加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略研究

史效東

摘 要：在事業(yè)單位中，加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的作用，檔案管理工作質(zhì)量的優(yōu)劣，管理效率的高低，更影響著事業(yè)單位的發(fā)展。但是，目前我國事業(yè)單位檔案管理工作還存在著一定的問題，為了加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理的信息化，本文提出了相關(guān)的建設(shè)性策略，以促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理信息化；策略研究

二十一世紀(jì)是信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化，可以使檔案利用率提高，實(shí)現(xiàn)信息的快速傳遞，提高辦事效率及工作的準(zhǔn)確性。但是，我國事業(yè)單位檔案管理工作還不太完善，還沒有達(dá)到信息化的標(biāo)準(zhǔn)。本文針對我國目前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀，從我國檔案管理出現(xiàn)的問題出發(fā)，提出了一些相應(yīng)的策略。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀

（一）缺乏專業(yè)的管理人員

檔案管理的信息化建設(shè)對于事業(yè)單位的發(fā)展具有積極的促進(jìn)作用，同時(shí)，檔案管理人員在其中又扮演著舉足輕重的角色，檔案管理人員的素質(zhì)決定了檔案管理的狀況，但是，目前我國大多數(shù)事業(yè)單位檔案管理人員專業(yè)知識缺乏、綜合素質(zhì)偏低。其中部分工作人員的年齡較大，不具有相對成體系的專業(yè)知識儲備，難以適應(yīng)當(dāng)前的信息化要求。在當(dāng)前的發(fā)展階段，信息化程度不斷加深，必須擁有高素質(zhì)的人才，方可促進(jìn)檔案管理工作的順利開展。因此，缺乏專業(yè)的管理人員，以及管理人員綜合素質(zhì)結(jié)構(gòu)的不合理性，是制約當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作信息化水平的重要因素之一。

（二）事業(yè)單位檔案管理設(shè)備較為落后

在當(dāng)前的事業(yè)單位的發(fā)展過程中，不僅在獨(dú)立的檔案管理部門中缺乏相應(yīng)的信息化檔案管理設(shè)備，而且在事業(yè)單位中，檔案管理的信息化建設(shè)還不完善，沒有數(shù)字化管理設(shè)備，信息化水平還有待于進(jìn)一步加強(qiáng)。這極有可能造成相關(guān)資料的損壞或者信息保存不完整，進(jìn)而影響檔案管理工作的整體效率，制約事業(yè)單位的發(fā)展。

（三）檔案管理效率低

在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理的過程中，雖然已經(jīng)做出了一定的改革，對于工作效率的提高具有一定的積極作用，但是，還沒有完全達(dá)到信息化的水平。除此之外，由于事業(yè)單位自身對于檔案管理認(rèn)識的不足，對檔案管理工作有所忽視，缺乏相應(yīng)的保護(hù)措施。同時(shí)，在檔案的使用方面，檔案不能被完全有效地利用，造成檔案管理在實(shí)際工作的價(jià)值大大降低，影響檔案管理工作的效率以及實(shí)際作用的發(fā)揮。

（四）基礎(chǔ)信息建設(shè)工作滯后

目前，我國檔案管理工作存在問題的最重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，就是基礎(chǔ)信息建設(shè)工作方面的問題，而由于大多數(shù)事業(yè)單位都忽視了其重要性，對于檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入較少，重視程度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)較為薄弱，使得在日常的工作中經(jīng)常出現(xiàn)相關(guān)管理設(shè)施不齊全和資料不完整等問題，使得事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展停滯不前甚至落后，進(jìn)而影響事業(yè)單位自身的發(fā)展。

