高校行政辦公自動化管理必要性研究

馮曉雪

摘 要：以高校行政管理和辦公自動化概念的闡述作為基礎(chǔ)，進一步分析在信息技術(shù)發(fā)展速度的當下，辦公自動化融入行政管理領(lǐng)域的重要性。本文分別從實現(xiàn)信息共享、合理決策的需要、滿足對外交流的密切需要、提高辦公室工作效率、降低管理成本的需要、滿足行政辦公內(nèi)在需要等四個方面，提出了辦公自動化在高校行政管理模式中運用的必要性。

計算機與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，更切合高校厲行節(jié)約推行無紙化辦公的綜合管理模式。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運用能夠為高校的科學(xué)研究提供優(yōu)越的平臺，而辦公自動化在高校教學(xué)、科研、辦公等管理模式上已經(jīng)產(chǎn)生了深刻影響。它們可以通過網(wǎng)絡(luò)連接各類子系統(tǒng)迅速達到各類資源共享、信息交換的目的。不僅能提高高校行政的辦公效率，還能積極推動高校辦公自動化的進程。高校辦公人員的計算機應(yīng)用水平的逐步提高，更有利于辦公人員開展日常工作、交流，例如電腦軟件使用以及電子郵件等。因此，高校行政辦公自動化管理是如今行政辦公不可缺少的一項重點推廣工作。

一、相關(guān)概念的界定

（一）高校行政管理的概念。高校行政管理是利用對高校內(nèi)部行政事務(wù)管理以提高教學(xué)質(zhì)量、實現(xiàn)教育工作為目標，充分發(fā)揮各種資源、采取科學(xué)措施、利用有效制度手段的管理形式。高校行政管理也是高校管理和行政職能進一步實現(xiàn)預(yù)定組織目標的一系列活動的總稱，在引導(dǎo)高校師生有效完成各項工作任務(wù)的同時也可加強高校管理制度，完善對高校健康科學(xué)發(fā)展有著重要作用。

（二）辦公自動化的概念。辦公自動化（Office Automatic）簡稱OA，我國1985年召開了第一次辦公自動化規(guī)劃會議，本次會議提明確了了OA內(nèi)容上的深度和廣度，，了解到了辦公自動化運用技術(shù)上的新變化和新發(fā)展，并成為組織不可缺的核心應(yīng)用系統(tǒng)。OA系統(tǒng)面向組織開展日常運作和管理。全面實現(xiàn)協(xié)同工作、公文管理、表單管理、文檔管理、績效管理、目標管理、會議管理、文化建設(shè)、移動辦公等工作，是員工及管理者使用頻率最高的應(yīng)用系統(tǒng)。此外，OA能打破信息孤島，實現(xiàn)系統(tǒng)整合，成為高績效組織的統(tǒng)一工作平臺。

二、辦公自動化在高校行政管理工作中的必要性

在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的今天，教育機構(gòu)特別是高校不再滿足于傳統(tǒng)、單一的行政辦公管理模式，提出了實現(xiàn)辦公自動化管理就進一步發(fā)展的必要性。然而，實現(xiàn)辦公自動化能夠解決遠程操作、異地辦公的問題。也能夠切合“走出去引進來”的高校對外交流發(fā)展理念，更能夠提升內(nèi)在發(fā)展需求，加強在高校間的競爭力。

（一）實現(xiàn)信息共享合理決策的需要。全國高校為的合并風潮及多校區(qū)的運轉(zhuǎn)辦公，使高校辦公室由傳統(tǒng)辦公模式轉(zhuǎn)向自動化辦公模式。高校辦公室工作職責是尤為關(guān)鍵的部分是為校領(lǐng)導(dǎo)提供準確和及時信息進行正確決策參考。辦公自動化的管理模式能夠彌補傳統(tǒng)異地辦公的漏洞，不僅可以將各部門的信息進行全方位、多角度的共享，更能將信息準確無誤、及時地反映到領(lǐng)導(dǎo)處，既節(jié)約時間，又節(jié)約了管理成本，真正實現(xiàn)無邊界3Any（Anywhere、Anytime、Any need）協(xié)同辦公做到了提高工作質(zhì)量和效率的目標。

（二）滿足對外交流的密切需要。一是，各兄弟院校、國內(nèi)高校相互交流日益增多，社會與高校間合作也在不斷加強。那么，高校需適應(yīng)社會需求，與之相互調(diào)整。毋庸置疑，辦公自動化能做到校校、校地之間信息和反饋的及時有效性。二是，順應(yīng)“一帶一路”倡導(dǎo)，我國高校需要加強高校間的國際合作。那么，大力推行和實施行政辦公自動化管理首先能在借鑒國際一流大學(xué)成功經(jīng)驗的基礎(chǔ)上展開的先進高等教育管理模式，來開展學(xué)習、改進的策略。其次，行政辦公自動化的管理能夠使國內(nèi)高校把握住國際化發(fā)展機遇并加快與國際接軌的步伐。

