企業(yè)行政辦公室管理工作體會

武大鵬

摘 要：隨著經(jīng)濟的發(fā)展和社會的進步市場競爭日益激烈，企業(yè)辦公室的管理工作對企業(yè)的生存發(fā)展起著至關重要的作用。為了進一步提高辦公室的工作效率和工作質量，充分發(fā)揮辦公室的業(yè)務職能，不斷完善辦公室的運行機制，幫助企業(yè)更好地適應社會經(jīng)濟發(fā)展的新的需求，結合自身的工作體會，闡述企業(yè)辦公室工作的重要性，探究做好行政管理工作的關鍵和方法。

關鍵詞：企業(yè)行政；辦公室管理；工作體會

辦公室是一個單位或企業(yè)的樞紐，起著承上啟下、綜合協(xié)調、參謀助手、督促檢查和服務保障大家工作安全的作用。同時也是一個面向社會的窗口，彰顯企業(yè)的理念和企業(yè)精神。辦公室的人員，負責辦公室內(nèi)部事務管理、具體包括相關制度的制定和執(zhí)行推動、日常辦公事務管理、辦公物品管理、文書資料管理、會議管理、涉外事務管理，還涉及到出差、財產(chǎn)設備、生活福利、車輛、安全衛(wèi)生等。所有工作的最終目標是通過各種規(guī)章制度和人為努力使部門之間或者關系企業(yè)之間形成密切配合的關系，使整個公司在運作過程中成為一個高速并且穩(wěn)定運轉的整體；用合理的成本換來員工最高的工作積極性，以提高工作效率完成公司目標發(fā)展任務，是辦公室工作的直接組織者和承擔者。下面就自己工作經(jīng)歷，談我對辦公室管理工作的認識與體會。

1 企業(yè)辦公室的管理工作

任何工作絕沒有統(tǒng)一的模式，要跟據(jù)具體情況和基本原則進行調整，才能更好地發(fā)揮效能，辦公是的工作也是如此。所以我們首先要對自己的工作環(huán)境有一個主觀的認識，在此基礎之上調整各項工作最大限度地發(fā)揮主觀能動性努力完成各項工作任務。

1.1 辦公室的內(nèi)部管理。首先實行工作人員問責制。我們對辦公室的工作人員分工和責任進行確認。使每個人都知道自己的職責范圍和權限，力求做到分工明確責任分明，事事有人抓件件有人管，誰主管誰負責，簽訂了干部職責責任狀，用制度規(guī)章約束工作人員的行為，以增強責任感和事業(yè)心。

1.2 公司的安全管理工作。俗話說“安全無小事，則任大于天”。對公司而言抓好安全工作尤為重要。它關系到公司和職工的財產(chǎn)和生命安全的切身利益，所以必須落實到位，常抓不懈。我們根據(jù)上級安全部門的指示精神結合本單位的實際建立了一整套安全管理方案和安全管理守則，形成了常態(tài)化的管理機制。由主管領導負責實施，辦公室監(jiān)督執(zhí)行。如：公司安全保衛(wèi)值班和巡查制度，對進出公司的所有人員和車輛進行詢查，排除安全隱患。公司24小時都有安保人員執(zhí)勤，認真負責無一疏漏。公司的各職能部門簽訂了安全生產(chǎn)責任狀，制訂了突發(fā)安全事件應急預案。把安全工作真正落到實處，以保障公司的健康發(fā)展。

1.3 固定資產(chǎn)的管理。（1）公司的固定資產(chǎn)是公司發(fā)展的基礎，根據(jù)領導要求我對固定資產(chǎn)員進行管理。全面清理，摸清家底。對企業(yè)所有固定資產(chǎn)明晰產(chǎn)權，完善管理制度，規(guī)范了手續(xù)，做到賬物相符。建章立制，規(guī)范管理。根據(jù)對固定資產(chǎn)管理的有關規(guī)定定制了符合企業(yè)實際，便于操作的固定資產(chǎn)管理規(guī)定‘完善制度，以制度來規(guī)范管理。建立明細分類和固定資產(chǎn)登記簿，并同時建立使用部門登記卡，標明資產(chǎn)編號，使用部門可以隨時掌握物品的領用情況。；對基建、工程改造項目，工程竣工后，由建設單位、使用單位、財務部門、辦公室共同組成驗收小組，由建設單位和施工單位決算詳列清單，按驗收相關手續(xù)入庫以便于管理。

