檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化

黎慧瓊

摘 要：檔案資料是一個(gè)單位的重要信息資料，是單位業(yè)務(wù)得以順利開(kāi)展的重要支撐。為了進(jìn)一步提高檔案資料的功效，深挖檔案資料的利用價(jià)值，做好檔案資料的收錄與整編是重要工作之一。它是檔案管理工作必不可少的組成部分，對(duì)檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升有巨大的推動(dòng)作用。尤其是在信息化普及的背景下，檔案管理工作給檔案資料收錄與整編提出了更高的要求。因此，要加強(qiáng)對(duì)檔案資料收錄與整編的重視程度，轉(zhuǎn)變檔案管理層的傳統(tǒng)觀念，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。本文從當(dāng)前檔案管理的現(xiàn)狀分析入手，通過(guò)深刻剖析其弊端，有的放矢地提出檔案資料收錄與整編規(guī)范化的對(duì)策及改善建議。希望為檔案管理人員提供一些有益的啟示。

關(guān)鍵詞：檔案資料；收錄整編流程；規(guī)范化；管理

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，檔案資料管理工作逐漸受到人們的重視，它客觀地記錄了一定時(shí)間內(nèi)某個(gè)單位的成長(zhǎng)歷程，是單位歷史變革與當(dāng)下情況的真實(shí)寫(xiě)照，同時(shí)通過(guò)把握變革規(guī)律也在一定程度上具有預(yù)見(jiàn)性，所以檔案管理工作必不可少。而檔案資料收錄與整編的流程是否規(guī)范，又決定了檔案資料的開(kāi)發(fā)利用的高效性和管理保存的完整性，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重中之重。然而，當(dāng)下檔案資料在收錄與整編的流程上存在著一些弊端，限制了檔案資料的高效利用，不利于檔案管理工作健康有序地發(fā)展。所以我們要破除當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程上的不規(guī)范，使檔案資料最大化地發(fā)揮其輔助決策、揭示規(guī)律的功效，使其更好地服務(wù)于大眾，服務(wù)于社會(huì)[1]。

1 檔案資料收錄與整編流程現(xiàn)狀分析

經(jīng)過(guò)檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的多年努力建設(shè)與充實(shí)，絕大多數(shù)單位都建成了比較完備的檔案體系，制訂了相對(duì)完善的規(guī)章制度，配備了專(zhuān)職的檔案管理人員，形成了比較合理、高效的檔案資料收錄整編流程，為單位的決策提供了便捷、高效的服務(wù)。尤其是數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)，給檔案資料的收錄整編工作提供了更加便捷、高效的管理手段。然而，我們必須清醒地看到，由于各方面因素，當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程還存在著許多弊端，限制了檔案資料自身功能的發(fā)揮發(fā)展，難以滿(mǎn)足新時(shí)代、新形勢(shì)的要求，這些問(wèn)題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.1 檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較差、業(yè)務(wù)素質(zhì)較低

檔案管理人員責(zé)任意識(shí)較差是造成當(dāng)下檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化程度較低的重要原因之一。單位管理層長(zhǎng)期忽視單位檔案管理工作，觀念還停留在“有借有還有人看”的傳統(tǒng)思維上，領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識(shí)上的欠缺直接導(dǎo)致檔案管理人員責(zé)任意識(shí)的降低，認(rèn)為自己的工作無(wú)關(guān)痛癢，在檔案收錄與整編工作中缺乏主動(dòng)性、積極性，導(dǎo)致檔案收錄與整編進(jìn)程緩慢、失誤頻發(fā)，甚至出現(xiàn)缺損、遺失等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作常被看成一項(xiàng)非常簡(jiǎn)單的事項(xiàng)，大多由兼職人員擔(dān)任或單位人員輪崗，沒(méi)設(shè)立專(zhuān)職崗位，沒(méi)安排專(zhuān)職人員，或是安排專(zhuān)職人員卻沒(méi)有定期或不定期地組織檔案收錄與整編工作方面的培訓(xùn)，導(dǎo)致管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)較低，難以滿(mǎn)足新形勢(shì)下單位發(fā)展對(duì)檔案管理工作方面的要求。

1.2 檔案管理系統(tǒng)不完善

檔案管理系統(tǒng)龐大而復(fù)雜，它的建立需要投入大量的人力、物力、財(cái)力，只有建立良好健康、高效有序的檔案管理系統(tǒng)，檔案資料收錄與整編工作才能事半功倍，實(shí)現(xiàn)檔案的完整性和即時(shí)性。然而當(dāng)下的檔案管理系統(tǒng)仍存在著不健全、不完善的問(wèn)題，尤其是在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)仍有很大的進(jìn)步空間。眾所周知，傳統(tǒng)的人工操作、檔案紙質(zhì)的模式效率低下、容易出錯(cuò)，但仍有許多單位為減少開(kāi)支而沿用這種模式，有些單位雖然建成了檔案管理信息系統(tǒng)，但由于配套設(shè)備缺失、專(zhuān)職人員不足，不能發(fā)揮出其快速查找、高效收錄、時(shí)時(shí)整編的功效；或由于軟件設(shè)施不完善，檔案資料未及時(shí)共享或檔案查詢(xún)系統(tǒng)復(fù)雜，給用戶(hù)查詢(xún)、瀏覽、借閱帶來(lái)不便。

