基于加強(qiáng)工會(huì)電子檔案管理的思考

許中振

摘 要 隨著網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代的到來，工會(huì)電子檔案管理的優(yōu)勢(shì)逐漸顯現(xiàn)，能夠更加適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代的檔案管理工作，加強(qiáng)對(duì)工會(huì)電子檔案的管理，是目前檔案工作信息化的必然選擇。

關(guān)鍵詞 工會(huì)電子檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

1工會(huì)電子檔案的基本要求

（1）完整性。工會(huì)電子檔案與其他文書檔案一樣，由于組織機(jī)構(gòu)不同，制言語主、發(fā)文、收文、整理的要求亦有所不同；由于行業(yè)不同，規(guī)格、形式、期限、組盤的方式亦有所不同；由于專業(yè)技術(shù)水平不同，有關(guān)人員知識(shí)、技能、方法的標(biāo)準(zhǔn)亦有所不同。而且在基建、設(shè)備、科研、房地產(chǎn)等領(lǐng)域，內(nèi)部文件、外來文件、審批文件、評(píng)審驗(yàn)收文件，經(jīng)常處于滾動(dòng)狀態(tài)，如不及時(shí)整理歸檔，可能會(huì)使信息資料失散，造成檔案不完整。

（2）真實(shí)性。工會(huì)電子檔案可被原樣復(fù)制，亦可在復(fù)印中變質(zhì)，而且被修改后不會(huì)留下痕跡，所以在工會(huì)電子檔案的建立、檢查過程中必須保證其真實(shí)性。工會(huì)電子檔案極易失真，這不是電子文件本身的缺陷，而是在形成工會(huì)電子檔案的過程中，采取的方式、方法、軟件、格式不同，因此，信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率會(huì)高于傳統(tǒng)檔案。

（3）安全性。工會(huì)電子檔案的數(shù)據(jù)、文字、影像極易被非法操作更改，容易被“黑客”擊傷，可被隨意篡改信息，這些都會(huì)直接損害工會(huì)電子檔案的安全性，而且磁盤、磁帶的支持體，也易產(chǎn)生靜電，直接影響信息再現(xiàn)，出現(xiàn)不安全問題，吸引塵埃導(dǎo)致卷曲、磁粉脫離、磨損生霉等。因而，必須保證工會(huì)電子檔案的安全性。

2工會(huì)電子檔案的優(yōu)越性

（1）工會(huì)電子檔案減輕了檔案管理工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高了工作效率。在信息化高速發(fā)展的今天，現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)為歸檔提供了快捷的管理手段和信息利用的快速途徑，這就為工作人員免除了立卷歸檔、檢索查找等困難，減輕了他們的勞動(dòng)強(qiáng)度，在提高歸檔質(zhì)量和檢索速度的同時(shí)，也將文書檔案管理從手工直接建檔的枯燥乏味的工作中解脫出來。

（2）工會(huì)電子檔案有利于文檔的保密。紙質(zhì)檔案時(shí)代，查閱檔案時(shí)通常是整卷提供利用，盡管查閱者只需利用卷中的一份或幾份文件，但卻能夠看到整卷檔案內(nèi)容，顯然，這是不能保證文檔管理的保密性要求的。但工會(huì)電子檔案的電子化管理則可以克服這一缺點(diǎn)能簡單地將其改為單份文件提供利用，這樣查閱專利申請(qǐng)無法接觸其他無關(guān)的文件，保證了文件的保密性。

（3）工會(huì)電子檔案可以有效提高檔案管理工作的質(zhì)量。檔案工作的根本目的在于查閱和使用，但要提供可供查閱和使用的檔案，就必須有高質(zhì)量高水平的文檔卷宗作為保障。然而傳統(tǒng)的文書立卷工作是由人來完成的，即由立卷人根據(jù)自己的理解來進(jìn)行操作，顯然立卷人對(duì)立卷標(biāo)準(zhǔn)掌握的尺度有很強(qiáng)的主觀性，立卷標(biāo)準(zhǔn)很難做到完全統(tǒng)一，這必然影響到案卷質(zhì)量水準(zhǔn)，從而給日后的檔案的查閱和使用帶來諸多不便。但若文書檔案從而把時(shí)間和精力放在檔案編研及二次信息開發(fā)利用上來，這就較好地提高了文書檔案的管理工作質(zhì)量和利用效率，從而保證了文書檔案能夠發(fā)揮出更好的時(shí)效價(jià)值。

