企業(yè)檔案信息化建設(shè)相關(guān)問(wèn)題探討

彭會(huì)

摘 要：在信息化建設(shè)的過(guò)程中，檔案信息化建設(shè)在其中占據(jù)著非常重要的一個(gè)地位，檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)不僅有利于全面開(kāi)發(fā)檔案信息資源，更有利于減少人工成本，提高企業(yè)檔案信息處理水平，增加企業(yè)盈利。本文將以企業(yè)檔案信息化建設(shè)為基礎(chǔ)，針對(duì)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的相關(guān)問(wèn)題提出具體的應(yīng)對(duì)措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè) 檔案信息化建設(shè) 問(wèn)題 對(duì)策

1 概述

檔案信息化工作作為企業(yè)信息化建設(shè)中的一個(gè)關(guān)鍵環(huán)節(jié)，其不僅是適應(yīng)時(shí)代社會(huì)發(fā)展的需要，更是促進(jìn)企業(yè)有效發(fā)展的重要途徑。與傳統(tǒng)的檔案館或者數(shù)字檔案館相比，檔案信息化建設(shè)具有明顯優(yōu)勢(shì)，其不僅可以實(shí)現(xiàn)信息的及時(shí)傳輸和充分的共享，更具有海量存儲(chǔ)、數(shù)字化資源豐富的特點(diǎn)。但就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中還存在著很多的問(wèn)題，而想要徹底解決這些問(wèn)題，就必須要緊跟時(shí)代發(fā)展形勢(shì)，更新企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)管理理念，創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案服務(wù)流程，充分結(jié)合企業(yè)的發(fā)展實(shí)際，積極引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，從多個(gè)方面更科學(xué)的實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。

2 企業(yè)檔案信息化建設(shè)中的問(wèn)題以及應(yīng)對(duì)措施

2.1 促進(jìn)檔案信息化建設(shè)體系的規(guī)范完善

隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的迅猛發(fā)展，國(guó)際國(guó)內(nèi)對(duì)檔案信息化建設(shè)越來(lái)越重視，就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)已經(jīng)出臺(tái)了一系列的檔案信息化管理制度、具體執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)以及管理規(guī)范，而作為我國(guó)相關(guān)企業(yè)，企業(yè)的檔案管理部門應(yīng)充分結(jié)合自身發(fā)展實(shí)際以及發(fā)展特點(diǎn)，盡可能的推動(dòng)其他配套管理規(guī)范細(xì)則的出臺(tái)。在具體的實(shí)際操作過(guò)程中，企業(yè)首先要以國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)為第一標(biāo)準(zhǔn)，國(guó)家、行業(yè)和地方標(biāo)準(zhǔn)為第二、第三標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考，并針對(duì)檔案信息的種類、范圍的不斷變化及時(shí)調(diào)整相關(guān)的適用標(biāo)準(zhǔn)。

2.2 構(gòu)建高質(zhì)量的檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)

檔案信息數(shù)字化以數(shù)據(jù)形式形成數(shù)據(jù)庫(kù)，其將會(huì)由傳統(tǒng)的線性、順序的紙張模式轉(zhuǎn)化為更直接的、網(wǎng)狀的計(jì)算機(jī)模式，這對(duì)數(shù)字信息的質(zhì)量提出了更高、更嚴(yán)格的要求。因此，高質(zhì)量的數(shù)據(jù)庫(kù)需要更準(zhǔn)確的數(shù)字信息、更規(guī)范的數(shù)據(jù)項(xiàng)目以及更完整的數(shù)字內(nèi)容。

同時(shí)，檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)工作需要以長(zhǎng)期的、充分的市場(chǎng)調(diào)研為基礎(chǔ)，并對(duì)現(xiàn)有的館藏檔案情況以及用戶的具體需求進(jìn)行全面的分析，以此為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)規(guī)劃工作，合理分類全文數(shù)據(jù)庫(kù)、文件級(jí)數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè)。除此以外，企業(yè)在構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)，應(yīng)要提高對(duì)數(shù)據(jù)檢查的準(zhǔn)確性，加強(qiáng)對(duì)著錄標(biāo)引等數(shù)據(jù)核對(duì)檢查，盡可能的提高數(shù)據(jù)的規(guī)范性、準(zhǔn)確性，根據(jù)企業(yè)發(fā)展特點(diǎn)，構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)質(zhì)量控制系統(tǒng)，并配備專業(yè)的數(shù)據(jù)信息審查人員，嚴(yán)格控制數(shù)據(jù)的質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)信息的正確率。

