高校檔案的數(shù)字化建設(shè)策略及網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用研究

摘 要：在信息技術(shù)環(huán)境之中，高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)已經(jīng)成為必然之舉，而各高校也加大了對數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案平臺的研究力度。本文將以數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)意義分析為切入點(diǎn)，對網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化高校檔案建設(shè)策略開展深度探究，旨在提升高校檔案管理水平，保證檔案信息具有的價(jià)值可以完全發(fā)揮到高校建設(shè)與運(yùn)行之中。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；數(shù)字檔案；高校檔案管理；網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

作為高校事業(yè)發(fā)展重要組成，檔案管理工作是對高校管理水平進(jìn)行評估的主要標(biāo)準(zhǔn)之一，具有不可替代的作用與地位。在信息時(shí)代之下，高校紛紛對內(nèi)部管理以及教學(xué)等方面工作進(jìn)行了改革，而檔案管理工作自然也隨之發(fā)生了相應(yīng)的變化。在實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)字化檔案建設(shè)之后，檔案管理工作落實(shí)效率得到了切實(shí)提升，檔案信息也得到了有效利用與開發(fā)，這對于高校發(fā)展而言，無疑是十分有利的。

1.推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義

1.1實(shí)現(xiàn)高效化業(yè)務(wù)處理模式

在高校實(shí)施檔案數(shù)字化建設(shè)，可以有效提高檔案業(yè)務(wù)處理效率。主要是因?yàn)?，通過推行數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)與管理模式，可以利用計(jì)算技術(shù)以及互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)性信息收集與傳遞，且可以在規(guī)定允許范圍內(nèi)，給予各部門一定的檔案使用與閱讀權(quán)限，可以將檔案信息具有的價(jià)值充分挖掘出來，以為高校各部門提供有效輔助【1】。同時(shí)在實(shí)施數(shù)字檔案管理模式之后，檔案管理人員只需一年上交一次信息歸類清單即可，可以有效利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)，完成相應(yīng)數(shù)據(jù)信息傳遞與歸檔，檔案信息輸入時(shí)間得到了切實(shí)壓縮。

1.2符合時(shí)代發(fā)展需要

實(shí)施網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理模式，是高校檔案管理與時(shí)代發(fā)展需求接軌的直觀表現(xiàn)。在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)大范圍普及的今天，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)以及信息技術(shù)已經(jīng)融入到了民眾的日常生活之中，人們也更加習(xí)慣通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行辦公與信息獲取。所以在此背景下實(shí)施數(shù)字化建設(shè)模式，可以打破檔案管理以往地域以及時(shí)間的束縛，能夠創(chuàng)造出一個(gè)較為有利的檔案管理環(huán)境，檔案管理工作開展會(huì)變得更加靈活，檔案管理員可以有更多時(shí)間用于檔案管理調(diào)整與優(yōu)化，進(jìn)而形成良性循環(huán)，確保檔案工作可以朝理想化、智能化方向進(jìn)行發(fā)展。

2.高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)策略

2.1規(guī)范檔案建設(shè)工作

對檔案建設(shè)工作進(jìn)行規(guī)范，是高效實(shí)施數(shù)字化檔案建設(shè)的基礎(chǔ)與關(guān)鍵。管理人員要嚴(yán)格按照相應(yīng)規(guī)范規(guī)定，對實(shí)物檔案展開數(shù)字化轉(zhuǎn)換與處理，并要按照有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對檔案信息內(nèi)容進(jìn)行適當(dāng)共享。管理人員需要注意，在進(jìn)行檔案轉(zhuǎn)化以及儲(chǔ)存過程中，需要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)對各項(xiàng)工作開展進(jìn)行嚴(yán)格要求，要實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、統(tǒng)一化的檔案管理模式，以對最終檔案歸納完整性進(jìn)行保證，確保后續(xù)數(shù)字化建設(shè)與管理工作可以順利實(shí)施【2】。

2.2加大軟件開發(fā)力度

軟件開發(fā)是保證數(shù)字化檔案建設(shè)的前提，所以各高校要在現(xiàn)有管理軟件的基礎(chǔ)上，結(jié)合自身檔案工作實(shí)際需要，有針對性的展開各項(xiàng)軟件開發(fā)工作。在進(jìn)行軟件開發(fā)過程中，要從設(shè)計(jì)階段開始，將用戶管理檔案不確定性以及多變性考慮到其中，要保證檔案業(yè)務(wù)管理的通用性以及較強(qiáng)適應(yīng)性，確保軟件可以在不同環(huán)境中得到有效應(yīng)用【3】。同時(shí)要對軟件可拓展性以及易用性進(jìn)行切實(shí)增強(qiáng)，要提高軟件提示引導(dǎo)以及容錯(cuò)能力水平，并要按照高校戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，制定出科學(xué)化的軟件編程方案。由于筆者所在院校檔案室屬于綜合檔案室，檔案資料多以學(xué)術(shù)研究、黨群以及教學(xué)等內(nèi)容為主，人事以及會(huì)計(jì)類檔案相對較少，所以在進(jìn)行軟件開發(fā)過程中，要按照本校檔案室實(shí)際工作特點(diǎn)，加強(qiáng)對綜合類檔案收集、管理等功能的開發(fā)，從而更好地為高校提供服務(wù)。