1.4 車輛的管理。設立車輛管理檔案。根據(jù)我們企業(yè)所擁有的車輛實際情況，設立管理檔案。對車輛的來源，購買日期、原值、基本裝備、技術性能詳細登記。凡車輛發(fā)生變更，及時注明情況登記。車輛的使用管理。根據(jù)公司的具體情況制訂了《用車管理暫行規(guī)定》，進一步明確了車輛維修、用油、派車制度，對需要使用車輛的人員提前做好車輛預約，并由申請人填寫申請報請領導批準。對于不能安排車輛或變更出車時間等情況，要做好解釋說明。避免因誤會耽誤工作。在工作中本著合理配車，車輛油耗控制降低維修費用的原則，盡力維護企業(yè)利益。

1.5 是要當好企業(yè)的內(nèi)當家。認真抓好公司的日常事務管理，安排好每一次會議：對每一次會議都按照會議具體要求，根據(jù)會議規(guī)模，會議內(nèi)容、層次、尋找或布置場地，安排服務工作人員，車輛接送安排及住宿。每一次都制定詳細的預案，參照執(zhí)行。過去一年我們共接待十次大型會議。從籌劃到執(zhí)行都做得無一疏漏，達到領導滿意，同時也為企業(yè)帶來良好的口碑。

公司考勤管理，對各部門員工的出勤情況做好監(jiān)督管理，按時統(tǒng)計公示；要積極搞好各部門之間、上下級之間工作的協(xié)調，保障公司各部門工作的統(tǒng)一性和集中性；要切實發(fā)揮督查職能，嚴厲查處每一個部門和個人不落實的行為，使辦公室的參謀服務更加有效，領導的決策真正得到落實。

1.6 履行輔助領導決策職能。企業(yè)辦公室作為整個企業(yè)的核心系統(tǒng)注意對領導決策進行輔助和參謀，因為企業(yè)辦公室了解的信息也較為全面，對信息的整合具有重要作用，在領導對企業(yè)的發(fā)展和戰(zhàn)略籌劃過程中，企業(yè)辦公室就要站在全局的角度認識問題、分析問題，提出新觀點、新認識，深入基層、深入市場進行調查研究，找準企業(yè)運行過程中的優(yōu)、劣勢，形成調查報告，為領導科學決策，及時提供相關信息數(shù)據(jù)，策劃意向、決策建議共上層參考，為此我們利用現(xiàn)代信息技術建立了公司運行機制信息管理平臺對公司的所有信息進行整合管理，建立信息庫，以便對公司健康運行實行動態(tài)管理，為公司的發(fā)展和領導的決策提供依據(jù)。如：制定每月《效益統(tǒng)計報表>、建立季度生產(chǎn)產(chǎn)品銷售評估分析制度，定期作《市場風險預測與營銷調查報告>>。通過信息平臺及時掌握公司的基本進行情況，為企業(yè)決策提供類科學合理的依據(jù)。上一年我們?yōu)槠髽I(yè)提供此類文件二十份，并且對重大的市場信息及時向領導當面匯報，對國家政策和法律的變更調整及時掌握，涉及公司本身利益的及時和領導磋商找出應對方法，并傳達到基層貫徹執(zhí)行。領導全面較為詳細地掌握企業(yè)的基本情況和問題，及時作出調整措施，保證了企業(yè)的良性發(fā)展。

1.7 公司的文化建設和管理

公司的文化建設對公司的發(fā)展有著很大的影響力，公司的經(jīng)營理念和品牌意識無一不是健康發(fā)展的重要因素。企業(yè)的競爭實際也是文化的競爭。為此，我協(xié)同領導下大力氣抓公司的文化建設。1、在公司院內(nèi)設立公司文化建設長廊，內(nèi)容包括有：公司現(xiàn)有情況介紹與發(fā)展戰(zhàn)略、公司的經(jīng)營理念與品牌論壇、政策與法律宣傳欄、模范人物與先進事跡展示等。目的是弘揚公司文化，塑造企業(yè)精神，形成公司員工的凝聚力和戰(zhàn)斗力，促進公司的發(fā)展。在公司各職能辦公室建立文化宣傳欄，做到文化宣傳到位，規(guī)章制度上墻，文化底蘊到心。在員工心里真正樹立公司利益高于一切的思想，在行動上甘于奉獻的精神。2 定期組織開展文體活動，如：業(yè)余歌詠比賽，職工乒乓球賽、職業(yè)技能大賽活動。并且總結、表彰、獎勵。以提升公司員工的精神生活樂趣和文化素養(yǎng)，營造公司良好的文化氛圍。

