淺析地鐵工程檔案分類(lèi)編號(hào)方案

賀星星

摘 要：地鐵工程檔案分類(lèi)編號(hào)方案是檔案整理不可缺少的指導(dǎo)性文件，是編制檔號(hào)和順序排列的關(guān)鍵，是進(jìn)行檔案信息化管理及準(zhǔn)確檢索利用檔案的前提條件。本文以成都地鐵為例，分析大流水號(hào)法編號(hào)方案與專(zhuān)業(yè)分類(lèi)編號(hào)方案的優(yōu)缺點(diǎn)，尋找更翔實(shí)、更適用于地鐵企業(yè)的檔案分類(lèi)編號(hào)方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；分類(lèi)；編號(hào)方案

地鐵工程檔案就是在地鐵工程建設(shè)過(guò)程中形成的具有保存價(jià)值、直接反應(yīng)地鐵工程全貌的歷史記錄。

地鐵工程建設(shè)從規(guī)劃、設(shè)計(jì)、土建施工、裝飾裝修、設(shè)備安裝、調(diào)試到運(yùn)營(yíng)是一個(gè)多專(zhuān)業(yè)、多門(mén)類(lèi)的系統(tǒng)工程，一條線(xiàn)路的參建單位上百家，光竣工階段檔案就多達(dá)萬(wàn)卷。因此地鐵工程檔號(hào)分類(lèi)編號(hào)方案是檔案整理不可缺少的指導(dǎo)性文件，要管理好地鐵工程檔案，首先要對(duì)地鐵工程檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類(lèi)，編制一套翔實(shí)、可行的地鐵工程檔案分類(lèi)方案。

地鐵工程檔案分類(lèi)主要是根據(jù)地鐵檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成特點(diǎn)和利用習(xí)慣，把地鐵建設(shè)所形成的全部檔案劃分為具有一定的邏輯關(guān)系的類(lèi)目體系，也就是將地鐵工程檔案區(qū)分為不同類(lèi)別的邏輯方法，便于科學(xué)地管理和開(kāi)發(fā)利用。

成都地鐵運(yùn)營(yíng)有限公司成立后，檔案分類(lèi)編號(hào)一直采用大流水號(hào)編號(hào)方案，為檔案整理提供了不可缺少的指導(dǎo)依據(jù)。該方案編號(hào)簡(jiǎn)潔、排架方便，便于統(tǒng)計(jì)，但隨著后續(xù)線(xiàn)路及延伸線(xiàn)檔案的接管，運(yùn)營(yíng)維保對(duì)檔案利用頻率的增加，該分類(lèi)方案的缺點(diǎn)也逐漸顯露出來(lái)，在查找利用上不再是那么得心應(yīng)手。

1 現(xiàn)用檔案分類(lèi)編號(hào)方案優(yōu)缺點(diǎn)分析

在大流水號(hào)編號(hào)方案中，基本建設(shè)類(lèi)的二級(jí)類(lèi)目按地鐵工程線(xiàn)路（首期工程和延伸線(xiàn)工程分開(kāi)）先后順序用大流水編號(hào)設(shè)置；地鐵工程類(lèi)的三級(jí)類(lèi)目按工程階段順序設(shè)置，四級(jí)類(lèi)目按建設(shè)項(xiàng)目檔案接收先后順序設(shè)置。該方案的優(yōu)點(diǎn)在于竣工檔案按照線(xiàn)路和建設(shè)項(xiàng)目歸檔先后順序進(jìn)行流水編號(hào)排列，有利于分配檔號(hào)和檔案的排架管理。

其缺點(diǎn)是分割了各專(zhuān)業(yè)檔案間的關(guān)聯(lián)性，一方面同一線(xiàn)路首期工程和其延伸線(xiàn)工程檔案的檔號(hào)可能相距甚遠(yuǎn)，例如1號(hào)線(xiàn)一期檔案二級(jí)類(lèi)目編號(hào)為11，而后續(xù)接收了2號(hào)線(xiàn)一期（二級(jí)編號(hào)為12）等檔案，待到接收1號(hào)線(xiàn)二期檔案時(shí)其二級(jí)類(lèi)目編號(hào)就排到15，1號(hào)線(xiàn)三期的為19，同樣3號(hào)線(xiàn)一期檔案的二級(jí)類(lèi)目為16，3號(hào)線(xiàn)二期的為25，4號(hào)線(xiàn)一期的為14，4號(hào)線(xiàn)二期為21，同一線(xiàn)路不同時(shí)期建設(shè)的檔案不連續(xù)排列，相隔較遠(yuǎn)甚至不在同一個(gè)庫(kù)房。

另一方面，四級(jí)類(lèi)目的項(xiàng)目順序號(hào)也是根據(jù)標(biāo)段歸檔的先后順序號(hào)進(jìn)行排列，誰(shuí)先移交先排誰(shuí)的號(hào)，可能001是土建1標(biāo)工程項(xiàng)目，002是供電工程項(xiàng)目，后面的003又是土建2標(biāo)工程項(xiàng)目，然后004是通信工程、005是裝修工程、006又是土建工程……各工程項(xiàng)目檔案排列沒(méi)有明顯的規(guī)律性。如此，檔案檢索十分依賴(lài)檔案編號(hào)，難以根據(jù)線(xiàn)路和專(zhuān)業(yè)屬性在相鄰案卷中查找關(guān)聯(lián)檔案；如果檔案著錄的主題詞不完整或不準(zhǔn)確，也會(huì)大大影響檢索效果。

