檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化

黎慧瓊

摘 要：檔案資料是一個單位的重要信息資料，是單位業(yè)務得以順利開展的重要支撐。為了進一步提高檔案資料的功效，深挖檔案資料的利用價值，做好檔案資料的收錄與整編是重要工作之一。它是檔案管理工作必不可少的組成部分，對檔案管理工作效率與質(zhì)量的提升有巨大的推動作用。尤其是在信息化普及的背景下，檔案管理工作給檔案資料收錄與整編提出了更高的要求。因此，要加強對檔案資料收錄與整編的重視程度，轉(zhuǎn)變檔案管理層的傳統(tǒng)觀念，提升檔案管理人員的綜合素質(zhì)。本文從當前檔案管理的現(xiàn)狀分析入手，通過深刻剖析其弊端，有的放矢地提出檔案資料收錄與整編規(guī)范化的對策及改善建議。希望為檔案管理人員提供一些有益的啟示。

關(guān)鍵詞：檔案資料；收錄整編流程；規(guī)范化；管理

隨著社會經(jīng)濟的迅猛發(fā)展，檔案資料管理工作逐漸受到人們的重視，它客觀地記錄了一定時間內(nèi)某個單位的成長歷程，是單位歷史變革與當下情況的真實寫照，同時通過把握變革規(guī)律也在一定程度上具有預見性，所以檔案管理工作必不可少。而檔案資料收錄與整編的流程是否規(guī)范，又決定了檔案資料的開發(fā)利用的高效性和管理保存的完整性，是檔案管理工作的基礎(chǔ)和重中之重。然而，當下檔案資料在收錄與整編的流程上存在著一些弊端，限制了檔案資料的高效利用，不利于檔案管理工作健康有序地發(fā)展。所以我們要破除當下檔案資料收錄與整編流程上的不規(guī)范，使檔案資料最大化地發(fā)揮其輔助決策、揭示規(guī)律的功效，使其更好地服務于大眾，服務于社會[1]。

1 檔案資料收錄與整編流程現(xiàn)狀分析

經(jīng)過檔案管理人員對檔案管理工作的多年努力建設(shè)與充實，絕大多數(shù)單位都建成了比較完備的檔案體系，制訂了相對完善的規(guī)章制度，配備了專職的檔案管理人員，形成了比較合理、高效的檔案資料收錄整編流程，為單位的決策提供了便捷、高效的服務。尤其是數(shù)字化時代的到來，給檔案資料的收錄整編工作提供了更加便捷、高效的管理手段。然而，我們必須清醒地看到，由于各方面因素，當下檔案資料收錄與整編流程還存在著許多弊端，限制了檔案資料自身功能的發(fā)揮發(fā)展，難以滿足新時代、新形勢的要求，這些問題主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

1.1 檔案管理人員責任意識較差、業(yè)務素質(zhì)較低

檔案管理人員責任意識較差是造成當下檔案資料收錄與整編流程的規(guī)范化程度較低的重要原因之一。單位管理層長期忽視單位檔案管理工作，觀念還停留在“有借有還有人看”的傳統(tǒng)思維上，領(lǐng)導認識上的欠缺直接導致檔案管理人員責任意識的降低，認為自己的工作無關(guān)痛癢，在檔案收錄與整編工作中缺乏主動性、積極性，導致檔案收錄與整編進程緩慢、失誤頻發(fā)，甚至出現(xiàn)缺損、遺失等現(xiàn)象。其次，檔案管理工作常被看成一項非常簡單的事項，大多由兼職人員擔任或單位人員輪崗，沒設(shè)立專職崗位，沒安排專職人員，或是安排專職人員卻沒有定期或不定期地組織檔案收錄與整編工作方面的培訓，導致管理人員業(yè)務素質(zhì)較低，難以滿足新形勢下單位發(fā)展對檔案管理工作方面的要求。

1.2 檔案管理系統(tǒng)不完善

檔案管理系統(tǒng)龐大而復雜，它的建立需要投入大量的人力、物力、財力，只有建立良好健康、高效有序的檔案管理系統(tǒng)，檔案資料收錄與整編工作才能事半功倍，實現(xiàn)檔案的完整性和即時性。然而當下的檔案管理系統(tǒng)仍存在著不健全、不完善的問題，尤其是在大數(shù)據(jù)時代背景下檔案管理信息系統(tǒng)的建設(shè)仍有很大的進步空間。眾所周知，傳統(tǒng)的人工操作、檔案紙質(zhì)的模式效率低下、容易出錯，但仍有許多單位為減少開支而沿用這種模式，有些單位雖然建成了檔案管理信息系統(tǒng)，但由于配套設(shè)備缺失、專職人員不足，不能發(fā)揮出其快速查找、高效收錄、時時整編的功效；或由于軟件設(shè)施不完善，檔案資料未及時共享或檔案查詢系統(tǒng)復雜，給用戶查詢、瀏覽、借閱帶來不便。

