航道基層單位檔案管理研究

劉健

摘 要：航道基層單位檔案管理工作對(duì)航道事業(yè)發(fā)展有著巨大的促進(jìn)意義，航道基層單位檔案是基層建設(shè)航道生產(chǎn)中形成的最原始的記錄，它如實(shí)的記錄了航道生產(chǎn)的全過程。加強(qiáng)航道基層單位的檔案管理必須將其精準(zhǔn)、細(xì)致管理理念融入其中，從而確保檔案管理的質(zhì)量，為鑒定航道安全生產(chǎn)提供重要依據(jù)。本文探討了航道基層安全生產(chǎn)管理檔案的特點(diǎn)，存在的問題及采取的相關(guān)措施。

關(guān)鍵詞：航道；檔案管理；對(duì)策分析；智慧航道

目前廣東省航道基層單位主要從事航道一線的維護(hù)與生產(chǎn)工作，其生產(chǎn)對(duì)象具有特殊性，使用其生產(chǎn)工具復(fù)雜，面對(duì)生產(chǎn)環(huán)境變化多樣性，管理主體多元、工程項(xiàng)目專業(yè)、建設(shè)實(shí)施系統(tǒng)、施工現(xiàn)場(chǎng)復(fù)雜的特點(diǎn)，航道建設(shè)生產(chǎn)中形成的原始的記錄、文字、圖表、聲像，照片是至關(guān)重要，它為航道變化、航道安全生產(chǎn)以及后續(xù)生產(chǎn)鑒定提供重要依據(jù)，因此，要加強(qiáng)航道基層單位檔案管理工作，確保航道基層檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、規(guī)范。

一、航道基層單位檔案的特點(diǎn)

1、涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)。航道基層單位主要從事航道生產(chǎn)與維護(hù)工作，在生產(chǎn)過程中經(jīng)常與供電、安監(jiān)、通訊、環(huán)保、鐵路、海事等單位聯(lián)系，因而在生產(chǎn)中形成的檔案具有專業(yè)性強(qiáng)、涉及面廣等特點(diǎn)。

2、種類繁多，數(shù)據(jù)量大。航道生產(chǎn)是一項(xiàng)系統(tǒng)的工程，特別是新航標(biāo)的拋設(shè)、航道疏浚、淺灘維護(hù)、船閘維護(hù)管理等一項(xiàng)工程從立項(xiàng)到項(xiàng)目完工，竣工驗(yàn)收時(shí)間長(zhǎng)，長(zhǎng)期的生產(chǎn)文件包括審批文件、變更、勘察設(shè)計(jì)、招投標(biāo)文件、安全管理、竣工圖紙、技術(shù)資料。在各項(xiàng)生產(chǎn)過程中涉及數(shù)據(jù)量大，項(xiàng)目繁多。

3、價(jià)值高，保留時(shí)間長(zhǎng)。航道基層生產(chǎn)單位所記錄的數(shù)據(jù)能夠直觀的反映航道歷年變化情況，為防洪、抗洪提供最原始依據(jù)。在工程建設(shè)中，施工記錄及一些掩蔽性的內(nèi)容詳實(shí)的記錄下來，工程竣工后我們無法看到工程建設(shè)過程，也對(duì)建設(shè)過程無法進(jìn)行檢測(cè)。但可以通過圖紙以及原始記錄數(shù)據(jù)還原施工過程，要是在工程中牽扯到質(zhì)量、事故分析、隱蔽工程、竣工驗(yàn)收，檔案是不可替換的重要依據(jù)。也是將來航道維護(hù)、生產(chǎn)、運(yùn)行管理不可缺少的參考資料。

二、航道基層單位檔案管理存在的問題

（一）基層工作者未認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性。航道基層單位管轄事務(wù)范圍廣，基層人員隊(duì)伍不大，但麻雀雖小，五臟俱全，人、財(cái)、物、業(yè)樣樣齊全，許多工作人員往往無法真正的認(rèn)識(shí)到基層檔案的重要性，究其原因主要是配備人員缺乏，人員編制落實(shí)不到位，臨聘人員多，流動(dòng)性大，檔案管理工作無法在短期內(nèi)取得經(jīng)濟(jì)效益，多種因素導(dǎo)致航道基層檔案管理嚴(yán)重脫節(jié)。

（二）相關(guān)制度不完善。基層管理制度與執(zhí)行嚴(yán)重脫節(jié)，目前基層航道所沒有制定完善的檔案立卷、歸檔、保管制度，致使很多材料零散，特別是一些航道工程項(xiàng)目建設(shè)時(shí)間較長(zhǎng)，涉及的建管部門及建設(shè)單位多，這種現(xiàn)象使得一些檔案不能收集齊全、整理未能達(dá)到規(guī)范化，檔案編制質(zhì)量可想而知，為檔案的保管以及后續(xù)的查詢帶來很多困難。

（三）相關(guān)檔案管理綜合技術(shù)人員缺乏。航道檔案較為特殊，特別是涉及到船閘維護(hù)、改造；航道疏浚、航道掃床等等，涉及專業(yè)技術(shù)廣泛，而目前基層航道單位檔案從業(yè)人員與之不相符，相關(guān)材料未能及時(shí)填寫特別是一些工程技術(shù)表、施工材料原始表、工程圖紙，基層缺乏既懂工程類技術(shù)專業(yè)又有檔案專業(yè)背景專業(yè)技術(shù)人員，材料整理流于表象，沒有得到深層次系統(tǒng)的歸類。

