新時(shí)期企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新探討

廖華

摘 要：檔案建設(shè)工作是每一個(gè)單位都必不可少的管理部分。而企業(yè)在進(jìn)行管理工作過程中形成的企業(yè)檔案，也是企業(yè)發(fā)展歷史面貌的反映。它能夠?yàn)椴块T制定政策提供參考與思路，還能夠?yàn)槠髽I(yè)檔案館的管理工作考評(píng)提供依據(jù)。在企業(yè)管理現(xiàn)代化的過程中起著重要的推動(dòng)作用。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案館；管理

一、前言

檔案作為一種實(shí)質(zhì)性的管理工具，有著它獨(dú)特的規(guī)范性特點(diǎn)，同時(shí)具有管理工具的實(shí)用性、真實(shí)性、交流性以及權(quán)威性特點(diǎn)，對(duì)于企業(yè)管理工作具有舉足輕重的作用。本單位在2006年成立檔案管理部門以來，一直注重管理基礎(chǔ)，完善管理制度，加強(qiáng)檔案設(shè)施建設(shè)，推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化，為單位帶來了很大的收益。檔案館的管理是企業(yè)為社會(huì)提供更好服務(wù)的前提，而企業(yè)檔案館的管理則是保證企業(yè)整體管理工作質(zhì)量的基礎(chǔ)。辦公現(xiàn)代化潮流涌進(jìn)，檔案館管理的建設(shè)已經(jīng)迫在眉睫。如何通過進(jìn)一步創(chuàng)新規(guī)范檔案館的管理工作，加強(qiáng)企業(yè)檔案館的辦公管理智能，提高檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，是相關(guān)單位應(yīng)該重視的問題。

二、企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新過程中存在的問題

1.重視程度不夠，管理職責(zé)不清

長(zhǎng)期以來，由于檔案建設(shè)工作無法為管理部門帶來直接的效益，很多單位并不重視對(duì)企業(yè)檔案館管理的創(chuàng)新建設(shè)，認(rèn)為其可有可無，導(dǎo)致檔案管理建設(shè)的資金投入不足、設(shè)備陳舊落后、工作人員思想積極性不足等問題?，F(xiàn)在我國(guó)雖說有的企業(yè)管理館已開始對(duì)創(chuàng)新管理工作重視起來，但仍然還是沒有檔案建設(shè)工作真正發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值作用，產(chǎn)生這樣情況的最根本因素是因?yàn)橛嘘P(guān)的檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)與工作能力不足。一方面，檔案的分類不合理，導(dǎo)致不能有效應(yīng)用檔案信息，致使資料數(shù)據(jù)獲得的時(shí)間受到制約，因而使檔案管理建設(shè)在現(xiàn)在企業(yè)檔案管理部門中的作用很難實(shí)現(xiàn)，另一方面，大多數(shù)的檔案管理人員對(duì)檔案管理建設(shè)的理論知識(shí)掌握不到位，所以就使有關(guān)的管理人員不能有效意識(shí)檔案管理建設(shè)的重要性，導(dǎo)致工作態(tài)度出現(xiàn)問題，對(duì)檔案的管理造成嚴(yán)重影響。

2.檔案信息沒有得到充分挖掘

當(dāng)前企業(yè)檔案資料涉及的內(nèi)容較為單一，缺乏豐富生動(dòng)的素材，這對(duì)于檔案的開發(fā)與利用造成了一定的阻礙，尤其對(duì)于單位成立時(shí)間較晚的，能夠利用企業(yè)檔案館進(jìn)行工作評(píng)估的資料就顯得微乎其微了。還有些企業(yè)并沒有認(rèn)識(shí)到檔案對(duì)于工作評(píng)估的重要程度，對(duì)于企業(yè)檔案的館藏并不熟悉，檔案的開發(fā)與利用不夠深入，限制了檔案在工作評(píng)估中作用的發(fā)揮。

3.企業(yè)檔案館的收集、歸類和保管的流程缺少現(xiàn)代化。

企業(yè)檔案館的檔案存在著很多收集整理與歸檔環(huán)節(jié)不規(guī)范的問題，為企業(yè)檔案管理利用工作帶來了許多麻煩。一些有關(guān)人事、文書資料不能及時(shí)錄入業(yè)務(wù)系統(tǒng)，使得紙質(zhì)檔案與電子檔案不能同步，在某些案卷上無法完全匹配，對(duì)企業(yè)檔案館間的信息的傳遞造成阻礙，拉低了工作效率。同時(shí)企業(yè)管理在不斷的改革，企業(yè)檔案館的工作也在不斷變化，而電子檔案的更新不夠及時(shí)，使得檔案信息前后不能統(tǒng)一。這都是檔案的收集、歸檔的工作流程不規(guī)范造成的?！稒n案管理制度》本身對(duì)企業(yè)檔案館檔案管理的收集與整理做了總得要求，但在具體實(shí)施中，并沒有可行的方法流程規(guī)定，缺乏相應(yīng)的規(guī)章制度。加上企業(yè)檔案的收集不及時(shí)，分散的存放在個(gè)人手中，造成了一些檔案的無形流逝，在查詢企業(yè)檔案的過程中有名無實(shí)，拉低了檔案的真實(shí)性。

