淺談檔案現(xiàn)狀及信息化建設(shè)的重要性

黃麗君

一、檔案概述

檔案是指人們在各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。檔案是一個(gè)民族的財(cái)富，是國家發(fā)展的基礎(chǔ)，也是社會信息系統(tǒng)的重要組成部分。檔案作為過去，現(xiàn)在、將來的記錄載體，是推動(dòng)各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展的基石，是推動(dòng)整個(gè)社會的發(fā)展有著重要保障。

二、檔案管理目前存在的問題

（1）檔案重視程度不夠。檔案作為一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)資源，有著重要的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。但是，大部分時(shí)候由于單位的檔案意識薄弱，對檔案工作重視程度不夠，對檔案工作開展所需的人、財(cái)、物沒有保障。同時(shí)，缺少相應(yīng)的引導(dǎo)和宣傳，使得人們對檔案的影響所知甚少。導(dǎo)致檔案的開發(fā)利用不夠充分，檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)程緩慢。

（2）檔案制度不健全。強(qiáng)本固基，制度的完善能進(jìn)一步提升檔案的規(guī)范化水平。檔案管理工作需要嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髦贫群鸵?guī)范的工作流程。目前，我國的檔案制度在一定程度上已經(jīng)有了較大的完善。但是，隨著社會的發(fā)展，各種情況層出不窮。對檔案的搜集、整理、利用、銷毀等工作有了更高的要求。因此，制度的更新和健全顯得尤為重要。同時(shí)，檔案制度的建立以國家的法律法規(guī)為依據(jù)，遵循原則性、穩(wěn)定性、適應(yīng)性的原則。保持制度的相對穩(wěn)定和連續(xù)性，一切從實(shí)際出發(fā)，切不可盲目跟風(fēng)。

（3）檔案人員的業(yè)務(wù)水平有待提高。目前，檔案管理人員的水平層次不齊，由于對檔案工作的不重視，許多單位都不設(shè)有專職檔案管理的崗位，取而代之的是各個(gè)部門的兼職檔案管理員。造成這種情況的原因主要是檔案工作的不夠重視、對檔案工作的誤解造成的。認(rèn)為檔案工作只是簡單的搜集、整理、歸檔的工作，并沒有太多的技術(shù)含量。恰恰相反，檔案管理工作不但需要過硬的業(yè)務(wù)水平，可以說技術(shù)上要求也是很高的。然而，正是這種誤解，導(dǎo)致了單位對檔案工作的忽視、降低了對檔案管理人員業(yè)務(wù)水平的要求。檔案管理人員缺乏系統(tǒng)性的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，因此也使得檔案工作無法深入、有序的開展。

（4）缺少切實(shí)有效的現(xiàn)代化管理技術(shù)?？萍荚谶M(jìn)步，檔案管理的也應(yīng)借助科技的手段為檔案事業(yè)所用。在網(wǎng)絡(luò)化、信息化的今天，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)普及，但是很多地方仍在使用老舊的管理手段，用單機(jī)版的軟件、手工收集記錄，這對于檔案資源較多的單位是極不適應(yīng)的。不僅增加了檔案工作量，也加大了檔案管理的困難。檔案的數(shù)字化、檔案軟件與辦公自動(dòng)化的無縫對接、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案資源的挖掘與利用，這些都是運(yùn)用現(xiàn)代化管理手段才能得以實(shí)現(xiàn)的。

盡管目前存在著種種問題，但是我們?nèi)詰?yīng)該堅(jiān)信在不斷完善的過程中，檔案工作的發(fā)展一定會有著翻天覆地的變化。

如今，隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來，信息化水平的提高，對檔案管理的信息化和數(shù)據(jù)化也提出了更高的要求。當(dāng)下的檔案工作，應(yīng)當(dāng)不斷通過信息化的手段，提升檔案的利用價(jià)值，扭轉(zhuǎn)重藏輕用的觀念，把“死”檔案做“活”，從而體現(xiàn)檔案自身價(jià)值，彰顯檔案工作的重要性。

三、檔案信息化建設(shè)的重要性

檔案信息化建設(shè)是指運(yùn)用信息技術(shù)提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新情況、新原則與新理論，確立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中檔案管理與檔案服務(wù)的基本框架與基本方法，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會化服務(wù)。

現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛躍發(fā)展，檔案的現(xiàn)代化、信息化建設(shè)已是必然趨勢。過往的檔案管理理念已經(jīng)更不上新時(shí)代的步伐，如何全面運(yùn)用現(xiàn)代技術(shù)對檔案資源進(jìn)行整合、提煉，推進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程才是當(dāng)下研究的命題。實(shí)現(xiàn)將檔案管理重實(shí)體的現(xiàn)狀轉(zhuǎn)向重視檔案信息化類型轉(zhuǎn)變，加速檔案現(xiàn)代化管理水平的進(jìn)程。

