試論如何有效提高工程項(xiàng)目檔案管理成效

賀翠香

摘 要：工程項(xiàng)目檔案是整個(gè)工程項(xiàng)目的材料記錄，對(duì)于整個(gè)工程的建設(shè)具有重要的參考意義。當(dāng)前，隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的不斷發(fā)展，工程建設(shè)的數(shù)量也在不斷的增長(zhǎng)中，因此全面提高工程項(xiàng)目檔案管理的成效對(duì)于當(dāng)前工程建設(shè)具有重要的意義和作用。本文筆者就當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀，結(jié)合信息科技下的優(yōu)勢(shì)和便利，談?wù)勑聲r(shí)期如何有效提高工程項(xiàng)目檔案管理的成效，希望對(duì)當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展提供一些參考和幫助。

關(guān)鍵詞：工程項(xiàng)目；檔案管理；成效；建設(shè)；發(fā)展；

隨著檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展，還將對(duì)檔案管理工作的結(jié)構(gòu)產(chǎn)生新的影響。檔案管理的最終目的是提供檔案信息為社會(huì)實(shí)踐服務(wù)，檔案管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)即根據(jù)這一目的而設(shè)置。其中每項(xiàng)工作都必不可少，并有一定程序。它們組成一個(gè)有機(jī)整體，為實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)整體功能而發(fā)揮各自的作用，同時(shí)也相互關(guān)聯(lián)、相互制約。例如價(jià)值鑒定工作有時(shí)與收集、整理工作結(jié)合進(jìn)行，甚至在文件立卷歸檔時(shí)就進(jìn)行初步鑒定。對(duì)于工程建設(shè)而言，工程建設(shè)項(xiàng)目的檔案是一種非常重要的依據(jù)，記錄了工程建設(shè)的真實(shí)數(shù)據(jù)和質(zhì)量鑒定結(jié)果。

1 當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 相關(guān)管理人員的思維松懈，積極性不夠

存在一部分檔案管理人員，尤其是工程建設(shè)現(xiàn)場(chǎng)的檔案管理人員，其自身的工作主動(dòng)性不夠、積極性不足，直接制約了當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理成效的提高。存在一部分檔案管理人員，工作思維不清晰，在具體的工作中“疲于應(yīng)付”檔案管理工作。

1.2 檔案管理的基本設(shè)施需要更新

近年來，隨著信息科技的發(fā)展，檔案管理工作也發(fā)生了巨大的變化，而傳統(tǒng)中通過手工錄入的檔案管理模式，很顯然已經(jīng)不能滿足當(dāng)前現(xiàn)代化檔案管理事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。在工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理中，很多企事業(yè)單位還沒有配備現(xiàn)代化的辦公設(shè)施，很多檔案管理的行為過于“紙上談兵”，現(xiàn)代化的檔案管理思維和模式還沒有形成，這對(duì)于當(dāng)前工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理成效的提高帶來了一定的阻礙。

1.3 檔案管理工作規(guī)范性不足

工程檔案管理規(guī)范性不足：工程項(xiàng)目在施工過程中為了趕施工進(jìn)度，忽視過程資料的收集整理工作，導(dǎo)致工程檔案資料不齊全、不完整、不系統(tǒng)，缺失文件較多，資料粗制濫造、存在弄虛作假現(xiàn)象。

2 新時(shí)期工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展探究

2.1 轉(zhuǎn)變思維，進(jìn)一步提高檔案管理人員的工作積極性

想要提高工程項(xiàng)目檔案管理的成效，最主要的就是充分的激發(fā)每一個(gè)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性，轉(zhuǎn)變每一個(gè)檔案管理人員的工作思維，充分發(fā)揮每一個(gè)檔案管理人員的主觀能動(dòng)性。為此，檔案管理部門可以與黨建、工會(huì)等部門充分的融合，進(jìn)一步利用黨建、工會(huì)部門的工作優(yōu)勢(shì)，進(jìn)行深入的思想教育與引導(dǎo)，切實(shí)的提高每一個(gè)檔案管理人員的工作積極性和主動(dòng)性。此外，相關(guān)單位還可以定期開展檔案管理部門的專題教育和講座活動(dòng)，幫助檔案管理人員樹立良好的職業(yè)認(rèn)識(shí)和情操，這對(duì)于當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理工作的發(fā)展具有重要的意義和作用。

2.2 重視對(duì)檔案管理辦公設(shè)施的現(xiàn)代化更新

隨著信息科技的發(fā)展，現(xiàn)代檔案管理事業(yè)的發(fā)展也將迎來了新的發(fā)展局面。為此，相關(guān)單位應(yīng)該切實(shí)的重視對(duì)檔案管理部門進(jìn)行人力、物力的投入，推動(dòng)工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的現(xiàn)代化改造。比如，幫助檔案管理部門更新掃描設(shè)備、更新基礎(chǔ)辦公設(shè)備等等，為檔案管理工作做好鋪墊。

