邵文紅
摘 要:基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作是衛(wèi)生防疫工作重要的一部分,檔案管理工作的完成的質量直接反映衛(wèi)生防疫工作的水平。隨著社會發(fā)展,人口數量不斷增多,基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作難度加大,因此我們要分析現(xiàn)狀,對其相應的解決對策進行研究探討。
關鍵詞:基層衛(wèi)生防疫、檔案管理、現(xiàn)狀、對策
檔案是衛(wèi)生防疫站各項工作的歷史記錄,是衛(wèi)生防疫工作的必要條件和重要依據,也是重要的信息資源和技術儲備。它對于衛(wèi)生防疫事業(yè)的發(fā)展和規(guī)范化管理有著十分重要的意義[1]。做好基層衛(wèi)生防疫檔案的管理對于衛(wèi)生防疫工作至關重要。隨著經濟建設的發(fā)展,人民物質生活水平不斷提高,對于身體健康問題也越來越重視,搞好基層衛(wèi)生防疫檔案管理的工作難度也隨之加大。因此,目前要對基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作現(xiàn)狀中出現(xiàn)的問題進行分析,并對其解決措施作出探討。
1 基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中問題所在
1.1 檔案管理工作制度不健全
目前,國內多數基層衛(wèi)生防疫部門都存在檔案管理制度不健全的弊端,特別是一些落后、偏遠地區(qū)更是存在普遍未形成統(tǒng)一的管理標準和考核制度的現(xiàn)象,導致檔案管理部門無實際用處?;鶎有l(wèi)生防疫檔案管理制度的不健全,使得基層衛(wèi)生防疫工作難以開展,不能高效準確地提取檔案資料,導致整體防疫工作進度變慢,效率變低。從基層衛(wèi)生防疫檔案管理的實際情況而言,管理經驗的不足和缺失,在一定程度上也會影響管理制度的構建和實施。因此沒有完整成體系的管理制度,會導致檔案的管理工作寸步難行,面對經濟建設帶來的挑戰(zhàn)更是難以適應。
1.2 檔案管理工作觀念意識薄弱
檔案管理工作復雜繁瑣,要求工作人員具備耐心、細致、奉獻的工作品質。但國內多數基層衛(wèi)生防疫部門未能認清檔案管理工作的重要性,尤其是對于檔案建設的認識不足,甚至有些基層衛(wèi)生防疫部門僅是將檔案工作作為應付上級檢查的一項內容,沒有深刻的認識到檔案管理工作是衛(wèi)生防疫工作順利開展的關鍵。從而在對檔案進行整理與歸檔時,未能高效、準確的進行,嚴重影響到檔案資料的實際運用價值。
1.3 檔案管理規(guī)范性不強
隨著社會發(fā)展,部分衛(wèi)生防疫部門已設立了專門的檔案管理室,但由于管理制度的不完善,使得檔案管理工作缺乏規(guī)范性和科學性,對于整理的標準沒有明確的規(guī)定,很多工作人員看似忙碌,工作量大,但是效率不高,這樣就使得檔案管理的規(guī)范性較差。當需要查找檔案資料或利用檔案資料時,往往需要耗費人力在繁雜的數據中搜索,這就使得檔案資料的利用率降低了,不能很好的發(fā)揮檔案作用。另外,在檔案的裝訂、制作中也沒有明確的規(guī)定,因此導致工作人員很難將檔案進行細分,在提取信息時同樣也會受到阻力。
1.4 檔案管理信息化程度低
時代的快速發(fā)展為我們帶來了信息技術,使我們感受到了多種便利和翻天覆地的變化。在基層衛(wèi)生防疫檔案管理的工作中,許多衛(wèi)生防疫部門正努力建立檔案管理信息化系統(tǒng)。但由于技術不夠成熟,系統(tǒng)不夠完備,使得工作人員在系統(tǒng)操作上還不能完全替代紙質查閱,因此信息化檔案管理系統(tǒng)的利用率不高。并不能完全配合完成檔案管理工作。
2 基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中相關問題的解決對策
2.1 完善檔案管理工作制度,加強監(jiān)督機制
