如何優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度

郭相棟

摘 要：事業(yè)單位的日常行政工作涉及的工作內(nèi)容較多，因而檔案文件類型多樣，要保證部門工作的順利進(jìn)行，需要設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，針對檔案管理工作不斷研究新方法和新手段，并在檔案管理制度上補(bǔ)充相關(guān)內(nèi)容。對于事業(yè)單位檔案管理工作中存在的一些制度性問題，需要積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，制定出更加先進(jìn)、適用的檔案管理方案，提高檔案管理的水平。本篇文章在此基礎(chǔ)上，主要根據(jù)事業(yè)單位檔案管理工作實(shí)施的基本要求和目的等，對事業(yè)單位檔案管理制度優(yōu)化的必要性以及相關(guān)措施等進(jìn)行研究和分析。

關(guān)鍵詞：檔案管理 事業(yè)單位 信息技術(shù) 責(zé)任意識

隨著社會的不斷進(jìn)步和發(fā)展，事業(yè)單位在日常事務(wù)的處理中，在工作制度和管理制度上不斷的完善，對于內(nèi)部的檔案文件管理工作也不斷趨于完善[1]。事業(yè)單位屬于公共服務(wù)部門，且機(jī)構(gòu)性質(zhì)與政府部門相近，事業(yè)單位在處理日常事務(wù)的過程中，與個人單位和民營企業(yè)不同，需要重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)和突出展現(xiàn)自己的公共性和服務(wù)性。但是在檔案管理實(shí)踐中，由于單位內(nèi)部沒有確立完善的管理制度，導(dǎo)致檔案管理工作的實(shí)施效率并不高，且檔案管理機(jī)構(gòu)人員對于自身的工作權(quán)限和崗位職責(zé)也不明確，導(dǎo)致一些違規(guī)操作的產(chǎn)生，造成檔案文件資料的損壞或丟失等，給檔案管理工作帶來嚴(yán)重影響。在這種情況下，就需要對事業(yè)單位檔案管理工作要求、基本目標(biāo)等予以客觀分析，采取有效方法，進(jìn)一步補(bǔ)充和完善事業(yè)單位檔案管理制度，關(guān)于優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的相關(guān)措施等需要從工作實(shí)際中研究和探討。

1 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度的幾點(diǎn)要求

1.1 加強(qiáng)宣傳與管理

事業(yè)單位內(nèi)部一般會設(shè)立專門的機(jī)構(gòu)進(jìn)行檔案管理，但是隨著事業(yè)單位工作內(nèi)容的增加，檔案類型以及檔案管理的要求均有變化，傳統(tǒng)的管理模式和管理制度已經(jīng)難以再適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案保管需求。在對事業(yè)單位檔案管理的制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化和完善的過程中，需要集中做好檔案管理的宣傳工作，對于新增的檔案管理制度條例，可以以宣傳教育和推廣的形式，讓事業(yè)單位各部門人員能夠意識到檔案管理制度的變更，使其能夠更加重視檔案資料的保管工作，從而進(jìn)一步的配合檔案管理部門的工作。

1.2 檔案管理培訓(xùn)

在對檔案管理的制度進(jìn)行不斷的優(yōu)化和補(bǔ)充的過程中，需要對以往的檔案管理工作實(shí)踐中出現(xiàn)的一些問題進(jìn)行積極的分析，然后制定出有效的解決對策和約束性制度[2]。檔案管理制度優(yōu)化，勢必會在原有的管理體系和制度基礎(chǔ)上，新增一些新的管理內(nèi)容，包括檔案管理方法、工作流程以及管理人員責(zé)任劃分等方面，對于這些新的管理制度，需要事業(yè)單位的相關(guān)部門積極組織對檔案管理人員的專業(yè)化培訓(xùn)，使其能夠充分意識到檔案管理工作是一項不斷創(chuàng)新發(fā)展的工作，只有在不斷的專業(yè)學(xué)習(xí)和方法改進(jìn)中，才能提高檔案管理能力。

1.3 綜合法律知識

事業(yè)單位在工作實(shí)踐中，需要注意對相關(guān)材料的搜集，并對有關(guān)檔案進(jìn)行保管，事業(yè)單位的檔案管理工作就是由專門部門、專業(yè)人員完成的[3]。但是在對檔案管理工作進(jìn)行制度化約束的過程中，需要結(jié)合一定的法律知識，對檔案管理的制度予以不斷的優(yōu)化，相關(guān)人員認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》的內(nèi)容和制度條例，能夠?yàn)闄n案管理新制度制定提高更加可靠的意見，并且能夠在此基礎(chǔ)上，對檔案管理人員作出工作和學(xué)習(xí)上的要求，使其不斷提高自己的檔案管理法律意識，促使檔案管理制度得到優(yōu)化、升級和有效實(shí)施。

