民辦高校檔案管理信息化建設(shè)的策略分析

摘 要：隨著我國(guó)信息技術(shù)水平的不斷提高，檔案的信息化管理也得到了廣泛的普及與應(yīng)用。而民辦高校作為發(fā)展歷史較短的學(xué)校類型，其對(duì)于新鮮多元事物仍然處于探索和嘗試的階段。目前信息化建設(shè)在民辦高校檔案管理中已然成為了主要的發(fā)展方向。本文針對(duì)民辦高校檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)行分析，了解其發(fā)展現(xiàn)狀、并對(duì)其建設(shè)策略進(jìn)行詳細(xì)的闡述，總結(jié)下文。

關(guān)鍵詞：民辦高校；檔案管理；信息化；建設(shè)

為促進(jìn)我國(guó)民辦高校長(zhǎng)期穩(wěn)定的發(fā)展，建立完整的教育體系、提高教學(xué)效率是尤為關(guān)鍵的。而檔案作為民辦高校的信息載體，其有效的管理對(duì)于校方而言是非常重要的。因此，檔案的信息化建設(shè)在各大民辦高校的應(yīng)用逐漸得到普及，其建設(shè)策略也成為了探討的重點(diǎn)。

1民辦高校檔案管理信息化建設(shè)存在的問(wèn)題

1.1基礎(chǔ)設(shè)施配備不全

齊全的設(shè)備是保證民辦高校檔案管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，如果民辦高校的檔案機(jī)構(gòu)沒(méi)有生產(chǎn)和接受電子文件的工具和網(wǎng)絡(luò)，檔案管理的信息化建設(shè)就沒(méi)有辦法實(shí)現(xiàn)。而所謂的基礎(chǔ)設(shè)備，大體可分為兩種，其中包括硬件設(shè)備和軟件設(shè)備。據(jù)了解，目前我國(guó)很多民辦高校存在基礎(chǔ)設(shè)備不全的問(wèn)題。而相關(guān)工作者也未對(duì)檔案的信息化管理提高絕對(duì)的重視，覺(jué)得只要具備電腦就能夠滿足檔案信息化管理的條件。

1.2檔案信息數(shù)字化進(jìn)展慢

各個(gè)民辦高校在進(jìn)行教學(xué)制度及行政方面檔案管理時(shí)，其信息的數(shù)字化整合相對(duì)容易，所需時(shí)間較短。因此對(duì)于民辦高校而言，最難處理的是累計(jì)很長(zhǎng)時(shí)間的紙質(zhì)檔案。要將高校內(nèi)部所有的紙質(zhì)留存檔案進(jìn)行數(shù)字化的輸入，其工作任務(wù)繁重，實(shí)施也存在一定的困難。而就目前我國(guó)民辦高?，F(xiàn)狀來(lái)看，缺少相關(guān)工作者的投放、其人力物力的欠缺是導(dǎo)致大部分高校檔案信息數(shù)字化進(jìn)展緩慢的主要原因。

1.3檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一

民辦高校檔案管理信息化的建設(shè)，能夠在最大程度上滿足信息資源的共享，但這也為信息的安全性造成了隱患。在信息資源共享的過(guò)程中，很多高校缺乏保證信息安全的意識(shí)，沒(méi)有建立完善的檔案管理體系。而針對(duì)檔案管理信息化，國(guó)家仍然沒(méi)有制定統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)去進(jìn)行管制。因此各高校在檔案管理過(guò)程中存在盲目性，長(zhǎng)此以往，不僅會(huì)消減檔案信息化管理的快捷性，還會(huì)給檔案的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患，從而造成檔案管理進(jìn)展緩滯。

1.4缺乏相關(guān)專業(yè)性人才

民辦高校缺乏相關(guān)專業(yè)性人才，是檔案管理信息化建設(shè)中存在的主要問(wèn)題之一。由于檔案的信息化處理方式實(shí)行較晚，因此很多面臨就業(yè)的人對(duì)此職位并沒(méi)有非常的了解，大部分工作者都是轉(zhuǎn)行到該職位或是做兼職的工作，而學(xué)校也沒(méi)有對(duì)其進(jìn)行專業(yè)性的培訓(xùn)，檔案管理人員專業(yè)技能上的欠缺，會(huì)在很大程度上增加工作的失誤率，而檔案信息作為高校的機(jī)密，其數(shù)據(jù)泄露的后果不堪設(shè)想。

2高校檔案管理信息化建設(shè)的策略

2.1提高對(duì)檔案管理信息化的重視度

高校檔案管理信息化要從管理制度上出發(fā)，在相關(guān)管理?xiàng)l例、法規(guī)法條中進(jìn)行詳細(xì)學(xué)習(xí)。不僅如此，針對(duì)上級(jí)要求檔案管理部門(mén)的相關(guān)文件明細(xì)要做到認(rèn)真研習(xí)，達(dá)到上級(jí)要求高校檔案管理的新標(biāo)準(zhǔn)。只有在相關(guān)正確的指導(dǎo)下，基于實(shí)際出發(fā)，實(shí)事求是，檔案管理人員才能在根本上對(duì)檔案管理信息化起到重視的作用。

