度。雖然有些企業(yè)及時設(shè)立相關(guān)制度，但并沒有貫徹落實，只做表面功夫。不完整的檔案管理制度也存在于事業(yè)單位中，管理制度的不健全造成檔案管理工作無法正常開展，缺少相關(guān)參照依據(jù)和落實準(zhǔn)則，使其工作較為雜亂無章。

2.信息化程度嚴(yán)重匱乏

在科技如此突飛猛進(jìn)的今天，計算機(jī)逐漸被應(yīng)用到人們的生活和工作中，其能為人們提供較高效率的服務(wù)工作，檔案管理也順應(yīng)形勢引入計算機(jī)技術(shù)，讓工作變得更加游刃有余。但有些事業(yè)單位中，并沒有將此技術(shù)廣泛使用，導(dǎo)致工作效率和質(zhì)量大幅度降低，與此同時，事業(yè)單位已存在的單子文件的監(jiān)管方式也比較匱乏，不能有效引用高科技信息化技術(shù)進(jìn)行檔案管理工作。

二、事業(yè)單位檔案管理模式的構(gòu)建和優(yōu)化策略

1.健全和完善事業(yè)單位檔案管理模式

在事業(yè)單位檔案管理過程中，缺乏完善的管理模式，檔案工作機(jī)制不健全，是制約檔案管理質(zhì)量提升的主要問題。因此，應(yīng)該積極構(gòu)建和完善檔案管理工作機(jī)制。對于沒有構(gòu)建檔案管理機(jī)制的事業(yè)單位，應(yīng)該及時認(rèn)識到檔案管理工作的重要性，并積極建立完善的檔案管理工作機(jī)制，規(guī)范檔案管理流程。同時，應(yīng)該對檔案管理模式進(jìn)行優(yōu)化，并不斷完善檔案工作程序，提升管理效率，改掉傳統(tǒng)管理模式存在的缺陷和弊端，有效提升檔案管理工作的整體質(zhì)量。

2.提升事業(yè)單位檔案管理的信息化程度

信息化已經(jīng)成為檔案管理領(lǐng)域的重要發(fā)展趨勢，因此，事業(yè)單位也應(yīng)該對現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行優(yōu)化升級，提升信息化管理水平。由于一些事業(yè)單位對于檔案管理工作不夠重視，因此相關(guān)的工作設(shè)備也十分陳舊，根本無法適應(yīng)新時代檔案工作的需要。針對這個問題，事業(yè)單位應(yīng)該專門撥付一部分資金，對檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理設(shè)備和管理技術(shù)，將檔案管理工作從傳統(tǒng)管理模式逐漸過渡升級到信息化水平，從而有效提升事業(yè)單位的檔案管理質(zhì)量，在此過程中也能為事業(yè)單位節(jié)省大量的人力和時間成本，有利于事業(yè)單位整體工作效率的提高。

三、事業(yè)單位檔案規(guī)范管理內(nèi)容

1. 規(guī)范檔案搜集

檔案搜集是規(guī)范管理的第一個環(huán)節(jié)。管理人員要把握好這個環(huán)節(jié)的工作，需要日常工作中常常與事業(yè)單位各部門間的同事保持良好的溝通工作，及時了解各部門的工作動態(tài)，這樣能及時做到搜集檔案。為避免搜集過程中有檔案出現(xiàn)遺漏，管理人員要保持細(xì)心的狀態(tài)，大范圍地進(jìn)行搜集工作，對于搜集來的檔案還要及時進(jìn)行梳理，將內(nèi)容重要的檔案留下，不重要的檔案排除，然后將篩選后的檔案進(jìn)行集中化管理。

