試論城市管理檔案歸檔整理問題與對策

郝敬運(yùn)

摘 要：城市管理檔案也叫做城管檔案，是我國檔案體系的核心部分，直接反映了城市管理水平的高低和城市歷史方面的信息價(jià)值。然而，在日常的城市管理檔案工作中存在許多問題，特別是檔案歸檔整理問題。本文主要闡述了城市管理檔案的必要性，對城市管理檔案歸檔整理中遇到的問題進(jìn)行研究，針對問題，找到解決城市管理檔案歸檔整理問題的對策。

關(guān)鍵詞：城市管理檔案；歸檔整理；問題對策

檔案指的是國家機(jī)構(gòu)，社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中形成有價(jià)值的歷史信息。隨著我國現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)以及城市化進(jìn)程的逐漸發(fā)展，擴(kuò)大了城市規(guī)模，在城市管理當(dāng)中形成了各種各樣的檔案，從而成為城市管理檔案中的重要部分。城市管理檔案指的是在城市管理活動(dòng)中形成具有保護(hù)價(jià)值的城市管理活動(dòng)歷史信息。在城市管理與發(fā)展過程中，城市管理檔案起著決定性作用，是城市各項(xiàng)管理工作的參考依據(jù)，直接反映了城市管理水平的高低。

1.城市管理檔案的必要性

城市管理檔案是記錄城市以往管理工作的歷史信息，真實(shí)完整的城市管理檔案能夠?yàn)闄C(jī)關(guān)單位提供便利，是重要的參考依據(jù)。在對城市管理檔案進(jìn)行調(diào)研的工程中，能夠進(jìn)一步對城市管理工作的內(nèi)部規(guī)律進(jìn)行研究，為城市管理工作的發(fā)展提供方便。隨著我國現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)以及城市化進(jìn)程的不斷發(fā)展，人口數(shù)量和城市規(guī)模逐漸增多，同時(shí)也加大了城市管理檔案的工作難度。面對這樣的發(fā)展?fàn)顩r，城市檔案管理就顯得尤為重要，成為解決我國城市問題，提高城市管理水平，引領(lǐng)城市發(fā)展的重要參考依據(jù)。

2.城市管理檔案歸檔整理中遇到的問題

現(xiàn)階段，城管局跟進(jìn)的工作內(nèi)容包括收集城市管理檔案以及歸檔整理。城市管理中負(fù)責(zé)綜合行政執(zhí)法的部門是城管局，融合了之前的城管辦以及聯(lián)合執(zhí)法大隊(duì)。在城管工作當(dāng)中，城市管理檔案一直是一項(xiàng)非常重要的工作，但是其工作內(nèi)容復(fù)雜，工作人員檔案管理思想較低，從而加大了城管工作的難度。對城市管理檔案工作的重視度不夠，使得城市管理檔案工作一直處于被動(dòng)狀態(tài)，在收集檔案，歸檔整理，存儲(chǔ)以及編排方面存在一些問題，特別是城市管理檔案歸檔整理問題。檔案管理最重要的階段就是歸檔整理工作，是檔案管理工作的前提基礎(chǔ)。在檔案歸檔整理過程中，必須遵循相應(yīng)的規(guī)定和制度，對于那些分散需要整理的檔案進(jìn)行分類編排。如今，城市管理檔案在歸檔整理過程中，存在一些問題，主要包括裝訂檔案，分類檔案和編排檔案，而分類檔案是出現(xiàn)問題最多的過程。在分類檔案上，沒有按照實(shí)際工作狀況對分類檔案進(jìn)行合理制定，像一些即使用機(jī)構(gòu)又使用問題的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行分類是比較常見的，使用交叉分類標(biāo)準(zhǔn)，會(huì)讓檔案文件歸檔的非常散亂，對文件的檢全率帶來一定影響。在相關(guān)文件規(guī)則體系中，歸檔文件的方法有三類，保管期限-年度-機(jī)構(gòu)、保管期限-年度-問題以及保管期限-年度，但在實(shí)際的歸檔文件分類中，利用級次分類法，收文發(fā)文分類法以及文號分類法的次數(shù)較多，這些分類方法不存在統(tǒng)一性，在反映歸檔文件的歷史聯(lián)系、形成規(guī)律和文件內(nèi)容上有一些問題，給文件檢索和存儲(chǔ)帶來難度。在歸檔文件的編排問題上，相關(guān)文件規(guī)則體系中指出，歸檔文件要在分類方案最低一級的類目上，按照事由根據(jù)時(shí)間進(jìn)行編排。然而在日常工作中，普遍存在按文號排列，問題排列等現(xiàn)象，增加了歸檔文件和整理文件的難度。