2.3 構(gòu)建功能多樣的數(shù)字檔案信息管理體系

為了更好的滿足市場(chǎng)的發(fā)展需求，企業(yè)需要構(gòu)建其功能更為多樣的、更為豐富的數(shù)字檔案信息管理系統(tǒng)，并要求數(shù)字檔案信息管理體系具有可全文檢索儲(chǔ)存、可擴(kuò)展靈活性管理以及檔案和文件統(tǒng)一管理等特點(diǎn)。因此，企業(yè)在構(gòu)建數(shù)字檔案信息管理體系時(shí)，為了增加系統(tǒng)功能的豐富性多樣性，就需要從以上的幾個(gè)特點(diǎn)著手，具體來(lái)說(shuō)：第一，在檔案信息化管理的背景之下，企業(yè)應(yīng)努力實(shí)現(xiàn)檔案、文件的統(tǒng)一化管理，在管理系統(tǒng)中體現(xiàn)檔案工作以及文件運(yùn)轉(zhuǎn)的需求，實(shí)現(xiàn)前端的控制工作，盡可能的實(shí)現(xiàn)電子文件到電子檔案歸檔過(guò)程的全程記錄跟蹤。第二，企業(yè)在發(fā)展的過(guò)程中會(huì)普遍存在具有多個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)的特點(diǎn)，因此，為了滿足各個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)的差異性特點(diǎn)，企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)需要具有可擴(kuò)展性和靈活性的特點(diǎn)，依據(jù)不同的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)系統(tǒng)隨時(shí)調(diào)整檔案管理的順序流程，以此來(lái)滿足企業(yè)不同檔案類型的需要，最大化的挖掘出信息資源的潛力。第三，加強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)的自動(dòng)化管理。在日常發(fā)展中，企業(yè)員工可以隨時(shí)查閱相關(guān)數(shù)據(jù)，系統(tǒng)根據(jù)數(shù)據(jù)信息自動(dòng)統(tǒng)計(jì)、生成相關(guān)報(bào)表，提高業(yè)務(wù)處理流程的自動(dòng)化。第四，努力實(shí)現(xiàn)檔案的全文檢索儲(chǔ)存。企業(yè)信息往往具有數(shù)量大、信息豐富多樣等特點(diǎn)，因此，為了滿足企業(yè)的發(fā)展需求，檔案管理除了需要將企業(yè)庫(kù)藏歷史檔案全面輸送到系統(tǒng)中之外，還需要將各個(gè)部門所形成的數(shù)據(jù)文件及時(shí)錄入到檔案信息系統(tǒng)中去，努力實(shí)現(xiàn)檔案全文的儲(chǔ)存和檢索。以此來(lái)增加信息的可利用性，信息利用者可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)隨時(shí)隨地的查閱企業(yè)全部的數(shù)據(jù)檔案信息，并通過(guò)系統(tǒng)的顯示簡(jiǎn)單明了的獲得自身所需要的數(shù)據(jù)信息，從而提高工作的效率和水平。

2.4 根據(jù)檔案實(shí)際利用情況確定數(shù)字化檔案范圍

企業(yè)在對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的過(guò)程中，可以成立專業(yè)的工作小組，并對(duì)檔案實(shí)際的利用情況進(jìn)行充分的調(diào)研，充分了解不同檔案的建立時(shí)間以及不同檔案的重要影響，以此來(lái)確定數(shù)字化檔案的范圍。企業(yè)在具體操作的過(guò)程中應(yīng)先對(duì)利用率高的、最重要的檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，再對(duì)較重要的檔案進(jìn)行處理，以“先急后緩”的態(tài)度來(lái)循序漸進(jìn)地處理檔案數(shù)字化工作，從而分散企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工的難度。同時(shí)，企業(yè)還應(yīng)重視影響范圍廣、形成時(shí)間早、保管期限長(zhǎng)的一些典型性的館藏檔案數(shù)字化處理工作，并做好檔案的登記工作，制定出科學(xué)的檔案數(shù)字化工作計(jì)劃表，要求工作人員要求按照工作計(jì)劃表實(shí)施，避免人員工作的主觀隨意性。

