檔案管理信息化探討

王紅崗

摘 要：檔案管理對(duì)于我國(guó)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展的作用主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面，首先它保存了我國(guó)各個(gè)階段的成功與失敗的資料，為我國(guó)今后的借鑒提供了真實(shí)的信息。其次，它還為我國(guó)各個(gè)地區(qū)的資源共享做出了貢獻(xiàn)。但是目前我國(guó)的檔案管理工作中卻仍然存在著不足之處，因此，加快檔案管理信息化建設(shè)，從而解決這些問(wèn)題勢(shì)在必行。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化

我國(guó)檔案信息化發(fā)展所經(jīng)歷的探索和發(fā)展，是緊隨信息技術(shù)的發(fā)展而進(jìn)行的，這個(gè)過(guò)程充滿挑戰(zhàn)，也充滿機(jī)遇，同時(shí)檔案管理人才在促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展中起到關(guān)鍵作用。我們需要做的是順應(yīng)時(shí)代潮流，客觀分析技術(shù)利弊，管理必須同步配套跟進(jìn)，才會(huì)推動(dòng)檔案事業(yè)不斷旺盛發(fā)展。

1 檔案管理信息化內(nèi)涵、特點(diǎn)及必要性

1.1 檔案管理信息化內(nèi)涵

檔案管理信息化的內(nèi)涵就是在國(guó)家檔案行政管理部門(mén)的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和提供利用服務(wù)。信息化充分體現(xiàn)在檔案管理工作中利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等對(duì)檔案資源進(jìn)行處理、管理、開(kāi)發(fā)等，將紙質(zhì)文件、聲像文件等傳統(tǒng)介質(zhì)文件和已歸檔保存的電子檔案，系統(tǒng)組織成具有有序結(jié)構(gòu)的檔案信息庫(kù)，達(dá)到為社會(huì)發(fā)展提供服務(wù)的功能目的。

1.2 檔案管理信息化的特點(diǎn)

檔案管理信息化具有如下的幾個(gè)特點(diǎn)：①具有檔案信息存儲(chǔ)、查取等自動(dòng)化功能。②檔案信息能夠?qū)崿F(xiàn)共享。③檔案信息化管理具有智能化特點(diǎn)。④檔案信息化管理實(shí)現(xiàn)社會(huì)化服務(wù)。

1.3 檔案管理信息化必要性

隨著社會(huì)不斷的發(fā)展，當(dāng)前已經(jīng)進(jìn)入了信息時(shí)代，知識(shí)爆炸式發(fā)展，高新技術(shù)的突飛猛進(jìn)等對(duì)檔案管理也提出了越來(lái)越高的要求，傳統(tǒng)的檔案管理模式主要是以手工為主，分類編目、檢索等工作都依靠手工完成，效率很低，當(dāng)前檔案信息量的急劇增加，種類繁多，紙質(zhì)的資料經(jīng)過(guò)查閱容易損壞、需要保存完善，需要大量的材料來(lái)裝載信息，不符合當(dāng)前低碳經(jīng)濟(jì)發(fā)展要求，因此傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)前社會(huì)發(fā)展的要求。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等不斷發(fā)展，檔案管理出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化、電子化、動(dòng)態(tài)化、數(shù)字化等信息化模式是必然發(fā)展趨勢(shì)?，F(xiàn)代的信息技術(shù)，比如大容量的硬盤(pán)能夠存儲(chǔ)大量的數(shù)據(jù)信息，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)遠(yuǎn)程數(shù)據(jù)傳輸。

2檔案信息化存在的問(wèn)題

2.1對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)方面存在的問(wèn)題

當(dāng)前，有的單位對(duì)檔案信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)仍不足，把檔案信息化建設(shè)與檔案數(shù)字化建設(shè)等同起來(lái)，過(guò)分追求紙質(zhì)檔案數(shù)字化；還有的認(rèn)為檔案信息化建設(shè)就等同于館藏檔案信息數(shù)字化，并將這些數(shù)字化的檔案信息上網(wǎng)。這些認(rèn)識(shí)上的片面性，勢(shì)必影響檔案信息化建設(shè)的進(jìn)一步發(fā)展。

2.2檔案信息化建設(shè)投入力面存在的問(wèn)題

一方面，我們對(duì)檔案信息化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)投入嚴(yán)重不足，經(jīng)費(fèi)主要來(lái)源于政府撥款，然而，政府對(duì)檔案部門(mén)的撥款又極其有限，檔案部門(mén)自身也缺乏其他的籌款渠道。因此，檔案資金相對(duì)緊張，在檔案信息化建設(shè)投入上顯得嚴(yán)重不足；另一方面，不注重對(duì)檔案信息化建設(shè)投入的效益，有的檔案部門(mén)在檔案信息化建設(shè)中不注重投入的效益，信息化建設(shè)方案往往比較草率，其結(jié)果是既達(dá)不到信息化要求又造成不必要的浪費(fèi)。

2.3檔案開(kāi)放的相關(guān)政策方面存在的問(wèn)題

雖然《檔案法》明確規(guī)定：封閉期滿30年的檔案應(yīng)向社會(huì)開(kāi)放。但有的本應(yīng)該開(kāi)放的檔案提供利用時(shí)還是設(shè)置有“路障”，再加上檔案信息化建設(shè)工作不配套，造成檔案利用率不高。

