檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)與策略

劉波

摘 要：實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以不斷提高管理效率，方便資源共享，保存具有穩(wěn)定性，提高傳遞的速度和安全性。要建立規(guī)范體系，完善安全措施，健全管理制度，提高技術(shù)支撐，積極宣傳，提高檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，使檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。必須利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)單位實(shí)際制定合理的策略和措施，不斷提高檔案信息化管理水平，切實(shí)促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)有序發(fā)展。

關(guān)鍵詞：信息化 檔案管理 優(yōu)點(diǎn) 策略

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）12（b）-0199-02

規(guī)范化和信息化是檔案管理的方向。隨著科學(xué)技術(shù)和信息化技術(shù)的快速進(jìn)步和發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式應(yīng)向信息化管理方向發(fā)展，不斷提高檔案管理水平。檔案信息化管理能夠不斷增強(qiáng)檔案管理能力，為檔案信息利用人和單位提供信息，為經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展提供強(qiáng)有力的支撐。為此，筆者闡述檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)與策略如下。

1 檔案信息化管理的優(yōu)點(diǎn)

1.1 提高檔案管理效率

人工操作融于傳統(tǒng)檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，具體操作流程繁瑣，耗費(fèi)大量時(shí)間，難以保障檔案信息的安全性和可靠性，人工操作中的微小失誤可能導(dǎo)致更大的錯(cuò)誤。而檔案信息化管理可提高工作效率，使檔案管理變得簡(jiǎn)單可靠，耗費(fèi)人力和時(shí)間相對(duì)較少，只要保證錄入準(zhǔn)確的檔案信息，就可以省時(shí)省力，查找檔案信息時(shí)只要在檢索欄輸入相關(guān)關(guān)鍵詞就可以輕松找到相關(guān)檔案，不會(huì)因?yàn)闄n案數(shù)量繁多而耗費(fèi)大量人力?？梢?jiàn)信息化能顯著提高檔案管理效率。

1.2 方便資源共享

在傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)信息共享，檔案柜中擱置大量檔案信息，不僅浪費(fèi)了大量檔案信息資源和資金，有時(shí)還難以找到文件及其檔案信息。運(yùn)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，變案卷級(jí)管理、單途徑管理和外部特征（目錄）管理為文件級(jí)管理、體系管理和內(nèi)外部特征（內(nèi)容信息和目錄）管理。進(jìn)一步發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)可以分離利用檔案信息及其有效載體，同時(shí)互聯(lián)其他信息管理系統(tǒng)，開(kāi)發(fā)利用檔案信息的質(zhì)量效率得到有效促進(jìn)和顯著提高。借助基于互聯(lián)網(wǎng)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺(tái)能掌握其他部門(mén)和單位的工作重點(diǎn)和檔案管理動(dòng)態(tài)信息，不僅能貢獻(xiàn)檔案信息資源，還能相互交流工作經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)。

1.3 保存具有穩(wěn)定性

傳統(tǒng)檔案管理以紙質(zhì)檔案為重要載體，但紙張的耐久性其中的纖維素決定的，高溫、潮濕、氧化等外界環(huán)境素可破壞其中的纖維素，難以保證檔案能夠完整持久地保存，甚或損毀紙質(zhì)檔案；檔案信息化管理可避免或降低上述缺陷，數(shù)字化技術(shù)能提高檔案存儲(chǔ)的穩(wěn)定性，外界環(huán)境因素影響程度較低，有利于方便快捷地通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞檔案信息。

1.4 提高傳遞的速度和安全性

在檔案?jìng)鬟f過(guò)程中損壞和丟失情況時(shí)有發(fā)生，還可能因?yàn)槠渌蛟斐蓙G失或延誤，難以收集得到完好無(wú)損的原始檔案，進(jìn)而影響整理、歸檔和檢索利用的時(shí)效性。直接通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳遞的方式完成檔案管理整個(gè)過(guò)程，可見(jiàn)信息化管理能及時(shí)安全地完成檔案?jìng)鬟f。

2 檔案信息化管理的策略

2.1 建立規(guī)范體系

規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化是檔案信息化管理的前提和基礎(chǔ)。傳統(tǒng)管理方式獲得的案卷質(zhì)量不高，不同檔案往往具有不同的著錄細(xì)則，難以實(shí)現(xiàn)不同管理軟件的相互銜接和利用；檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)尚未統(tǒng)一，無(wú)法按照統(tǒng)一模式和操作程序進(jìn)行全面管理；隨著科技發(fā)展，傳統(tǒng)的管理程序難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。所以必須建立健全檔案信息化管理規(guī)范體系，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理檔案。