2.2 在軟硬件設(shè)施方面加強(qiáng)檔案管理

根據(jù)《辦法》規(guī)定，“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！币虼耍咝n案管理信息化建設(shè)要依據(jù)相關(guān)規(guī)定，在軟硬件設(shè)施方面加強(qiáng)資金投入，保障高校檔案管理信息化建設(shè)的有序進(jìn)行。僅僅依靠單純的資金投入是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的，相關(guān)設(shè)備管理人員要做好基本工作，保證設(shè)施的更新?lián)Q代，為信息化建設(shè)提供動(dòng)力以及支持。

2.3 加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)在檔案管理信息化的應(yīng)用

檔案管理信息化離不開(kāi)數(shù)據(jù)庫(kù)的支持，只有建設(shè)好數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案管理信息化才能有序的進(jìn)行。目前針對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的文件目錄問(wèn)題，相關(guān)部門(mén)要做到根本解決。在數(shù)字化的工作下，努力構(gòu)建高效、便捷的全文信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，為檔案管理信息化起到了推動(dòng)作用。

2.4 在信息安全方面做好保障工作

檔案管理工作中，信息安全是管理者重視的根本。信息安全是能夠決定檔案管理系統(tǒng)中信息安全完整的關(guān)鍵。因此，在信息安全方面要做好日常的保障工作。首先，為了保證用戶信息的保密性，日常檔案管理工作中要在信息訪問(wèn)中設(shè)置相關(guān)，由公式計(jì)算處理的、無(wú)法讀出的系列代碼幫助用戶信息做到安全保密。用戶在訪問(wèn)信息的過(guò)程中，輸入對(duì)應(yīng)的密鑰，即可訪問(wèn)信息，安全簡(jiǎn)單。其次，檔案管理方面針對(duì)用戶訪問(wèn)等級(jí)進(jìn)行設(shè)置，不同的用戶等級(jí)給予不同的用戶權(quán)限。不僅如此，每一位用戶訪問(wèn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，需要嚴(yán)格的身份驗(yàn)證，保證檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的安全。在檔案系統(tǒng)中設(shè)置防火墻，阻隔破壞系統(tǒng)的非法信息以及木馬等。對(duì)網(wǎng)絡(luò)間訪問(wèn)起到保護(hù)以及監(jiān)測(cè)，確保系統(tǒng)的安全。另外，檔案管理離不開(kāi)數(shù)據(jù)備份，檔案管理人員要具備數(shù)據(jù)備份的意識(shí)。建設(shè)容災(zāi)系統(tǒng)，幫助相關(guān)關(guān)鍵數(shù)據(jù)、信息在應(yīng)用信息技術(shù)的操控下，做到數(shù)據(jù)備份。即使在不可控的自然因素，例如暴風(fēng)、海嘯、地震等。以及相關(guān)人為因素像網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客、木馬捆綁、軟硬件設(shè)施損壞等問(wèn)題。容災(zāi)系統(tǒng)的建立均可以有效杜絕以上因素導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失的發(fā)生。與此同時(shí)，檔案信息管理最主要的是管理人員的信息安全防范意識(shí)。只有管理人員的防范意識(shí)提高，從根本上意識(shí)到信息安全的重要性，從實(shí)際出發(fā)，排除一系列導(dǎo)致信息隱患的人為因素。高校檔案管理信息化建設(shè)在目前是一項(xiàng)宏偉而且遠(yuǎn)大的工作，需要更多的人才去投身到工作中，實(shí)現(xiàn)高校檔案管理信息化建設(shè)的宏偉抱負(fù)。不僅如此，高校檔案管理信息化以《辦法》為主要的理論依據(jù)，在時(shí)代的創(chuàng)新下，加強(qiáng)相關(guān)基礎(chǔ)建設(shè)以及完善制度，為全校師生提供高效安全的檔案管理環(huán)境，造福于校園。

3 結(jié)語(yǔ)

根據(jù)目前高校檔案管理信息化的現(xiàn)狀，面臨的機(jī)遇以及挑戰(zhàn)，我們堅(jiān)信從科學(xué)以及實(shí)踐出發(fā)，在目前高校檔案管理信息化出現(xiàn)的問(wèn)題進(jìn)行合理化的措施解決，對(duì)癥下藥。在根本上提高管理人員的認(rèn)識(shí)，打造高校檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)

[1]譚春霞.探究加強(qiáng)民辦高校檔案管理工作[J].企業(yè)改革與管理，2015（19）：215.

[2]蔣茂麗.關(guān)于民辦高校檔案管理工作信息化的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2015（07）：65.

[3]于馨穎.民辦高校檔案信息化建設(shè)的問(wèn)題與對(duì)策[J].職業(yè)時(shí)空，2011，7（04）：33-34.

[4]肖三鳳.對(duì)民辦高校檔案管理和利用的思考[J].科技情報(bào)開(kāi)發(fā)與經(jīng)濟(jì)，2009，19（23）：150-151.

作者簡(jiǎn)介

操鶯 ，武漢學(xué)院檔案館，本科