淺談事業(yè)單位檔案信息化管理的措施

摘 要：事業(yè)單位檔案管理效率能夠影響到其服務(wù)職能的發(fā)揮，加強(qiáng)信息化管理是新時(shí)代下檔案管理的重要升級(jí)。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷革新讓事業(yè)單位的檔案信息管理效率大增。本文首先客觀評(píng)述開展檔案信息化管理的重要性，針對(duì)現(xiàn)狀中的不足點(diǎn)提出實(shí)施檔案信息化管理的有效措施。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

事業(yè)單位作為承擔(dān)我國政府管理工作中的公共服務(wù)職能的社會(huì)機(jī)構(gòu)，往往帶有一定的公益性質(zhì)。在長期面向社會(huì)公眾的綜合服務(wù)工作中，常會(huì)形成大量的工作檔案。這些檔案很多都需要保存較長時(shí)間，以滿足后期工作之需。顯然，大量檔案的存放保管需要有較可靠的管理服務(wù)，檔案管理水平的高低必然能夠體現(xiàn)出事業(yè)單位的綜合服務(wù)能力。在改革開放以來，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作內(nèi)容不斷細(xì)化，工作流程不斷改進(jìn)，歷史檔案的管理也由原先的人工管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?、信息化、智能化管理。隨著未來我國各項(xiàng)事業(yè)的蓬勃發(fā)展，事業(yè)單位的檔案管理全面推行信息化已成必然，如何有效開展檔案信息化管理值得大家深度思考。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的重要性

圍繞事業(yè)單位的檔案管理開展信息化建設(shè)，其目的是時(shí)刻緊抓檔案管理工作基礎(chǔ)，圍繞信息化改造建設(shè)這一中心，大量引入計(jì)算機(jī)信息技術(shù)與手段，全面提升事業(yè)單位的檔案管理水平，逐步完成無紙化、無實(shí)體化檔案管理模式，逐步推行信息化、數(shù)字化管理模式。同時(shí)，檔案信息化管理還要求應(yīng)在事業(yè)單位內(nèi)部組建運(yùn)行安全、性能優(yōu)越的局域網(wǎng)絡(luò)，在該網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中建立事業(yè)單位的檔案信息化管理系統(tǒng)，完成從檔案收集、整理、歸類、存管到檔案使用的全鏈條式服務(wù)，讓事業(yè)單位的檔案管理變得更方便快捷、更安全可靠。

事業(yè)單位通過信息化建設(shè)來強(qiáng)化檔案管理的重要性是顯而易見的，一方面，檔案管理效率大增。只要確保計(jì)算機(jī)硬件與軟件的配套更新，就能確保計(jì)算機(jī)在安全、高速運(yùn)行的基礎(chǔ)上全面產(chǎn)出檔案的電子文件，通過數(shù)字信息的記錄與讀取取代傳統(tǒng)紙質(zhì)文件的書寫與閱讀，確保了檔案信息的高速傳遞，這樣就增加了在單位時(shí)間內(nèi)處理檔案管理的數(shù)量，工作效率的提升效果是明顯的。另一方面，檔案管理的安全性、準(zhǔn)確性得到保障。多年來，不少事業(yè)單位常會(huì)出現(xiàn)檔案管理的不和諧聲音，不是檔案存放出現(xiàn)失誤導(dǎo)致丟失和混亂，就是檔案的后期使用出現(xiàn)信息不匹配，內(nèi)容不吻合的問題，導(dǎo)致很多工作的開展無法完成正常程序。在實(shí)施檔案信息化管理后，通過電子信息的錄入自檢確保信息輸入無誤后，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行電子文檔的加密工作，同時(shí)在后臺(tái)完成相關(guān)檔案的歸檔與整理工作，實(shí)時(shí)進(jìn)行自檢搜索，確保計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不會(huì)出現(xiàn)信息失竊等問題。特別是在及時(shí)更新網(wǎng)絡(luò)防火墻、計(jì)算機(jī)病毒庫等安全輔助工具后，電子檔案的安全性、完整性與準(zhǔn)確性將得到更大的保障。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理現(xiàn)狀與有效措施

通過對(duì)國內(nèi)事業(yè)單位現(xiàn)階段檔案信息化管理的情況進(jìn)行調(diào)查，不難發(fā)現(xiàn)當(dāng)前的檔案信息化管理依然存在一定的問題。第一個(gè)問題是基于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)搭建的信息化檔案管理平臺(tái)在實(shí)際應(yīng)用中效果不足。信息化平臺(tái)的建設(shè)初衷在于讓更多的需要在事業(yè)單位辦理業(yè)務(wù)的用戶自行在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上查閱歷史檔案與相關(guān)專業(yè)信息。事實(shí)上雖然事業(yè)單位已經(jīng)在加大投資開展信息化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的平臺(tái)建設(shè)，但還是無法達(dá)到理想的效果，很多檔案信息并沒有及時(shí)錄入，在時(shí)間上的新舊內(nèi)容歸類不清，信息的即時(shí)性與有效性大打折扣，用戶對(duì)信息平臺(tái)的利用率較低，使得不少事業(yè)單位很難組織平臺(tái)系統(tǒng)的二次開發(fā)，在維護(hù)與優(yōu)化上投入不大。第二個(gè)問題是現(xiàn)階段的檔案管理安全性還難以達(dá)標(biāo)。所有信息化管理平臺(tái)的建設(shè)都需要長期的維護(hù)，特別是在事業(yè)單位檔案信息化管理平臺(tái)建設(shè)初期，很多舊有檔案信息都要重新錄入轉(zhuǎn)化為電子信息，工作量必然較大，不好紙質(zhì)文檔在此時(shí)容易混亂和丟失，這樣也會(huì)導(dǎo)致信息庫中的信息出現(xiàn)遺漏錯(cuò)亂等安全隱患。與此同時(shí)，已經(jīng)錄入平臺(tái)的檔案信息還可能因加密不穩(wěn)定、技術(shù)不先進(jìn)等原因遭受計(jì)算機(jī)病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客等侵?jǐn)_，出現(xiàn)非人為性的信息泄露。

