信息技術(shù)在事業(yè)單位檔案管理中的應(yīng)用分析

柴欣

摘 要：隨著人們信息的不斷產(chǎn)生、交互、發(fā)展，信息的規(guī)模越來(lái)越大，信息的門(mén)類(lèi)越來(lái)越多，人們對(duì)信息實(shí)施管理的需要也越來(lái)越強(qiáng)烈，于是包括檔案管理在內(nèi)的一系列管理信息的專(zhuān)業(yè)和技術(shù)應(yīng)運(yùn)而生，為人們有序、高效的管理、控制、使用信息提供了支撐。本文旨在對(duì)信息技術(shù)和檔案管理進(jìn)行研究，以準(zhǔn)確界定當(dāng)今社會(huì)中二者的概念特征，并選取當(dāng)前我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理方面信息化建設(shè)的現(xiàn)狀，深入分析、研究、探討其中存在問(wèn)題，以期能夠在推動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域信息化建設(shè)發(fā)展中做出貢獻(xiàn)。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 事業(yè)單位 檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1674-098X（2017）12（b）-0186-02

1 信息技術(shù)概念與檔案管理概念的比較

（1）信息技術(shù)與檔案管理同屬人類(lèi)管理、控制、運(yùn)用信息的手段方法，因?yàn)閮烧咴谀康男陨蠋в懈叨鹊囊恢滦?，所以兩者有著很多的相似之處，同時(shí)又因兩者分屬不同的技術(shù)活動(dòng)，所以又有著各自顯著的獨(dú)特性特點(diǎn)。因此，要對(duì)兩者進(jìn)行分析研究，首先就要理清各自的概念，以便準(zhǔn)確界定、把握其特點(diǎn)。信息技術(shù)相較于檔案管理是一種滯后產(chǎn)生的技術(shù)，是人類(lèi)在新的時(shí)代背景下以先進(jìn)科學(xué)技術(shù)為基礎(chǔ)，對(duì)各類(lèi)信息進(jìn)行管理、控制、運(yùn)用的更高形態(tài)的新理念、新方法、新手段的統(tǒng)稱。信息技術(shù)以計(jì)算機(jī)為代表的新技術(shù)為依托，其管理、控制、運(yùn)用的范圍比起檔案管理的范圍更為寬闊，管理的效率也更高，并且管理的形式也更為多樣。信息技術(shù)不僅可以通過(guò)數(shù)字手段高效管理傳統(tǒng)的文檔、圖片等信息載體，而且可以實(shí)現(xiàn)圖像、音頻、視頻等形式的轉(zhuǎn)化，所以，人們通過(guò)信息技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)更為高效、便捷的信息管理目的?？梢哉f(shuō)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其未來(lái)的應(yīng)用的前景十分廣闊。

（2）檔案管理其實(shí)是人類(lèi)社會(huì)一種由來(lái)已久的信息管理活動(dòng)，并隨著人類(lèi)社會(huì)活動(dòng)能力的發(fā)展而逐漸豐富起來(lái)的。檔案管理的目的在于把各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)中形成的有價(jià)值的資料有效的保存下來(lái)，以形成相對(duì)完整的各類(lèi)社會(huì)活動(dòng)情況的記錄。在當(dāng)代社會(huì)檔案管理的地位依然十分重要，特別是在涉及國(guó)家管理、行政活動(dòng)、事業(yè)發(fā)展等領(lǐng)域依然發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用。因?yàn)闄n案管理的對(duì)象以原始憑證為主，其信息材料的來(lái)源、形式、用途較為穩(wěn)定，所以，相對(duì)于信息技術(shù)來(lái)說(shuō)，檔案管理的最大特點(diǎn)在于信息的真實(shí)性和可靠性，也正是基于這一原因，我國(guó)包括事業(yè)單位在內(nèi)的國(guó)家機(jī)關(guān)和社會(huì)機(jī)構(gòu)在信息管理領(lǐng)域依然十分依賴檔案管理。

