信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用分析

楊春燕

摘 要：本文從當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題入手，總結(jié)并分析單位財(cái)務(wù)檔案管理現(xiàn)狀，簡要介紹信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用策略，旨在合理應(yīng)用信息技術(shù)提升單位財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，確保單位財(cái)務(wù)檔案信息的安全。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù) 財(cái)務(wù)檔案 管理

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1674-098X（2017）12（b）-0184-02

財(cái)務(wù)檔案管理工作是單位工作中的重要組成部分，它記錄了本單位及職工各項(xiàng)來往業(yè)務(wù)的重要內(nèi)容，是單位機(jī)密信息之一。財(cái)務(wù)檔案信息一般包括會計(jì)憑證、財(cái)務(wù)賬簿資料、財(cái)務(wù)報告信息等等，在現(xiàn)代單位管理中，財(cái)務(wù)檔案管理尤為重要，單位應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息管理，將現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用財(cái)務(wù)檔案管理之中，提升財(cái)務(wù)檔案信息管理水平。

1 當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理工作中存在的問題

當(dāng)前我國針對單位財(cái)務(wù)檔案信息管理的法律法規(guī)較為完善，但單位在執(zhí)行過程中仍然存在一些問題，尤其是在財(cái)務(wù)檔案信息管理制度方面。部分中小單位因管理投入資金相對緊張，并沒有建立專業(yè)的財(cái)務(wù)信息管理制度部門，管理制度相對陳舊，無法滿足現(xiàn)代財(cái)務(wù)檔案信息管理的實(shí)際需求，從而造成財(cái)務(wù)檔案管理難以落實(shí)。另外，部分單位雖然建立了健全的財(cái)務(wù)檔案信息管理制度，但其制度執(zhí)行力水平較低，財(cái)務(wù)檔案管理制度難以貫徹到實(shí)際工作之中，尤其在檔案信息的歸檔、分類、保存、調(diào)閱等工作[1]，其中的工作紕漏較多，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)檔案信息安全性。同時，財(cái)務(wù)檔案信息管理對保密性需求較高，一些單位中財(cái)務(wù)檔案信息管理人員的工作原則性不強(qiáng)，沒有按照制度要求實(shí)施信息保密工作，從而導(dǎo)致財(cái)務(wù)檔案信息隨意調(diào)閱，甚至出現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案信息脫離管理部門的現(xiàn)象，影響了財(cái)務(wù)檔案信息的安全，單位業(yè)務(wù)機(jī)密受到嚴(yán)重威脅。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)之中黑客與病毒問題較為嚴(yán)峻，財(cái)務(wù)檔案信息作為單位機(jī)密信息，一旦財(cái)務(wù)檔案信息遭到泄密，將會對單位經(jīng)營管理造成嚴(yán)重影響，不利于單位的未來發(fā)展。

2 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案管理中的應(yīng)用

2.1 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案歸檔中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，第一環(huán)節(jié)就是檔案信息的歸檔，歸檔環(huán)節(jié)對后續(xù)檔案管理具有重要意義，因此，應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案歸檔信息技術(shù)的應(yīng)用。在實(shí)際財(cái)務(wù)檔案管理工作之中，傳統(tǒng)檔案管理歸檔模式已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代單位的實(shí)際需求，歸檔模式亟需創(chuàng)新和變革[2]，將信息技術(shù)應(yīng)用于財(cái)務(wù)檔案歸檔管理之中，提升檔案歸檔的效率與水平。與傳統(tǒng)歸檔有所不同，信息化財(cái)務(wù)檔案管理歸檔需要建立數(shù)字化檔案，并將這些檔案分門別類的儲存在計(jì)算機(jī)硬盤之中，從而為未來調(diào)檔及查閱提供方便，一般情況下，財(cái)務(wù)檔案歸檔工作需針對財(cái)務(wù)科目代碼、財(cái)務(wù)報表類別等相關(guān)信息進(jìn)行歸檔處理。信息化財(cái)務(wù)檔案歸檔工作與傳統(tǒng)歸檔具有較大差異，其管理人員需要具備一定的信息化檔案管理理論知識與實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，才能滿足信息化檔案歸檔工作的需要。

2.2 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案保管中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)檔案信息歸檔后，進(jìn)入到檔案管理的第二個環(huán)節(jié)，檔案信息的保管，檔案信息保管得當(dāng)與否直接影響信息的安全性，作為財(cái)務(wù)檔案信息，記錄的往往是單位重要機(jī)密，因此，應(yīng)重視財(cái)務(wù)檔案信息歸檔工作，加強(qiáng)對檔案信息的管理與儲存，避免因財(cái)務(wù)檔案保管不當(dāng)而造成的泄密現(xiàn)象[3]，防止泄密影響單位的未來發(fā)展。在傳統(tǒng)財(cái)務(wù)檔案保管中，由于檔案主要媒介為紙張，因此在保管中具有一定的難度，對環(huán)境的要求較高，同時空間占用較大。而現(xiàn)代信息化財(cái)務(wù)檔案信息保管工作中，所有的信息均采用數(shù)字化處理，一般以硬盤、光盤等介質(zhì)作為儲存媒介，其空間占用率較低，1TB硬盤空間能夠儲存近5萬億漢字，因此，采用數(shù)字化保管技術(shù)更為節(jié)省空間。在實(shí)際工作之中，應(yīng)針對財(cái)務(wù)檔案信息保存硬盤與光盤做好備份，防止因儲存介質(zhì)損壞而造成的財(cái)務(wù)檔案信息遺失問題。另外，財(cái)務(wù)儲存介質(zhì)的防塵、防震、防磁工作應(yīng)予以重視[4]，可有效提高財(cái)務(wù)信息儲存媒介的質(zhì)量，一旦發(fā)生電子媒介損壞，應(yīng)立即到專業(yè)的維修機(jī)構(gòu)中進(jìn)行修復(fù)，并進(jìn)行財(cái)務(wù)信息再次備份，避免財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息丟失。