2.4檔案管理人員素質(zhì)有待提高

從當(dāng)前狀況來(lái)看，各單位的檔案管理人員整體素質(zhì)不高，由于傳統(tǒng)的檔案管理方式、方法適應(yīng)不了現(xiàn)代的要求，先前的檔案管理人員采用現(xiàn)代檔案管理模式，但是其信息化管理專業(yè)性、學(xué)歷層次、理論水平等參差不齊。新聘請(qǐng)的檔案管理人員大部分由于缺乏信息化管理經(jīng)驗(yàn)，從而管理觀念意識(shí)不強(qiáng)。各單位比較普遍的狀況是：既懂檔案管理專業(yè)業(yè)務(wù)知識(shí)又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息技術(shù)的復(fù)合型人才甚少，能夠?qū)n案管理軟件進(jìn)行維護(hù)，開(kāi)發(fā)檔案管理軟件的人才奇缺，基本上處于操作層面，對(duì)檔案管理信息化發(fā)展形成人力資源障礙。

2.5 檔案管理信息化模式不夠規(guī)范

當(dāng)前，存在各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案分類、編號(hào)等方面沒(méi)有統(tǒng)一有效的標(biāo)準(zhǔn)，僅著眼于某一個(gè)專業(yè)系統(tǒng)，難以全面展開(kāi)實(shí)施。由于檔案管理在標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范方面存在不統(tǒng)一，某種程度上導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)格式與系統(tǒng)不一樣。再者，我國(guó)檔案管理信息化軟件方面的通用性等存在嚴(yán)重不足，信息技術(shù)的設(shè)備比如掃描儀型號(hào)不一，檔次參差不齊，硬件環(huán)境也缺乏統(tǒng)一規(guī)范，這些都影響到檔案管理信息化的進(jìn)一步發(fā)展。

3 檔案信息化管理的對(duì)策

3.1 提高對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)

建立新的信息化檔案管理模式，提高檔案信息的時(shí)效性，有利于節(jié)省能源和時(shí)間。一次性投入即可，實(shí)現(xiàn)多次產(chǎn)出，完全改變經(jīng)費(fèi)限制的局面。

3.2 提高檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化水平

從形成到歸檔，確保收集到的檔案信息的真實(shí)性、完整性和有效性。必須在電子文件的形成、流轉(zhuǎn)、處置、歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、制度化管理。在此基礎(chǔ)上，嚴(yán)格控制電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，包括其生成、加工、保管、借閱的程序等，做到歸檔統(tǒng)一、保管安全、使用有序。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化處理可采取掃描的方法快速地將檔案信息數(shù)字化，并根據(jù)具體要求實(shí)現(xiàn)進(jìn)一步的信息加工。

3.3 加大檔案資源開(kāi)發(fā)力度

檔案資源的信息化建設(shè)是檔案管理的核心要素。在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)，不僅要把現(xiàn)成的檔案數(shù)字化，還要對(duì)分散的檔案信息整合、加工，把經(jīng)過(guò)二次加工的信息數(shù)字化。

3.4 提高安全意識(shí)和防范意識(shí)

嚴(yán)格按照《全國(guó)檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》的要求，采用身份證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，不斷提高檔案管理人員的安全意識(shí)，確保檔案信息化的開(kāi)放安全。要增強(qiáng)安全意識(shí)，防止人為地毀壞和破壞，力爭(zhēng)讓無(wú)權(quán)用戶進(jìn)不來(lái)、看不見(jiàn)、改不了檔案，保證檔案的真實(shí)性。設(shè)電子口令，防止被人盜用，定期對(duì)所用計(jì)算機(jī)進(jìn)行殺毒，防止電腦病毒對(duì)電腦系統(tǒng)的攻擊和黑客的威脅。嚴(yán)格管理，專機(jī)專用。一些永久保存的資料屬性可改成“只讀”，防止一些不期而遇的破壞帶來(lái)?yè)p失。

3.5 提高檔案管理人員的素質(zhì)

加大定向培訓(xùn)力度，有計(jì)劃地對(duì)培養(yǎng)對(duì)象進(jìn)行高層次學(xué)歷教育，以豐富、加深培養(yǎng)對(duì)象的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)。加快復(fù)合型的檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，檔案管理者要掌握文書(shū)學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)、中外檔案史等檔案專業(yè)知識(shí)，涉獵一定的歷史知識(shí)、古漢語(yǔ)知識(shí)和與檔案管理有關(guān)的其他專業(yè)知識(shí)和管理科學(xué)，熟悉各種有關(guān)的業(yè)務(wù)規(guī)定和自己所從事的業(yè)務(wù)。

4 結(jié)束語(yǔ)

檔案管理信息化是時(shí)代的所需，也是社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的大方向。想要提升整體的工作效率，就需要積極的將信息化手段引入到內(nèi)部的檔案管理工作之中，依托于知識(shí)與信息手段，順應(yīng)知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化的資源，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)信息進(jìn)行整理歸納，讓檔案管理信息化在新世紀(jì)的發(fā)展中得到更大的發(fā)揮與作用。機(jī)關(guān)單位、部門(mén)企業(yè)等需要對(duì)檔案管理信息化有著更多的重視，以滿足社會(huì)進(jìn)步與工作發(fā)展的需要。

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