2 在當(dāng)今事業(yè)單位檔案管理工作中引入信息技術(shù)的意義

雖然事業(yè)單位并不是國(guó)家的行政機(jī)關(guān)，不具有行使社會(huì)行政管理的職權(quán)，但在國(guó)家經(jīng)濟(jì)社會(huì)管理中，事業(yè)單位卻依然發(fā)揮著不可或缺的重要作用。這是因?yàn)殡S著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展，人類(lèi)社會(huì)的公共事務(wù)也越來(lái)越多，分類(lèi)也越來(lái)越細(xì)，在現(xiàn)代國(guó)家社會(huì)事務(wù)管理中，除了行政機(jī)關(guān)管理的大量關(guān)系公共利益和社會(huì)秩序的社會(huì)公共事務(wù)外，還存在著一些如衛(wèi)生、教育、文化等既具有公共利益屬性，又不便于由行政機(jī)關(guān)直接管理的社會(huì)事務(wù)，而事業(yè)單位就是扮演了這樣一種補(bǔ)充行政管理的作用，管理這些行政機(jī)關(guān)直接管理范圍外的社會(huì)事務(wù)，為各類(lèi)社會(huì)主體提供公共服務(wù)。由此我們不難看出，事業(yè)單位既不同于行政機(jī)關(guān)，也與企業(yè)機(jī)構(gòu)存在明顯的差別，是我國(guó)當(dāng)代社會(huì)不可或缺的一種社會(huì)組織形態(tài)。雖然事業(yè)單位不像行政機(jī)關(guān)那樣擁有龐大的社會(huì)行政管理權(quán)，但是其參與社會(huì)公共管理事務(wù)的程度依然很高，事業(yè)單位活動(dòng)過(guò)程中也會(huì)持續(xù)的生出大量的信息，并且這些信息與社會(huì)公共領(lǐng)域關(guān)聯(lián)度極高，所以對(duì)事業(yè)單位的信息進(jìn)行科學(xué)的管理不僅僅是事業(yè)單位自身的需要，更是社會(huì)公共利益的內(nèi)在要求。當(dāng)前，隨著社會(huì)的加速發(fā)展，整個(gè)社會(huì)的信息生成量呈幾何模式增長(zhǎng)，事業(yè)單位管理的信息也是水漲船高，一次次挑戰(zhàn)著傳統(tǒng)檔案管理的能力。同時(shí)，由于傳統(tǒng)的檔案管理存在著紙張容易破損、使用效率偏低，以及防火防潮管理耗費(fèi)等問(wèn)題，而信息技術(shù)的誕生，特別是信息技術(shù)在信息管理方面的發(fā)展和成熟，為事業(yè)單位的檔案管理克服壓力帶來(lái)了新的機(jī)遇。因此，面對(duì)當(dāng)前信息管理的現(xiàn)實(shí)需要和信息技術(shù)的新發(fā)展，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在檔案管理中主動(dòng)滲透信息技術(shù)，用信息技術(shù)提升管理能力和服務(wù)水平，不斷滿足人民群眾越來(lái)越高的信息服務(wù)需求。

3 事業(yè)單位檔案管理工作中實(shí)施信息技術(shù)存在的主要問(wèn)題

（1）檔案管理工作中信息化意識(shí)不夠強(qiáng)，對(duì)信息化的認(rèn)識(shí)不到位。雖然檔案管理和信息技術(shù)都是人們管理信息的有效手段，但兩者在特點(diǎn)、內(nèi)涵、方法上畢竟有著諸多的差異。從管理學(xué)的相關(guān)理論來(lái)看，安全的需要是人的社會(huì)活動(dòng)的一種基本需要，而從一般的社會(huì)規(guī)律來(lái)看，一個(gè)新生事物從誕生到人們普遍的接受新生事物，總是需要一個(gè)過(guò)程的。在我國(guó)，事業(yè)單位雖然不是行政機(jī)關(guān)，但長(zhǎng)期以來(lái)都有著濃厚的行政思維，穩(wěn)定性成為了其內(nèi)部管理突出的特點(diǎn)之一，所以，事業(yè)單位的檔案管理工作也在穩(wěn)定性要求的整體環(huán)境下趨于保守。信息化技術(shù)的應(yīng)用在我國(guó)雖然已經(jīng)有了長(zhǎng)足發(fā)展，并且其優(yōu)勢(shì)也已經(jīng)越來(lái)越明顯并得到人們的普遍認(rèn)同，但這些應(yīng)用上的實(shí)踐主要集中在更為靈活的企業(yè)管理活動(dòng)中，在事業(yè)單位的應(yīng)用發(fā)展還處在較低水平，這也就進(jìn)而導(dǎo)致了事業(yè)單位的信息化意識(shí)普遍不強(qiáng)，特別是檔案管理工作人員缺乏主動(dòng)學(xué)習(xí)、研究信息化的認(rèn)識(shí)，使事業(yè)單位檔案管理工作中實(shí)施信息技術(shù)面臨著主觀上的障礙。

