互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理工作中存在的問(wèn)題與對(duì)策

杜雨晨

摘 要：在檔案管理方式上，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)比以往的檔案管理方式簡(jiǎn)便、實(shí)用的多，因此在效率上也得到極大的提升。本文將對(duì)互聯(lián)網(wǎng)檔案管理在新時(shí)代出現(xiàn)的問(wèn)題，提出相應(yīng)的解決措施，并對(duì)其進(jìn)行一定的研究。

關(guān)鍵詞：互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)；檔案管理；機(jī)遇；挑戰(zhàn)

1 互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代檔案管理的機(jī)遇

檔案管理對(duì)企業(yè)員工管理和決策工作提供了有效的支持，是各個(gè)企業(yè)內(nèi)部工作不可缺少的一部分。但是在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代到來(lái)之前檔案管理存在著很大的漏洞，是因?yàn)槠髽I(yè)沒(méi)有給予檔案管理高度的重視，所以限制了他的發(fā)展。高效的檔案管理手段是互聯(lián)網(wǎng)對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理模式進(jìn)行了沖擊，得到了企業(yè)漸漸重視。給檔案管理工作帶來(lái)了當(dāng)量的機(jī)遇。主要體現(xiàn)在以下的方面：

1.1 豐富技術(shù)手段

檔案管理多元化使用于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用，而且可以通過(guò)信息輸入和檢索系統(tǒng)降低了工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，可以輕松的存儲(chǔ)視頻、圖片、音頻等檔案，相對(duì)的傳統(tǒng)檔案管理來(lái)說(shuō)方式比較單一，消耗資源采用紙質(zhì)，消耗量比較大，而且需要大量的人工整理、記錄、備案比較復(fù)雜，還不高準(zhǔn)確度。豐富的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)檔案管理的效率遠(yuǎn)超出傳統(tǒng)的檔案管理。

1.2 拓展服務(wù)空間

檔案管理的信息量隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)呈現(xiàn)了爆發(fā)式的增長(zhǎng)。而需要占用很大空間的傳統(tǒng)式紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)跟不上信息增長(zhǎng)的的速度，信息量的增加就相當(dāng)于管理的成本成倍地增加，特別是空間成本非常昂貴的當(dāng)下社會(huì)。但是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理把細(xì)心存儲(chǔ)在虛擬的空間中，沒(méi)有占一點(diǎn)空間，成本可以忽略不計(jì)，隨時(shí)可以再計(jì)算機(jī)中查閱，還可以在互聯(lián)網(wǎng)檔案管理中進(jìn)行遠(yuǎn)程服務(wù)、備案等。高效、便捷是他的優(yōu)點(diǎn)。

1.3 提高檔案時(shí)效

時(shí)效性是互聯(lián)網(wǎng)檔案最突出的特點(diǎn)。舉例說(shuō)明，假設(shè)檔案一成不變，只是老舊模樣，不能與時(shí)俱進(jìn)，那么檔案再也不能發(fā)揮原本的作用。項(xiàng)目檔案會(huì)對(duì)執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)一系列問(wèn)題，這受到許多要素的制約。而以往紙質(zhì)型的檔案管理就很難做到這點(diǎn)。這就突出互聯(lián)網(wǎng)時(shí)效性的特點(diǎn)。特別是現(xiàn)在的各種軟件層出不窮，讓檔案信息變的更簡(jiǎn)單。這其中的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)包括大數(shù)據(jù)與云計(jì)算等，這些新技術(shù)有利于檔案信息在實(shí)時(shí)性上的快速發(fā)展。

2 檔案管理面臨挑戰(zhàn)

2.1 對(duì)管理人員素質(zhì)的挑戰(zhàn)