2.5 檔案信息化建設(shè)堅(jiān)持以人為本

檔案信息化建設(shè)主要宗旨是為了讓檔案信息更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)員工服務(wù)以及為人民大眾服務(wù)，因此，在檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中需要堅(jiān)持以人為本，以服務(wù)為信息化建設(shè)的主要目標(biāo)。具體來(lái)說(shuō)，在建設(shè)數(shù)字檔案館時(shí)應(yīng)要注重自身服務(wù)水平和信息管理水平的提高，堅(jiān)持為企業(yè)的各項(xiàng)科研建設(shè)和項(xiàng)目發(fā)展服務(wù)，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行科學(xué)決策提供強(qiáng)有力的支撐。同時(shí)，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，檔案信息化建設(shè)可以積極引進(jìn)先進(jìn)的管理技術(shù)，以更新的科學(xué)手段來(lái)改變?cè)械奈募z索、加工、接收、傳輸方式，在提高工作效率的同時(shí)保證信息的質(zhì)量，利用網(wǎng)絡(luò)互通、信息多媒體來(lái)提高信息便捷共享，打破信息共享的地域限制。當(dāng)然，工作人員在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)該充分了解企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求，以企業(yè)的實(shí)際需求作為建設(shè)的重要核心，注重對(duì)企業(yè)需求的預(yù)測(cè)評(píng)估，使得檔案信息化建設(shè)可以更好的為企業(yè)發(fā)展服務(wù)。

2.6 注重檔案信息化建設(shè)的安全性維護(hù)

檔案信息可以為企業(yè)的發(fā)展提供有力的數(shù)據(jù)支撐，且檔案因?yàn)樯婕暗狡髽I(yè)各個(gè)方面的信息，具有一定的保密性質(zhì)，信息一旦出現(xiàn)泄露情況，企業(yè)的發(fā)展很有可能受到嚴(yán)重的沖擊。因此，我國(guó)企業(yè)在進(jìn)行檔案信息化建設(shè)的過(guò)程中應(yīng)要提高對(duì)檔案信息的安全維護(hù)工作，在構(gòu)建檔案信息系統(tǒng)時(shí)應(yīng)提高系統(tǒng)對(duì)病毒的防御能力，提高系統(tǒng)的安全性。并聘請(qǐng)專業(yè)的技術(shù)人員來(lái)對(duì)檔案信息系統(tǒng)進(jìn)行定期的維護(hù)工作，以先機(jī)的技術(shù)和完善的管理制度來(lái)降低檔案信息化建設(shè)有可能遭遇的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，從而提高檔案信息的安全性和保密性。

3 結(jié)語(yǔ)

總的來(lái)說(shuō)，檔案信息化建設(shè)已經(jīng)是企業(yè)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展、增強(qiáng)自身市場(chǎng)核心競(jìng)爭(zhēng)力的重中之重，檔案信息化建設(shè)不僅有利于解放勞動(dòng)力，避免重復(fù)工作，降低企業(yè)的人工成本，更有利于提高企業(yè)對(duì)于檔案信息管理的效率和質(zhì)量，從而為企業(yè)發(fā)展助力。但就目前來(lái)說(shuō)，我國(guó)企業(yè)的檔案信息化建設(shè)進(jìn)程較為緩慢，信息化建設(shè)仍存在著很多的問(wèn)題，因此，本文主要從檔案信息標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建、檔案信息管理功能的擴(kuò)展、檔案系統(tǒng)的安全性提高、數(shù)字化管理體系的構(gòu)建以及信息化建設(shè)堅(jiān)持以人為本這六個(gè)方面提出了相關(guān)的思考，希望可以對(duì)我國(guó)企業(yè)進(jìn)行檔案信息化建設(shè)有所幫助。

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