檔案信息開發(fā)利用的創(chuàng)新思維與實(shí)踐

李貴子

摘 要：檔案信息資源的開發(fā)，改革過去那種單一利用方式和淺層次的開發(fā)利用狀況，充分分析目前檔案信息資源利用中的問題，擴(kuò)大檔案信息資源提供利用的途徑，對檔案信息進(jìn)行深加工，推行檔案管理現(xiàn)代化，建立檔案信息網(wǎng)絡(luò)，努力提高檔案信息資源的利用效率。

主題詞：檔案信息開發(fā)利用、管理現(xiàn)代化、創(chuàng)新思維、實(shí)踐

對信息的有效控制和對知識的有效管理，決定一個單位整體的創(chuàng)新素質(zhì)和創(chuàng)新能力，也新決定了一個單位，一個決策未來的發(fā)展和命運(yùn)。檔案恰是信息的重要源泉之一，沒有檔案的信息化，社會信息化是不全面、不完整的；只有加強(qiáng)檔案信息開發(fā)利用，縮小檔案事業(yè)與其他社會事業(yè)的發(fā)展差距。因此檔案信息化是檔案工作跟上時代步伐，能在未來社會中生存的必然選擇，也是更有效實(shí)現(xiàn)檔案利用價值的必然發(fā)展方向。

在新形勢下如何科學(xué)開發(fā)和有效利用檔案信息資源，我認(rèn)為應(yīng)該從如下幾個方面著手。

1 積極創(chuàng)造有利條件，推動檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)

收集要齊全。這是推動檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，必須加強(qiáng)檔案的收集工作，堅(jiān)持經(jīng)常性收集，拓寬收集渠道，盡可能地采取一切措施和手段把應(yīng)該進(jìn)館的檔案征集接收進(jìn)館，不斷豐富館藏，逐步建立起門類齊全、結(jié)構(gòu)合理、成分充實(shí)、數(shù)量充分的檔案信息庫，從而為檔案信息資源的有效開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。

整理要系統(tǒng)。檔案館的檔案是否方便開發(fā)利用，在很大程度上取決與對檔案的科學(xué)整理，因此必須加強(qiáng)、強(qiáng)化檔案的整理工作。對收集來的大量檔案，要采用科學(xué)的方法及時進(jìn)行系統(tǒng)加工整理，使之規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，為逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息資源開發(fā)利用的現(xiàn)代化做好必要的準(zhǔn)備。

檢索要深化。這是推動檔案信息資源開發(fā)利用自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的重要內(nèi)容和必要條件。所謂深化檢索，一方面指對檔案信息的著錄、標(biāo)引要有一定的深度和廣度，盡可能多角度地反映有關(guān)檢索信息；另一方面指對檔案信息的存儲、檢索盡可能地采用現(xiàn)代化的技術(shù)手段，如建立計(jì)算機(jī)檢索系統(tǒng)，采用電子計(jì)算機(jī)、縮微、磁盤、光盤等高密度方式存儲檔案信息，并可通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)信息的遠(yuǎn)距離快速傳輸，達(dá)到信息的多用戶共享，從而為檔案信息資源開發(fā)利用的自動化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)創(chuàng)造有利的條件。

重點(diǎn)檔案運(yùn)用特殊圖像軟件。我廠運(yùn)用了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理技術(shù)把油田開發(fā)檔案中利用率最高的前磁曲線圖頭的錄入、聲波變密度測井圖頭錄入、并將從測井公司上傳的數(shù)據(jù)，全部下載下來轉(zhuǎn)化成標(biāo)準(zhǔn)的前磁曲線數(shù)據(jù)信息格式（0racle數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)格式）進(jìn)行曲線數(shù)據(jù)的數(shù)字化存儲。還將應(yīng)用前磁曲線跟蹤系統(tǒng)軟件生成的newla文件進(jìn)行轉(zhuǎn)儲，存入數(shù)據(jù)庫。我廠的應(yīng)用人員可以應(yīng)用此軟件對已經(jīng)轉(zhuǎn)出的井進(jìn)形曲線數(shù)據(jù)和圖頭信息的查詢。并能夠直接在局域網(wǎng)上進(jìn)行曲線查詢、曲線下載和接箍數(shù)據(jù)下載等工作。該軟件的應(yīng)用給應(yīng)用人員提供極大的方便，工作人員只需要通過油水井號就可以在局域網(wǎng)內(nèi)對所要的數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，節(jié)省了人力、物力、財力。

2 加強(qiáng)市場調(diào)研，主動了解用戶需求，不斷提高檔案信息編研成品的質(zhì)量

檔案所載信息大部分分散的靜態(tài)的材料變成集中的動態(tài)的材料，更有效地服務(wù)于社會，檔案部門必須重視編研工作，對檔案材料進(jìn)行深加工，并不斷提高編研成品的質(zhì)量。真正了解用戶的檔案需求，檔案部門必須加強(qiáng)市場調(diào)研，更多地與用戶進(jìn)行交流和溝通，及時捕捉社會生活中的熱點(diǎn)信息，關(guān)注不同時期國家工作重點(diǎn)的變化情況。

我們單位在實(shí)際工作中為了提高編研成果質(zhì)量，提供利用檔案過程中了解用戶的檔案需求，及時編制了“油田開發(fā)校正值數(shù)據(jù)匯編”、“科技成果匯編”等利用效率高，經(jīng)濟(jì)效益好的編研成果。

3 拓展服務(wù)方式，加大宣傳開放檔案的力度，滿足社會利用需求

開發(fā)檔案信息資源的根本目的在于利用，因此，檔案部門應(yīng)該盡可能地創(chuàng)造條件，為檔案利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，充分滿足社會各方面的利用需求。

