譚潭
摘 要:檔案管理是國有企業(yè)自身管理工作的重要組成部分。我們應該從更加科學的角度入手,積極有效地做好創(chuàng)新和嘗試,對于以往檔案管理工作開展中的不足和問題進行客觀分析,提出科學有效的應對策略,更好地適應新時期國有企業(yè)經(jīng)營管理需求,服務于國有企業(yè)的發(fā)展。
關鍵詞:國有企業(yè);檔案管理;現(xiàn)狀;對策
隨著社會主義市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展,國有企業(yè)在社會經(jīng)濟發(fā)展當中的作用越來越明顯,在國有企業(yè)進行經(jīng)濟發(fā)展及管理過程中,會形成大量的信息資料數(shù)據(jù),成為構成國有企業(yè)檔案的重要部分,這些檔案信息是對國有企業(yè)發(fā)展的重要見證,同時也對國有企業(yè)發(fā)展具有很強的指導作用。提高國有企業(yè)檔案管理水平,加強檔案的開發(fā)利用對于國有企業(yè)的發(fā)展具有重要意義。國有企業(yè)必須要高度重視檔案管理工作,做好國有企業(yè)檔案管理工作,為提高企業(yè)發(fā)展提供服務和支持,以促進企業(yè)經(jīng)濟發(fā)展。
1 國有企業(yè)檔案管理概述
企業(yè)檔案是企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各類文件材料。國有企業(yè)檔案是對國有企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營、銷售、研發(fā)和管理等各方面內(nèi)容進行的記錄,它既包括企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動內(nèi)容,也包括企業(yè)的管理、財務、人事等其他活動的內(nèi)容,如文書檔案、技術檔案、經(jīng)濟管理檔案、專利檔案、商標檔案、財會檔案、人事檔案等,真實全面地記錄了企業(yè)在行政管理、技術引進、產(chǎn)品研制、市場營銷、經(jīng)營決策以及財會、人事管理等方面的活動。
2 國有企業(yè)檔案管理的重要作用
2.1 國企檔案是國企發(fā)展的重要戰(zhàn)略資源
我們正處于知識經(jīng)濟和信息時代,信息已成為比資產(chǎn)更為重要的戰(zhàn)略資源。檔案是一種重要的信息資源,檔案管理工作已成為信息產(chǎn)業(yè)的組成部分,國企檔案積累了企業(yè)發(fā)展過程中的歷史經(jīng)驗,能夠為未來企業(yè)決策提供歷史依據(jù),為企業(yè)提高市場競爭力提供有力支持。國有企業(yè)在深化改革、產(chǎn)業(yè)結構調(diào)整和提高經(jīng)濟效益的決策中都離不開對企業(yè)發(fā)展歷史和現(xiàn)狀的分析,而企業(yè)檔案是實現(xiàn)這種決策可行性預測和分析的基礎依據(jù)。
2.2 國企檔案是國企獨特的無形資產(chǎn)
國有企業(yè)檔案本身就具有一定的潛在價值,特別是在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營、產(chǎn)品研發(fā)、技術引進和改造、產(chǎn)品銷售等方面,這種潛在價值需要借助人們對檔案的利用才能更好地體現(xiàn)出來。結合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營實際,管理者可有效運用檔案信息,產(chǎn)生間接的企業(yè)價值和管理效益。因此國企檔案是國有企業(yè)管理運營獨特的無形資產(chǎn)。
2.3 國企檔案可為工作需要和解決實際問題提供歷史證明
國企檔案包括了企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的所有文書資料、基建圖紙、財務報表、人事檔案、信用憑證等,都是對企業(yè)發(fā)展完整和真實的記錄。對國企檔案中收集的資料和蘊藏的信息進行分析,總結企業(yè)發(fā)展過程中遇到的問題、采取的應對措施以及管理中出現(xiàn)的失誤等,能夠借鑒學習歷史發(fā)展經(jīng)驗,避免相同問題的再次發(fā)生,為后期工作需要提供必要的歷史證明。
3 國有企業(yè)檔案管理中存在的不足
3.1 對企業(yè)檔案管理不夠重視
隨著國家推行國有企業(yè)體制改革,國有企業(yè)經(jīng)營發(fā)生較大改變,檔案管理也隨之發(fā)生變化。前期國企檔案管理歸屬行政檔案管理部門,但卻沒有得到足夠的重視,也沒有進行相應的改革,導致現(xiàn)在國企檔案管理的方法、模式并不能適應企業(yè)發(fā)展要求,并在檔案管理過程中出現(xiàn)部分遺留問題。另外,很多國有企業(yè)檔案管理人員對檔案管理工作的重要性沒有足夠認識,認為檔案管理就是對文件材料的整理統(tǒng)計,并未從中進行歸納總結和數(shù)據(jù)分析。這就導致在企業(yè)實際發(fā)展過程中,檔案管理人員不夠重視檔案管理工作,該工作無法得到相應的技術保障,也不好追究檔案管理工作的失誤或責任。