2.2 完善安全措施

不論哪種檔案管理模式，均需要人的操作來(lái)完成。但是，人的操作往往具有一定的主觀性，難以避免不發(fā)生失誤，檔案的安全性受到一定的影響。要保證檔案安全，必須發(fā)揮人的主觀能動(dòng)性，保證安全保存和利用密級(jí)檔案。應(yīng)用信息化管理方式密級(jí)檔案時(shí)，要避免黑客和病毒等威脅檔案信息化管理系統(tǒng)，切實(shí)保證檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)的安全性，同時(shí)采取其他必要措施，不斷提高檔案信息化管理質(zhì)量和效率。

2.3 健全管理制度

檔案信息化管理制度，應(yīng)遵循的要求包括：第一，建立健全并不斷完善合理科學(xué)的規(guī)章制度。為適應(yīng)不同單位或部門(mén)信息化管理檔案的需要，必須符合法律法規(guī)要求和實(shí)際情況。第二，簡(jiǎn)明實(shí)用。為充分發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用，建立的管理制度必須簡(jiǎn)便易行，較為實(shí)用且具有較強(qiáng)的可操作性。第三，領(lǐng)導(dǎo)和職工均受制度的約束。管理制度能否得到貫徹執(zhí)行與領(lǐng)導(dǎo)息息相關(guān)，只有領(lǐng)導(dǎo)嚴(yán)格執(zhí)行管理制度，才能很好地約束職工這一制度的主要執(zhí)行者。第四，要嚴(yán)肅執(zhí)行規(guī)章制度。檔案部門(mén)是規(guī)章制度的制定、完善和執(zhí)行部門(mén)，為充分體現(xiàn)規(guī)章制度的權(quán)威性，要嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度，必須做到功過(guò)和獎(jiǎng)懲分明，不得徇私舞弊，流于形式。

2.4 提高技術(shù)支撐

檔案信息化管理的生命在于過(guò)硬的技術(shù)支持，這是檔案信息化管理的前提條件之一。首先，配備的硬件及其配套設(shè)備儀器要做到質(zhì)量和性能優(yōu)良，為避免和降低自然損毀的機(jī)會(huì)，應(yīng)具有防電磁干擾和輻射等基本性能。其次，設(shè)計(jì)開(kāi)發(fā)的檔案信息管理軟件要具有通用性，既要融合OA辦公管理系統(tǒng)，也要融合其他檔案管理軟件。最后，要采取保證軟硬件安全運(yùn)行的具體措施。為保證檔案信息的完整性，實(shí)現(xiàn)一體化管理，要建立集成系統(tǒng)，全方位、多角度、多層次地收集檔案信息，不斷豐富和提高館藏檔案信息的數(shù)量和質(zhì)量，開(kāi)發(fā)綜合利用功能，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息化檔案管理模式。

2.5 積極宣傳，提高檔案管理人員的責(zé)任感和使命感

提高檔案管理人員素質(zhì)和培養(yǎng)管理意識(shí)是檔案信息化管理的關(guān)鍵。要加大力度提高檔案管理人員的職業(yè)歸屬感，適應(yīng)科技發(fā)展需求以更新檔案管理模式。科技和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，對(duì)每位檔案管理者的業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，要不斷加強(qiáng)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)專(zhuān)業(yè)管理知識(shí)及其前瞻性管理技術(shù)，不斷提高文字綜合和分析能力，不斷提高自身的管理水平和技能，實(shí)現(xiàn)檔案信息化，滿(mǎn)足經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展需求。

檔案管理者要認(rèn)識(shí)到檔案信息在經(jīng)濟(jì)社會(huì)協(xié)調(diào)發(fā)展和小康社會(huì)建設(shè)中的重要性。必須順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展，更新檔案管理內(nèi)容和范圍，改進(jìn)收集檔案的方式和方法。必須利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，充分發(fā)揮檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，根據(jù)單位實(shí)際制定合理的策略和措施，不斷提高檔案信息化管理水平，切實(shí)促進(jìn)當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)有序發(fā)展。要增強(qiáng)責(zé)任感和使命感，增強(qiáng)檔案信息化管理的科學(xué)性和時(shí)效性，為檔案信息利用者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，切實(shí)促進(jìn)經(jīng)濟(jì)社會(huì)的協(xié)調(diào)發(fā)展。

可見(jiàn)，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，可以不斷提高管理效率，方便資源共享，保存具有穩(wěn)定性，提高傳遞的速度和安全性。要建立規(guī)范體系，完善安全措施，健全管理制度，提高技術(shù)支撐，積極宣傳，提高檔案管理人員的責(zé)任感和使命感，使檔案管理工作順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求。

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