論信息時(shí)代辦公室檔案管理工作的創(chuàng)新研究

摘 要：社會(huì)在發(fā)展與進(jìn)步的過程中，檔案管理工作的重要性被逐漸凸顯出來，伴隨著科技的發(fā)展，信息化的檔案管理成為其今后發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案管理工作信息化既可以提高檔案管理效率，還可以保證檔案管理質(zhì)量，對(duì)于相關(guān)工作的開展具有一定推動(dòng)作用。凡事有利就有弊，網(wǎng)絡(luò)信息化亦是如此，它在帶給我們便利的同時(shí)也存在一些弊端。本文針對(duì)辦公室檔案管理信息化內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)分析，對(duì)檔案管理工作存在的問題提出創(chuàng)新對(duì)策，因此更好的順應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代 檔案管理 創(chuàng)新研究

1 信息化時(shí)代下檔案管理工作概述

1.1 檔案管理信息化的概念

在接受、收集、保存檔案信息的過程中，將信息技術(shù)充分應(yīng)用到其中，再提供檔案信息資源的利用服務(wù)，就是所謂的信息化檔案管理。簡(jiǎn)而言之，就是將傳統(tǒng)的事物記錄檔案過渡為現(xiàn)代化的檔案管理，通過檔案行政機(jī)構(gòu)的統(tǒng)一組織與規(guī)劃，是這種檔案管理工作的前提。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化的特點(diǎn)主要分為以下三大類，首先是檔案管理信息化的表現(xiàn)形式，它由傳統(tǒng)的實(shí)物存檔轉(zhuǎn)變?yōu)楫?dāng)前的電子存檔，無論是政府、企業(yè)還是事業(yè)單位，存檔載體都得到了改變。其次，開展檔案管理工作信息化這項(xiàng)工作，必須遵守相關(guān)部門所制定的法律法規(guī)。最后，傳統(tǒng)的檔案管理工作與信息化檔案管理相比較，后者有著明顯的優(yōu)勢(shì)，信息化檔案管理能夠在一定程度上提高檔案管理工作的效率。

1.3 檔案信息化管理建設(shè)的任務(wù)

利用現(xiàn)代信息技術(shù)，進(jìn)一步開發(fā)與管理檔案信息資源，是檔案管理信息化建設(shè)的主要作用。通過檔案行政機(jī)構(gòu)統(tǒng)一的規(guī)劃，并與現(xiàn)代技術(shù)相互結(jié)合，以此保證工作人員信息化管理水平的提高?，F(xiàn)代信息技術(shù)不但能夠提高檔案管理工作效率，還是成為檔案管理工作的重要載體。

2 檔案信息化管理建設(shè)的內(nèi)容

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)

實(shí)施檔案信息化建設(shè)的重要前提就是完備的軟件與硬件設(shè)施，建立一個(gè)全國統(tǒng)一的檔案管理信息平臺(tái)，是檔案信息化管理的最終目標(biāo)。為了保證這個(gè)目標(biāo)的順利實(shí)現(xiàn)，進(jìn)行檔案信息化管理的過程中還應(yīng)加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，為檔案管理信息化今后的開展提供保障。

2.2 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)

檔案管理信息化建設(shè)的根本是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化建設(shè)，在檔案信息化管理過程中進(jìn)行規(guī)范管理。另外，與檔案社會(huì)的實(shí)際發(fā)展情況相互結(jié)合，各個(gè)單位的檔案管理部門做好實(shí)際調(diào)研工作，以現(xiàn)有的規(guī)范為基礎(chǔ)，探索出更加規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源的建設(shè)是檔案信息化管理的重要任務(wù)，檔案信息資源的建設(shè)，但是單位中的管理信息庫、字檔案館和公共檔案信息資源庫必須相互統(tǒng)一。以此為基礎(chǔ)的檔案信息資源，是社會(huì)在今后發(fā)展過程中至關(guān)重要的資源。

2.4 應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

以相關(guān)技術(shù)作為支撐所建設(shè)出的信息檔案，才能夠更加順利持久的進(jìn)行，應(yīng)用系統(tǒng)就是技術(shù)的表現(xiàn)形式，它應(yīng)盡可能滿足功能設(shè)計(jì)與標(biāo)準(zhǔn)兼容。產(chǎn)品化與通用化是應(yīng)用系統(tǒng)所采用軟件要達(dá)到的基礎(chǔ)，以此才能夠更好的實(shí)現(xiàn)相互統(tǒng)一。

2.5 人才隊(duì)伍的建設(shè)

各行各業(yè)都需要高技術(shù)人才作為支撐，檔案信息化也是如此，增強(qiáng)人才隊(duì)伍的建設(shè)，對(duì)檔案信息化管理具有重要作用。由于行業(yè)的不同，檔案管理人員所具備的知識(shí)也不同，應(yīng)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)。另外，信息化檔案管理的必備知識(shí)就是計(jì)算機(jī)的應(yīng)用，保證這一工作的順利進(jìn)行還應(yīng)提高相關(guān)人才能力。