2 辦公室管理工作應具備的素質

2.1 做好辦公室的管理工作，辦公室人員要立足發(fā)展變化的新情況，多學習多鍛煉。為此我們辦公室的工作人員組織學習了企業(yè)管理知識，《企業(yè)行政法》，大力開展業(yè)務技能培訓。不斷提高參與決策能力。

2.2 較強的工作責任感。辦公室工作綜合全局，協(xié)調各方，承內(nèi)聯(lián)外，有自身的工作職責和工作規(guī)則，既要全面了解領導們各方面工作情況，為領導們工作的順利開展創(chuàng)造條件，又要協(xié)調各方，處理好上下左右的關系，確保政令暢通。對于職責內(nèi)的工作一定要抓緊抓好，項項落實。對職責之外的凡是知道也要盡心完成。

2.3 認真細致的工作作風。在工作中一要細心、細致，二要從細小的事抓起。對任何一件經(jīng)辦的工作，都要嚴謹細致，一絲不茍。

2.4 堅持原則。企業(yè)管理辦公室工作涉及到的事務方方面面，有的還關系到職工的切身利益。在原則問題上敢不敢碰硬是檢驗作風是否過硬的重要標志。因此，工作必須講原則，嚴肅辦事紀律。

2.5 是抓得實。要據(jù)實情、講實話、干實事、創(chuàng)實效，扎扎實實，不慕虛榮，不圖虛名。一定要實事求是干工作，實事求是反映情況，具備求真務實的精神。辦公室工作人員雖然各自有自己的工作目標，但有些工作單靠個人的力量是難以完成的。因此辦公室的所有人員要建立良好的合作關系，及群體智慧，使得工作效率和工作質量得到大幅度的提升。

2.5 完善行政管理制。俱備一套合理的管理制度是一個優(yōu)秀企業(yè)所具備的。完善的管理制度不僅可以規(guī)定員工的工作時間和工作任務，還可以劃分員工的職責，促使員工有一種工作的責任感，緊迫感。為了更好的激勵員工服務于企業(yè)的工作積極性，結合企業(yè)自身的具體情況建立一套獎罰分明的獎懲制度、考核標準和業(yè)績評價方法：如《職工崗位責任與獎勵辦法》，《職工違規(guī)處罰暫行規(guī)定》，從制度上約束員工的行為，使之端正工作態(tài)度，為企業(yè)創(chuàng)造效益為自身發(fā)展奠定基礎。

2.6 推動辦公室的工作創(chuàng)新。目前新形勢下辦公室管理的創(chuàng)新也是辦公室面臨的一項重要任務，因此我們，積極探索新形勢下辦公室工作的規(guī)律和方式實行改革創(chuàng)新：1辦公方式創(chuàng)新：利用現(xiàn)代信息技術建立企業(yè)管理信息平臺。對企業(yè)的職工實行動態(tài)管理，及時掌握職工人員變動、人才流動情況，職工的工作業(yè)績情況及時作出調整；對市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；對企業(yè)的生產(chǎn)實施監(jiān)督管理。對市場需求、消費結構、消費層次的變化；競爭企業(yè)信息；對產(chǎn)品進行調查評估，預測。對企業(yè)的產(chǎn)值，效益做具體的分析處理并形成書面材料提交領導以供參考。2，辦公理念的創(chuàng)新：用現(xiàn)代企業(yè)管理理念來考慮問題，用科學發(fā)展，和以人為本觀念來從事本職工作在傳達精神及布置工作任務及協(xié)調各部門工作時，務必真誠、謙虛。

3 結語

企業(yè)行政管理工作是使企業(yè)不斷健康發(fā)展的重要工作，辦公室，就是企業(yè)正常運轉的樞紐，要想實現(xiàn)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，都必須不斷地加強對行政管理工作的重視程度，以保證企業(yè)永遠充滿活力 。

參考文獻

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