有關(guān)建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的研究

王菁宜

摘 要：近年來，我國信息技術(shù)發(fā)展迅速，并且在社會眾多行業(yè)得以廣泛的應用。人民防空檔案主要是指人民防空戰(zhàn)備建設與管理工作中形成的歸檔文字、圖表、聲像等文件材料，這些資料內(nèi)容涉及較為廣泛，一旦延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方法，必然影響到工作效率的提升。當戰(zhàn)爭來襲之時，將會產(chǎn)生不良影響。為此，有必要建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，便于平時檔案的分類、歸檔、儲存以及調(diào)閱，從而有效提升檔案管理效率。本文在深入分析傳統(tǒng)人民防空檔案管理存在的眾多問題基礎(chǔ)上，提出了建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的具體措施，旨在提升人民防空檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：人民防空檔案；數(shù)字管理系統(tǒng)

所謂人民防空，主要是指動員與組織人民群眾防備敵人空中襲擊的所采取的一種行動。當前人民防空建設可謂是國防建設的重要組成部分，然而人民防空建設就需要健全完整的人民防空體系，這樣一來就有必要摒棄傳統(tǒng)的人民防空檔案管理方法，采用現(xiàn)代信息技術(shù)，建設數(shù)字化的人防檔案管理系統(tǒng)，以此有效提升人防檔案管理效率，便于戰(zhàn)時快速、準確為組織結(jié)構(gòu)或者是職能部門提供所需要的材料。鑒于此，本文對“有關(guān)建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)”進行更深層次的分析具有極為重要的現(xiàn)實意義。

1.傳統(tǒng)人民防空檔案管理存在的一系列問題分析

現(xiàn)如今，各級人防組織結(jié)構(gòu)均配備了數(shù)量不等的計算機，也嘗試使用計算機進行人民防空檔案管理，但是僅限于一般性的單機淺層使用，并沒有改變傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式。真正意義上做到開發(fā)、編制以及應用檔案數(shù)字管理系統(tǒng)軟件對人防檔案進行深層管理的組織結(jié)構(gòu)，依舊是屈指可數(shù)。對于這種淺層現(xiàn)代化的傳統(tǒng)人防檔案管理模式依舊存在著眾多問題，總結(jié)起來，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容。

1.1紙質(zhì)人防檔案歸檔過程繁瑣

由上述分析可知，人防檔案涉及種類較多，例如文件、表格、圖紙、錄音以及錄像等，尤其是人防工程檔案需要分階段進行歸檔整理，具體是立項、審批、涉及、施工、驗收以及竣工等環(huán)節(jié)均需要檔案信息收集與整理工作[1]。為此，一旦采用人工操作，就需要投入大量的人力，才能完成上述工作。值得注意的是由于人力操作存在不穩(wěn)定因素，造成檔案信息收集極有可能存在錯誤，同時人工操作速度緩慢?？偠灾?，由于人防檔案資料過多，傳統(tǒng)人工紙質(zhì)歸檔，過程繁瑣，并且極為耗時耗力。

1.2紙質(zhì)人防檔案編目過程麻煩

人防檔案在收集整理、分類鑒定之后，就需要進行著錄、標引以及組織、制作目錄等工作，簡而言之就是編目過程。在編目過程中，需要結(jié)合人防檔案實際情況，采取合適的方式進行著錄。當前主要的著錄方式有兩種，分別是文件級著錄以及案卷級著錄，并且需要在著錄完成之后，進行有必要的分類標引以及主題標引，以此形成目錄的不同條目，足層分類目錄、主題目錄、工程目錄以及各種專題目錄[2]。由于檔案放置時間的持續(xù)延長，通常會進行部分檔案的剔除，從而出現(xiàn)了較多的空宗空卷，占用了大量的空間。為此，相關(guān)人員有必要定期對全館檔案進行重新排序，這樣一來必定需要投入大量的人力，無形中提高了管理成本。總而言之，傳統(tǒng)紙質(zhì)人防檔案編目過程十分復雜，造成人力資源的大量浪費。

1.3紙質(zhì)人防檔案保管標準要求過高

紙質(zhì)人防檔案保管標準與要求過高，具體體現(xiàn)在以下三個方面，（1）占用空間較大，由上述分析可知，人防檔案內(nèi)容涉及范圍較為廣泛，多達14個方面，由此可見，資料所占用的空間與密集架需要多少；（2）檔案館必須做好防火、防霉、防盜、防蛀以及防污等工作；（3）避風、避光、溫度以及濕度等均需要達到相關(guān)規(guī)定等[3]。綜上，紙質(zhì)人防檔案的保管需要達到上述要求的情況下，才能充分有效保存下來，可見其保管標準要求的高度。

