失業(yè)人員檔案數(shù)字化共享管理

戴蓓

摘 要：失業(yè)人員是現(xiàn)在社會中待就業(yè)人群中的一部分，也是政府部門相當(dāng)重視的一部分人群，做好失業(yè)人員檔案管理對于他們再就業(yè)來說，是政府部門的一項基礎(chǔ)性工作，這關(guān)系到失業(yè)人員后續(xù)生活的一系列問題。本篇文章分析失業(yè)人員檔案管理中存在的一些問題，并提出以數(shù)字化共享為主的管理策略，供相關(guān)人員做參考。

關(guān)鍵詞：失業(yè)人員；檔案管理；數(shù)字化

隨著社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，許多企業(yè)或是事業(yè)單位不斷的實行改革和學(xué)習(xí)，這也導(dǎo)致了很多企業(yè)單位在改革的過程中不能順應(yīng)時代的變化而倒閉破產(chǎn)，同時也造成了很多的失業(yè)人員。由于失業(yè)人員的增多，增加了勞動市場的不確定因素，提高了再就業(yè)成本，同時也增加了就業(yè)管理部門的管理難度。在市場經(jīng)濟不斷發(fā)展的今天，管理好失業(yè)人員的檔案問題對控產(chǎn)能、調(diào)結(jié)構(gòu)來說，是一項非常重要的工作，只有管理好這項工作并服務(wù)于社會，充分發(fā)揮好人力資源的調(diào)配工作，才能促進社會的良好發(fā)展。

1 當(dāng)前失業(yè)人員檔案管理存在的問題

1.1 企業(yè)間移交檔案不完善

隨著企業(yè)體制的改革，失業(yè)人員檔案在交接過程中，難免會遇到一些費用成本問題。因此，部分企業(yè)不愿承擔(dān)這部分費用，導(dǎo)致失業(yè)人員的檔案依然存放在原單位處或是檔案臨時管理處，由于失業(yè)人員對檔案的不夠重視導(dǎo)致部分檔案可能丟失的現(xiàn)象發(fā)生。另一方面，臨時管理部門對檔案管理不夠科學(xué)，缺乏專業(yè)的管理意識和能力，造成失業(yè)人員檔案管理上的混亂。有些單位考慮到檔案管理費用問題，甚至不會接受職員檔案，這也會造成檔案管理的不科學(xué)現(xiàn)象。

1.2 自身對檔案不夠重視

失業(yè)人員有變動性大、流動性強的特點，使得他們對自己的檔案重視程度低，當(dāng)談到工齡、保險等和自己利益相關(guān)的方面時，才意識到檔案的作用，這也嚴重影響了對失業(yè)人員檔案管理工作的開展。

1.3 對檔案缺乏科學(xué)的管理

由于部分檔案管理者的責(zé)任意識低，在檔案管理中沒有進行科學(xué)的管理和收集，這就造成對失業(yè)人員工齡計算起來比較麻煩，使得他們的檔案要求所需資料不完整。例如招工所收集的資料就不健全，勞動合同和相關(guān)手續(xù)沒有一定的連續(xù)性，有時候就勞動合同的解除都沒有合適的手續(xù)，更別說放進檔案里了；還有部分人員沒有把相關(guān)手續(xù)放到應(yīng)該投放的位置，對他們失業(yè)后的一些手續(xù)辦理帶來很多問題，導(dǎo)致他們的合法權(quán)益受到很大的影響。從檔案管理部門來說，管理工作中的職責(zé)不清晰，這就為一些不良行為的產(chǎn)生提供了基礎(chǔ)，嚴重影響了檔案管理的不規(guī)范。對于一些檔案管理者來說，缺乏必要的檔案管理技能，不能靈活處理檔案管理過程中出現(xiàn)的一些問題，從而耽誤了檔案管理工作。

2 在失業(yè)人員檔案管理上的基本要求

2.1提高檔案管理人員的責(zé)任意識

社會的發(fā)展迅速，環(huán)境日新月異，使得失業(yè)人員處境復(fù)雜多變，從而增加了檔案管理工作者的管理難度，失業(yè)人員檔案信息是否健全會直接影響企業(yè)單位對人才的選拔和能力的考量，檔案信息健全的失業(yè)人員可以為企業(yè)選拔人才提供很好的依據(jù)。對失業(yè)人員檔案的管理者來說，必須要加強檔案管理的責(zé)任意識，需要從思想上重視檔案的管理，始終堅持認真、負責(zé)的管理態(tài)度。管理人員需要把檔案的管理工作納入到議事日程中，嚴格按照法律相關(guān)要求和規(guī)定進行科學(xué)的管理，完善檔案管理體制，清晰劃分檔案管理職責(zé)，以保證失業(yè)人員檔案的精細化管理。