（三）提高辦公室工作效率、降低管理成本的需要。首先，高校行政辦公室工作內(nèi)容繁雜，主要分為三大類：文件工作、會議工作、協(xié)調(diào)工作。其中文件包括公文收發(fā)、管理查詢，文書檔案管理；會議工作包括會務(wù)、大型活動安排；協(xié)調(diào)工作包括領(lǐng)導(dǎo)日程安排，領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦任務(wù)，信訪，印章管理，信息、動態(tài)上報，對外交流，接待工作等。辦公室作為學(xué)校重要的中樞部門，不僅負責學(xué)校內(nèi)部各職能部門、院系的聯(lián)系，還要加強與兄弟院校進行聯(lián)系、溝通。繁瑣的工作、巨大的信息量對辦公室工作人員事務(wù)處理速度及自身綜合素質(zhì)提出了極大考驗。行政工作通過自動化辦公，可以使辦公人員縮短八成的業(yè)務(wù)處理時間；各行政部門、各崗位通過自動化辦公，部門之間的交叉處理工作完成率提高了近10倍。辦公自動化打破現(xiàn)場聚集辦公壁壘，實現(xiàn)了彈性辦公，即使不在辦公室現(xiàn)場，辦公人員只要擁有一臺電腦或手機通過安裝VPN，就能夠聯(lián)系到相關(guān)辦公人員順利完成任務(wù)，這也是一個新的發(fā)展動向。因此，行政辦公自動化發(fā)揮出的優(yōu)勢，是通過利用信息化將大部分事務(wù)性工作程序化，客觀上大大提高了工作效率。其次，利用信息化辦公系統(tǒng)高?？梢栽诩皶r掌握重要信息的同時節(jié)省大量的通訊費用和差旅開支。例如，通過信息化辦公可以用召開網(wǎng)絡(luò)會議代替出差開會，不僅減輕城市交通壓力，更是大大節(jié)約高校差旅經(jīng)費開支。據(jù)悉，當行政辦公自動化得到推廣運用以來，通過電話、傳真、OA 系統(tǒng)接洽工作及對外業(yè)務(wù)所產(chǎn)生的經(jīng)費至少可縮減4至6成。 領(lǐng)導(dǎo)在安排工作、加強人員開發(fā)等方面所帶來的效果，就更難以用數(shù)字來估量了。開展行政辦公自動管理還有助于減少行政管理部門的人員編制，節(jié)省人員開支，減少人員冗亂造成的辦事低效率、互相推脫的現(xiàn)象。此外，通過自動化辦公系統(tǒng)的操作還能凸顯出來工作人員個人工作能力和特長水平。這也是構(gòu)建節(jié)約型高校的良好體現(xiàn)。見圖示1用

（四）滿足行政辦公自動化的內(nèi)在優(yōu)越需要。高校行政辦公室管理模式應(yīng)與時俱進，高校人員的思想觀念隨辦公自動化管理模式逐步更新，傳統(tǒng)工作方式隨之改變，工作節(jié)奏得以加快，工作效率得到提升。行政辦公管理手段和工作環(huán)境也能獲得良好改善基礎(chǔ)。具體可以通過下面幾個方面來看，一是利用行政辦公自動化來做到事物處理方式信息化。辦公室人員利用先進的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)代替繁瑣的人工操作事物，大量縮短了文檔信息加工、處理、傳遞等各環(huán)節(jié)所耗費的時間；二是信息處理電子化正是辦公自動化的優(yōu)勢，在知識迅速增長的現(xiàn)代社會中，通過先進信息手段輔助來提高人們各個工作環(huán)節(jié)的完成度，也滿足了適應(yīng)辦公人員的智力結(jié)構(gòu)變革的需要。三是咨詢決策的智能化。大數(shù)據(jù)時代改變了人們傳統(tǒng)的思維模式，人們在做決策時不再僅僅只是憑借感覺和經(jīng)驗。現(xiàn)在很多人已經(jīng)漸漸養(yǎng)成一種依靠數(shù)據(jù)信息分析等來判斷和決策的習慣，而且這種決策的方式更具說服力、準確性。四是指揮調(diào)度現(xiàn)代化，行政辦公自動化可以有效減少信息的滯留現(xiàn)象，從而大大有效地提高信息的利用率，更加科學(xué)的為領(lǐng)導(dǎo)提供管理的必要基礎(chǔ)保證。見圖示2

三、結(jié)語

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步不斷完善辦公自動化系統(tǒng)的功能和內(nèi)涵，辦公自動化已深入到社會各個角落，它正改變著高校辦公室傳統(tǒng)的事務(wù)性辦公業(yè)務(wù)，改變著工作人員的觀念。也為未來信息化的社會提供一個高效迅速甚至智能化的辦公環(huán)境。

參考文獻

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