新的檔案管理模式以互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)為基石，因此更需要按照一套標(biāo)準(zhǔn)化的管理流程來(lái)實(shí)行，這會(huì)使得以往的檔案管理人員不能很快適應(yīng)這種管理方式，因此更加需要重視管理者的工作經(jīng)驗(yàn)。因此，這種管理規(guī)則對(duì)使用者的要求很大，所以這種管理模式是在新的檔案管理的高效能的基礎(chǔ)之上。而這也可以互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的檔案管理模式出現(xiàn)的第一大問(wèn)題，這不僅需要管理人員擁有互聯(lián)網(wǎng)信息方面的知識(shí)與技能，而縱觀(guān)我國(guó)檔案管理的從業(yè)者，還是只有很少一部分人，對(duì)互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)比較熟悉，因此會(huì)造成在管理工作上，使得新興的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不能服務(wù)于檔案管理工作上。為了保障網(wǎng)絡(luò)時(shí)代下檔案管理工作的根本，因此需要，著重培養(yǎng)一支只是多元化、素質(zhì)過(guò)硬、善于時(shí)間和創(chuàng)新的人才隊(duì)伍。

2.2 管理存在風(fēng)險(xiǎn)

互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的應(yīng)用給檔案管理在為檔案管理提供之多便利之處的同時(shí)也增加了風(fēng)險(xiǎn)。檔案信息容易泄露，因?yàn)閷n案放到互聯(lián)網(wǎng)上就是相當(dāng)于將檔案放到了一個(gè)大的平臺(tái)上。另外如果沒(méi)有備份、拷貝的話(huà)，如果計(jì)算機(jī)出現(xiàn)了死機(jī)、癱瘓等問(wèn)題會(huì)導(dǎo)致信息遺失的，這一點(diǎn)傳統(tǒng)的是紙質(zhì)檔案比互聯(lián)網(wǎng)檔案管理好的一個(gè)方面。

3 檔案管理對(duì)策

3.1 加強(qiáng)設(shè)備的投入與新技術(shù)的應(yīng)用

企業(yè)應(yīng)該學(xué)習(xí)新技術(shù)，以大數(shù)據(jù)和云處理為主。假如想讓檔案管理成為計(jì)算機(jī)、信息化、簡(jiǎn)單化、數(shù)碼設(shè)備是其重要組成部分，需要現(xiàn)代化的設(shè)備，在數(shù)據(jù)的修改、采集、輸入上使用。

3.2 加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)。

應(yīng)該用到三個(gè)手段來(lái)保障檔案信息的安全：（1）保持按照一定的時(shí)間內(nèi)，對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行反復(fù)的殺毒。（2）還要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全防護(hù)，設(shè)置一道防火墻，防止黑客的入侵，造成信息的泄露。（3）要對(duì)局域網(wǎng)內(nèi)的用戶(hù)進(jìn)行權(quán)限限制，還要有訪(fǎng)客記錄。

4 創(chuàng)新策略

4.1 網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)歸檔

隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的到來(lái)，推動(dòng)了社會(huì)高校的發(fā)展，對(duì)數(shù)據(jù)和云計(jì)算等應(yīng)用而生，增加了網(wǎng)絡(luò)發(fā)展的競(jìng)爭(zhēng)力。要求檔案具有一定的完整性和真實(shí)性，這就需要相關(guān)管理工作這結(jié)合多方面內(nèi)容，促進(jìn)檔案管理的有效性。所以檔案管理是國(guó)家決策發(fā)揮在那戰(zhàn)略的重要保證。當(dāng)前行業(yè)發(fā)展的首要任務(wù)就是將用戶(hù)、技術(shù)、管理和法律等內(nèi)容進(jìn)行結(jié)合?；ヂ?lián)網(wǎng)為這樣的發(fā)展模式提供基礎(chǔ)隨著互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代的發(fā)展，將多方面內(nèi)容進(jìn)行融合成為現(xiàn)實(shí)。資源共享得到了優(yōu)勢(shì)，將網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)進(jìn)行自動(dòng)結(jié)合搜索和篩選幫助管理用戶(hù)將這樣的數(shù)據(jù)進(jìn)行大批量的下載被儲(chǔ)存管理。促進(jìn)檔案管理與新運(yùn)營(yíng)模式結(jié)合。促進(jìn)檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)采集的全面性發(fā)展進(jìn)而保證準(zhǔn)確性，增加資源共享的優(yōu)勢(shì)。為了有利于行業(yè)的發(fā)展會(huì)防止一些不必要的版權(quán)爭(zhēng)端出現(xiàn)。