2 優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理制度策略

2.1 確立管理責(zé)任制度

對于工作執(zhí)行中產(chǎn)生的各種文件檔案，事業(yè)單位需要組織和建立專門的機(jī)構(gòu)，采用先進(jìn)的管理辦法，保管好這些檔案資料，為后續(xù)的服務(wù)性工作執(zhí)行和順利完成提供重要保障[4]。事業(yè)單位的部門人員在工作實(shí)踐中既要具備較強(qiáng)的專業(yè)能力，又要能夠不斷加強(qiáng)新知識、新方法的學(xué)習(xí)，檔案管理人員在實(shí)際工作中， 要增強(qiáng)自己的責(zé)任意識。在檔案管理制度的優(yōu)化中，需要對檔案室的人員作出嚴(yán)格的要求。檔案管理人員要同時學(xué)習(xí)專業(yè)知識和政治理論，并積極參與技能考核，對于單位內(nèi)部的檔案業(yè)務(wù)，要認(rèn)真遵循《檔案法》要求，不得造成檔案資料的泄密、丟失、損毀或者擅自復(fù)制，檔案管理人員準(zhǔn)確掌握檔案分類、歸檔和保管方法。明確檔案管理人員的工作權(quán)限以及崗位制度，使其能夠根據(jù)檔案管理的基本流程，對上級資料、活動文件等予以妥善保管和存檔，保障事業(yè)單位檔案資料的安全性。

2.2 檔案室管理制度

隨著我國事業(yè)單位工作運(yùn)行體系的不斷完善，檔案管理工作已經(jīng)逐漸成為事業(yè)單位內(nèi)部管理工作中的一項重要組成內(nèi)容。事業(yè)單位內(nèi)部建立專門的檔案室，是為了實(shí)現(xiàn)對檔案管理工作的專業(yè)化進(jìn)行，在此過程中，要對檔案管理制度予以優(yōu)化，也要對檔案室建立管理制度。檔案室管理中需要集中做好防火、防盜、防潮、防塵、防鼠、防蟲等工作，這是因?yàn)闄n案室內(nèi)部多為紙質(zhì)材料，一旦出現(xiàn)安全事故，會帶來重大損失。檔案室管理制度中要求對管理人員的值日工作進(jìn)行合理的安排，加強(qiáng)對檔案室的清掃以及資料整理，對檔案室的鑰匙、文件以及辦公設(shè)備等，均不可隨意帶走或損毀，否則要進(jìn)行嚴(yán)重處罰。此外，對于檔案室的檔案借調(diào)等特殊情況，均要向上級部門匯報，做好安全保密工作[5]。

2.3 其他管理制度

事業(yè)單位在工作實(shí)踐中是不以盈利為目的的，其工作實(shí)施的主要目的是為人民服務(wù)，在推動公共服務(wù)和公共設(shè)施建設(shè)的過程中，會產(chǎn)生大量的檔案資料，對于這些檔案資料的保管，需要事業(yè)單位能夠設(shè)立專門的管理機(jī)構(gòu)，并確立管理制度，提高檔案管理工作的水平和質(zhì)量。事業(yè)單位的檔案管理工作是一項系統(tǒng)化的工作，工作流程和工作要求均較多，但是要保證檔案管理安全，需要對檔案管理制度進(jìn)行不斷的完善。在檔案管理制度優(yōu)化中，需要加強(qiáng)安全管理、文書管理、歸檔管理、手續(xù)管理、移交管理、聲像管理、實(shí)物管理以及保密管理等，針對不同的管理內(nèi)容和管理要求，均需要建立對應(yīng)的管理制度，并對制度內(nèi)容予以細(xì)分。事業(yè)單位在工作實(shí)踐中生成的報告、文書等檔案資料，需要相關(guān)人員應(yīng)用科學(xué)方法予以保管，并根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行電子備案，而在優(yōu)化檔案管理制度的過程中，要對這些管理要求和管理條例等進(jìn)行詳細(xì)的說明[6]。

3 結(jié)語

事業(yè)單位檔案管理制度不完善，給單位各項工作的落實(shí)和推進(jìn)帶來了較大的阻礙，管理制度不完善，使相關(guān)工作人員的責(zé)任意識和檔案保管意識較為薄弱，檔案管理人員的工作行為沒有得到制度性的約束，并且沒有一定的績效考核制度，導(dǎo)致檔案管理人員的工作積極性不高。針對事業(yè)單位檔案管理實(shí)踐中存在的不同問題，需要機(jī)構(gòu)內(nèi)部確立和完善體系化的管理制度，在管理責(zé)任體制、工作規(guī)范制度和績效考核制度的多重約束作用下，端正工作人員的責(zé)任態(tài)度，提高檔案管理的效率，為事業(yè)單位各項工作的施行奠定基礎(chǔ)。優(yōu)化檔案管理制度，是事業(yè)單位檔案管理意識提高的表現(xiàn)，也是現(xiàn)代化檔案管理工作進(jìn)步的體現(xiàn)，對于維護(hù)和保障事業(yè)單位各項管理事務(wù)的推進(jìn)和相關(guān)工作的進(jìn)行具有重要的作用。

參考文獻(xiàn)

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