三、企業(yè)檔案館管理創(chuàng)新工作的措施

1.提高企業(yè)檔案館的地位。

檔案建設(shè)工作是一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，涉及企業(yè)管理工作的方方面面，在企業(yè)發(fā)展中有著不可替代的作用。隨著信息多元化時(shí)代的到來，檔案的作用已不僅僅局限于上傳下達(dá)和交流溝通上，新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)賦予了檔案新的內(nèi)涵和意義。因此，企業(yè)檔案管理部門要提升全體工作人員對(duì)檔案管理建設(shè)的重視程度。首先，企業(yè)檔案館應(yīng)當(dāng)從提升領(lǐng)導(dǎo)干部的認(rèn)識(shí)入手，使領(lǐng)導(dǎo)干部充分認(rèn)識(shí)到做好檔案建設(shè)工作的重要性，最大程度地爭(zhēng)取到領(lǐng)導(dǎo)對(duì)工作的支持。其次，檔案管理部門內(nèi)部應(yīng)當(dāng)細(xì)化分工，對(duì)每一項(xiàng)具體的工作設(shè)置專職的管理崗位，將檔案建設(shè)工作由被動(dòng)局面轉(zhuǎn)化為主動(dòng)，使工作人員認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。最后，企業(yè)檔案館內(nèi)部應(yīng)當(dāng)積極開展豐富多彩的宣傳活動(dòng)，普及與檔案管理建設(shè)有關(guān)的知識(shí)，使全體工作人員意識(shí)到檔案管理建設(shè)的重要性。

2.增強(qiáng)企業(yè)檔案管理的安全性。

檔案管理現(xiàn)代化對(duì)現(xiàn)在的企業(yè)有很重要的作用，只有企業(yè)檔案管理安全性得到有效保證，才可以讓其作用得到有效的呈現(xiàn)。第一，建立健全相關(guān)的保密制度與規(guī)定，并以此對(duì)相應(yīng)的檔案管理建設(shè)人員實(shí)行制約，一旦有泄密的人員，要給予嚴(yán)厲的處分，使檔案可以獲得有效的管理，確保檔案信息的安全性。第二，企業(yè)應(yīng)主動(dòng)推廣計(jì)算機(jī)知識(shí)與網(wǎng)絡(luò)安全知識(shí)，使企業(yè)內(nèi)部的所有工作人員都能擁有網(wǎng)絡(luò)安全意識(shí)，并對(duì)安全隱患所帶來的嚴(yán)重后果加以宣講，同時(shí)增強(qiáng)計(jì)算機(jī)管理部門對(duì)網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)管力度。

3.完善企業(yè)檔案館的設(shè)施建設(shè)。

企業(yè)檔案館要及時(shí)更新檔案管理建設(shè)設(shè)備，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)行提供物質(zhì)保障。首先，企業(yè)要為檔案館及時(shí)的積極的引進(jìn)一些操作便捷的先進(jìn)設(shè)備，建立起良好的檔案處理系統(tǒng)；其次，為了保證檔案信息的安全，還要為企業(yè)檔案館引進(jìn)計(jì)算機(jī)輔助系統(tǒng)；最后，企業(yè)檔案館內(nèi)部應(yīng)定時(shí)清查，及時(shí)淘汰舊的檔案設(shè)備。

4.健全組織領(lǐng)導(dǎo)部門，提高檔案管理人員整體水平。

檔案建設(shè)離不開一支精英隊(duì)伍的支持，因此企業(yè)首先要建立起一支適應(yīng)現(xiàn)代化的工作人員隊(duì)伍，為檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)行提供人才保障。首先，企業(yè)檔案館要提升檔案管理人員的準(zhǔn)入門檻，在人員選拔上注重對(duì)他們專業(yè)知識(shí)以及工作經(jīng)驗(yàn)的考察，從源頭上提升檔案管理建設(shè)隊(duì)伍的整體素質(zhì)；其次，企業(yè)管理部門要加強(qiáng)對(duì)檔案建設(shè)工作人員的任職教育培訓(xùn)，經(jīng)常性地組織一些講座，或者是新老工作人員之間的經(jīng)驗(yàn)交流座談會(huì)，使一些新入職人員能夠在前輩那里學(xué)習(xí)并借鑒一些好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高檔案處理人員的思想素質(zhì)和業(yè)務(wù)水平；再次，企業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)積極對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)知識(shí)考核，確保其專業(yè)能力過關(guān)；最后，企業(yè)管理部門要對(duì)一些不能勝任檔案管理建設(shè)要求工作的工作人員進(jìn)行及時(shí)教育，防患于未然。

四、結(jié)語

檔案館的創(chuàng)新管理與建設(shè)現(xiàn)代化程度的高低既是對(duì)工作人員素質(zhì)和能力的一種考驗(yàn)，又是對(duì)檔案處理精益求精的具體體現(xiàn)，只有檔案管理建設(shè)現(xiàn)代化水平提高了，才能真正達(dá)到服務(wù)社會(huì)的作用。但是從目前來看，由于種種因素導(dǎo)致我國(guó)檔案管理建設(shè)的現(xiàn)代化進(jìn)程較為緩慢。因此，企業(yè)檔案館的工作人員必須從原因著手，采取一系列具有針對(duì)性的措施，做好檔案建設(shè)工作。

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