新時期檔案管理信息化模式研究

趙越

摘 要：隨著信息社會的穩(wěn)步發(fā)展，我們的檔案管理也需要在一定程度上進行更新，加快管理模式的轉(zhuǎn)變。在新的時期，我們的檔案管理也有了新的要求，當(dāng)前情況之下，舊有的檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)時代的發(fā)展要求了，所以我們需要在一定程度上加快管理模式的轉(zhuǎn)變，信息化的引入，就是一個很好的方式。在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息技術(shù)的不斷發(fā)展之下，社會逐漸走向信息化，在這樣的背景下，檔案管理的信息化將成為必然趨勢，也是提高檔案管理工作質(zhì)量與服務(wù)水平的主要途徑。本文分析了當(dāng)前形勢下我國檔案管理工作中普遍存在的問題，并闡述了新時期加強檔案信息化管理的重要意義，最后提出了檔案信息化管理的相關(guān)對策，希望能夠為相關(guān)單位和部門提供幫助。因此，筆者對新時期之下的檔案管理，引入信息化這一模式，進行重點研究，提出以下的可行性措施，分析如下：

關(guān)鍵詞：新時期 檔案管理 信息化模式

檔案是信息社會的重要組成部分，承載了大量的數(shù)據(jù)信息資源，而檔案的信息化管理則是一項涉及多方面的復(fù)雜工程。隨著新時期信息技術(shù)的發(fā)展和在各個領(lǐng)域的廣泛應(yīng)用，檔案管理的信息化也逐漸被各相關(guān)單位提起重視，它不僅有效提高了檔案的管理水平，同時也提高了檔案的利用效率，并且，檔案的信息化建設(shè)已經(jīng)成為目前檔案管理工作發(fā)展的主要趨勢。但是，在目前的檔案管理工作中還存在著一系列問題，值得我們?nèi)ヌ接懞徒鉀Q，從而更進一步的提高檔案管理的水平。我們就以相關(guān)的中小企業(yè)為例來進行分析，新時期的檔案管理應(yīng)該是綜合信息化的模式來進行的，我們就當(dāng)下的管理狀況來說，我們對于這一模式的管理，應(yīng)該做到以下的方面：

1 目前檔案管理工作中的常見問題

1.1 相關(guān)部門對檔案信息化建設(shè)不夠重視，資金投入不足

由于檔案管理工作涉及的事項很多，工作過程復(fù)雜繁瑣，并不能帶來直接的經(jīng)濟效益，因而不容易引起企業(yè)、單位等的重視，也不會制定統(tǒng)一的制度和流程，來為檔案的信息化管理工作的順利進行提供保證，導(dǎo)致檔案管理的信息化難以全面實現(xiàn)。此外，部分檔案管理部門對于檔案管理信息化建設(shè)的重要性認識不足，未能給予足夠的資金和人員投入，檔案信息化建設(shè)難以順利開展。

1.2 檔案管理工作人員專業(yè)水平不高

目前很多檔案管理人員專業(yè)技術(shù)知識不夠豐富，計算機應(yīng)用水平普遍較低，綜合素質(zhì)不高，難以滿足現(xiàn)代檔案信息化管理的需要，也難以適應(yīng)檔案信息化管理的要求。檔案信息化管理工作是一種不斷更新、不斷發(fā)展的知識性的管理工作，這就對檔案管理工作人員的專業(yè)水平提出了更高的要求，才能適應(yīng)新時代的發(fā)展需求。

1.3 檔案管理工作制度不夠完善

檔案信息化管理工作流程的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化管理工作高效開展的重要前提，但是目前由于我國檔案信息化建設(shè)還處于起步階段，因而相關(guān)制度規(guī)范還不完善，還有許多空白和不足之處，對于電子檔案的管理保存等也沒有統(tǒng)一的要求和標(biāo)準(zhǔn)，還不能滿足新時期檔案信息化快速發(fā)展的需求。