可見(jiàn)采用大流水號(hào)編號(hào)法同一線(xiàn)路不同時(shí)期建設(shè)、同一專(zhuān)業(yè)的檔案不連續(xù)排列，甚至不在同一個(gè)庫(kù)房，如要利用同一線(xiàn)路同一專(zhuān)業(yè)主題的檔案可能跑幾個(gè)庫(kù)區(qū)。

2 優(yōu)化編號(hào)方案

運(yùn)營(yíng)維保是以整條線(xiàn)路為單位管理，各專(zhuān)業(yè)利用檔案時(shí)不再考慮檔案屬于幾期工程或某某標(biāo)段，而且運(yùn)營(yíng)一線(xiàn)員工也不關(guān)注所需檔案屬于什么工程、什么標(biāo)段，他們只關(guān)心需要哪條線(xiàn)路、哪個(gè)專(zhuān)業(yè)、哪個(gè)車(chē)站的檔案。因此，為了提高檔案實(shí)際的檢索效率和檔案利用的便利性，我們對(duì)檔案編號(hào)方案進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整。調(diào)整后的編號(hào)方案依然遵循檔案來(lái)源原則，保持檔號(hào)的簡(jiǎn)潔性和易于識(shí)別，調(diào)整重點(diǎn)在于結(jié)合檔案內(nèi)容和形成規(guī)律，更加突出地保持檔案之間的歷史聯(lián)系和問(wèn)題的有機(jī)聯(lián)系。

一級(jí)類(lèi)目設(shè)置保持不變，地鐵工程檔案仍放在基建類(lèi)。

二級(jí)類(lèi)目按照線(xiàn)路設(shè)置，各條線(xiàn)路下不再區(qū)分一二三期，線(xiàn)別號(hào)包含其延伸線(xiàn)。線(xiàn)別號(hào)代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1號(hào)線(xiàn)為1，2號(hào)線(xiàn)為2，10號(hào)線(xiàn)為10，依此類(lèi)推。

三級(jí)類(lèi)目根據(jù)專(zhuān)業(yè)性質(zhì)，兼顧來(lái)源原則劃分為土建、裝修、系統(tǒng)、其它4類(lèi)。如同一標(biāo)段涉及幾個(gè)專(zhuān)業(yè)的，其檔案應(yīng)按專(zhuān)業(yè)組卷，分別列入不同的三級(jí)類(lèi)目下編號(hào)排列，其中綜合性和交叉性文件歸入改標(biāo)段的主要專(zhuān)業(yè)下，在其余專(zhuān)業(yè)中注明互見(jiàn)號(hào)。

四級(jí)類(lèi)目中土建、裝修專(zhuān)業(yè)按車(chē)站順序排列，系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)按專(zhuān)業(yè)順序排列。同一條線(xiàn)路二三期建設(shè)項(xiàng)目的案卷接著一期工程檔案四級(jí)類(lèi)目順序號(hào)排列。

為了便于信息化檢索和排列，編制檔號(hào)主要采用阿拉伯?dāng)?shù)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字無(wú)法表達(dá)清楚時(shí)再加英文字母混合編制，比如C代表初步設(shè)計(jì)文件，S代表施工文件，J代表竣工文件，Z代表綜合文件。

專(zhuān)業(yè)代碼也用阿拉伯?dāng)?shù)字表示： 1為土建專(zhuān)業(yè)（含軌道、人防防淹門(mén)），2為機(jī)電裝修（含風(fēng)水電），3為系統(tǒng)專(zhuān)業(yè)（含高壓供電、通信、信號(hào)、綜合監(jiān)控、AFC、屏蔽門(mén)、電扶梯等），4為后期零星工程和技術(shù)改造等項(xiàng)目。

編號(hào)示例如下：

此方案將地鐵工程檔案劃分成線(xiàn)路-階段-專(zhuān)業(yè)-車(chē)站的樹(shù)形結(jié)構(gòu)，型式簡(jiǎn)單，一目了然，便于理解和編制。該方案優(yōu)勢(shì)在于能把同一線(xiàn)路及延伸線(xiàn)下各專(zhuān)業(yè)的檔案緊密地排列在一起，有利于運(yùn)營(yíng)維保對(duì)各線(xiàn)路和專(zhuān)業(yè)的查找利用和管理，非常便于專(zhuān)題性利用。但缺點(diǎn)是檔案排架時(shí)需要預(yù)留延伸線(xiàn)檔案的排架空間，如預(yù)留空間不準(zhǔn)確，會(huì)造成大量的倒架工作。

一套編號(hào)方法的優(yōu)劣，不在于它有多復(fù)雜的構(gòu)思，有多高深的技術(shù)含量，而在于他的功能效率和編制效率。方便查找利用時(shí)檔案管理最終目的，對(duì)于企業(yè)一線(xiàn)的利用者，只有快速便捷的查找服務(wù)才能讓他們感受到檔案管理的水平與效率。

通過(guò)實(shí)踐探索，筆者認(rèn)為地鐵企業(yè)應(yīng)充分考慮運(yùn)營(yíng)維保中對(duì)檔案的實(shí)際利用情況，對(duì)各條線(xiàn)路檔案的利用需求不受工程一期或二期的限制，且專(zhuān)業(yè)性較強(qiáng)，故將各條線(xiàn)路及其延伸線(xiàn)的檔案放到一起，按專(zhuān)業(yè)集中排列，可以大大地提高檔案檢索效率，提高查全率、查準(zhǔn)率。

參考文獻(xiàn)

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