公立醫(yī)院辦公室檔案管理特征與策略探究

陳月琴

摘 要：新醫(yī)改對(duì)公立醫(yī)院提出更高的管理要求，辦公室作為公立醫(yī)院管理層級(jí)中的重要一環(huán)，急需提高管理水平，其檔案管理工作科學(xué)有否、有效與否直接影響著公立醫(yī)院的現(xiàn)代化管理進(jìn)程。接下來(lái)就從公立醫(yī)院辦公室檔案管理特征著手，探究幾點(diǎn)策略，促進(jìn)檔案作用的充分發(fā)揮，助力公立醫(yī)院提高管理水平。

關(guān)鍵詞：公立醫(yī)院；辦公室工作；檔案管理；特征與策略

公立醫(yī)院是中國(guó)醫(yī)療服務(wù)體系的主體，新醫(yī)改則進(jìn)一步強(qiáng)調(diào)公立醫(yī)院的公益性，這就需要辦公室充分發(fā)揮出自己作為軸心部門(mén)的內(nèi)外統(tǒng)籌、承上啟下、上傳下達(dá)、左右協(xié)調(diào)等重要職能，對(duì)內(nèi)為公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)與其他科室提供服務(wù)，對(duì)外聯(lián)系上級(jí)主管部門(mén)與相關(guān)職能管理部門(mén)。所以辦公室文檔具備覆蓋面廣、內(nèi)容繁多、形式多樣等特征，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段加強(qiáng)辦公室檔案管理是重要課題。

一、公立醫(yī)院辦公室檔案管理特征

公立醫(yī)院辦公室檔案主要由文件資料組成，有上級(jí)主管部門(mén)下發(fā)到醫(yī)院的文件材料，涵蓋國(guó)家、省市衛(wèi)計(jì)委下發(fā)的、要求公立醫(yī)院貫徹執(zhí)行的一系列法律法規(guī)與條例制度等，以及其他相關(guān)管理職能部門(mén)下發(fā)到醫(yī)院的制度性文件；有以公立醫(yī)院的名義頒發(fā)的文件，涵蓋簽發(fā)稿與印制稿、重要文件修改稿等，以及公立醫(yī)院提交給上級(jí)主管部門(mén)的請(qǐng)示、收到的批復(fù)等；有公立醫(yī)院自行組織召開(kāi)或領(lǐng)導(dǎo)參加的重要會(huì)議的照片、錄像、文件、紀(jì)要、講話(huà)等材料；也有公立醫(yī)院的工作條例、制度、章程、規(guī)劃、計(jì)劃與總結(jié)、報(bào)告等；還有重要的信件、傳真等，以及公立醫(yī)院的大事記、所獲榮譽(yù)與獎(jiǎng)勵(lì)、年鑒等材料。公立醫(yī)院的辦公室負(fù)責(zé)處理這些文件材料，包括收發(fā)、流轉(zhuǎn)與催辦等，其中形成的具備利用價(jià)值的文件材料必須及時(shí)歸檔，其檔案管理具有幾點(diǎn)明顯的特征：

一是綜合性特征，因?yàn)檗k公室本身就是有較強(qiáng)綜合性的部門(mén)，檔案來(lái)源廣泛涉及公立醫(yī)院的管理與科研等方面，工作內(nèi)容豐富，文件形式較多。二是科學(xué)性特征，因?yàn)闄n案管理是基于管理學(xué)與統(tǒng)計(jì)學(xué)等形成的一項(xiàng)業(yè)務(wù)，不僅要應(yīng)用現(xiàn)代管理內(nèi)容，還要為其他部門(mén)提供科學(xué)管理依據(jù)。三是系統(tǒng)性特征，要求公立醫(yī)院辦公室檔案人員嚴(yán)格遵循收集管理程序，并按照文件的內(nèi)在聯(lián)系科學(xué)分類(lèi)、有效整理，利用制度與程序規(guī)范檔案管理工作[1]。四是創(chuàng)新性特征，即公立醫(yī)院辦公室檔案管理正在向縮微化與數(shù)字化發(fā)展，需要檔案人員與時(shí)俱進(jìn)，不斷推陳出新。

二、公立醫(yī)院辦公室檔案管理策略

（一）完善管理機(jī)制，奠定辦公室檔案管理基礎(chǔ)

任何單位、任何管理組織要想正常有序地開(kāi)展工作，就必須依賴(lài)完善的管理機(jī)制，公立醫(yī)院的辦公室也不例外，完善建立規(guī)范科學(xué)的管理機(jī)制是加強(qiáng)辦公室檔案管理的重要基礎(chǔ)[2]。軟和硬這兩大因素則共同構(gòu)成組織制度機(jī)制的兩個(gè)主要方面，軟因素強(qiáng)調(diào)人的作用，要求辦公室在檔案管理中要從人的實(shí)際需求出發(fā)；硬因素強(qiáng)調(diào)制度與規(guī)章的嚴(yán)明性，即辦公室在開(kāi)展檔案管理工作時(shí)必須嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，任何人不得違反制度要求，把檔案管理納入日常管理范疇，預(yù)防檔案工作流于形式。所以在量大因素的影響下，公立醫(yī)院辦公室才能真正落實(shí)檔案管理工作，奠定辦公室檔案管理優(yōu)化建設(shè)基礎(chǔ)。