1.3 檔案管理制度不健全

當下，檔案資料時常出現(xiàn)遺失、缺損、虛假，或不能及時更新的問題，造成了檔案資料收錄與整編上的困難。究其原因，還是因為檔案管理制度上的不健全。這種不健全主要體現(xiàn)在以下幾點：一是檔案收錄與整編流程混亂，材料隨意擺放，甚至出現(xiàn)破損、遺失現(xiàn)象，導致無法歸檔，無法收錄，從而破壞了檔案的連續(xù)性與完整性。二是檔案資料可靠性差，有些部門為了應付上級檢查，制作虛假的檔案資料以假亂真，最終導致真假難辨，混亂不堪。三是檔案收錄不全面，由于制度松散或人員粗心，常出現(xiàn)檔案資料收錄不全面的現(xiàn)象[2]。

2 檔案資料收錄與整編流程規(guī)范化措施

2.1 轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高業(yè)務素質(zhì)

全面提升檔案管理人員的責任觀念和綜合素質(zhì)，是檔案工作順利完成、檔案資料收錄與整編規(guī)范的必要保證。首先要切實轉(zhuǎn)變檔案管理層和檔案管理人員的傳統(tǒng)觀念，通過開會強調(diào)、獎優(yōu)懲劣等適時的宣傳教育和合理的獎懲機制提高管理人員對檔案工作的責任感和積極性，真正把檔案管理工作，尤其是檔案資料的收錄與整編工作放到重中之重的位置上去。其次要開展定期或不定期的檔案管理技能培訓，想做是不夠的，還要明白怎么做。只有通過有針對性的檔案管理技能培訓，檔案管理人員的專業(yè)知識和管理能力才能穩(wěn)步提高，檔案資料收錄與整編工作才能規(guī)范化、高效化，檔案管理工作才能更好地服務于單位決策。

2.2 完善檔案管理系統(tǒng)，提升管理手段

檔案管理系統(tǒng)是整個檔案工作的主干，只有把檔案管理系統(tǒng)的思路理順，具體的檔案管理工作才能順利開展、高效實施。一要完善檔案管理系統(tǒng)，安排專人對所有檔案資料統(tǒng)一管理，避免因檔案散落各處造成的檔案遺失、破損現(xiàn)象，通過數(shù)字化手段建立起整合各類檔案資料、門類齊全、數(shù)據(jù)完備的檔案數(shù)據(jù)庫。

二要提升管理手段，通過數(shù)字化手段建立檔案完整、設(shè)備齊全、查詢高效的檔案管理信息系統(tǒng)，及時對檔案資料進行電子片收錄與整編，及時核查信息化檔案的完整性及條理性，建立便捷、高效、簡單、易學的檢索系統(tǒng)和檔案目錄系統(tǒng)，便于檔案管理人員對檔案資料的快速收錄和整編，也利于用戶高效、簡捷地查找檔案信息。三要定期或不定期地組織紙質(zhì)檔案與電子檔案的比對核查，出現(xiàn)偏差時及時尋找問題所在并及時糾正。對于電子檔案的欠缺，檔案管理人員要及時收錄，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步與完整；對于紙質(zhì)檔案的欠缺，要及時查找弄清原因，若是借閱未登記要及時催促歸檔，若是已經(jīng)遺失要盡量補全。

2.3 健全檔案管理制度，規(guī)范管理流程

檔案管理制度是整個檔案工作的軌道，只有把檔案管理制度健全好、實施好，檔案工作才能沿著正軌順利開展。首先，要切實規(guī)范管理流程，制訂詳實的收錄與整編步驟，明晰各流程的具體責任人，通過建立借閱警示系統(tǒng)，對借閱不及時歸還、歸還時有破損和檔案資料不及時歸檔的人員提出警示，屢次不改可以列入黑名單，禁止其借閱檔案。其次，要定期或不定期地開展檔案核對工作，對核對過程中出現(xiàn)的收錄不完整、整編不全面、資料有損壞等問題及時發(fā)現(xiàn)及時糾正，并設(shè)立用戶反饋系統(tǒng)，對管理流程中不規(guī)范、管理人員不負責的行為及時反饋糾正[3]。

3 結(jié)語

綜上所述，檔案資料收錄與整編工作涉及到檔案資料的完整度與條理性，關(guān)乎到檔案信息的連貫性與利用效率，是檔案管理工作的重中之重。只有切實轉(zhuǎn)變檔案管理人員觀念，提高其業(yè)務素質(zhì)，建立完善的檔案管理系統(tǒng)和健全的檔案管理制度，提升管理手段，規(guī)范管理流程，多管齊下實現(xiàn)檔案資料收錄與整編工作的規(guī)范化，日?；?、長效化，檔案信息才能實現(xiàn)高效、快速地更新，檔案資料才能得以深度開發(fā)、物盡其用。

參考文獻：

[1]吳曉梅.辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究[J].產(chǎn)業(yè)觀察，2016，3：193-194.

[2]張麗.新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化研究[J].黑龍江史志，2015，5：131-131.

[9]周家興.淺談辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業(yè)務，2013，12：57-58.