2.3 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱中的應(yīng)用

財(cái)務(wù)檔案信息作為單位的機(jī)密信息，其中涵蓋了有關(guān)單位及人員的重要機(jī)密，因此，檔案信息管理工作十分重要，財(cái)務(wù)檔案信息管理人員應(yīng)重點(diǎn)加強(qiáng)信息調(diào)閱工作管理，嚴(yán)格把控檔案信息的安全性。財(cái)務(wù)檔案信息理論上除了財(cái)務(wù)人員其他人是無權(quán)調(diào)閱的，但在實(shí)際工作之中，鑒于各種原因，財(cái)務(wù)檔案信息調(diào)閱情況依然存在，通常表現(xiàn)為單位內(nèi)部調(diào)閱和外部調(diào)閱兩種形式。單位內(nèi)部調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案信息，需要攜有單位行政管理部門出具的財(cái)務(wù)檔案調(diào)閱文件，經(jīng)由管理人員回訪核實(shí)后，方可予以查閱。在查閱時，調(diào)閱人不得以任何形式復(fù)制財(cái)務(wù)檔案信息，也不可將財(cái)務(wù)儲存媒介帶出財(cái)務(wù)檔案管理部門。針對單位外部人員調(diào)閱財(cái)務(wù)檔案信息，必須攜帶政府相關(guān)職能部門的批文，否則一概不允許外部人員調(diào)閱單位財(cái)務(wù)檔案信息[5]。

2.4 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案備份中的應(yīng)用

誠如上文所言，當(dāng)前信息化財(cái)務(wù)檔案備份工作關(guān)系到檔案信息的安全性，因此，重視檔案信息備份工作。首先建立健全檔案信息備份制度，定期對財(cái)務(wù)信息檔案進(jìn)行備份，并檢查備份信息的完整性，避免因儲存媒介損壞而造成財(cái)務(wù)信息失真的情況。其次，應(yīng)加強(qiáng)對備份財(cái)務(wù)檔案信息媒介的管理，備份財(cái)務(wù)檔案信息媒介在日常工作中應(yīng)用率較低，因此應(yīng)重點(diǎn)管理其儲存環(huán)境，做好防潮、防塵工作，確保儲存媒介的安全性。最后，針對特殊時期采用遠(yuǎn)距離備份，所謂特殊時期，即財(cái)務(wù)檔案管理人員身在外地，無法及時將財(cái)務(wù)檔案信息進(jìn)行備份，鑒于這一問題，財(cái)務(wù)檔案管理人員可根據(jù)當(dāng)時實(shí)際情況，采取遠(yuǎn)距離備份模式，或應(yīng)用隨身攜帶的閃存盤或硬盤進(jìn)行暫時備份[6]。在這一過程之中，需保證暫時備份媒介的安全性，避免因暫時存儲媒介問題而造成的備份失敗情況。待到財(cái)務(wù)檔案管理人員從外地歸來后，再重新進(jìn)行正常備份工作。

2.5 信息技術(shù)在財(cái)務(wù)檔案保密中的應(yīng)用

眾所周知，財(cái)務(wù)檔案信息的安全性尤為重要，在實(shí)際工作之中，應(yīng)加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的保密工作，避免因保密工作不到位造成的財(cái)務(wù)檔案信息安全性難以保障問題。由于財(cái)務(wù)檔案信息的處理和保存均在計(jì)算機(jī)之中，當(dāng)前計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全問題成為檔案管理的首要威脅，財(cái)務(wù)檔案信息極易受到網(wǎng)絡(luò)中黑客及病毒的威脅，進(jìn)而發(fā)生單位財(cái)務(wù)信息泄密問題。因此，在財(cái)務(wù)檔案保密工作中，經(jīng)建立分級保護(hù)機(jī)制，采取三級制管理措施，針對不涉及單位機(jī)密的檔案信息，可在公司官方網(wǎng)站及共享空間中儲存，以便于單位內(nèi)部人員的使用和交流；對于涉及單位機(jī)密的檔案信息，財(cái)務(wù)管理人員應(yīng)加強(qiáng)對其的保護(hù)措施，加強(qiáng)對計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)安全的管理，采用殺毒軟件、防火墻及訪問秘鑰來保護(hù)計(jì)算機(jī)及內(nèi)部信息的安全性；一些涉及到單位重要、核心機(jī)密的信息，應(yīng)在非連網(wǎng)的計(jì)算機(jī)中進(jìn)行閱讀和處理，并定期對核心機(jī)密儲存介質(zhì)進(jìn)行殺毒，從而嚴(yán)格保護(hù)核心財(cái)務(wù)檔案信息的安全。

3 結(jié)語

綜上所述，在信息化時代背景下，單位財(cái)務(wù)檔案管理應(yīng)合理采用信息化技術(shù)加以完善，根據(jù)單位實(shí)際發(fā)展需要，不斷健全當(dāng)前財(cái)務(wù)檔案管理體系，建立單位財(cái)務(wù)檔案管理制度，從而提升財(cái)務(wù)檔案管理效率，加強(qiáng)財(cái)務(wù)檔案信息的安全性，促進(jìn)單位健康穩(wěn)定發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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[5] 李旭.財(cái)務(wù)檔案管理中存在的問題和對策探究[C]//決策論壇——單位精細(xì)化管理與決策研究學(xué)術(shù)研討會論文集，2015：106.

[6] 謝智莉.淺談會計(jì)電算化財(cái)務(wù)檔案管理信息化建設(shè)[J].中國管理信息化，2016，19（7）：62.