事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀及方法淺析

張其龍

摘 要：新時期背景下，信息技術(shù)發(fā)展速度不斷加快，各領(lǐng)域運行模式受到一定的影響而發(fā)生改變，對事業(yè)單位檔案管理工作提出更高要求。事業(yè)單位檔案管理工作是企業(yè)經(jīng)營與發(fā)展的重點，特別是信息化社會環(huán)境中，事業(yè)單位檔案的管理問題逐漸突顯出來，難以與實際發(fā)展趨勢相適應(yīng)。基于此，文章將事業(yè)單位檔案作為重點研究對象，闡述具體的管理現(xiàn)狀與創(chuàng)新方法，希望有所幫助。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；現(xiàn)狀；方法；研究

在信息時代，原有傳統(tǒng)檔案管理模式的技術(shù)水平不高，嚴(yán)重影響了工作的效率與準(zhǔn)確率，不利于檔案信息的合理使用。所以，很多事業(yè)單位檔案管理工作已經(jīng)引入了現(xiàn)代化技術(shù)，使檔案信息使用的范圍得以拓展，簡化了檔案信息管理工作的難度。由此可見，深入研究并分析事業(yè)單位檔案的管理現(xiàn)狀與方法具有一定的現(xiàn)實意義。

1 現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理工作問題闡釋

1.1 檔案管理機制有待完善

事業(yè)單位傳統(tǒng)檔案管理工作經(jīng)常存在檔案序號與標(biāo)題不契合、檔案缺少目標(biāo)以及組卷不統(tǒng)一等多種問題，使得事業(yè)單位檔案管理工作問題諸多。另外，事業(yè)單位檔案管理機制有待完善，其檔案信息收集與保密工作存在不利的因素，直接影響了檔案信息的使用質(zhì)量與效果[1]。在此基礎(chǔ)上，事業(yè)單位內(nèi)部高層管理工作人員尚未正確認知檔案管理工作的重要作用，沒有給予必要的重視，檔案管理意識嚴(yán)重缺失。即便部分事業(yè)單位制定了檔案工作制度，但受諸多因素影響，落實效果不明顯，形式化嚴(yán)重，影響了檔案管理工作價值的發(fā)揮。

1.2 檔案管理模式滯后

事業(yè)單位檔案管理工作為適應(yīng)社會經(jīng)濟以及科技發(fā)展需求，也逐漸向信息化方向發(fā)展。然而，事業(yè)單位內(nèi)部并未制定檔案管理模式，難以構(gòu)建信息化檔案管理體系，使得檔案信息管理系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺層次不同，無法形成合力。與此同時，事業(yè)單位檔案管理模式在開發(fā)性與規(guī)范性等方面存在多種不足，限制了區(qū)域經(jīng)濟與政治發(fā)展。即便事業(yè)單位管理部門制定了改革策略，但信息化管理仍受到限制。在歷史因素影響之下，檔案管理工作部門業(yè)務(wù)基礎(chǔ)不牢固，案卷質(zhì)量不達標(biāo)，特別是不同類別檔案目錄細則不相容，且管理模式固定性較差，檔案管理的信息化工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，無法有效推廣檔案管理的信息化，直接制約了事業(yè)單位檔案管理工作的進一步發(fā)展[2]。

1.3 檔案管理工作人員素質(zhì)水平不高

事業(yè)單位檔案管理工作的專業(yè)性與技術(shù)性特征明顯，所以檔案管理工作人員也必須具備較強的專業(yè)知識技能以及職業(yè)素養(yǎng)。但在實踐過程中，事業(yè)單位檔案管理工作人員職業(yè)知識的掌握缺乏熟練性，實踐技能偏低。另外，還有部分事業(yè)單位未對檔案管理工作形成正確的認知，致使管理模式難以與時代發(fā)展相適應(yīng)，工作中錯誤較多，不利于事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展。在科技發(fā)展的基礎(chǔ)上，檔案管理工作人員只具備簡單的計算機操作機技能，難以應(yīng)對復(fù)雜的檔案信息管理問題。

2 事業(yè)單位檔案管理工作的創(chuàng)新方法

2.1 檔案管理制度的全面優(yōu)化

事業(yè)單位在開展檔案管理工作的過程中，管理機制的完善性直接決定了工作的質(zhì)量與效率[3]。為此，對信息化檔案信息管理機制的不斷創(chuàng)新，可以適當(dāng)?shù)卦黾雨P(guān)于現(xiàn)代技術(shù)應(yīng)用的規(guī)章制度。為此，管理部門必須定期更新檔案管理系統(tǒng)，并充分利用現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)，結(jié)合自身發(fā)展特點對內(nèi)部檔案管理制度加以修改與完善，構(gòu)建檔案管理模式，確保檔案管理工作效率的全面提升。除此之外，由于不同事業(yè)單位的職能不同，若僅遵循信息化檔案管理系統(tǒng)開展工作，很難取得理想的效果，并不適用全部事業(yè)單位發(fā)展。在這種情況下，事業(yè)單位應(yīng)全面創(chuàng)新并優(yōu)化檔案管理制度，為其長久發(fā)展提供必要的保障。在此基礎(chǔ)上，要求規(guī)章制度實用且簡明，為工作開展提供便利[4]。對于檔案管理規(guī)章制度而言，應(yīng)制定出獎懲制度，從根本上推進事業(yè)單位檔案管理工作的發(fā)展。