二、實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的優(yōu)勢

在信息化技術(shù)不斷發(fā)展的今天，為了促進(jìn)事業(yè)單位的檔案管理工作不斷發(fā)展，提升檔案管理的信息化水平具有至關(guān)重要的作用。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化的建設(shè)，采用信息媒介的管理，實(shí)現(xiàn)信息資源的合理化管理，不僅可以提高檔案信息管理的效率，而且還可以提高信息傳播的速度，使信息與我們的日常工作接軌，使我們的工作效率與工作質(zhì)量得到提高。與此同時(shí)，還可以改善以往將檔案擱置堆放的情況，使信息的保存更加安全，還能夠減少紙張的浪費(fèi)，保護(hù)環(huán)境，實(shí)現(xiàn)資源的有效利用。為了達(dá)到檔案管理的專業(yè)化、便捷化、高效化、一體化，我們更應(yīng)該充分發(fā)揮檔案管理信息化的優(yōu)勢。

三、關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）提高管理人員的素質(zhì)

要提高檔案管理的信息化，一定要提高檔案管理人員的素質(zhì)，只有管理人員的素質(zhì)提高了，才能為檔案管理信息化提供保障。因此，在檔案管理信息化的建設(shè)中，相關(guān)部門應(yīng)該加強(qiáng)對工作人員的培養(yǎng)，倡導(dǎo)每位管理人員都積極參加培訓(xùn)，全面提高管理人員的綜合素質(zhì)與業(yè)務(wù)能力，使檔案管理人員學(xué)會高效的、信息化的管理技能。同時(shí)，為了加強(qiáng)檔案管理的信息化程度，還應(yīng)該吸收網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才，從而使檔案管理工作更加信息化、高速化。

（二）全面更新檔案管理信息化設(shè)備

在事業(yè)單位的檔案管理工作中，全面更新檔案管理的信息化設(shè)備，充分利用信息化軟件和硬件設(shè)備，能夠有效地提升檔案管理工作。以現(xiàn)代化的管理形式推動當(dāng)前檔案管理工作的順利開展，有利于完善事業(yè)單位檔案的信息化建設(shè)。

（三）提高檔案管理的效率

事業(yè)單位的檔案管理，是對資源的整合，有利于為我們提供便捷的渠道。為了提高檔案管理的效率，可以使全部檔案進(jìn)行統(tǒng)一的整合，從而實(shí)現(xiàn)一體化。同時(shí)，事業(yè)單位的檔案管理工作需要依托于嚴(yán)格的規(guī)章制度，按規(guī)矩辦事，按制度管理，從而不斷提高事業(yè)單位檔案管理工作的效率，推動檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。

（四）加強(qiáng)檔案管理信息建設(shè)

傳統(tǒng)的檔案管理工作以工作效率低等缺點(diǎn)，逐步被信息化檔案建設(shè)方式所代替。在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中，要充分發(fā)揮相關(guān)部門及其領(lǐng)導(dǎo)的引導(dǎo)作用，高度重視檔案管理方式的現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，從而為事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)創(chuàng)造健康的發(fā)展空間。因而，加強(qiáng)檔案管理的信息建設(shè)，有利于推動事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)現(xiàn)科學(xué)、高效的發(fā)展。

四、結(jié)束語

在信息化飛速發(fā)展的今天，無論是個(gè)人還是企業(yè)，都要適應(yīng)社會的發(fā)展。在檔案的管理使用中，相關(guān)工作人員應(yīng)該履行自身的義務(wù)。檔案整理是一個(gè)艱巨的任務(wù)，也是一項(xiàng)巨大的工程，在檔案管理過程中，加強(qiáng)信息化的管理更是刻不容緩的。事業(yè)單位不同于其它單位，其管理方式更應(yīng)該嚴(yán)格，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的今天，只有不斷加強(qiáng)創(chuàng)新意識，才能更加高效地工作。因此，加強(qiáng)事業(yè)單位信息化的管理是十分必要的。

參考文獻(xiàn)

[1]孫艷.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題的若干研究論述[J].信息化建設(shè)，2016（7）.

[2]程巧玲.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].檔案管理， 2011（4）：86-86.

[3]蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施[J].理論觀察， 2014（5）：127-128.