事業(yè)單位人事檔案管理策略淺析

牙群亞

摘 要：人事檔案管理是每個單位入職離職不可或缺的一部分。入職前的履歷，在職期間的成功與失誤都記錄在這份檔案之中，是入職崗位、評估績效、升職長薪的依據(jù)，跟隨著就業(yè)者全部的職業(yè)生涯。作為事業(yè)單位的人事檔案就更重要，事業(yè)單位往往不止在經(jīng)濟方面有著重要地位，有些事業(yè)單位更是在政治上有著一席之地。由此可見，事業(yè)單位人事檔案對于其工作人員的未來有著不容忽視的作用。如何更合理的進行事業(yè)單位人事檔案管理？如何更完美的保護事業(yè)單位人事檔案材料的完整和真實？是一個值得探索的問題。

關(guān)鍵字：事業(yè)單位；人事檔案；管理策略；市場形勢；創(chuàng)新

事業(yè)單位進行檔案管理首先是為了保守檔案機密；其次，是為了維護人事檔案材料完整，此外還方便檔案材料的使用。保管與利用是緊密相聯(lián)的，科學的保管是高效利用檔案材料的前提和保證。人事檔案進行有效保管的關(guān)鍵是建立健全保管制度。其基本內(nèi)容大致為：材料歸檔；檢查核對；轉(zhuǎn)遞；保衛(wèi)保密；統(tǒng)計。

1 嚴格規(guī)范收集、歸檔、整理工作，強化事業(yè)單位人事檔案日常管理

1.1主動進行材料收集。要確定嚴格執(zhí)行檔案材料報送時限，將事業(yè)單位人員的檔案送至相關(guān)管檔處。轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出人員應有相關(guān)登記記錄。

1.2嚴格進行材料歸檔。對于收集到的檔案應當核實其真實性并檢查其完整性，對于不完整的不真實的應當妥善保存并進一步完善處理，保證收集的檔案資料是真實有效的。

1.3規(guī)范進行整理續(xù)訂。在一段時間后應對零散材料進行分類、排序、編目和裝訂成卷，完成整理續(xù)訂工作，使其更加完整。整理續(xù)訂檔案時，要確保檔案的安全和完整，不得為了利益而修改內(nèi)容，應當細心整理，不得丟、漏、污、損檔案。

2 認真執(zhí)行查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞制度，提升事業(yè)單位人事檔案利用水平

2.1嚴格規(guī)范人事檔案的查、借閱。事業(yè)單位人事檔案應規(guī)定明確的檔案查、借閱范圍，人員，要求和方法。一般不準予查閱。事業(yè)單位人事檔案一般不得借出使用，如遇特殊的情況必須借出使用時，需說明借閱理由并經(jīng)檔案主管部門批準；借閱人員應當保證檔案的完好；無論在借閱或歸還時都應該做好登記工作，保證檔案材料的安全、完整性。

2.2嚴肅規(guī)范事業(yè)單位人事檔案轉(zhuǎn)遞。人事檔案轉(zhuǎn)入時要清點材料是否完整、真實并做好登記。人事檔案轉(zhuǎn)出時應對檔案進行整理和裝訂，保留且禁止剔除、扣留或分批轉(zhuǎn)出檔案材料。除人員調(diào)動方面的轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出外，應及時報告死亡人員檔案并按相關(guān)程序作出處理。

3 明確權(quán)限，細化職責，理順事業(yè)單位檔案管理機制

3.1明確管理權(quán)限。明確各部門的管理范圍、內(nèi)容，使檔案管理工作更有效地進行。

3.2細化人員職責。各事業(yè)單位都配備足夠的事業(yè)單位檔案管理人員，負責檔案的日常管理。并配備聯(lián)絡員，負責本部門及所屬單位干部人事檔案的材料收集、歸檔和整理續(xù)訂工作。干部人事檔案管理人員、聯(lián)絡員應當由城實可靠、為人正派、責任感強、具有合適學歷的中共正式黨員擔任。

4 堅持標準，嚴格要求，進一步提高干部人事檔案形成材料的質(zhì)量

4.1統(tǒng)一用紙，印制規(guī)范。增強檔案意識和責任意識，提高干部人事檔案材料形成質(zhì)量。

4.2內(nèi)容真實，前后一致不得隨意更改

4.3手續(xù)正式，符合要求。不得掉頁少份、缺頭少尾，要有承辦單位的公章和形成日期，應簽名蓋章的必須簽名蓋章。歸檔人事檔案材料應存放原件，若用復印件替代，必須有規(guī)定制度內(nèi)的合理事由。

5 嚴格要求、明確責任，進一步做好干部人事檔案保管工作

5.1明確人事檔案保管工作的要求。建立獨立的檔案室，集中、全面、完全獨立保管，禁止分散和隨便存放，以免丟失重要人事檔案資料，并嚴禁任何人私自保存；要完備必需物質(zhì)條件。要有防盜設備、防火設備、防光、防潮、防高溫設備、清潔防蛀設備等；

5.2明確事業(yè)單位人事檔案保管工作的責任。要明確管理人員的責任，實現(xiàn)責任到人。有利于增強保管人員的責任意識，預防檔案材料遭到損害，也有利于材料真正被損害時追究責任。

6 加強領(lǐng)導，健全制度，進一步保證干部人事檔案各項工作落到實處

6.1加強領(lǐng)導。各管檔單位和各部門、單位要充分認識事業(yè)單位檔案管理工作的重要性，要明確分管科室、分管領(lǐng)導和相關(guān)的具體負責人，進一步明確責任、細化分工。把事業(yè)單位人事檔案管理工作納入重要議事日程，切實加強領(lǐng)導。

6.2健全制度。事業(yè)單位各部門、單位要建立健全并嚴格落實事業(yè)單位人事檔案保管制度。對于保密、檢查、核對、材料采集、遞送、鑒別歸檔、整理續(xù)訂、查借閱等方面都有明確的規(guī)定，使檔案管理的各個環(huán)節(jié)都納入到制度管理的范圍中來。發(fā)現(xiàn)問題，限期糾正，對因檔案材料收集不及時導致事業(yè)單位人事檔案缺失，造成嚴重后果的，將追究分管領(lǐng)導及檔案聯(lián)絡員責任。

6.3嚴肅紀律。事業(yè)單位人事檔案工作人員責任重大，理應合法使用自己的權(quán)利和職能，并心甘情愿的履行自己認真工作的義務。若違反組織人事紀律和保密紀律，應當按照事業(yè)單位相關(guān)法律法規(guī)進行懲處；若違反法律，應當根據(jù)相關(guān)法律條文給予懲罰。若因個人利益而銷毀、篡改檔案材料損害他人利益的，應從嚴從重處理。

7 結(jié)束語

事業(yè)單位大都是一些公益性單位、非公益性職能部門等。它雖不以盈利為目的而以為人民服務為原則，但因有國家的扶持，良好的就業(yè)前景仍讓很多人趨之若鶩。事業(yè)單位工作穩(wěn)定性強、福利待遇好、就業(yè)前景更為光明，故事業(yè)單位的職位是很多求職者都想要端的“鐵飯碗”?！扒к娙f馬過獨木橋”其人員調(diào)動、就業(yè)競爭也更為激烈，做好事業(yè)單位的檔案管理工作，是規(guī)范事業(yè)單位工作運行的重要前提，也是工作人員更加努力工作的保障。

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