2.3強(qiáng)化檔案信息安全

由于數(shù)字化檔案很容易出現(xiàn)信息泄露或者其他安全問題，所以技術(shù)人員還應(yīng)加大對檔案信息安全的保護(hù)力度，要構(gòu)建起較為完善的檔案信息安全保密機(jī)制，并要利用高校教育資源優(yōu)勢，通過宣傳教育等方式，對管理人員安全保密意識進(jìn)行強(qiáng)化，要真正做到職責(zé)細(xì)分，以對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行切實(shí)優(yōu)化。同時(shí)還要對檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化，要對檔案信息各項(xiàng)情況進(jìn)行具體把控，并要及時(shí)對防火墻以及殺毒軟件進(jìn)行升級。要通過對數(shù)據(jù)加密技術(shù)以及用戶身份驗(yàn)證等技術(shù)的運(yùn)用，切實(shí)提升檔案系統(tǒng)安全等級，以防檔案信息收到黑客或者惡意病毒的攻擊。此外還應(yīng)做好實(shí)物檔案保管工作，以實(shí)現(xiàn)雙重保障。

2.4增加資金投入

各項(xiàng)建設(shè)工作開展與資金投入數(shù)額有著直接關(guān)聯(lián)，所以在進(jìn)行建設(shè)時(shí)，高校還要給予該項(xiàng)工作足夠的資金支持，一方面要對現(xiàn)有信息化設(shè)施設(shè)備進(jìn)行補(bǔ)充與更換，要及時(shí)淘汰老舊設(shè)備，以對檔案建設(shè)工作形成良好助力；另一方面要對高效化檔案網(wǎng)絡(luò)平臺進(jìn)行構(gòu)建，要確?？梢酝ㄟ^網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)檔案管理、儲(chǔ)存以及查詢等操作，以減輕人員工作強(qiáng)度，確保整體工作效率可以得到有效提高。為達(dá)到這一目標(biāo)，高?？梢詫n案數(shù)字化建設(shè)工作納入到日常管理工作之中，并成立專項(xiàng)建設(shè)經(jīng)費(fèi)，確保能夠真正做到?？顚Ｓ?，以為信息化檔案建設(shè)提供充足的資金支持。

3.應(yīng)用

3.1構(gòu)建Web服務(wù)體系

就本質(zhì)而言，推行數(shù)字化檔案建設(shè)的目的，就是為了更好地為高校進(jìn)行服務(wù)，所以在進(jìn)行建設(shè)過程中，還要進(jìn)行Web服務(wù)體系構(gòu)建，要按照訪問便捷、高效的目標(biāo)，合理對服務(wù)體系各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行設(shè)置。由于高校檔案主要以閱讀以及查詢服務(wù)為主，而為用戶所提供的信息結(jié)構(gòu)也所以網(wǎng)狀為主，所以在進(jìn)行服務(wù)體系設(shè)置時(shí)，要對閱讀靈活性以及自由性進(jìn)行保證，要確保用戶可以及時(shí)了解到各項(xiàng)信息。

3.2建立檔案數(shù)據(jù)庫

為達(dá)到最佳的檔案建設(shè)與管理模式，各高校不僅要通過上述手段，對檔案業(yè)務(wù)處理效率與準(zhǔn)確度進(jìn)行保證，同時(shí)還要對自身檔案信息數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行完善。高校要按照創(chuàng)新精神引導(dǎo)，展開分布式處理模式的研究，要對多應(yīng)用以及多用戶任務(wù)環(huán)境實(shí)際需求進(jìn)行分析，并要按照分析結(jié)果對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)進(jìn)行調(diào)整，以確保系統(tǒng)可以適應(yīng)高校各種復(fù)雜的環(huán)境【4】。此外還要對數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)相應(yīng)功能進(jìn)行開發(fā)，要通過對互聯(lián)工具功能進(jìn)行深度開發(fā)與不斷完善的方式，結(jié)合Web技術(shù)，為使用者創(chuàng)造出更加方便的Web站點(diǎn)服務(wù)體系，從而為其提供更加優(yōu)質(zhì)的數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)使用體驗(yàn)。檔案管理部門要建立起統(tǒng)一的高標(biāo)準(zhǔn)多媒體數(shù)據(jù)管理體系以及全文數(shù)據(jù)庫，并要通過與其他高校進(jìn)行合作的方式，實(shí)現(xiàn)可分享資源的有效共享，以對資源利用價(jià)值進(jìn)行深度挖掘。

4 結(jié)束語

鑒于高校實(shí)施數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化檔案建設(shè)的意義與重要性，各院校應(yīng)加大對數(shù)字化檔案建設(shè)的研究力度，要結(jié)合時(shí)代發(fā)展需求以及高校綜情況，科學(xué)對檔案數(shù)據(jù)庫構(gòu)建以及構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系等手段進(jìn)行運(yùn)用，確保網(wǎng)絡(luò)化應(yīng)用可以達(dá)到最佳效果，高校檔案管理工作可以實(shí)現(xiàn)理想化工作模式，以對國內(nèi)高校整體檔案管理、建設(shè)水平進(jìn)行保障。由于時(shí)間限制，本文所述數(shù)字化檔案建設(shè)方案并不全面，只期望起到拋磚引玉的作用。

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作者簡介

馬小春，女 山東省德州市人，漢 職稱：助理館員，本科 研究方向：檔案學(xué)