2.2 檔案管理模式的不斷完善

受信息化時代發(fā)展的影響，國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理工作模式隨之改變，在諸多因素的作用下，影響了檔案管理工作的改革效果。因而當(dāng)前檔案管理模式始終存在不足之處，有必要不斷完善檔案管理模式。在創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理工作模式的過程中，最關(guān)鍵的就是將檔案管理工作效率作為出發(fā)點，不斷完善傳統(tǒng)檔案管理模式，以保證工作效率得以增強。除此之外，將現(xiàn)代化檔案管理理念與管理技術(shù)引入到檔案管理工作當(dāng)中，進一步優(yōu)化檔案管理模式，實現(xiàn)檔案管理效率的提高。雖然事業(yè)單位具有公益性與服務(wù)性特征，所以在發(fā)展過程中應(yīng)綜合考慮市場的特點，推進事業(yè)單位各項工作的可持續(xù)開展[5]。事業(yè)單位檔案管理工作內(nèi)容就是對社會的發(fā)展足跡進行記錄，有效地推動社會經(jīng)濟的發(fā)展。所以，事業(yè)單位貫徹落實檔案管理工作的過程中，應(yīng)對檔案管理工作模式加以完善，增強檔案管理工作的重視程度，全面發(fā)揮檔案信息管理工作作用，充分利用檔案信息。

2.3 全面培養(yǎng)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)

目前階段，計算機技術(shù)不斷發(fā)展與更新，直接影響了事業(yè)單位檔案管理工作的技術(shù)與手段應(yīng)用。對于檔案管理工作而言，對壓縮技術(shù)的運用可以節(jié)省虛擬空間，使檔案管理技術(shù)水平不斷提高。在利用數(shù)字化技術(shù)的基礎(chǔ)上，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案信息有效地轉(zhuǎn)變成電子文檔，在計算機中長期保存，并壓縮成小內(nèi)存電子文件，節(jié)省檔案管理工作的成本，增強檔案信息管理的準(zhǔn)確性。但需要注意的是，現(xiàn)代化技術(shù)同樣要人為操作，所以，事業(yè)單位檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)以及職業(yè)知識技能十分關(guān)鍵。在這種情況下，事業(yè)單位檔案管理工作在運用現(xiàn)代化信息技術(shù)的基礎(chǔ)上，應(yīng)全面培養(yǎng)檔案管理工作人員綜合素養(yǎng)以及職業(yè)技能[6]。

在實踐過程中，事業(yè)單位人事部門要組織工作人員定期參與到電子信息培訓(xùn)活動當(dāng)中，在開展檔案管理工作的基礎(chǔ)上，對前沿管理技術(shù)以及思想進行學(xué)習(xí)，與時代發(fā)展步伐保持一致。另外，事業(yè)單位檔案管理工作部門在招聘人才方面應(yīng)選擇實用性專業(yè)人才，升級并全面優(yōu)化檔案管理系統(tǒng)。針對職業(yè)技能水平不理想的工作人員實施培訓(xùn)，在各方面提高事業(yè)單位檔案管理團隊的工作質(zhì)量。在此基礎(chǔ)上，應(yīng)保證檔案管理工作人員正確認知檔案管理工作內(nèi)涵與價值，對檔案管理制度加以完善和改進，通過檔案管理模式的靈活運用，充分發(fā)揮工作人員在現(xiàn)代檔案管理工作的重要作用，與現(xiàn)代檔案管理工作需求相適應(yīng)，進一步增強事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量與效率。

3 結(jié)束語

綜上所述，受現(xiàn)代管理技術(shù)與思想的影響，事業(yè)單位檔案管理工作要與時俱進，實現(xiàn)創(chuàng)新性發(fā)展。結(jié)合事業(yè)單位檔案管理工作存在的問題，對現(xiàn)代化管理理念加以學(xué)習(xí)，對信息技術(shù)予以靈活運用，不斷健全檔案管理模式，保證檔案管理工作人員自身綜合素養(yǎng)與職業(yè)技能水平的全面提升。在檔案信息管理技術(shù)合理運用的基礎(chǔ)上，構(gòu)建檔案管理機制，充分發(fā)揮檔案管理工作在事業(yè)單位中的重要作用，推進其內(nèi)部改革的深化發(fā)展，確保各工作部門能夠與時代發(fā)展趨勢相適應(yīng)，推進事業(yè)單位新形勢下的全面發(fā)展。

參考文獻

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[6]葉秀霞.機關(guān)事業(yè)單位文書檔案管理效率的提高分析[J].卷宗，2017（35）：29-29.