檔案信息化建設(shè)的核心即是信息資源的管理和利用。實(shí)現(xiàn)檔案資源利用開發(fā)的，有助于實(shí)現(xiàn)更廣的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益。

四、如何推進(jìn)檔案信息化建設(shè)進(jìn)程

檔案信息化建設(shè)要具體問題具體分析，因地制宜，不能照抄照搬、脫離實(shí)際。信息化建設(shè)不是簡單的將紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化，而是不但要注重檔案的數(shù)量，更要講究檔案的質(zhì)量。從點(diǎn)到面，從當(dāng)下到將來，將資源的服務(wù)性功能不斷延伸。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期、全面又具體的工程，不是一朝一夕就能完成的，也不是僅靠一個(gè)人或者一個(gè)部門就能實(shí)現(xiàn)的。因此，在謹(jǐn)慎選擇的同時(shí)，必須找準(zhǔn)定位，多分析、多研究。下面就如何做好檔案信息化建設(shè)工作應(yīng)主要做好以下幾個(gè)方面的工作：

第一，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全工作體制。當(dāng)下，對檔案管理的時(shí)效性要求越來越高，勢必需要建立一套健全的管理機(jī)制。然而，上至國家，下至單位，要成功建立起一套完整的檔案管理機(jī)制，必須從加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)開始。增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識，只有領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識到檔案管理的重要性，才能從人財(cái)物各方面為檔案工作的發(fā)展保駕護(hù)航。同時(shí)，建立健全檔案管理制度，根據(jù)《檔案法》制定檔案管理員職責(zé)、搜集、歸檔、借閱、銷毀等一系列制度，使得檔案工作當(dāng)中做到有章可循、有據(jù)可依，保證檔案工作流程的規(guī)范化、制度化。

第二、加大投入、“軟硬兼施”。任何一項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，都離不開資金的投入。完善資金的投入機(jī)制，為檔案信息化的建設(shè)提供源源不斷的支撐和動(dòng)力。相適應(yīng)的軟件、硬件，為檔案信息化工作提供良好的物質(zhì)基礎(chǔ)。檔案管理軟件、OA自動(dòng)化系統(tǒng)，使得檔案流程電子化，有痕操作，規(guī)范了檔案流程；增設(shè)掃描儀、復(fù)印機(jī)、服務(wù)器，為檔案數(shù)字化工作提供便利，做到了異質(zhì)備份，保障了數(shù)據(jù)的安全；按照《檔案館設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)》建立符合“八防”（防火、防潮、防盜、防高溫、防光、防塵、防鼠、防有害生物）要求的檔案室，保障檔案資料的安全、完整。

第三、加強(qiáng)培訓(xùn)教育，加快建設(shè)檔案信息化建設(shè)隊(duì)伍。從目前基層檔案管理工作人員來看，很少是科班的專業(yè)人員，這對于開展檔案信息化工作并不是一件好事。要改變這種情況，首先，應(yīng)在提高現(xiàn)有檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平之外，加大培訓(xùn)力度，增強(qiáng)專業(yè)知識的提升。邀請專業(yè)人士對相關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，改變高、中、基層的知識構(gòu)成，適應(yīng)檔案信息化的管理要求。其次，檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，需要引進(jìn)大量的檔案資源及網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)設(shè)施，為了保障信息化的健康有序的發(fā)展，需要專門的人才從事運(yùn)維等工作。因此，需要引進(jìn)一批專業(yè)人才，構(gòu)建一支高水準(zhǔn)、高效率的檔案隊(duì)伍，加快建設(shè)檔案信息化隊(duì)伍的建設(shè)。

第四、做好檔案信息的開發(fā)與利用。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性的工程，要擴(kuò)大檔案信息化建設(shè)的影響力，需要進(jìn)一步提煉檔案的價(jià)值，做好檔案信息資源的開發(fā)與利用。注重收集、歸檔工作，處理好檔案的開發(fā)和保密的關(guān)系，不斷挖掘檔案內(nèi)在價(jià)值，在檔案開發(fā)和利用的方面提升檔案服務(wù)意識，實(shí)現(xiàn)檔案工作的社會效益和經(jīng)濟(jì)效益相統(tǒng)一。

總而言之，檔案的信息化管理是傳統(tǒng)理念向現(xiàn)代管理理念轉(zhuǎn)變的結(jié)果，是檔案事業(yè)發(fā)展的必然趨勢。這是一次挑戰(zhàn)，也是一場變革。我們需要抓住機(jī)遇，努力把檔案信息化建設(shè)作為今后的一項(xiàng)重點(diǎn)工作來抓。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、健全體制、加大投入、提升業(yè)務(wù)水平，為檔案信息化建設(shè)打造一個(gè)良好的基礎(chǔ)，使得檔案工作穩(wěn)步邁上新臺階。