2.規(guī)范檔案整理

搜集檔案是為了方便后期相關(guān)部門對檔案的調(diào)用。因此，整理檔案也是必不可少的工作。如果檔案整理混亂，那么后期在調(diào)用檔案過程中必然比較麻煩，工作帶來阻礙，也影響大家的工作效率。而檔案整理規(guī)范的話，后期的檔案調(diào)用工作肯定暢通無阻。因此，管理人員要保持清醒的頭腦，條理化的工作思路，對搜集而來的檔案進(jìn)行整理，整理工作需包含三方面：首先是對檔案分類，其次是對檔案組合，再次是對檔案編目。

3.規(guī)范檔案鑒定和保管

事業(yè)單位在長期的工作中會不斷產(chǎn)生文書檔案，累積的檔案數(shù)量會越來越多。如果不進(jìn)行及時地處理，就會讓管理工作越來越繁瑣，不但加重了管理人員的工作負(fù)擔(dān)，也使得相關(guān)部門在調(diào)用檔案過程中受到較多的阻礙。為了防止這類事情的發(fā)生，提升管理效率，檔案鑒定和保管工作就顯得尤為重要。管理人員需要每隔一段時間，查驗檔案的基本情況，關(guān)注每份檔案的保管期限，對于超過了保管期限的檔案，就沒有必要繼續(xù)保管，管理人員要將這類失去實際效用的檔案進(jìn)行及時的銷毀工作，減輕檔案數(shù)量。

4.提高檔案管理人員的專業(yè)水平

在事業(yè)單位檔案管理實踐中，制約檔案管理工作質(zhì)量提升的另外一個主要原因就是管理人員的專業(yè)素質(zhì)不高，因此，提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也是構(gòu)建和優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理模式的重要環(huán)節(jié)。對于事業(yè)單位來說，應(yīng)該安排一定數(shù)量的人員專門從事檔案管理工作，并且這些從業(yè)人員應(yīng)該具備一定的檔案管理知識，這樣才能在管理工作中實現(xiàn)不斷優(yōu)化。有條件的事業(yè)單位可以聘請有關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者，對檔案管理人員開展定期或者不定期的培訓(xùn)，從而提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，也可以加大投入力度，從外部引進(jìn)一些優(yōu)秀的檔案管理人才，優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)，提高檔案管理人員的整體水平，為檔案管理模式的構(gòu)建和優(yōu)化奠定堅實基礎(chǔ)。

5.加強(qiáng)檔案的信息化管理和服務(wù)質(zhì)量。

首先，事業(yè)單位檔案管理適應(yīng)時代發(fā)展需求，全面結(jié)合互聯(lián)網(wǎng)和資源特點，推動檔案管理的現(xiàn)代化發(fā)展。這就需要事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)人員增加檔案管理投入力度，及時采購最為先進(jìn)的現(xiàn)代化設(shè)備設(shè)施，為檔案管理工作從手工轉(zhuǎn)向智能提供有利基礎(chǔ)。其次，相關(guān)工作人員要改變理念，監(jiān)管相關(guān)部門主動建立互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫、應(yīng)用科學(xué)信息技術(shù)，盡可能設(shè)立部門內(nèi)部信息共享體系，提高檔案信息創(chuàng)建和服務(wù)質(zhì)量。在這種條件下，事業(yè)單位還要加強(qiáng)宣傳教育工作，一方面監(jiān)督有關(guān)部門為檔案管理工作給予大量緊貼單位現(xiàn)實、具有收集價值的資料，為單位檔案創(chuàng)建給予數(shù)據(jù)信息供應(yīng)；另一方面強(qiáng)化不具有保密性檔案的使用率，讓檔案文化商品走進(jìn)家庭、走進(jìn)社會，讓檔案變成單位在外宣傳的媒介。

總之，檔案管理工作是事業(yè)單位的重要工作之一，應(yīng)該給予足夠重視。事業(yè)單位應(yīng)該不斷創(chuàng)新和優(yōu)化檔案管理模式，提升檔案信息化管理水平，構(gòu)建健全完善的檔案管理工作機(jī)制，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量進(jìn)一步提升。

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