1.4紙質(zhì)人防檔案檢索過程不便

紙質(zhì)人防檔案的查閱，主要是通過管理人員進行一次人工檢索，所需要的資料越多，人工檢索次數(shù)就越多，其工作效率自然低下；同時由于紙質(zhì)人防檔案需要存儲在檔案館，造成查閱檔案信息，就需要親自到達檔案館現(xiàn)[4]場。除此之外，查閱、借閱以及退還檔案必須要履行相關(guān)報批以及登記手續(xù)。由此可見，紙質(zhì)人防檔案的檢索過程是多么復雜，并且工作效率十分低下，嚴重影響到了檔案應有價值的充分發(fā)揮。

2.建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)的具體措施分析

由上述分析可知，當前人民防空檔案管理方式較為落后，嚴重影響到了檔案應有價值的充分發(fā)揮，為此，有必要注重現(xiàn)代先進技術(shù)的應用，建立人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，實現(xiàn)人防檔案數(shù)字化管理，為今后的平戰(zhàn)開展人民防空工作奠定夯實的基礎(chǔ)。

2.1提供安全保密的管理機制

提供利用有密級要求的歸檔電子公文，同時需要嚴格遵守國家相關(guān)保密規(guī)定，凡是采用互聯(lián)網(wǎng)方式提供的電子文檔，均需要采取身份認定、權(quán)限控制，或者是在此文件上增加防火墻等安全保密措施，以此確保人防檔案的安全性[5]。與此同時，檔案管理系統(tǒng)軟件均需要設置權(quán)限分配機制與安全保密的文檔管理體系，以此避免非法分子的非法侵入。除此之外，還需要對檔案進行多層次安全防護，并制定多層次的解決方案，以此最大限度地保護信息源不遭受非法攻擊。

2.2提供便捷的人防檔案檢索系統(tǒng)

在上述分析中，從中可以了解道紙質(zhì)人防檔案檢索工作效率低下，不利于快速查閱到所需要的人防檔案信息。針對這一問題，就需要提供便捷的人防檔案檢索系統(tǒng)，具體為人防檔案系統(tǒng)增加信息內(nèi)容或者是關(guān)鍵字段的邏輯查詢，除此之外，漸進查詢方式也可以推廣應用。該查詢方式主要特點在于與互聯(lián)網(wǎng)的搜索引擎類似，可以快速查詢到所需要的資料，以此滿足人防組織機構(gòu)用戶的查詢需求。值得注意的是在安全要求下，人防檔案信息查閱需要設定一定的權(quán)限，以此確保人防檔案信息的安全性。具體為設置專職授權(quán)管理人員，相關(guān)人防檔案信息的查閱均需要得到授權(quán)管理人員的同意之后，才能進行下一步的查閱工作，這樣一來，不僅僅是提高了檔案的查閱效率，還保障人防檔案信息的安全。

2.3光盤打包、離線備份、建立人防檔案掃描識別系統(tǒng)

由于人防檔案信息資料過多，一旦計算機系統(tǒng)崩潰，將會造成巨大的損失，這就需要做好相應的備份工作，具體為通過光盤打包。同時可以通過光盤，實現(xiàn)人防方案信息系統(tǒng)的離線檢索與瀏覽。值得注意的是光盤中需要設置登錄密碼，以此確保檔案信息儲存的安全性，同時也能夠減少傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案所占據(jù)的空間。除此之外，人防檔案掃描識別系統(tǒng)的建立十分有必要，究其原因在于該系統(tǒng)的建立，可以有效連接各種高速掃描儀，便于快速整理人防檔案信息資料，并直接通過打印機打印，快速提供所需人員相關(guān)檔案信息資料。這樣一來，有助于戰(zhàn)時防空工作的順利進行。

3.結(jié)語

綜上所述，人民防空建設是國防建設中尤為重要的組成部分，對保障自己，消滅敵人具有極為重要的作用。在信息技術(shù)迅速發(fā)展的今天，人防檔案有必要實現(xiàn)數(shù)字化管理，以此有效提升檔案管理水平，便于人防檔案信息應有價值的充分發(fā)揮。鑒于此，相關(guān)組織與人員就有必要加強傳統(tǒng)紙質(zhì)人防檔案管理問題分析，結(jié)合實際需求，充分利用現(xiàn)代先進技術(shù)，構(gòu)建人民防空檔案數(shù)字管理系統(tǒng)，以此有效提升人防檔案管理水平。

參考文獻

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