信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

趙雪

摘 要：現(xiàn)代化建設(shè)已經(jīng)深入了各項(xiàng)工作當(dāng)中，對(duì)于檔案管理工作而言，為了能保障其質(zhì)量，為客戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，就需要檔案管理部門緊跟時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。信息化條件下，為各項(xiàng)工作提供了諸多便利。如何在這一條件下實(shí)現(xiàn)管理和服務(wù)的創(chuàng)新，為改革開(kāi)辟出新的道路，也是管理部門需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

關(guān)鍵詞：信息化；檔案管理；服務(wù)創(chuàng)新

1.檔案管理和服務(wù)創(chuàng)新的必要性

檔案管理工作的模式在信息化條件下發(fā)生了顯著的差異。傳統(tǒng)管理模式需要利用大量的人力資源，無(wú)論是在效率還是準(zhǔn)確性上都難以保障。而檔案管理工作對(duì)于各行業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展都具有決定性的作用，其記錄的信息也需要隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展而與時(shí)俱進(jìn)，此時(shí)，在工作模式和服務(wù)模式上就應(yīng)該有所轉(zhuǎn)變，才能在新時(shí)期為用戶提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。從目前的管理現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在著一些需要完善的地方，這也要求管理部門和管理人員需對(duì)這項(xiàng)工作給予高度重視。信息資源在未來(lái)必然成為人類活動(dòng)和社會(huì)發(fā)展的戰(zhàn)略需要，檔案數(shù)字化也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)資源的合理配置。

2.我國(guó)檔案工作的管理現(xiàn)狀

2.1 規(guī)范程度需提升

盡管信息化已經(jīng)覆蓋到了各行各業(yè)之中，但對(duì)于檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其高度的精密性和嚴(yán)謹(jǐn)性也使得管理工作的信息化難度相對(duì)較大。從我國(guó)的發(fā)展情況來(lái)看，目前仍然處于檔案建設(shè)的初級(jí)階段，雖然信息化建設(shè)的方式方法很多，但在專業(yè)程度和規(guī)范程度上還需要提升。例如檔案管理部門沒(méi)有建立完善的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，使得檔案在歸檔過(guò)程中出現(xiàn)了各類問(wèn)題，這也是日后工作中需要重點(diǎn)關(guān)注的。

2.2 工作模式問(wèn)題

信息化條件下，對(duì)于檔案的歸檔整理工作也提出了更高的要求，如何有效地進(jìn)行分類、統(tǒng)計(jì)、收集等是實(shí)現(xiàn)信息化管理的前提。但對(duì)于一些紙質(zhì)文獻(xiàn)檔案，尤其是非常重要的歷史資料等，通常是通過(guò)人工記錄歸檔的方式來(lái)進(jìn)行，使得實(shí)際的管理效果并不顯著。這種傳統(tǒng)的工作模式下，對(duì)于檔案管理部門的信息化建設(shè)也是非常不利的。例如在進(jìn)行歸檔工作時(shí)無(wú)法將這一方面的資料進(jìn)行收集，效果受到影響，無(wú)法將信息化在檔案管理工作中全面推進(jìn)。

2.3 現(xiàn)有檔案的利用問(wèn)題

信息化條件下的檔案管理已經(jīng)不僅僅是為了保障檔案不被遺失。實(shí)際上在新時(shí)期下，檔案的作用不局限于資料和信息的傳遞，甚至在一定程度上會(huì)影響企業(yè)和單位的決策工作。通過(guò)檔案的歸檔和分析可以提出建設(shè)性的意見(jiàn)，對(duì)于企業(yè)和單位未來(lái)的發(fā)展具有顯著的實(shí)際意義。但是很多管理部門對(duì)于現(xiàn)有檔案的利用問(wèn)題還沒(méi)有形成完整的意識(shí)，信息化的實(shí)際運(yùn)用受到了一定的阻礙。

3.信息化條件下的檔案管理工作

3.1 構(gòu)建完善的管理體系

信息化條件下的檔案管理工作，從模式上來(lái)看就是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)楝F(xiàn)代的電子檔案，不僅易于保存查閱，也能對(duì)工作中的問(wèn)題進(jìn)行針對(duì)性處理。從目前的問(wèn)題來(lái)看，傳統(tǒng)的檔案管理無(wú)法應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境下的諸多挑戰(zhàn)。例如人們對(duì)于信息的迫切需求就使得檔案管理需要構(gòu)建現(xiàn)代化的管理辦法。作為檔案管理部門，為了保障檔案的實(shí)效性，就需要進(jìn)行分類、編碼，必要時(shí)還需要將管理系統(tǒng)進(jìn)行有效規(guī)劃，從根源上提升檔案的安全性。但是信息化管理并不代表紙質(zhì)檔案就可以完全消失。雖然電子檔案的優(yōu)勢(shì)顯著，但對(duì)于硬件要求相對(duì)較高。如果是一些價(jià)值非常高的紙質(zhì)檔案，或是需要永久保留的珍貴歷史文獻(xiàn)，就需要健全檔案管理體系，采用雙管理辦法，構(gòu)建共同發(fā)展的戰(zhàn)略模式[1]。

3.2 建立管理系統(tǒng)