3 辦公室檔案管理工作存在的問題

3.1 管理方式過于落后

從某種程度上來看，檔案管理意識(shí)的淡薄主要與參與這項(xiàng)工作的工作人員息息相關(guān)，完成這項(xiàng)工作的人員大多來自其他部門，甚至是專業(yè)素養(yǎng)較低的人群，使直接導(dǎo)致這項(xiàng)工作的效率大打折扣，對(duì)于檔案管理工作的完善會(huì)產(chǎn)生許多不利因素，導(dǎo)致管理方式的落后，只有做到與時(shí)俱進(jìn)才能夠保證辦公室檔案管理工作高效順利的進(jìn)行。

3.2 管理人員重視程度不夠

當(dāng)前辦公室檔案管理人員存在專業(yè)水平不高、缺乏專業(yè)知識(shí)等問題，都會(huì)導(dǎo)致辦公室檔案管理工作無法高效運(yùn)行，提高管理人員的綜合素質(zhì)就顯得尤為重要。傳統(tǒng)的辦公室檔案管理方法難以滿足辦公室的需求，并逐漸被淘汰，這就需要管理人員不斷提高自身專業(yè)素養(yǎng)，將自身能力與網(wǎng)絡(luò)信息化相互結(jié)合，才能夠在效率方面有所提高，辦公室檔案管理工作向著更好的方向發(fā)展。

3.3 管理方式較為傳統(tǒng)

檔案管理工作的方式，會(huì)直接影響到檔案管理工作的效率，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，當(dāng)前一些辦公室逐漸實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)辦公，這樣的工作方法能夠提高工作效率，并減少工作當(dāng)中的失誤。但是在部分單位當(dāng)中，尚未實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化辦公，傳統(tǒng)的檔案管理工作不免會(huì)造成一些失誤，傳統(tǒng)的管理方法必定會(huì)影響檔案管理效率。

4 提高辦公室檔案管理工作效率的對(duì)策

4.1 完善檔案管理制度

健全完善的辦公室辦公室檔案管理制度，對(duì)其今后相關(guān)聯(lián)工作的發(fā)展十分重要。第一，能夠保證檔案的安全性，對(duì)于重要的文件進(jìn)行保密處理，有針對(duì)性的采取相應(yīng)措施，才能夠保證檔案管理工作的及時(shí)有效。第二，解決檔案管理工作的繁瑣問題，對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行分類管理，方便以后的使用與查找。完善的制度既能夠保證檔案的安全性，還能夠體現(xiàn)其嚴(yán)謹(jǐn)性。

4.2 加強(qiáng)工作人員培養(yǎng)

工作人員的自身素質(zhì)是辦公室檔案管理工作質(zhì)量提高的關(guān)鍵，首先，管理部門對(duì)應(yīng)對(duì)相關(guān)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，信息時(shí)代的檔案管理工作會(huì)涉及到較多的計(jì)算機(jī)操作技能，應(yīng)對(duì)相關(guān)工作人員的計(jì)算機(jī)能力進(jìn)行培訓(xùn)。其次，及時(shí)更新工作人員的理論知識(shí)，實(shí)際管理案例的解析能力也應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)。檔案管理的質(zhì)量得到進(jìn)一步加強(qiáng)，減少資源的浪費(fèi)。

4.3. 創(chuàng)新信息技術(shù)管理

對(duì)大量的信息進(jìn)行整理、分類與管理，就是檔案管理工作的主要任務(wù)，面對(duì)復(fù)雜的資料與更新速度較快的信息，檔案管理人員對(duì)其進(jìn)行管理時(shí)會(huì)受到這種因素的限制，進(jìn)而出現(xiàn)信息滯后的情況。在檔案管理過程中對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行創(chuàng)新，管理人員建立共享信息資源系統(tǒng)，檔案管理人員能夠在第一時(shí)間收集最新的信息，進(jìn)行優(yōu)化管理后，全面提高管理效率。

5 結(jié)語

總而言之，檔案管理工作在發(fā)展的過程中應(yīng)緊跟時(shí)代的步伐，合理應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，充分掌握信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新。將檔案管理與信息化這兩者有機(jī)相互結(jié)合，是當(dāng)前每位管理人員所追求的目標(biāo)，也是檔案管理工作今后發(fā)展的主要趨勢(shì)。因此，通過創(chuàng)新管理理念、轉(zhuǎn)變工作人員觀念等一系列方法進(jìn)行自我完善，將檔案管理的作用充分發(fā)揮出來，最終提高辦公室檔案管理效率。

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作者簡(jiǎn)介

陳燕熙，1983.1.19，女，漢，本科，籍貫：武漢，當(dāng)前職務(wù)：行政專責(zé)，當(dāng)前職稱：初級(jí)，研究方向：檔案