（二）改進(jìn)管理方式，突破辦公室檔案管理重點(diǎn)

在當(dāng)今的網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，傳統(tǒng)的手工檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法繼續(xù)適應(yīng)公立醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展需要，所以辦公室需改進(jìn)傳統(tǒng)管理方式，重視調(diào)查、整理檔案利用者的實(shí)際情況，找到重點(diǎn)信息，把它作為檔案管理突破口。在公立醫(yī)院辦公室檔案管理中，為加快其信息化建設(shè)進(jìn)程，就需公立醫(yī)院加強(qiáng)信息化建設(shè)，把立卷改革、流程簡(jiǎn)化、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)與專(zhuān)題分類(lèi)等作為辦公室檔案管理突破點(diǎn)，同時(shí)實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益與社會(huì)效益。當(dāng)在系統(tǒng)錄入辦公室檔案時(shí)，則要細(xì)化到每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，把這些檔案歸入同一個(gè)系統(tǒng)，有條不紊地開(kāi)展檔案管理工作。為促使辦公室檔案在保存環(huán)節(jié)不被損壞，可以延續(xù)其價(jià)值，就需規(guī)范管理和歸檔電子文件的流程，促進(jìn)公立醫(yī)院辦公室檔案的系統(tǒng)化、數(shù)字化與信息化管理。辦公室還可嘗試將業(yè)務(wù)考績(jī)檔案納入其檔案體系，把它變成檔案管理工作的一部分，彌補(bǔ)過(guò)去的檔案收集缺陷。在公立醫(yī)院辦公室的檔案管理中使用大量網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)與輸入輸出設(shè)備，促使檔案資料從實(shí)態(tài)轉(zhuǎn)變成虛態(tài)，實(shí)現(xiàn)邏輯收集，也就是信息收集。辦公室在查閱檔案、利用檔案時(shí)也可利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行查看、鏈接、下載等操作，為公立醫(yī)院開(kāi)展其他工作提供便捷檔案服務(wù)。

（三）強(qiáng)化人員意識(shí)，提高辦公室檔案管理水平

目前，公立醫(yī)院辦公室檔案人員的檔案管理意識(shí)不夠強(qiáng)，這是影響檔案管理效率的一個(gè)重要因素，所以不管是公立醫(yī)院辦公室的管理者還是辦公室檔案人員都必須提高強(qiáng)化管理意識(shí)，管理者要積極和檔案人員建立緊密聯(lián)系，在共同努力中逐步強(qiáng)化檔案人員的檔案管理意識(shí)與理念，提高人員檔案服務(wù)能力，為進(jìn)一步加強(qiáng)辦公室檔案管理提供條件。對(duì)于檔案人員的選拔必須嚴(yán)格把關(guān)，從政治素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力等方面嚴(yán)格考評(píng)，使其持證上崗，明確崗位職責(zé)，加強(qiáng)日常管理[3]。與此同時(shí)，辦公室檔案人員要注意提高專(zhuān)業(yè)能力與水平，清楚認(rèn)識(shí)辦公室檔案管理的意義，明確檔案的價(jià)值，由公立醫(yī)院的領(lǐng)導(dǎo)者選擇定期聘用專(zhuān)業(yè)管理人員培訓(xùn)辦公室檔案人員，確保檔案人員在經(jīng)過(guò)培訓(xùn)之后能深刻認(rèn)識(shí)檔案的作用，熟練掌握檔案管理技巧?？傮w而言，培訓(xùn)辦公室檔案人員的專(zhuān)業(yè)能力不但有助于提高檔案人員的素質(zhì)與專(zhuān)業(yè)水平，還有助于提升公立醫(yī)院整體形象。辦公室檔案人員也應(yīng)主動(dòng)接受專(zhuān)業(yè)檔案管理知識(shí)培訓(xùn)，堅(jiān)持豐富自身檔案管理技能，更好地落實(shí)檔案管理工作，提高公立醫(yī)院辦公室檔案管理效率與水平。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室檔案管理是公立醫(yī)院穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展的重要保障，辦公室則是公立醫(yī)院的重要部門(mén)，不僅要完成自身工作，還要協(xié)調(diào)管理、傳達(dá)信息，所以業(yè)務(wù)繁雜，涉及的檔案資料很復(fù)雜，需要完善檔案管理機(jī)制，且檔案人員在檔案管理工作中要積極利用先進(jìn)信息技術(shù)與手段改進(jìn)檔案管理方式，強(qiáng)化檔案意識(shí)與專(zhuān)業(yè)能力的提高，從而促進(jìn)公立醫(yī)院辦公室檔案管理效率與水平的提升，為推動(dòng)公立醫(yī)院的現(xiàn)代化管理與發(fā)展進(jìn)程貢獻(xiàn)力量。

參考文獻(xiàn)

[1]秦傳庫(kù).淺議辦公室檔案管理工作的改進(jìn)策略[J].經(jīng)貿(mào)實(shí)踐，2016（07）：154.

[2]白小薇.探討如何提高辦公室檔案管理工作的效率[J].科技展望，2016（32）：218.

[3]孫福國(guó).醫(yī)院辦公室檔案管理工作的實(shí)踐與思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（23）：126.