數(shù)字化檔案管理在事業(yè)單位中的應(yīng)用

王月梅

摘 要：事業(yè)單位是社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)，良好的檔案管理工作有利于事業(yè)單位內(nèi)部信息資源的開發(fā)與利用，改善事業(yè)單位的日常管理工作。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)逐漸應(yīng)用于事業(yè)單位檔案管理的之中，使事業(yè)單位檔案管理變得更高效快捷，有效提高了檔案管理工作質(zhì)量。新形勢下事業(yè)單位要積極進(jìn)行檔案管理工作數(shù)字化改革，進(jìn)一步提高數(shù)字化技術(shù)，提高檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；檔案管理；事業(yè)單位

檔案管理工作是的重要資料，是維護(hù)歷史真實面貌的一項重要工作。為企業(yè)管理工作提供必要的數(shù)據(jù)支撐，是衡量一個單位管理水平的重要依據(jù)。單位檔案不僅記錄著單位的優(yōu)秀發(fā)展成果，還記錄著單位所有職工的學(xué)習(xí)和工作情況，通過科學(xué)合理的檔案管理方式分析并發(fā)現(xiàn)檔案信息中的有效資源，并充分進(jìn)行開發(fā)和利用，能夠促進(jìn)企業(yè)的健康發(fā)展。隨著事業(yè)單位檔案管理工作數(shù)字化進(jìn)城的加快，檔案查詢信息查詢時間縮短，效率提高。本文對事業(yè)單位的數(shù)字化檔案管理策略進(jìn)行分析，希望能夠為事業(yè)單位數(shù)字化管理工作提供一些經(jīng)驗。

一、數(shù)字化檔案管理

數(shù)字化檔案管理就是通過電子文檔的形式對傳統(tǒng)的紙張檔案信息進(jìn)行整理和歸納，利用計算機(jī)將檔案信息錄入和整理和轉(zhuǎn)化，實現(xiàn)對檔案信息統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。同時包括文字、圖片、視頻等多媒體形式的檔案信息，都能轉(zhuǎn)變成計算機(jī)可直接識別的二進(jìn)制序列1和0，并且把這些檔案信息刻錄在硬盤或者光盤上。數(shù)字化管理是未來我國檔案管理的需要，同時也開啟了檔案管理工作的新時代。

二、數(shù)字化檔案管理的作用

（一）提高工作效率

利用信息技術(shù)進(jìn)行數(shù)字化檔案管理，可以使事業(yè)單位在檔案管理當(dāng)中減輕事業(yè)單位人員的工作難度，提高工作效率，以便檔案管理的各項工作全面有序進(jìn)行。在數(shù)字化檔案管理全面發(fā)展的過程中，事業(yè)單位的檔案管理工作效率的提升非常顯著，例如在處理人事檔案的過程中，需要對職工的入職、調(diào)動、退休等方面的信息進(jìn)行跟蹤了解和明細(xì)統(tǒng)計，這就需要對他們的檔案進(jìn)行歸檔，之后再進(jìn)行查詢。運用數(shù)字化的檔案管理模式能夠?qū)⑷耸聶n案的相關(guān)資料詳細(xì)呈現(xiàn)，對職工的動態(tài)資料一覽無遺，足不出戶便可隨手查閱。

（二）創(chuàng)造更大效益

對于所有單位而言，時間就是金錢，只有在最短的時間內(nèi)創(chuàng)造出更多的價值才能將企業(yè)的效應(yīng)最大化。隨著事業(yè)單位的發(fā)展，數(shù)字化的檔案管理代替了原有的紙質(zhì)檔案管理模式，大大縮減了檔案管理時間，降低了人力成本，事業(yè)單位花最少的成本提高了檔案管理工作的質(zhì)量，為企業(yè)創(chuàng)造更大的效益。

（三）實現(xiàn)資源的有效利用

數(shù)字化檔案管理方式使得各項檔案資料，優(yōu)化利用檔案資源，提供極大的檔案資料使用價值給廣大的用戶。紙張載體的傳統(tǒng)檔案保管模式，是將其保管在檔案室當(dāng)中，在使用到的時候查詢極為不便。在實施數(shù)字化管理模式之后，事業(yè)單位就可以利用新的檔案查找方式便捷準(zhǔn)確的查找檔案信息查，減少了原有的空間和時間限制，為廣大用戶提供很好的便利，極大提高了檔案信息的利用率。