3加強(qiáng)工會(huì)電子檔案管理制度

（1）工會(huì)電子檔案的形成制度要進(jìn)一步完善 。在形成工會(huì)電子檔案的過程中，必須遵照國家規(guī)定的統(tǒng)一格式標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于不同媒體工會(huì)電子檔案的接收、存儲(chǔ)、參數(shù)指標(biāo)和載體形式加以規(guī)范。同時(shí)，對(duì)于工會(huì)電子檔案的背景信息和元數(shù)據(jù)也應(yīng)一同加以保存，以保證形成的工會(huì)電子檔案具有完整性。

（2）工會(huì)電子檔案要執(zhí)行更為科學(xué)的歸檔制度。歸檔是整個(gè)文檔管理工作中十分重要的環(huán)節(jié)，但是不同于紙質(zhì)檔案的是工會(huì)電子檔案的歸檔還有許多工作要做。需要檢測(cè)檔案文件在相應(yīng)軟硬件環(huán)境下的有效性；檢查同工會(huì)電子檔案有關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)或其他載體形式的文件，以保證內(nèi)容和相關(guān)說明與描述的一致性；工會(huì)電子檔案機(jī)讀目錄及相關(guān)軟件、說明等也應(yīng)同時(shí)歸檔；工會(huì)電子檔案所使用的存儲(chǔ)載體是否符合要求。同時(shí)，檔案管理部門還要對(duì)工會(huì)電子檔案的歸檔時(shí)間、范圍及歸檔方式做出明確、細(xì)致的規(guī)定，以維護(hù)工會(huì)電子檔案在程序上的合法性與真實(shí)性。在歸檔制度制定的過程中，應(yīng)以國家有關(guān)規(guī)定為參照進(jìn)行，目前，我國已通過先后頒布實(shí)施的《電子公文歸檔管理暫行辦法》、《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等規(guī)章制度，對(duì)電子文件歸檔工作提出了較為明確的規(guī)定與要求，這些規(guī)章制度的出臺(tái)，確保了工會(huì)電子檔案在歸檔過程中的科學(xué)性和規(guī)范性。

（3）建立嚴(yán)格的保管制度。工會(huì)電子檔案歸檔后就需要一套嚴(yán)格的保管制度以確保其安全。首先，要把住存儲(chǔ)載體的質(zhì)量關(guān)；其次，要規(guī)范存儲(chǔ)載體的保管條件，工會(huì)電子檔案的保管應(yīng)遠(yuǎn)離有害氣體與強(qiáng)磁場(chǎng)環(huán)境，并建立一個(gè)適合磁、光介質(zhì)保存的物理保管環(huán)境，同時(shí)保持良好的溫度、濕度環(huán)境；再次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)的病毒檢測(cè)，確保保存電子文件的載體不帶病毒，并將載體置于保護(hù)狀態(tài)，同時(shí)，注意對(duì)加密工會(huì)電子檔案的管理最后，為了確保記錄信息內(nèi)容的完整性、可讀性，以及載體無損傷，應(yīng)定期對(duì)工會(huì)電子檔案進(jìn)行安全性檢查，一旦發(fā)現(xiàn)信息或載體產(chǎn)生損壞時(shí)，及時(shí)采取有效的維護(hù)措施，進(jìn)行拷貝或修復(fù)工作。

（4）規(guī)范工會(huì)電子檔案的利用制度。在工會(huì)電子檔案利用階段，相關(guān)的管理工作主要包括對(duì)提供利用過程的管理和對(duì)人員的管理兩方面。要制定完善的工會(huì)電子檔案利用制度與規(guī)則就必須對(duì)上述兩個(gè)要素加以明確。在利用制度中對(duì)利用過程和人都應(yīng)做出較為明確的要求。一是對(duì)利用過程的制度管理。檔案部門應(yīng)當(dāng)以自己的信息安全技術(shù)條件為依據(jù)，采取適宜的利用方式。在確保提供工會(huì)電子檔案信息完整、真實(shí)的基礎(chǔ)上，以工會(huì)電子檔案的密級(jí)為根據(jù)，進(jìn)行有效地分層次管理；二是對(duì)人員的制度管理。工會(huì)電子檔案利用所涉及到的人員眾多，有利用者、數(shù)據(jù)系統(tǒng)管理者和工會(huì)電子檔案保管人員等。

4結(jié)語

綜上所述，檔案工作要緊跟時(shí)代步伐，工會(huì)電子檔案是新生事物，也是社會(huì)潮流的產(chǎn)物，迎合了信息時(shí)代的信息豐富、傳遞迅速的社會(huì)特點(diǎn)，我們要全力以赴采取多種措施管理好工會(huì)電子檔案，利用好工會(huì)電子檔案，使其更好的為我們工作、學(xué)習(xí)、生活服務(wù)。

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