為強(qiáng)化檔案信息化管理效率，以上問題亟待解決，可從幾方面措施來加強(qiáng)：

（一）不斷完善信息化管理平臺(tái)與系統(tǒng)

第一，事業(yè)單位檔案管理的目標(biāo)要明確。檔案管理要同事業(yè)單位的職能工作同步進(jìn)行，體現(xiàn)與時(shí)俱進(jìn)。要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，主動(dòng)建設(shè)智能信息化管理平臺(tái)。積極建立健全各項(xiàng)管理制度，在思想、行為等方面對(duì)工作人員形成約束，加強(qiáng)對(duì)工作任務(wù)的分工與考核。第二，信息化管理平臺(tái)與系統(tǒng)的性能是否優(yōu)越，受到計(jì)算機(jī)硬件與軟件質(zhì)量水平的影響?，F(xiàn)階段的信息化管理平臺(tái)都是內(nèi)部與外部互通的網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)，因此不能將信息化管理平臺(tái)設(shè)計(jì)成僅限檔案管理部門的系統(tǒng)，而是應(yīng)該在事業(yè)單位各部門之間形成有效鏈路，確保各部門均能直接進(jìn)入信息化管理平臺(tái)，同時(shí)，事業(yè)單位之外的其他用戶及外來信息也應(yīng)該通過各種高速信息通信網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)連接。

（二）不斷提升檔案管理資源的網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平

事業(yè)單位的檔案信息屬于不容忽視的重要資源，在加強(qiáng)檔案信息化管理的同時(shí)開展檔案資源的開發(fā)管理是十分必要的。一旦所有的檔案信息資源出現(xiàn)缺漏，檔案信息化管理也就無安全準(zhǔn)確性可言。第一，應(yīng)加強(qiáng)檔案目錄信息資源的建設(shè)管理，必要的情況下應(yīng)對(duì)事業(yè)單位不同部門中的分散信息進(jìn)行匯總。第二，事業(yè)單位的檔案信息在使用數(shù)字化手段進(jìn)行處理后，能夠?qū)⒏鞣N存儲(chǔ)檔案實(shí)體逐步轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒃矗械臄?shù)據(jù)對(duì)象都需結(jié)合技術(shù)措施提升數(shù)據(jù)對(duì)象的完整準(zhǔn)確性。第三，存儲(chǔ)在信息化管理平臺(tái)中的檔案信息，還需要按照平臺(tái)設(shè)置規(guī)則進(jìn)行再處理，力求將最簡版本最終呈現(xiàn)在檔案信息使用者面前，提升工作效率。

（三）不斷提升檔案信息資源的安全性

事業(yè)單位的檔案信息化管理建設(shè)需要日積月累的漸進(jìn)過程，短時(shí)間內(nèi)要達(dá)到理想效果并不容易。由于初期在紙質(zhì)文件與信息平臺(tái)之間的數(shù)據(jù)導(dǎo)入存在遺漏的風(fēng)險(xiǎn)，所以必須加強(qiáng)對(duì)安全性管理的重視。要對(duì)全面實(shí)施信息化管理的網(wǎng)絡(luò)建設(shè)安全問題提高重視，特別是要做好各種檔案信息的數(shù)據(jù)備份；周期性開展網(wǎng)絡(luò)病毒庫的更新，對(duì)病毒木馬進(jìn)行查殺；工作人員還應(yīng)該提升信息平臺(tái)的查閱使用權(quán)限設(shè)置，著重加強(qiáng)各種加密技術(shù)的研究與應(yīng)用。

（四）不斷增強(qiáng)檔案信息化管理人員的素質(zhì)技能

事業(yè)單位的檔案信息化管理人員的專業(yè)素質(zhì)會(huì)直接影響到檔案管理的效率。人員隊(duì)伍的素質(zhì)越高，能力越強(qiáng)，檔案信息化管理的安全性、準(zhǔn)確性就會(huì)贏得越理想的成果。事業(yè)單位的檔案管理部門應(yīng)該慎重對(duì)待專業(yè)隊(duì)伍建設(shè)問題，將人員的培養(yǎng)及考核納入階段性工作中，通過篩選培育出一支思想積極、技術(shù)過硬、創(chuàng)新進(jìn)取、樂觀熱情的檔案管理隊(duì)伍，不斷強(qiáng)化檔案信息化管理的高要求與高標(biāo)準(zhǔn)。

三、結(jié)束語

得益于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷革新，檔案管理的信息化程度成為事業(yè)單位檔案管理的一大關(guān)注重點(diǎn)。檔案信息化管理在簡化流程、提升效率、縮減耗時(shí)上優(yōu)勢明顯。鑒于事業(yè)單位檔案信息化管理所存在的不足，應(yīng)著重從完善信息化管理平臺(tái)、提升資源網(wǎng)絡(luò)開發(fā)水平、提升信息安全性、增強(qiáng)人員素質(zhì)技能幾方面加以改善。

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作者簡介

劉林松（1978-），男，漢，山東省濱州市，職稱：檔案管理員，學(xué)歷：本科，主要研究方向：檔案管理