管理系統(tǒng)是基于檔案的查閱和歸檔工作而展開(kāi)的。作為檔案管理部門，可以建立一套完善的管理系統(tǒng)，在網(wǎng)絡(luò)上構(gòu)建信息庫(kù)，進(jìn)行分類，便于進(jìn)行查詢和管理。但需要注意的問(wèn)題在于電子文件的收集和管理問(wèn)題。例如很多學(xué)校、企業(yè)都有自己的官方網(wǎng)站，人們通過(guò)網(wǎng)站中的信息就可以了解學(xué)校的發(fā)展概況和教學(xué)質(zhì)量，或是企業(yè)的工作模式等。同樣，檔案管理也需要有電子文件的收集和管理，使其具備信息展示的功能。目前很多檔案管理部門已經(jīng)開(kāi)設(shè)了專門的檔案網(wǎng)站，不僅便于實(shí)現(xiàn)信息化管理，還能讓信息獲取更加規(guī)范化和系統(tǒng)化。

3.3 提升管理人員的專業(yè)性

檔案管理部門需要意識(shí)到一點(diǎn)，即信息化管理并不是自動(dòng)形成的，相反，它是需要檔案工作者們進(jìn)行輔助的。所以提升管理人員的專業(yè)性，注重相關(guān)人才的培養(yǎng)工作就顯得直觀重要。對(duì)于管理隊(duì)伍的素質(zhì)化建設(shè)，可以采用培訓(xùn)的方式，重點(diǎn)在于技能和能力的提升。管理人員自身也要意識(shí)到信息化時(shí)代下，人們對(duì)于信息的需求量不斷提升，檔案管理工作的內(nèi)容也在不斷擴(kuò)大。工作量的提升必然需要掌握技術(shù)的專業(yè)人才，應(yīng)對(duì)未來(lái)檔案工作的諸多挑戰(zhàn)。

4.信息化條件下的服務(wù)創(chuàng)新工作

4.1 服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新

任何工作都需要進(jìn)行改革和創(chuàng)新，才能符合時(shí)代發(fā)展和社會(huì)的需要。檔案管理工作實(shí)際上是一項(xiàng)服務(wù)性的工作，如何保障服務(wù)質(zhì)量也是管理部門的日常工作之一。因而，服務(wù)意識(shí)的創(chuàng)新和社會(huì)服務(wù)功能的擴(kuò)大是信息化條件下的重要舉措。檔案工作面臨了更高的要求，在服務(wù)意識(shí)上也需要同步提升，讓檔案成為企業(yè)和單位發(fā)展的重要支撐[2]。換而言之，就是要從思想上重視信息化給檔案管理工作帶來(lái)的變化，讓“被動(dòng)”的服務(wù)變成“主動(dòng)”，不再停留于表面。例如提升服務(wù)的多樣性，讓信息能夠擴(kuò)展到更廣闊的范圍當(dāng)中。

4.2 服務(wù)模式的創(chuàng)新

現(xiàn)階段的時(shí)代背景下讓人們獲取信息的迫切程度有了明顯提升。且信息的時(shí)效性會(huì)被更加重視。然而傳統(tǒng)的服務(wù)模式下，人們要獲取信息需要工作人員進(jìn)行檔案查閱，然后通過(guò)復(fù)印等方式來(lái)傳遞信息。這樣一來(lái)信息的時(shí)效性受到影響，人們獲取信息的準(zhǔn)確度也有所降低。所以檔案管理工作可以建設(shè)專門的歸檔和查詢服務(wù)，讓數(shù)字化的資源可以形成完善的體系。對(duì)于一些重要的資料或是不同的信息需求，可以采用權(quán)限設(shè)定，對(duì)于一些涉及到保密的信息要制定登陸權(quán)限，防止信息過(guò)度泄露產(chǎn)生的各類問(wèn)題，在服務(wù)模式上更加完善。例如可以開(kāi)展社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，深入群眾，了解人們對(duì)于檔案的需求，才能從服務(wù)模式上進(jìn)行轉(zhuǎn)變，讓高質(zhì)量的服務(wù)更好地發(fā)揮作用。

4.3 服務(wù)方向的創(chuàng)新

站在信息化的角度上來(lái)看，資源的有效性建設(shè)最終決定于服務(wù)體系建設(shè)。檔案的信息化也需要注重服務(wù)方向的創(chuàng)新，利用先進(jìn)的技術(shù)來(lái)計(jì)劃性地對(duì)檔案進(jìn)行管理工作。另外，技術(shù)特點(diǎn)的進(jìn)步也是信息化條件下的主要特點(diǎn)。未來(lái)的檔案管理工作不再局限于簡(jiǎn)單的信息傳遞，而是通過(guò)信息傳遞實(shí)現(xiàn)信息資源的共享，提升社會(huì)地位，為國(guó)民經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供戰(zhàn)略保障，滿足人們不斷提升的信息開(kāi)發(fā)和利用需求[3]。

5.結(jié)語(yǔ)

檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)任重而道遠(yuǎn)的工作，在未來(lái)會(huì)面臨更加嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。作為檔案管理部門，也可以借鑒國(guó)外的一些優(yōu)秀方式合管理體系，結(jié)合自身的發(fā)展趨勢(shì)和建設(shè)要求，創(chuàng)造最符合我國(guó)發(fā)展需要的檔案管理模式。這需要管理部門在意識(shí)、觀念、服務(wù)等多個(gè)方面進(jìn)行改革和創(chuàng)新，在信息化的時(shí)代下提升檔案管理的水平，為社會(huì)發(fā)展提供穩(wěn)定的保證。

參考文獻(xiàn)

[1]孟麗君. 信息化條件下對(duì)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新思路的探討[J]. 黑龍江科技信息， 2015（27）.

[2]安艷芳. 淺談網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息化管理與服務(wù)機(jī)制的創(chuàng)新[J]. 山西檔案， 2012（s1）：92-94.

[3]黃鳳云. 信息化條件下創(chuàng)新中學(xué)檔案管理工作的思考[J]. 時(shí)代教育， 2014（16）：172-172.