2 新時期加強檔案信息化管理的重要性

首先，新時期加強檔案信息化管理能有效改善檔案管理工作，能夠大量減少檔案管理所需的人力、物力 、財力等，還能節(jié)約大量人工整理檔案的時間，從而大大提高檔案管理的效率。在信息化管理過程中，檔案信息占據(jù)的空間較小，傳輸方便快捷，不僅大大節(jié)省了空間，減少了管理成本，還能利用信息技術(shù)擴大檔案的服務(wù)范圍。其次，檔案信息化管理體系將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式和電子檔案管理進行有效融合，方便檔案的檢索使用，提高了檔案的使用價值。其次，信息化作為檔案管理的重要手段，其最終目的是這了能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源利用的最大化，確保檔案信息共享的實現(xiàn)。但由于檔案管理存在著許多環(huán)節(jié)，而且工作方法也較為多樣化，要想實現(xiàn)檔案信息工作方法也，則需要建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，通過構(gòu)建統(tǒng)一的檔案整理、統(tǒng)計及服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，確保檔案信息在網(wǎng)絡(luò)傳遞過程中的流暢性，加快推動檔案信息資源共享的實現(xiàn)。再者，檔案管理人員對檔案管理水平的影響是比較深遠的，信息化的檔案管理使用到的各種設(shè)備、技術(shù)比較多，所以對檔案管理人員的素質(zhì)也有了新的要求。檔案管理人員不僅要有專門的檔案管理知識，而且對一些設(shè)備操作和技術(shù)使用要非常熟練，高素質(zhì)的檔案管理人員是檔案管理信息化的需要。所以檔案管理部門應(yīng)該加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不僅要讓他們在培訓(xùn)中掌握最新的檔案管理理念和管理方法，而且重點是要對他們的計算機技術(shù)、信息技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等進行加強，提高他們的綜合素質(zhì)，從而能更好的適應(yīng)信息化管理的需要。最后，檔案管理工作本來就是一項比較復(fù)雜的工作檔案管理人員不僅要對信息進行加工處理，還要負責(zé)檔案信息的收集，而信息化管理模式中，管理的內(nèi)容就更多的，為了保障管理工作的順利進行必須要建立完善的檔案信息化管理制度。第一，檔案管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案管理信息化的需要對各項管理流程的管理人員的行為進行有效的規(guī)范和控制，對于信息化管理的各個步驟形成嚴格的約束。第二，要建立安全管理制度。針對電子檔案信息丟失和泄漏等情況制定安全管理制度，對檔案管理系統(tǒng)的操作等都嚴格限制，設(shè)置權(quán)限。第三，要完善責(zé)任制。對檔案管理人員的責(zé)任不斷落實，增強他們的責(zé)任意識，在檔案管理中可以進行自我的控制，有效提高檔案管理工作效率。

3 新時期加強檔案信息化管理的幾點對策

3.1 建立完善的信息化管理制度

檔案管理工作是一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工作，檔案管理人員不僅要負責(zé)檔案信息的收集，還要對信息進行加工處理，工作量相對較大。因此，可以通過建立完善檔案信息化管理制度，對檔案信息化管理的工作規(guī)范和工作流程制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，從而保障檔案信息化管理工作的順利進行。此外，由于電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，大量的電子檔案被傳輸?shù)骄W(wǎng)上之后，極易出現(xiàn)檔案管理的安全問題，因此，還要建立檔案信息化安全管理制度，防范電子檔案信息丟失和泄漏等情況的發(fā)生。同時，還要不斷落實檔案管理人員的責(zé)任，增強他們的檔案安全意識和責(zé)任意識，從而提高檔案管理工作的有效性。

3.2 加大投入力度，加強軟硬件設(shè)施建設(shè)

檔案信息化管理工作是一項具體的管理工作，需要嚴格的技術(shù)支撐和完備的軟硬件設(shè)施。因此，相關(guān)企業(yè)、單位應(yīng)加大對檔案信息化管理的投入力度，配備檔案信息化管理所需的完善的軟硬件設(shè)施。只有完善了與檔案信息化管理相配套的設(shè)備儀器和軟件系統(tǒng)，才能為檔案管理部門提供很好的基礎(chǔ)保障設(shè)施，才能實現(xiàn)全方位、多層次的檔案管理，最終實現(xiàn)檔案管理的信息化。

3.3 提高檔案信息化建設(shè)技術(shù)水平

信息安全技術(shù)對于維護電子檔案文件的安全性、真實性和保密性至關(guān)重要。因此，檔案信息化管理工作離不開現(xiàn)代化的計算機技術(shù)作為支撐。通常，檔案信息化管理工作要在開放式的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下立足，才能實現(xiàn)其資源信息的共享和信息社會化服務(wù)，只有提高了相關(guān)技術(shù)水平，才能排除檔案信息在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的潛在威脅，盡量避免檔案信息泄露、丟失等現(xiàn)象的發(fā)生，實現(xiàn)檔案信息的智能化檢索，保證檔案的保密性和安全性。

3.4 提高檔案管理工作人員的整體素質(zhì)

新時期對于檔案管理工作人員提出了更高的要求，不僅需要豐富的檔案管理專業(yè)知識，還需要熟悉現(xiàn)代計算機技術(shù)。因此，為了提高檔案信息化建設(shè)水平，相關(guān)企業(yè)單位應(yīng)加強對檔案管理人員的培訓(xùn)，不斷提高其綜合素質(zhì)和檔案管理工作水平，從而促進新時期檔案信息化建設(shè)工作的全面推進。

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