拓展服務(wù)方式，實(shí)行多種服務(wù)。檔案部門除了向用戶提供日常的門市借閱外，實(shí)行多樣化服務(wù)，如開展咨詢服務(wù)方式、掃描網(wǎng)上借閱等。開展咨詢服務(wù)，一方面可以使需要了解檔案信息存儲狀況或需要對某些科技經(jīng)濟(jì)問題進(jìn)行咨詢的用戶直接通過檔案人員的咨詢獲取所需的信息或答案，從而在一定程度上節(jié)省用戶利用檢索工具或?yàn)榇诉M(jìn)一步查找檔案原件所花費(fèi)的時間。另一方面，檔案人員可以在咨詢服務(wù)時隨時進(jìn)行調(diào)查、了解用戶的需求特點(diǎn)和利用需求以及利用檔案的信息反饋，檔案信息比較集中的部門和單位進(jìn)行有針對性的重點(diǎn)服務(wù)，從而提高檔案部門的服務(wù)水平和服務(wù)效果。

做好宣傳工作，增強(qiáng)社會的檔案利用意識。檔案部門除了要千方百計(jì)地做好推廣服務(wù)工作，還要做好宣傳工作。因?yàn)橹挥凶屔鐣私饬藱n案，“顧客”才會前來光顧。一方面可采取舉辦陳列展覽或利用報紙、電視、廣播等大眾傳播媒介擴(kuò)大檔案工作的影響增加檔案部門的透明度。另一方面要加強(qiáng)對館（室）藏內(nèi)容的揭示和報道，如編輯出版或公布《檔案館指南》、《全宗介紹》、《珍貴檔案資料目錄》、《科研成果匯編》等，讓社會盡可能多地了解館（室）藏內(nèi)容、成分以及查檔的途徑和方法。這樣，當(dāng)人們出現(xiàn)利用需求時，就會自然想到檔案館（室）查閱檔案，有可能從根本上扭轉(zhuǎn)檔案信息資源開發(fā)工作的被動局面，大大提高檔案信息的利用效率。

加大開放檔案的力度，充分滿足社會利用需求。第一，必須把可以開放的檔案盡快開放出來。在不違反《檔案法》的前提下，可適當(dāng)放寬經(jīng)濟(jì)、科技、文化類檔案向社會開放范圍、時機(jī)、密級的控制程度，加快滿30年檔案向社會開放的步伐。第二，應(yīng)建立科學(xué)合理的檔案降解密制度，積極穩(wěn)妥地做好已到開放期檔案的劃控和降解密工作。凡屬于非秘密或已解密的檔案都應(yīng)通過各種形式向社會開放，為全體公民服務(wù)。第三，檔案部門應(yīng)積極主動地調(diào)查了解社會需求，盡可能開放對社會利用量大、利用頻率高的檔案，并簡化利用手續(xù)，盡快使檔案發(fā)揮其應(yīng)有的社會效用。

4 優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，抓好隊(duì)伍建設(shè)

檔案部門要做好開發(fā)利用檔案信息資源的工作，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，也必然面臨著如何適應(yīng)形勢的發(fā)展，大力提高檔案人員的素質(zhì)，從而推動檔案事業(yè)全面發(fā)展的任務(wù)。從目前大多數(shù)檔案部門的人員現(xiàn)狀來看，做好這項(xiàng)工作的重點(diǎn)是必須抓好以下兩個環(huán)節(jié)：

檔案人員的繼續(xù)教育。隨著社會、經(jīng)濟(jì)和科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案從門類到載體，從管理手段到傳播方式都發(fā)生了巨大變化，檔案人員單一的專業(yè)知識已遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)形勢發(fā)展的需要，因此優(yōu)化檔案人員結(jié)構(gòu)，抓好檔案人員的繼續(xù)教育。我們單位從實(shí)際出發(fā)，每年都進(jìn)行、在職崗位培訓(xùn)、參加國家檔案館舉辦的檔案培訓(xùn)等多種形式的教育。同時結(jié)合實(shí)際，增設(shè)一些檔案工作現(xiàn)代化所必須掌握的技能課程。如掃描，刻錄、多媒體技術(shù)、圖像處理、攝影、錄音、錄像、計(jì)算機(jī)程序設(shè)計(jì)等，從而大大拓寬檔案人員的知識面，優(yōu)化其知識結(jié)構(gòu)，提高其綜合素質(zhì)，以便為檔案信息資源的開發(fā)利用開拓新局面。

建立健全科學(xué)的激勵機(jī)制。首先，在精神激勵方面領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該充分發(fā)揮檔案人員的長處，對于員工的工作成績及時給予肯定與表彰，盡可能地給員工創(chuàng)造較好的工作條件及再培訓(xùn)、再教育的機(jī)會。在物質(zhì)激勵方面，檔案部門應(yīng)當(dāng)實(shí)行把檔案人員的工資福利待遇同其對檔案工作、檔案事業(yè)的貢獻(xiàn)、對國家和社會的貢獻(xiàn)緊密聯(lián)系起來的分配制度，以激勵檔案工作人員不斷提高其工作的質(zhì)量和效率?？傊?，檔案工作者積極性、創(chuàng)造性和工作熱情調(diào)動起來了，才能真正使檔案工作充滿生機(jī)與活力，才能為社會提供質(zhì)量、高效率的檔案信息服務(wù)。

總之，檔案信息資源的開發(fā)利用是一個十分復(fù)雜的系統(tǒng)工程，這就要求我們不斷探索，突破思維模式或工作方法，以市場經(jīng)濟(jì)的眼光，尋找檔案信息資源開發(fā)利用工作的最佳思觸點(diǎn)，以思維求得新思路。

參考文獻(xiàn)

[1] 王 濤.《檔案信息化開發(fā)新思路》.中國檔案出版社.2009年版