（四）航道基層單位利用現(xiàn)代化水平不高，系統(tǒng)內(nèi)部未能實(shí)現(xiàn)資源共享?；鶎雍降罊n案管理管理現(xiàn)代化程度無法與基層航道事業(yè)發(fā)展快速發(fā)展的需求相適應(yīng)，基層航道單位利用專業(yè)檔案管理軟件沒有廣泛應(yīng)用。電腦的應(yīng)用還只是停留于文字處理水平，對(duì)檔案管理工作和經(jīng)濟(jì)效益造成了影響，在實(shí)踐中，基層單位大多停留于紙張文件的歸檔，大量的圖紙文件未能轉(zhuǎn)化為電子文檔，忽略了重要的電子文件的歸檔，紙張文件和電子類文件歸檔未能及時(shí)同步歸檔，航道相關(guān)檔案信息沒有得到充分資源共享，與智慧航道發(fā)展理念脫節(jié)，為文件的保管、查閱帶來極大不便。

三、提高航道基層單位檔案管理水平的對(duì)策

（一）爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視，建立檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系?；鶎訂挝坏念I(lǐng)導(dǎo)要充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，檔案管理工作在降低成本，提高經(jīng)濟(jì)效益有顯著的作用，同時(shí)基層航道單位要在人力、物力、財(cái)力上給與大的支持，多引進(jìn)復(fù)合型專業(yè)技術(shù)人才，檔案管理人員要在日常的歸檔中把工作中遇見的問題及時(shí)反饋給領(lǐng)導(dǎo)。特別是一些工程技術(shù)方面的檔案材料要將檔案工作放于領(lǐng)導(dǎo)工作議事日程，并列入相關(guān)監(jiān)理工作會(huì)、專業(yè)協(xié)商會(huì)等?；鶎雍降罊n案管理部門應(yīng)該建立由分管領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案人員組成，并明確每項(xiàng)工作中檔案管理職責(zé)。

（二）建立健全的檔案管理制度，確定檔案材料的歸檔范圍和歸檔制度，強(qiáng)化落實(shí)檔案管理責(zé)任。上級(jí)部門及基層領(lǐng)導(dǎo)小組要切實(shí)履行好對(duì)檔案的監(jiān)督、檢查、指導(dǎo)等職責(zé)；檔案管理人員要加強(qiáng)學(xué)習(xí)《檔案法》、《航道歸檔制度》等各項(xiàng)規(guī)定，充分認(rèn)識(shí)到檔案的重要性。作為航道基層部門的檔案管理人員在學(xué)號(hào)檔案管理知識(shí)的同時(shí)，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)航道專業(yè)知識(shí)的理會(huì)，要及時(shí)收集基層檔案數(shù)據(jù)，進(jìn)行合理科學(xué)分類，規(guī)范整理，讓航道檔案管理工作走上政策軌道，逐步形成基層航道人人重視檔案工作的良好氛圍。

（三）加強(qiáng)航道基層部業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高業(yè)務(wù)能力。航道檔案專業(yè)性較強(qiáng)，涉及方面多，作業(yè)工具、作業(yè)場(chǎng)地都較為復(fù)雜，因此，一名合格的檔案管理員就應(yīng)具備廣泛的知識(shí)面，俗話說“人無完人”，正應(yīng)為如此，多參加航道業(yè)務(wù)培訓(xùn)是至關(guān)重要。在培養(yǎng)現(xiàn)有的人員同時(shí)，應(yīng)該通過“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”等多種形式加強(qiáng)從業(yè)人員隊(duì)伍的充實(shí)，加強(qiáng)檔案數(shù)字化管理知識(shí)的培訓(xùn)，爭(zhēng)做一名既懂檔案，又懂技術(shù)的復(fù)合型人才。

（四）高效利用基層航道所建好的檔案庫，積極的引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備。在信息化技術(shù)時(shí)代飛速發(fā)展的今天，基層航道檔案管理工作也需要緊跟社會(huì)發(fā)展的潮流，改變檔案管理理念，積極的先進(jìn)的技術(shù)和現(xiàn)代化管理理念應(yīng)用到基層航道檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率得到提高的目的，不可否認(rèn)，未來的檔案是朝著電子檔案方向的發(fā)展，只有緊跟發(fā)展潮流，才能把航道較為特殊的行業(yè)檔案做好，做細(xì)，做強(qiáng)。

（五）加強(qiáng)原始資料建檔及移交工作，確保檔案材料齊全完整。航道涉及到工程建設(shè)方面材料較多，對(duì)基層一線的原始記錄資料應(yīng)當(dāng)及時(shí)匯總、整理，做好歸類目錄時(shí)間表等，對(duì)一些中間檔案資料要及時(shí)更新，杜絕死檔和廢檔的現(xiàn)象發(fā)生。讓基層一線檔案能如實(shí)還原事實(shí)真像，為類似的項(xiàng)目提供詳實(shí)的依據(jù)，體現(xiàn)檔案的真實(shí)價(jià)值。

三、結(jié)語

綜合本文論述，我們知道航道基層檔案管理工作對(duì)航道事業(yè)的發(fā)展有極大的促進(jìn)意義，可是現(xiàn)今很多航道基層單位未能給予檔案管理工作應(yīng)有的重視，檔案管理工作人員都沒有真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)航道事業(yè)發(fā)展的積極作用。結(jié)合今年我所檔案評(píng)估方面一些經(jīng)驗(yàn)，提出了一系列的解決措施，希望能對(duì)以后基層航道檔案管理工作提供一定的借鑒，促進(jìn)航道事業(yè)的發(fā)展，為我省加快建設(shè)智慧航道發(fā)展做好堅(jiān)實(shí)的后盾。

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