三、事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理現(xiàn)狀分析

（一）檔案管理設(shè)備不完善

計算機(jī)設(shè)備和大量的計算機(jī)軟件系統(tǒng)是數(shù)字化檔案管理工作的基礎(chǔ)，雖然我國許多事業(yè)單位建立了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，但是仍然存在很多問題。不少事業(yè)單位導(dǎo)致難以全面落實信息數(shù)字化檔案管理工作的改革。例如：雖然引入了數(shù)字化管理理念，計算機(jī)配備數(shù)量不足，檔案調(diào)取以及閱讀十分不便，難以充分發(fā)揮數(shù)字化檔案管理效果，檔案資源優(yōu)勢難以開發(fā)。

（二）檔案檢索效率相低

計算機(jī)檢索是現(xiàn)代數(shù)字化檔案管理工作的主要功能，它取代了傳統(tǒng)手工檢索的方式，提升了檔案管理效率和質(zhì)量。但是我國很多事業(yè)單位檔案檢索方面的技術(shù)并不完善，阻礙了數(shù)字化檔案管理的進(jìn)程，降低了檔案管理的效率和質(zhì)量。

四、提高事業(yè)單位數(shù)字化檔案管理水平的建議

（一）創(chuàng)建數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)

網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化為當(dāng)前檔案管理提供了巨大便利，數(shù)字化管理系統(tǒng)內(nèi)容豐富，如何構(gòu)建數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)是關(guān)鍵。首先，客觀分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理的需求，事業(yè)單位必須根據(jù)實際需求選擇合適的計算機(jī)設(shè)備總體設(shè)計以及檔案整理以及軟件開發(fā)、光盤備份等軟、硬件設(shè)施。其次，事業(yè)單位檔案管理者以及領(lǐng)導(dǎo)者必須要重視數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建，各級部門要積極配合檔案管理部門建立相應(yīng)的檔案管理系統(tǒng)，檔案管理部門有不斷根據(jù)現(xiàn)實需求對數(shù)字管理系統(tǒng)進(jìn)行研究和完善。

（二）提高數(shù)字化檔案管理的性能

首先，提升檔案管理的能力。首先要完善計算機(jī)系統(tǒng)本身性能，利用計算機(jī)光纖與磁盤連接列陣提高檔案管理效率，提升檔案管理效率與質(zhì)量。

其次，提升檔案管理的可靠性和安全性。嚴(yán)格對磁盤列陣產(chǎn)品在硬件設(shè)施及結(jié)構(gòu)進(jìn)行要求，為檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)奠定堅實的基礎(chǔ)，同時，借助多種多樣的磁盤列陣形式，根據(jù)檔案的類別設(shè)置檔案資料保護(hù)級別，這樣才能夠最大程度為使用者提供便利除此之外，硬件設(shè)備還必須具有熱插拔的功能，這樣才能夠最大限度確保檔案數(shù)據(jù)的安全性與可靠性。

（三）做好辦公系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)間的銜接

完善辦公系統(tǒng)與檔案管理之間的鏈接工作能夠有效推進(jìn)事業(yè)單位檔案數(shù)字化管理進(jìn)程。首先完善單位內(nèi)部的數(shù)字化管理體系，強(qiáng)化資料查詢功能，建立資源鏈接基礎(chǔ)，包括檔案歸檔制度、文檔一體制度以及數(shù)字制度、保密制度等根據(jù)各類檔案管理性質(zhì)和檔案故案例的需求，創(chuàng)建良好的數(shù)字化檔案管理運行環(huán)境。通過一系列制度提高數(shù)字檔案管理的效率和質(zhì)量，全面提升事業(yè)單位檔案管理水平。其次，根據(jù)檔案管理性質(zhì)設(shè)置不同的檢索方式和閱讀權(quán)限對于能夠向全體職工開放的檔案信息，要盡可能讓員工重復(fù)的查閱和下載，并進(jìn)行利用，為企業(yè)創(chuàng)造更多的效益對于非公開的檔案信息根據(jù)權(quán)限設(shè)置保密等級，確保數(shù)字檔案的安全與完整行。最后，必須安排專門的工作人員對硬件和軟件進(jìn)行安全防護(hù)建設(shè)，避免人為因素以及環(huán)境因素對電子檔案信息造成破壞，使檔案丟失或者失真，營造良好的數(shù)字化管理環(huán)境。

五、結(jié)束語

在信息化社會中，實現(xiàn)數(shù)字化檔案管理，是提升檔案管理質(zhì)量與效率的關(guān)鍵，事業(yè)單位必須積極在單位中引入先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)，培養(yǎng)更多專業(yè)的檔案管理人才，才能促進(jìn)檔案管理事業(yè)的全面發(fā)展。

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