1.3 檔案管理制度不健全

當(dāng)下，檔案資料時(shí)常出現(xiàn)遺失、缺損、虛假，或不能及時(shí)更新的問(wèn)題，造成了檔案資料收錄與整編上的困難。究其原因，還是因?yàn)闄n案管理制度上的不健全。這種不健全主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是檔案收錄與整編流程混亂，材料隨意擺放，甚至出現(xiàn)破損、遺失現(xiàn)象，導(dǎo)致無(wú)法歸檔，無(wú)法收錄，從而破壞了檔案的連續(xù)性與完整性。二是檔案資料可靠性差，有些部門(mén)為了應(yīng)付上級(jí)檢查，制作虛假的檔案資料以假亂真，最終導(dǎo)致真假難辨，混亂不堪。三是檔案收錄不全面，由于制度松散或人員粗心，常出現(xiàn)檔案資料收錄不全面的現(xiàn)象[2]。

2 檔案資料收錄與整編流程規(guī)范化措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)

全面提升檔案管理人員的責(zé)任觀念和綜合素質(zhì)，是檔案工作順利完成、檔案資料收錄與整編規(guī)范的必要保證。首先要切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理層和檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，通過(guò)開(kāi)會(huì)強(qiáng)調(diào)、獎(jiǎng)優(yōu)懲劣等適時(shí)的宣傳教育和合理的獎(jiǎng)懲機(jī)制提高管理人員對(duì)檔案工作的責(zé)任感和積極性，真正把檔案管理工作，尤其是檔案資料的收錄與整編工作放到重中之重的位置上去。其次要開(kāi)展定期或不定期的檔案管理技能培訓(xùn)，想做是不夠的，還要明白怎么做。只有通過(guò)有針對(duì)性的檔案管理技能培訓(xùn)，檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和管理能力才能穩(wěn)步提高，檔案資料收錄與整編工作才能規(guī)范化、高效化，檔案管理工作才能更好地服務(wù)于單位決策。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)，提升管理手段

檔案管理系統(tǒng)是整個(gè)檔案工作的主干，只有把檔案管理系統(tǒng)的思路理順，具體的檔案管理工作才能順利開(kāi)展、高效實(shí)施。一要完善檔案管理系統(tǒng)，安排專(zhuān)人對(duì)所有檔案資料統(tǒng)一管理，避免因檔案散落各處造成的檔案遺失、破損現(xiàn)象，通過(guò)數(shù)字化手段建立起整合各類(lèi)檔案資料、門(mén)類(lèi)齊全、數(shù)據(jù)完備的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。

二要提升管理手段，通過(guò)數(shù)字化手段建立檔案完整、設(shè)備齊全、查詢(xún)高效的檔案管理信息系統(tǒng)，及時(shí)對(duì)檔案資料進(jìn)行電子片收錄與整編，及時(shí)核查信息化檔案的完整性及條理性，建立便捷、高效、簡(jiǎn)單、易學(xué)的檢索系統(tǒng)和檔案目錄系統(tǒng)，便于檔案管理人員對(duì)檔案資料的快速收錄和整編，也利于用戶(hù)高效、簡(jiǎn)捷地查找檔案信息。三要定期或不定期地組織紙質(zhì)檔案與電子檔案的比對(duì)核查，出現(xiàn)偏差時(shí)及時(shí)尋找問(wèn)題所在并及時(shí)糾正。對(duì)于電子檔案的欠缺，檔案管理人員要及時(shí)收錄，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步與完整；對(duì)于紙質(zhì)檔案的欠缺，要及時(shí)查找弄清原因，若是借閱未登記要及時(shí)催促歸檔，若是已經(jīng)遺失要盡量補(bǔ)全。

2.3 健全檔案管理制度，規(guī)范管理流程

檔案管理制度是整個(gè)檔案工作的軌道，只有把檔案管理制度健全好、實(shí)施好，檔案工作才能沿著正軌順利開(kāi)展。首先，要切實(shí)規(guī)范管理流程，制訂詳實(shí)的收錄與整編步驟，明晰各流程的具體責(zé)任人，通過(guò)建立借閱警示系統(tǒng)，對(duì)借閱不及時(shí)歸還、歸還時(shí)有破損和檔案資料不及時(shí)歸檔的人員提出警示，屢次不改可以列入黑名單，禁止其借閱檔案。其次，要定期或不定期地開(kāi)展檔案核對(duì)工作，對(duì)核對(duì)過(guò)程中出現(xiàn)的收錄不完整、整編不全面、資料有損壞等問(wèn)題及時(shí)發(fā)現(xiàn)及時(shí)糾正，并設(shè)立用戶(hù)反饋系統(tǒng)，對(duì)管理流程中不規(guī)范、管理人員不負(fù)責(zé)的行為及時(shí)反饋糾正[3]。

3 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案資料收錄與整編工作涉及到檔案資料的完整度與條理性，關(guān)乎到檔案信息的連貫性與利用效率，是檔案管理工作的重中之重。只有切實(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高其業(yè)務(wù)素質(zhì)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)和健全的檔案管理制度，提升管理手段，規(guī)范管理流程，多管齊下實(shí)現(xiàn)檔案資料收錄與整編工作的規(guī)范化，日?；?、長(zhǎng)效化，檔案信息才能實(shí)現(xiàn)高效、快速地更新，檔案資料才能得以深度開(kāi)發(fā)、物盡其用。

參考文獻(xiàn)：

[1]吳曉梅.辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理探究[J].產(chǎn)業(yè)觀察，2016，3：193-194.

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[9]周家興.淺談辦公室文書(shū)檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013，12：57-58.