為保證基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的進行,應該制定相關管理制度。明確檔案工作職責范圍和檔案員崗位責任制,制定綜合檔案室職責及檔案員職責,制定明確的考核指標,每年定期對站內科室及基層防疫組進行檢查考核,其結果作為評選先進的指標之一,把檔案工作滲透到日常的業(yè)務活動中去[2]。結合不同地區(qū)基層衛(wèi)生防疫特點,制訂相應的文件歸檔制度、分類方案及保管期限表。此外,還應具體制訂檔案利用、保管、保密、鑒定等工作的相關制度。使基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作有完整的制度體系,這樣能使衛(wèi)生防疫工作在開展的過程中更加便利的利用檔案資料,也能使相關工作人員對于檔案管理工作有更加清晰地認識,從而更好的開展工作,配合衛(wèi)生防疫中的其他部門。制度的建立需要執(zhí)行,因此加強管理也十分重要,基層衛(wèi)生防疫工作的多年開展形成了大量原始數據和資料,如果忽視檔案管理工作,只是為追求表面利益,甚至只是為了敷衍上級檢查,這將使得檔案管理工作陷入空白期,無法履行檔案在工作中的使命。所以要加強相關工作人員的業(yè)務能力,提高他們對檔案工作的重視程度,從思想觀念上使他們轉變對檔案管理工作的態(tài)度,積極配合基層衛(wèi)生防疫工作中的其他部門。另外,在完善的相關制度的同時,也要加強監(jiān)督機制,按時考核檔案管理工作,形成上下級互相監(jiān)督機制,這能使檔案管理工作人員減少懈怠,并能全心全意投身于復雜繁瑣的工作之中。還要發(fā)揮群眾的監(jiān)督作用,衛(wèi)生防疫工作主要面對的就是人民,因此,檔案管理工作的開展直接關乎人民是否享有高效的服務,人民群眾的監(jiān)督有利于檔案管理工作進一步規(guī)范化,同時能督促工作人員提高工作效率,歸檔及時。
2.2 加快檔案管理工作的信息化建設
隨著社會快速發(fā)展,信息化時代為我們帶來了很多便利,因此在基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作中也應充分利用好信息化,加快完善信息化系統(tǒng)。很多基層衛(wèi)生防疫部門依然采取紙質檔案儲存管理的方法,盡管這種方式保存數據的安全性更高,但也存在很多弊端,例如在查找數據資料時耗費人力大,工作人員往往需要經過多道程序在大量的檔案中找到需要的資料,這使得檔案的利用率大大降低,另外紙質儲存面臨著受潮,缺頁、蟲蛀等風險。相對來說采取信息化儲存檔案則更加便利,盡管這種方式也存在丟失數據的風險。但若配備專職人員,完善維護系統(tǒng),則能使檔案管理工作化繁為簡。檔案管理工作的信息化一方面能減輕工作人員的工作壓力,使他們更高效,更科學的對檔案進行儲存、分類、查找。同時提高了數據的實效性和利用率,能高效的配合衛(wèi)生防疫工作的開展。另外上級管理部門應盡量調動分配足夠的資金,定期指派具有豐富工作經驗的人員對基層檔案管理人員進行業(yè)務培訓,以保證檔案資料的收集、整理、錄入、檢索等均實現(xiàn)信息化操作的基本要求。
隨著我國衛(wèi)生防疫事業(yè)的不斷發(fā)展,衛(wèi)生防疫管理逐步由傳統(tǒng)型、經驗型向科學化、法制化管理方向發(fā)展,這一轉變過程需要檔案管理的密切配合和支持。因此,如何進一步加強衛(wèi)生防疫檔案建設,提高衛(wèi)生防疫事業(yè)管理水平是擺在我們面前的重要課題[3]。盡管在檔案管理工作中仍存在較多問題,但只要找到問題存在的源頭,及時制定相關解決政策就能改善目前基層衛(wèi)生防疫檔案管理工作的現(xiàn)狀,使檔案管理工作能真正發(fā)揮其關鍵性作用。
參考文獻
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[2]雷滿根,葉向陽.加強防疫檔案建設,提高科學管理水平[J].浙江檔案,1997(12).
[3]雷滿根,葉向陽.加強防疫檔案建設,提高科學管理水平[J].浙江檔案,1997(12).
[4]李鳳勤.規(guī)范基層衛(wèi)生防疫檔案的重要性[J].中國城鄉(xiāng)企業(yè)衛(wèi)生,2007(8).
[5]許英路,薛小軍,陳惠英.縣(市)、區(qū)衛(wèi)生防疫站檔案管理工作存在問題及對策[J].中國公共衛(wèi)生管理,2002(2).