4.2 實(shí)行鼓勵(lì)機(jī)制

因?yàn)樾枰罅咳藛T付諸大量的時(shí)間經(jīng)歷錄制信息，檔案管理數(shù)據(jù)多而繁雜，不利于信息化發(fā)展。在進(jìn)行管理的過(guò)程中，種類(lèi)繁多，形勢(shì)復(fù)雜，錄制起來(lái)比較好使關(guān)鍵語(yǔ)義檢索的檢全率和檢準(zhǔn)率也相對(duì)較低，是的信息很難被有效整合。國(guó)家沒(méi)有實(shí)行鼓勵(lì)機(jī)制，促進(jìn)公眾在全國(guó)參與，使它們公開(kāi)。是現(xiàn)在存在的問(wèn)題。想要根據(jù)標(biāo)簽的多少和前后順序等將所需要的信息進(jìn)行快速篩選，輸入關(guān)鍵詞，保證信息的準(zhǔn)確性。就要將大部分不具的結(jié)構(gòu)性質(zhì)和半結(jié)構(gòu)性質(zhì)的數(shù)據(jù)進(jìn)行開(kāi)放，促使公眾參與，讓他們對(duì)檔案信息進(jìn)行自由式貼標(biāo)。

4.3 挖掘檔案價(jià)值

互聯(lián)網(wǎng)具有極高的商業(yè)價(jià)值，隨著信息時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)出現(xiàn)了死的很多數(shù)據(jù)具有的參考價(jià)值。檔案管理的自身價(jià)值被無(wú)限擴(kuò)大是因?yàn)闄n案管理的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)不同具有一定的真實(shí)性，為決策做出了基礎(chǔ)依據(jù)。工作者大多是注重硬件開(kāi)發(fā)的檔案管理行業(yè)，不注重軟件應(yīng)用?？梢愿纳茖?duì)檔案價(jià)值進(jìn)行開(kāi)發(fā)這一問(wèn)題的出現(xiàn)，適應(yīng)市場(chǎng)發(fā)展需求。促進(jìn)高價(jià)值數(shù)據(jù)的共享，設(shè)置檔案共享平臺(tái)，數(shù)據(jù)價(jià)值需要被充分發(fā)揮。在各個(gè)企業(yè)中可以利用，還能根據(jù)用戶(hù)使用頻率，促使數(shù)據(jù)價(jià)值的過(guò)濾，被企業(yè)更有針對(duì)性的選擇葵涌是數(shù)據(jù)標(biāo)簽被明確，提高是有效率。

4.4 提高工作人員素質(zhì)

人力管理是檔案管理工作的開(kāi)展必要條件?？茖W(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，層出不窮的更多更高技術(shù)要求的檔案管理促進(jìn)著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展。他們對(duì)檔案管理知識(shí)的深入理解，對(duì)社會(huì)發(fā)展動(dòng)態(tài)信息的全面掌握，使用高科技信息技術(shù)的熟練程度，判斷發(fā)展的形式，提高檔案管理工作的是失效率的有效性首先就要將工作人員的素質(zhì)提高，創(chuàng)新發(fā)展的促進(jìn)，對(duì)行業(yè)進(jìn)步十分有利。

5 結(jié)語(yǔ)

對(duì)于檔案管理工作與互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)之間的組合，是新時(shí)代對(duì)我們提出的新任務(wù)。我們只有直面挑戰(zhàn)、努力找尋方針，解決這個(gè)棘手問(wèn)題。在當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化不斷地背景下社會(huì)發(fā)展留下的寶貴資源。在全新的時(shí)代之下，建立科學(xué)運(yùn)轉(zhuǎn)的檔案管理員體系需要檔案管理這做好全方位的準(zhǔn)備工作，為了更好的適應(yīng)時(shí)代發(fā)展和檔案管理工作要求。

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