檔案信息化管理中紙質(zhì)檔案的重要性分析

黃歡歡

摘 要：檔案材料主要是用來記錄檔案信息的，大部分檔案材料還具有一定證明作用，在引進(jìn)了信息化技術(shù)之后，我國的檔案行業(yè)也迎來了信息化變革活動，原有的常規(guī)檔案管理系統(tǒng)被轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒墓芾硐到y(tǒng)，越來越多的檔案材料被數(shù)據(jù)化，電子檔案對原來的紙質(zhì)檔案進(jìn)行了取代，一部分管理人員過度依賴電子檔案，然而紙質(zhì)檔案在現(xiàn)代檔案系統(tǒng)中仍舊不可取代，本文對檔案管理系統(tǒng)信息化進(jìn)程中的紙質(zhì)型檔案材料的價值加以闡釋。

關(guān)鍵詞：檔案信息化；管理系統(tǒng)；紙質(zhì)檔案；重要性

信息化技術(shù)在滲入到我國的檔案行業(yè)之中，給其帶去了諸多積極可喜的改變，電子檔案對紙質(zhì)型檔案的缺陷進(jìn)行填補(bǔ)，節(jié)省了檔案存儲需要的紙質(zhì)資源，同時還能加強(qiáng)檔案保管系統(tǒng)的安全性，提升檔案處理工作的工作效率，甚至還賦予了檔案信息一些全新的價值，將一些新型檔案應(yīng)用活動帶入到檔案管理部門中，然而紙質(zhì)檔案在檔案管理系統(tǒng)中的作用仍舊是不可取代的，管理者仍舊需要給紙質(zhì)檔案選出合適的處理方法。

1 紙質(zhì)檔案概述

1.1 原始憑證性

紙質(zhì)檔案的記錄是對于歷史發(fā)生時間的正式記錄，是由文字直接形成的檔案，所以可以更加準(zhǔn)確客觀的表達(dá)一個時間，更加容易讓人信服，也更加容易使人們接受其內(nèi)容。紙質(zhì)檔案作為信息的主要載體，是在特殊條件下通過特殊的管理人員制成的檔案，其原始憑證性也就更好。

1.2 依附性極強(qiáng)

在紙質(zhì)檔案中，信息以及載體較為統(tǒng)一，保證了信息的原始性，所以更加能保證檔案記錄資料的真實(shí)性。在檔案存儲信息的可靠性與紙質(zhì)存儲介質(zhì)的依附性上表現(xiàn)良好。并且由于信息與載體密不可分，所以在修改上較為困難，保證了信息的穩(wěn)定性，是信息與載體得到了充分的結(jié)合，并且在對于檔案信息進(jìn)行利用的時候，只有按照載體記錄的文字以及圖表等進(jìn)行信息的獲取，實(shí)現(xiàn)信息的應(yīng)用。

1.3 耐久性相對比較強(qiáng)

在紙質(zhì)檔案信息進(jìn)行存儲的時候，其可存儲時間較長，不會輕易受到損傷，可以進(jìn)行長時間的保存。雖然紙質(zhì)檔案在一定情況下也會存在水解以及氧化問題，但是只要在進(jìn)行保管的過程中較少其化學(xué)反應(yīng)發(fā)生條件，就可以很好地確保紙質(zhì)檔案的使用壽命。

2 紙質(zhì)檔案的重要性分析

2.1 確保檔案的安全性

用計算機(jī)設(shè)備來保存檔案信息可以節(jié)省紙質(zhì)檔案材料占用的空間，但是應(yīng)用這種方式儲存檔案信息會給檔案部門帶來信息安全問題，在傳遞與儲存檔案信息時，信息的持有者可以直接無痕跡地更改信息，同時當(dāng)存儲設(shè)備出現(xiàn)故障之后，信息會被遺失，即使設(shè)置了信息安全防護(hù)系統(tǒng)，也難以全面控制檔案信息安全問題，而紙質(zhì)檔案就會出現(xiàn)這一類安全問題，我國的檔案管理人員管理紙質(zhì)檔案的時間比較長，管理經(jīng)驗(yàn)極為豐富，可利用的安全管理模式也極為可靠，一般情況下，存在價值的紙質(zhì)檔案并不會出現(xiàn)被遺棄的問題。