（2）在電子檔案的管理中系統(tǒng)化、規(guī)范化程度偏低。系統(tǒng)化、規(guī)范化既是檔案管理工作中實(shí)施信息技術(shù)的內(nèi)在要求，也是保證信息安全和信息規(guī)范化的現(xiàn)實(shí)需要。但是，由于檔案管理中實(shí)施信息技術(shù)是一種前所未有的嘗試，所以技術(shù)上肯定會(huì)與現(xiàn)實(shí)存在或多或少的差距，導(dǎo)致在難題面前檔案工作人員往往選擇固有模式進(jìn)行歸檔。

（3）在電子文件的存儲(chǔ)管理安全性不高。由于事業(yè)單位檔案管理人員普遍缺乏互聯(lián)網(wǎng)信息安全的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，所以對(duì)電子文件的存儲(chǔ)安全問(wèn)題防范意識(shí)總體不高，大量文件被直接存儲(chǔ)在服務(wù)器內(nèi)，并且物理化網(wǎng)絡(luò)阻斷措施落實(shí)不力，導(dǎo)致信息泄密的可能性不斷增多增大。

（4）信息技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)滯后。信息技術(shù)具有極高專(zhuān)業(yè)性要求，特別是在事業(yè)單位的檔案管理中應(yīng)用信息技術(shù)，更是離不開(kāi)強(qiáng)大的人才支撐。但是反觀我國(guó)事業(yè)單位中信息技術(shù)發(fā)展的現(xiàn)狀，能夠發(fā)現(xiàn)我們?cè)趯?zhuān)業(yè)的人才隊(duì)伍建設(shè)上還有很遠(yuǎn)的路要走。

4 電子信息應(yīng)用在檔案管理中的具體方式

（1）要大力加強(qiáng)規(guī)范化建設(shè)。針對(duì)當(dāng)前事業(yè)單位的工作人員普遍性規(guī)范意識(shí)不強(qiáng)的傾向，一方面要盡快完善相關(guān)制度規(guī)定，發(fā)揮制度的正向引導(dǎo)作用和反向糾錯(cuò)功能，另一方面還要把規(guī)范化建設(shè)擺到突出位置，通過(guò)多種職工喜聞樂(lè)見(jiàn)的形式，大力開(kāi)展信息化、規(guī)范化重要性宣傳教育。

（2）在檔案管理中穩(wěn)步提高信息技術(shù)應(yīng)用的水平。要按照事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)在特點(diǎn)和規(guī)律，按照“先易后難、統(tǒng)籌推進(jìn)”的原則，從檔案管理中最適宜介入信息技術(shù)應(yīng)用的環(huán)節(jié)入手，以點(diǎn)帶面，逐步擴(kuò)大應(yīng)用范圍，并在統(tǒng)籌推進(jìn)過(guò)程中做好問(wèn)題分析和研究，不斷提高信息技術(shù)應(yīng)用的水平。

（3）完善安全措施，嚴(yán)防安全事故。事業(yè)單位作為一定程度管理社會(huì)事務(wù)的機(jī)構(gòu)，其信息的公共性決定了對(duì)信息安全的高標(biāo)準(zhǔn)要求，因此，在事業(yè)單位實(shí)施信息技術(shù)應(yīng)用，特別是在其檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)，必須把安全擺在首位，建立完善的安全制度和保障措施。

（4）高度重視信息技術(shù)人才隊(duì)伍建設(shè)。毛主席說(shuō)：“人是一切的根本”，任何事業(yè)的發(fā)展都離不開(kāi)人才的支撐。事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)同樣如此，唯有大力開(kāi)展人才引進(jìn)和有序的人才培訓(xùn)，才能保證檔案管理信息化的高質(zhì)量推進(jìn)和規(guī)范、高效、安全運(yùn)行。

5 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在信息化的時(shí)代大潮面前，我們應(yīng)該以更加開(kāi)闊的系統(tǒng)化眼光來(lái)看待事業(yè)單位檔案管理工作，深刻認(rèn)識(shí)在事業(yè)單位檔案管理中推進(jìn)信息化建設(shè)的重大意義，準(zhǔn)確把握事業(yè)單位檔案管理工作新的時(shí)代要求，增強(qiáng)思想上和行動(dòng)上的自覺(jué)性和主動(dòng)性，順應(yīng)時(shí)代潮流，為建設(shè)更加智能化、信息化的事業(yè)單位，為更好的管理社會(huì)、服務(wù)群眾而努力。

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