淺談國有企業(yè)檔案的管理現(xiàn)狀及對策

譚潭

摘 要：檔案管理是國有企業(yè)自身管理工作的重要組成部分。我們應該從更加科學的角度入手，積極有效地做好創(chuàng)新和嘗試，對于以往檔案管理工作開展中的不足和問題進行客觀分析，提出科學有效的應對策略，更好地適應新時期國有企業(yè)經(jīng)營管理需求，服務于國有企業(yè)的發(fā)展。

關鍵詞：國有企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀；對策

隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，國有企業(yè)在社會經(jīng)濟發(fā)展當中的作用越來越明顯，在國有企業(yè)進行經(jīng)濟發(fā)展及管理過程中，會形成大量的信息資料數(shù)據(jù)，成為構成國有企業(yè)檔案的重要部分，這些檔案信息是對國有企業(yè)發(fā)展的重要見證，同時也對國有企業(yè)發(fā)展具有很強的指導作用。提高國有企業(yè)檔案管理水平，加強檔案的開發(fā)利用對于國有企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。國有企業(yè)必須要高度重視檔案管理工作，做好國有企業(yè)檔案管理工作，為提高企業(yè)發(fā)展提供服務和支持，以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。

1 國有企業(yè)檔案管理概述

企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各類文件材料。國有企業(yè)檔案是對國有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進行的記錄，它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容，也包括企業(yè)的管理、財務、人事等其他活動的內(nèi)容，如文書檔案、技術檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等，真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術引進、產(chǎn)品研制、市場營銷、經(jīng)營決策以及財會、人事管理等方面的活動。

2 國有企業(yè)檔案管理的重要作用

2.1 國企檔案是國企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源

我們正處于知識經(jīng)濟和信息時代，信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源，檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分，國企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗，能夠為未來企業(yè)決策提供歷史依據(jù)，為企業(yè)提高市場競爭力提供有力支持。國有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整和提高經(jīng)濟效益的決策中都離不開對企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析，而企業(yè)檔案是實現(xiàn)這種決策可行性預測和分析的基礎依據(jù)。

2.2 國企檔案是國企獨特的無形資產(chǎn)

國有企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價值，特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、技術引進和改造、產(chǎn)品銷售等方面，這種潛在價值需要借助人們對檔案的利用才能更好地體現(xiàn)出來。結合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際，管理者可有效運用檔案信息，產(chǎn)生間接的企業(yè)價值和管理效益。因此國企檔案是國有企業(yè)管理運營獨特的無形資產(chǎn)。

2.3 國企檔案可為工作需要和解決實際問題提供歷史證明

國企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的所有文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等，都是對企業(yè)發(fā)展完整和真實的記錄。對國企檔案中收集的資料和蘊藏的信息進行分析，總結企業(yè)發(fā)展過程中遇到的問題、采取的應對措施以及管理中出現(xiàn)的失誤等，能夠借鑒學習歷史發(fā)展經(jīng)驗，避免相同問題的再次發(fā)生，為后期工作需要提供必要的歷史證明。

3 國有企業(yè)檔案管理中存在的不足

3.1 對企業(yè)檔案管理不夠重視

隨著國家推行國有企業(yè)體制改革，國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)生較大改變，檔案管理也隨之發(fā)生變化。前期國企檔案管理歸屬行政檔案管理部門，但卻沒有得到足夠的重視，也沒有進行相應的改革，導致現(xiàn)在國企檔案管理的方法、模式并不能適應企業(yè)發(fā)展要求，并在檔案管理過程中出現(xiàn)部分遺留問題。另外，很多國有企業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作的重要性沒有足夠認識，認為檔案管理就是對文件材料的整理統(tǒng)計，并未從中進行歸納總結和數(shù)據(jù)分析。這就導致在企業(yè)實際發(fā)展過程中，檔案管理人員不夠重視檔案管理工作，該工作無法得到相應的技術保障，也不好追究檔案管理工作的失誤或責任。

3.2 檔案管理人員缺乏

國有企業(yè)在發(fā)展過程中，負責檔案管理的人員更換頻繁，使前后人員更替的交接不夠明確和清晰，造成檔案整理和管理的混亂，還容易造成國企資料的丟失和損壞，基建圖紙存檔不及時、企業(yè)發(fā)展資料缺失等，都會導致檔案管理質(zhì)量不高，嚴重制約了國企檔案管理的發(fā)展。另外，國企中的檔案管理人員不一定是專業(yè)檔案管理人才，一般都是由行政人員兼任，對檔案管理知識缺乏了解，不能明確國企發(fā)展檔案管理需要歸檔的內(nèi)容和資料，使檔案資料內(nèi)容不標準、不完整、不規(guī)范，不能提供有效的信息。