2.2 保障檔案材料的真實(shí)性

紙質(zhì)檔案可以被當(dāng)做原始憑證使用，在特殊的情況下，紙質(zhì)檔案還可以被當(dāng)做法律憑證材料使用，受到紙質(zhì)檔案的載體的影響，如果更改檔案信息，就會留下痕跡，因此可知紙質(zhì)檔案比電子檔案更具安全保障性。

紙質(zhì)檔案的真實(shí)性和法律效力比電子檔案要高出很多。在檔信息化管理過程中，因?yàn)檎鎸?shí)性在電子檔案中的難以確定性，對于那些比較重要的文件檔案，若利用電子文檔，就需要保存原始紙質(zhì)檔案來使其真實(shí)性和法律效力有可靠的保證。在計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，面對檔案應(yīng)用空間和種類急劇擴(kuò)大的現(xiàn)實(shí)情況，這種做法對于有效保存和發(fā)揮紙質(zhì)檔案的原始憑證作用有著極其重要的作用。

2.3 延長檔案信息的存留時間

一旦用于儲存電子檔案信息的電子設(shè)備出現(xiàn)了故障，僅僅憑借現(xiàn)有的技術(shù)很難將檔案 材料完整地復(fù)原，電子檔案信息可以依存的載體比較多，相對其受到的技術(shù)性限制也比較多，其保存時間與存儲設(shè)備具有一致性，從保存時間這個角度來看，紙質(zhì)檔案雖然也會受到所處保存環(huán)境的影響，但是如果在合適的儲存條件下，其儲存時間也能夠被延長，因此可明確紙質(zhì)檔案的穩(wěn)定性也更強(qiáng)。

在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理的時候，管理手段較為落后，電子檔案在進(jìn)行管理和利用的時候應(yīng)用計算機(jī)就可以完成，所以就更加顯得紙質(zhì)檔案管理的落后。在進(jìn)行紙質(zhì)檔案管理時，需要占用的空間較大，并且在借閱以及記錄的時候很不方便，在現(xiàn)階段的管理模式也不能滿足社會需求。

3 管理紙質(zhì)檔案的可靠方法

3.1 改變管理人員原有的管理觀念

如果想要使紙質(zhì)檔案在檔案系統(tǒng)中繼續(xù)發(fā)揮出作用，只應(yīng)用傳統(tǒng)的管理方法并不能滿足紙質(zhì)檔案的管理需求，管理者需要改變管理理念，重新認(rèn)知紙質(zhì)檔案的應(yīng)用價值，還要積極學(xué)習(xí)多種類型的檔案材料的管理方法，學(xué)會將各類檔案材料結(jié)合應(yīng)用，獨(dú)立解決檔案處理工作中的各種問題，在工作中應(yīng)用創(chuàng)新型的檔案管理方法，使多種類型的檔案的價值均可以被呈現(xiàn)，同時給自己設(shè)置更為嚴(yán)格的工作要求。

3.2 革新當(dāng)前的紙質(zhì)檔案的管理制度

檔案信息化管理離不開與計算機(jī)技術(shù)的結(jié)合。數(shù)據(jù)的質(zhì)量決定著檔案信息的質(zhì)量，合格的數(shù)據(jù)格式必須將相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)建立和完善。同時，還要推進(jìn)新型檔案信息載體存貯格式與轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)、多媒體設(shè)備標(biāo)準(zhǔn)等項目。因此，必須將完善的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與制度建立起來，進(jìn)一步規(guī)范電子檔案和紙質(zhì)檔案工作。

4 結(jié)束語

本文以紙質(zhì)檔案這種檔案管理部門的常見材料為研究核心，從其獨(dú)具的優(yōu)點(diǎn)入手，重點(diǎn)介紹了其重要性，很多管理人員過度忽視紙質(zhì)檔案，并沒有給紙質(zhì)檔案提供合適的管理方法，導(dǎo)致紙質(zhì)檔案被破壞，其原有的價值也無法展現(xiàn)，紙質(zhì)檔案的很多價值是電子檔案不具有的，管理者需要對過去采納的紙質(zhì)檔案管理手段進(jìn)行適當(dāng)改進(jìn)，應(yīng)用各種新型方法來解決現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案管理問題，通過將電子檔案與紙質(zhì)檔案兩種管理對象結(jié)合，來保障檔案管理體系的完整性。

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