2.2 增強個人檔案管理意識

由于部分失業(yè)人員對檔案的重視程度不夠，沒有意識到檔案對于職業(yè)工作者來說的重要性，認為檔案沒有多大作用，造成他們各自檔案信息的不完整，從而為找工作帶來一系列的麻煩。個人檔案作為一個重要的文件材料，其包含個人學(xué)歷、工作履歷和經(jīng)歷等信息，對于失業(yè)人員有著非常重要的作用。失業(yè)人員在求職中涉及到五險一金等手續(xù)的辦理都需要提供檔案信息材料的。所以，失業(yè)人員必須重視檔案對于他們來說是非常重要的個人文件，日常中要做好對這方面的保護工作，注重每一段工作經(jīng)歷，并且要對檔案的管理部門職責(zé)要了解。

2.3 重視檔案管理工作

現(xiàn)在檔案管理中缺乏科學(xué)的管理制度，需要利用現(xiàn)代先進科學(xué)技術(shù)促進工作規(guī)范管理。可以利用計算機數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用能力，結(jié)合到檔案管理工作中來。這樣一來可以提高檔案管理工作效率，使得檔案管理更加規(guī)范和科學(xué)，還可以降低檔案管理的工作難度。這就需要一套數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)來進行檔案管理，同時也需要提高管理人員的相關(guān)操作技能和職業(yè)素養(yǎng)。

3 對失業(yè)人員檔案的數(shù)字化共享管理策略分析

3.1 數(shù)字化管理現(xiàn)狀

為了提高失業(yè)人員檔案的利用率，各個人事管理部門也都紛紛開始對檔案進行數(shù)字化管理。但就現(xiàn)在的人事管理部門仍然缺乏此方面的專業(yè)人才，許多的檔案專業(yè)人員不能高效利用數(shù)字化系統(tǒng)解決檔案管理問題，且數(shù)字化管理需要投入不少的資金添加設(shè)備。這就給管理部門帶來了人力和財力上的壓力?，F(xiàn)在很多管理部門不重視對失業(yè)人員檔案進行數(shù)字化共享管理，造成他們的檔案信息不健全甚至出現(xiàn)脫節(jié)現(xiàn)象，不能充分利用社會各個事業(yè)單位或是企業(yè)對失業(yè)人員檔案的利用需求，在數(shù)字化管理和提供共享上存在著許多的問題。

3.2 如何實現(xiàn)檔案數(shù)字化共享管理

由于對于失業(yè)人員來說，他們的檔案出現(xiàn)信息不完整的現(xiàn)象較多，所以需要建立完善的檔案保護措施。首先要從檔案的源頭抓起，現(xiàn)在的人事檔案形成時就以計算機為主要操作的工具完成的，由于各種原因，造成檔案沒有實現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案并存，為了滿足數(shù)字化的發(fā)展趨勢，我們需要建立一個檔案資源共享平臺，需要由各個政府管理部門間共同搭建，以便在不同工作地實現(xiàn)人員就職檔案的共享。這樣一來，對于失業(yè)人員檔案的規(guī)范化管理減少了許多的不必要環(huán)節(jié)，也大大提高了檔案的管理效率個完善性。

對失業(yè)人員檔案要進行統(tǒng)一化管理。所有的失業(yè)人員檔案電子版信息都要圍繞著數(shù)據(jù)庫建設(shè)服務(wù)，按照統(tǒng)一的標準進行規(guī)范操作，達到檔案信息錄入管理規(guī)范化、應(yīng)用規(guī)范化、程序規(guī)范化。堅決要避免企業(yè)或是地方單位各自為政導(dǎo)致數(shù)據(jù)不兼容，無法實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享，從而失去了檔案共享數(shù)字化管理的意義。

4 結(jié)束語

綜上所述，目前失業(yè)人員的檔案管理中出現(xiàn)了許多的問題，給檔案管理科學(xué)化帶來了一系列的問題，也造成了一些負面影響。但是數(shù)字化共享管理的出現(xiàn)很好解決了這些問題，統(tǒng)一數(shù)字化共享可以充分利用失業(yè)人員的檔案信息，從源頭建立檔案信息可以避免失業(yè)人員檔案信息脫節(jié)的現(xiàn)象，從而很好的提高失業(yè)人員檔案的管理工作，也降低了其管理難度和復(fù)雜性。同時也對管理人員提出了更高的要求，需要不斷地學(xué)習(xí)和提高管理技能，進而提高管理工作效率。

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