3.2 檔案管理人員缺乏
國有企業(yè)在發(fā)展過程中,負責檔案管理的人員更換頻繁,使前后人員更替的交接不夠明確和清晰,造成檔案整理和管理的混亂,還容易造成國企資料的丟失和損壞,基建圖紙存檔不及時、企業(yè)發(fā)展資料缺失等,都會導致檔案管理質(zhì)量不高,嚴重制約了國企檔案管理的發(fā)展。另外,國企中的檔案管理人員不一定是專業(yè)檔案管理人才,一般都是由行政人員兼任,對檔案管理知識缺乏了解,不能明確國企發(fā)展檔案管理需要歸檔的內(nèi)容和資料,使檔案資料內(nèi)容不標準、不完整、不規(guī)范,不能提供有效的信息。
3.3 沒有完善的檔案管理機制
國有企業(yè)檔案管理在實際工作中存在管理不系統(tǒng)、不正規(guī)的現(xiàn)象,很多需要歸檔整理的內(nèi)容并未明確,也沒有建立規(guī)范的檔案管理制度,導致檔案在資料收集、整理方式和歸檔標準上比較混亂,不便于檔案內(nèi)容的補充、變更、分析整理和后期的資料查找。有時收集的資料不能及時交到檔案管理人員處,造成前期資料流失較多,或者檔案管理人員對檔案整理的流程不熟悉,導致最后的檔案個人資料信息不全面、不真實、混亂,缺乏對資料的鑒別能力。沒有完善的管理機制也意味著不能準確歸責到人,出現(xiàn)問題時不能及時找到錯漏的地方。
4 提高國企檔案管理工作水平的措施
4.1 完善規(guī)章制度,實行規(guī)范化管理
如果缺少了合理的管理制度,任何工作都難以開展。完善規(guī)章制度是做好國有企業(yè)檔案管理的前提和關鍵。因此,應該建立科學合理的檔案管理工作規(guī)章制度和監(jiān)督考核辦法,通過規(guī)章制度來實現(xiàn)檔案管理工作的規(guī)范化,通過規(guī)章制度規(guī)范檔案管理人員的管理工作。在檔案的收集、整理、歸檔、保管等方面嚴格按照國家關于檔案的著錄標準,統(tǒng)一歸置檔案,禁止任何人或組織私自留存檔案,同時,努力改善檔案管理人員的收入和地位,提高他們的工作積極性,最大限度地維持檔案管理部門的人員穩(wěn)定。
4.2 加強培訓,提高企業(yè)檔案管理人員工作水平
檔案管理工作的專業(yè)性很強,因此,必須加強對國有企業(yè)檔案管理人員的業(yè)務培訓,幫助檔案管理人員形成良好的職業(yè)操守和過硬的檔案管理能力,能夠運用專業(yè)的檔案管理知識對檔案進行有效管理。在培訓之后還需要對檔案管理人員的培訓成果進行專門考核,將考核成績與收入掛鉤,以此激勵他們更加努力、更加積極地參與培訓,表現(xiàn)優(yōu)秀的檔案管理人員將獲得獎勵,從多方面入手,提升管理人員對檔案管理的重視程度。
4.3 積極推進信息化建設
國有企業(yè)檔案管理工作壓力較大,我們應該積極引入信息化建設,打造信息化的檔案管理體系平臺,通過新技術的應用,實現(xiàn)對整體檔案管理體系的全面創(chuàng)新。信息化建設推進中,應該結合企業(yè)自身的經(jīng)營管理需求和業(yè)務特點,有側重地進行構建。對檔案管理信息化來說,技術方面的有效支持是必不可少的。我們要科學分析檔案信息化管理對于技術方面的實際需求,積極引入各類先進技術,讓整個信息化優(yōu)勢和特點得到更好的體現(xiàn),彌補目前檔案管理工作中質(zhì)量和效率方面的缺失和不足。
4.4 強化對檔案資源的利用
檔案是對歷史的真實記錄,查看檔案能有效了解企業(yè)的發(fā)展信息,國企檔案管理部門應強化對檔案資料的利用,定期對檔案進行整理,開展專項會議對過去的檔案內(nèi)容進行探討,歸納總結以往出現(xiàn)的檔案管理問題或企業(yè)發(fā)展過程中出現(xiàn)的錯誤和事故,為未來企業(yè)發(fā)展和員工提供經(jīng)驗和教訓,防止類似問題的再次發(fā)生。
5 結束語
對于國有企業(yè)來說,檔案本身對于企業(yè)的發(fā)展歷程進行全面的記錄,同時也是當前國有企業(yè)自身生產(chǎn)、經(jīng)營、管理等多方面信息記錄的重要載體。在當前國有企業(yè)發(fā)展的過程中,檔案管理工作的開展是非常重要的。檔案管理工作能否確保有效地開展落實,這對國有企業(yè)的戰(zhàn)略發(fā)展、決策管理、經(jīng)營生產(chǎn)等多方面都會產(chǎn)生很大的影響。我們應該從創(chuàng)新管理的角度,關注如何更好地適應新時期的工作需求,讓檔案管理工作更好地為企業(yè)發(fā)展提供服務。
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