3.歸檔整理問題的因素研究

任何問題的發(fā)生都是有原因的，城市管理檔案歸檔整理問題也是一樣的，只有進(jìn)一步研究探討問題的起因，才能找到合理的解決對策。對城市管理檔案歸檔整理問題來講，究其根本就是檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)水平較低，另外，管理者對檔案工作的重視度不夠也是其主要因素。城市管理檔案的專業(yè)性較強(qiáng)，在整理檔案的過程中，特別是對檔案的分類上，是體現(xiàn)城市管理檔案專業(yè)性的重要環(huán)節(jié)。現(xiàn)如今，城管系統(tǒng)內(nèi)的檔案管理工作處于粗放型管理狀態(tài)，離專業(yè)化管理水平相差甚遠(yuǎn)。大部分檔案工作人員都是兼職，沒有設(shè)立專門的檔案員部門，即使有專門的檔案員部門，也沒有檔案專業(yè)高等教育水平的優(yōu)秀人才。缺少專業(yè)的檔案人才，致使城管檔案管理工作一直處于落后狀態(tài)。一旦不加強(qiáng)管理，提高專業(yè)化管理水平，就會(huì)嚴(yán)重影響城管檔案管理工作的可持續(xù)發(fā)展。缺少專業(yè)的城管檔案管理人才，致使城管檔案管理的各項(xiàng)制度的建立缺少專業(yè)的引導(dǎo)。例如，由于缺少專業(yè)的管理人員，使得分類檔案不能合理擬定，不能結(jié)合單位的實(shí)際情況來對歸檔整理工作進(jìn)行規(guī)范，從而出現(xiàn)分類方法不明確，檔案保管期限設(shè)置的不合理現(xiàn)象發(fā)生。

4.解決城市管理檔案歸檔整理問題的對策

4.1積極引進(jìn)和設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員

引進(jìn)和設(shè)置專業(yè)的檔案管理人員既是兩件事情，也可融為一體?，F(xiàn)階段，大部分城管部門的檔案工作人員都是兼職，而后隨著城管檔案管理事務(wù)不斷加大，兼職檔案工作人員已經(jīng)不能適應(yīng)和滿足城管部門檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)要求，只有引起專業(yè)的檔案管理人員，才能滿足城管部門檔案管理工作的各項(xiàng)需求。與此同時(shí)，設(shè)置專門的崗位也是對檔案管理工作的重視，是引進(jìn)專業(yè)檔案管理人員的前提條件。要想引進(jìn)專業(yè)優(yōu)秀的檔案管理人員，就要從多方面去挖掘，從城管部門人力資源層面出發(fā)。另外，企業(yè)要加大對資金投入力度，提供更多的便利條件，定期組織員工進(jìn)行培訓(xùn)，提高自身的專業(yè)水平。只有這樣，才可以吸引綜合素質(zhì)高，專業(yè)水平強(qiáng)的檔案管理人員，更好的為城管部門檔案管理工作做貢獻(xiàn)，為城管檔案管理的可持續(xù)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.2定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)

定期組織檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高其自身的專業(yè)技能和文化知識，是減少檔案歸檔問題發(fā)生的關(guān)鍵方法。檔案管理人員應(yīng)加強(qiáng)學(xué)習(xí)《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》，對一些細(xì)節(jié)問題要重點(diǎn)掌握。培訓(xùn)的重點(diǎn)內(nèi)容要包括常用技巧和常見問題，少一些理論性的東西，加強(qiáng)實(shí)效性。定期組織培訓(xùn)，也可進(jìn)行外部培訓(xùn)，或邀請專業(yè)的學(xué)者專家進(jìn)行講座。

4.3制定合理的檔案分類方案

檔案歸檔整理的核心內(nèi)容就是檔案分類，對此，科學(xué)合理的制定檔案分類方案對檔案歸檔整理工作來講是非常重要的。檔案分類方案要結(jié)合國家檔案局在2006年推行的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》的標(biāo)準(zhǔn)和《文書檔案管理歸檔文件整理規(guī)則》進(jìn)行制定。要利用正確的分類方法對檔案進(jìn)行分類，明確城管局文件材料的歸檔范圍，精準(zhǔn)劃分檔案存儲(chǔ)的年限，使得檔案能夠真實(shí)反映出城管局的活動(dòng)狀況，保護(hù)城管局的歷史信息。要想制定合理的檔案分類方案，就要引進(jìn)專業(yè)的方案管理人員，了解城管局的工作性質(zhì)和工作流程。由于城管局檔案管理的專業(yè)水平，可以在制定檔案分類方案的過程中，請上級領(lǐng)導(dǎo)一同指揮監(jiān)督，一旦明確方案，文件的歸檔整理便可以按照整理規(guī)則實(shí)施。

5 結(jié)語

綜上所述，城市管理檔案也叫做城管檔案，是我國檔案體系的核心部分，直接反映了城市管理水平的高低和城市歷史方面的信息價(jià)值。創(chuàng)建檔案實(shí)體管理流程，使得檔案變得有序化，條理化是檔案歸檔整理工作的基本任務(wù)，為管理工作提供了嚴(yán)格有序的前提基礎(chǔ)。然而，在城市管理檔案歸檔整理過程中，還是存在一些問題，除了缺少專業(yè)的檔案管理人員以外，對檔案管理工作的不重視也是主要原因。對此，我國就要加強(qiáng)檔案管理工作的宣傳力度，提高城市管理檔案思想，為城市各項(xiàng)管理工作提供參考依據(jù)。

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