2.3 充分利用信息科技的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化

數(shù)字化的檔案管理，是現(xiàn)代檔案工作的重要發(fā)展方向。數(shù)字化的檔案管理模式，進(jìn)一步提高檔案管理工作的成效，為當(dāng)前工程項(xiàng)目檔案管理工作的開展提供了更多的技術(shù)支持。在工程項(xiàng)目檔案管理中，尤其是工程項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)檔案管理工作，在收集、記錄、保存的過程中，尤其需要數(shù)字化檔案管理的模式。數(shù)字化檔案管理模式，能給避免當(dāng)前紙質(zhì)檔案管理存在的損毀、丟失風(fēng)險(xiǎn)。此外，數(shù)字化檔案管理的模式，還可以有效的監(jiān)督現(xiàn)場(chǎng)檔案管理人員的工作過程，實(shí)時(shí)的監(jiān)督檔案管理人員的工作過程，避免今天的檔案資料，放到明天去處理，加強(qiáng)檔案管理工作的實(shí)效性和成效性。

3 科學(xué)的對(duì)每一個(gè)檔案管理人員進(jìn)行考核與評(píng)價(jià)

3.1 科學(xué)的考核與評(píng)價(jià)，是衡量一項(xiàng)工作成效與否的重要標(biāo)準(zhǔn)

在過去，對(duì)于檔案管理部門的考核與評(píng)價(jià)，往往相對(duì)過于簡(jiǎn)單和“粗暴”，在實(shí)際的考核過程中，往往出現(xiàn)“走過場(chǎng)”的考核模式。為此，相關(guān)的主管部門應(yīng)該充分的轉(zhuǎn)變這樣的考核模式，把每一個(gè)檔案管理人員的工作過程、工作思維、工作積極性、工作主動(dòng)性、工作考核等，有效的結(jié)合在一起，形成一個(gè)科學(xué)的考核與評(píng)價(jià)生態(tài)圈，并且把考核的結(jié)果與每一個(gè)檔案管理人員的職稱、福利等相掛鉤，激勵(lì)每一個(gè)檔案管理人員為檔案管理事業(yè)的發(fā)展做出努力。

3.2 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展

工程項(xiàng)目檔案管理工作的發(fā)展，離不開一直高效、專業(yè)的檔案管理工作隊(duì)伍。存在一部分單位的項(xiàng)目檔案管理工作中，檔案管理人員往往是一些施工員、安全員來“兼職”或者協(xié)助，降低了整個(gè)項(xiàng)目檔案管理工作的成效性。為此，相關(guān)的檔案管理部門，應(yīng)該充分的重視檔案管理隊(duì)伍的發(fā)展，在檔案管理人員的招聘中，可以聯(lián)系一些檔案管理專業(yè)優(yōu)秀的院校，進(jìn)行定點(diǎn)的畢業(yè)生合作。此外，單位部門還應(yīng)該重視加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和再教育工作，比如定期的開展檔案管理專業(yè)的教育、邀請(qǐng)相關(guān)的專家進(jìn)行檔案管理專題講座等等，全面的提高檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)與發(fā)展成效，進(jìn)一步拓展每一個(gè)檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合能力，為當(dāng)前檔案管理事業(yè)的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

3.3 強(qiáng)化工程項(xiàng)目檔案管理的制度建設(shè)

無規(guī)矩不成方圓，現(xiàn)代企業(yè)的建立以及工作的進(jìn)行都離不開制度的建設(shè)，要加強(qiáng)檔案管理工作就必須加強(qiáng)制度建設(shè)。完善、細(xì)化各項(xiàng)制度，建立起行之有效的人才管理制度、監(jiān)督考核制度以及檔案管理制度等，使檔案管理工作的機(jī)制體制更為健全、規(guī)范。在很多工程項(xiàng)目管理中，很多單位或者企業(yè)對(duì)于檔案管理部門都有相應(yīng)的管理制度，然而在具體的檔案管理工作中，細(xì)化的檔案管理制度和規(guī)范相對(duì)缺乏。因此，檔案管理部門應(yīng)該切實(shí)的加強(qiáng)檔案管理工作崗位的制度建設(shè)，通過細(xì)化的崗位制度和細(xì)則，進(jìn)一步約束和監(jiān)督每一個(gè)檔案管理人員的工作過程。形成有制度可以依靠、有制度必須依靠、違反制度必須追究、追究過程必須規(guī)范管理體系，切實(shí)的加強(qiáng)檔案管理工作成效性和職能性。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，全面的提高工程項(xiàng)目檔案管理成效至關(guān)重要。作為工程項(xiàng)目檔案管理的工作人員，應(yīng)該充分的認(rèn)識(shí)到當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題，轉(zhuǎn)變工作思維和模式，進(jìn)一步發(fā)揮自身的主觀能動(dòng)性，創(chuàng)新工程項(xiàng)目檔案管理的方式，進(jìn)一步提高整個(gè)工程項(xiàng)目檔案管理的成效。

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