3.3 沒有完善的檔案管理機制

國有企業(yè)檔案管理在實際工作中存在管理不系統(tǒng)、不正規(guī)的現(xiàn)象，很多需要歸檔整理的內(nèi)容并未明確，也沒有建立規(guī)范的檔案管理制度，導致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標準上比較混亂，不便于檔案內(nèi)容的補充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時收集的資料不能及時交到檔案管理人員處，造成前期資料流失較多，或者檔案管理人員對檔案整理的流程不熟悉，導致最后的檔案個人資料信息不全面、不真實、混亂，缺乏對資料的鑒別能力。沒有完善的管理機制也意味著不能準確歸責到人，出現(xiàn)問題時不能及時找到錯漏的地方。

4 提高國企檔案管理工作水平的措施

4.1 完善規(guī)章制度，實行規(guī)范化管理

如果缺少了合理的管理制度，任何工作都難以開展。完善規(guī)章制度是做好國有企業(yè)檔案管理的前提和關鍵。因此，應該建立科學合理的檔案管理工作規(guī)章制度和監(jiān)督考核辦法，通過規(guī)章制度來實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化，通過規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的管理工作。在檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面嚴格按照國家關于檔案的著錄標準，統(tǒng)一歸置檔案，禁止任何人或組織私自留存檔案，同時，努力改善檔案管理人員的收入和地位，提高他們的工作積極性，最大限度地維持檔案管理部門的人員穩(wěn)定。

4.2 加強培訓，提高企業(yè)檔案管理人員工作水平

檔案管理工作的專業(yè)性很強，因此，必須加強對國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務培訓，幫助檔案管理人員形成良好的職業(yè)操守和過硬的檔案管理能力，能夠運用專業(yè)的檔案管理知識對檔案進行有效管理。在培訓之后還需要對檔案管理人員的培訓成果進行專門考核，將考核成績與收入掛鉤，以此激勵他們更加努力、更加積極地參與培訓，表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員將獲得獎勵，從多方面入手，提升管理人員對檔案管理的重視程度。

4.3 積極推進信息化建設

國有企業(yè)檔案管理工作壓力較大，我們應該積極引入信息化建設，打造信息化的檔案管理體系平臺，通過新技術的應用，實現(xiàn)對整體檔案管理體系的全面創(chuàng)新。信息化建設推進中，應該結合企業(yè)自身的經(jīng)營管理需求和業(yè)務特點，有側重地進行構建。對檔案管理信息化來說，技術方面的有效支持是必不可少的。我們要科學分析檔案信息化管理對于技術方面的實際需求，積極引入各類先進技術，讓整個信息化優(yōu)勢和特點得到更好的體現(xiàn)，彌補目前檔案管理工作中質(zhì)量和效率方面的缺失和不足。

4.4 強化對檔案資源的利用

檔案是對歷史的真實記錄，查看檔案能有效了解企業(yè)的發(fā)展信息，國企檔案管理部門應強化對檔案資料的利用，定期對檔案進行整理，開展專項會議對過去的檔案內(nèi)容進行探討，歸納總結以往出現(xiàn)的檔案管理問題或企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯誤和事故，為未來企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗和教訓，防止類似問題的再次發(fā)生。

5 結束語

對于國有企業(yè)來說，檔案本身對于企業(yè)的發(fā)展歷程進行全面的記錄，同時也是當前國有企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等多方面信息記錄的重要載體。在當前國有企業(yè)發(fā)展的過程中，檔案管理工作的開展是非常重要的。檔案管理工作能否確保有效地開展落實，這對國有企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、決策管理、經(jīng)營生產(chǎn)等多方面都會產(chǎn)生很大的影響。我們應該從創(chuàng)新管理的角度，關注如何更好地適應新時期的工作需求，讓檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務。

參考文獻

[1]王詩月.如何做好國有企業(yè)人事檔案管理[J].企業(yè)改革與管理，2017，01：84-85.

[2]艾迎東，季健.淺析國有企業(yè)檔案管理存在的缺陷、不足及應對措施[J].黑龍江檔案，2017，02：87.

[3]李博.關于國有企業(yè)檔案管理的相關思考[J].現(xiàn)代國企研究，2017，12：23.

[4]莊禹，韓振峰.當前國有企業(yè)人事檔案管理工作存在的問題及對策探究[J].人才資源開發(fā)，2017，08：40-41.