淺析地鐵工程檔案分類編號方案

賀星星

摘 要：地鐵工程檔案分類編號方案是檔案整理不可缺少的指導(dǎo)性文件，是編制檔號和順序排列的關(guān)鍵，是進(jìn)行檔案信息化管理及準(zhǔn)確檢索利用檔案的前提條件。本文以成都地鐵為例，分析大流水號法編號方案與專業(yè)分類編號方案的優(yōu)缺點(diǎn)，尋找更翔實(shí)、更適用于地鐵企業(yè)的檔案分類編號方法。

關(guān)鍵詞：檔案管理；分類；編號方案

地鐵工程檔案就是在地鐵工程建設(shè)過程中形成的具有保存價值、直接反應(yīng)地鐵工程全貌的歷史記錄。

地鐵工程建設(shè)從規(guī)劃、設(shè)計、土建施工、裝飾裝修、設(shè)備安裝、調(diào)試到運(yùn)營是一個多專業(yè)、多門類的系統(tǒng)工程，一條線路的參建單位上百家，光竣工階段檔案就多達(dá)萬卷。因此地鐵工程檔號分類編號方案是檔案整理不可缺少的指導(dǎo)性文件，要管理好地鐵工程檔案，首先要對地鐵工程檔案進(jìn)行準(zhǔn)確的分類，編制一套翔實(shí)、可行的地鐵工程檔案分類方案。

地鐵工程檔案分類主要是根據(jù)地鐵檔案的內(nèi)容性質(zhì)、形成特點(diǎn)和利用習(xí)慣，把地鐵建設(shè)所形成的全部檔案劃分為具有一定的邏輯關(guān)系的類目體系，也就是將地鐵工程檔案區(qū)分為不同類別的邏輯方法，便于科學(xué)地管理和開發(fā)利用。

成都地鐵運(yùn)營有限公司成立后，檔案分類編號一直采用大流水號編號方案，為檔案整理提供了不可缺少的指導(dǎo)依據(jù)。該方案編號簡潔、排架方便，便于統(tǒng)計，但隨著后續(xù)線路及延伸線檔案的接管，運(yùn)營維保對檔案利用頻率的增加，該分類方案的缺點(diǎn)也逐漸顯露出來，在查找利用上不再是那么得心應(yīng)手。

1 現(xiàn)用檔案分類編號方案優(yōu)缺點(diǎn)分析

在大流水號編號方案中，基本建設(shè)類的二級類目按地鐵工程線路（首期工程和延伸線工程分開）先后順序用大流水編號設(shè)置；地鐵工程類的三級類目按工程階段順序設(shè)置，四級類目按建設(shè)項目檔案接收先后順序設(shè)置。該方案的優(yōu)點(diǎn)在于竣工檔案按照線路和建設(shè)項目歸檔先后順序進(jìn)行流水編號排列，有利于分配檔號和檔案的排架管理。

其缺點(diǎn)是分割了各專業(yè)檔案間的關(guān)聯(lián)性，一方面同一線路首期工程和其延伸線工程檔案的檔號可能相距甚遠(yuǎn)，例如1號線一期檔案二級類目編號為11，而后續(xù)接收了2號線一期（二級編號為12）等檔案，待到接收1號線二期檔案時其二級類目編號就排到15，1號線三期的為19，同樣3號線一期檔案的二級類目為16，3號線二期的為25，4號線一期的為14，4號線二期為21，同一線路不同時期建設(shè)的檔案不連續(xù)排列，相隔較遠(yuǎn)甚至不在同一個庫房。

另一方面，四級類目的項目順序號也是根據(jù)標(biāo)段歸檔的先后順序號進(jìn)行排列，誰先移交先排誰的號，可能001是土建1標(biāo)工程項目，002是供電工程項目，后面的003又是土建2標(biāo)工程項目，然后004是通信工程、005是裝修工程、006又是土建工程……各工程項目檔案排列沒有明顯的規(guī)律性。如此，檔案檢索十分依賴檔案編號，難以根據(jù)線路和專業(yè)屬性在相鄰案卷中查找關(guān)聯(lián)檔案；如果檔案著錄的主題詞不完整或不準(zhǔn)確，也會大大影響檢索效果。

可見采用大流水號編號法同一線路不同時期建設(shè)、同一專業(yè)的檔案不連續(xù)排列，甚至不在同一個庫房，如要利用同一線路同一專業(yè)主題的檔案可能跑幾個庫區(qū)。

2 優(yōu)化編號方案

運(yùn)營維保是以整條線路為單位管理，各專業(yè)利用檔案時不再考慮檔案屬于幾期工程或某某標(biāo)段，而且運(yùn)營一線員工也不關(guān)注所需檔案屬于什么工程、什么標(biāo)段，他們只關(guān)心需要哪條線路、哪個專業(yè)、哪個車站的檔案。因此，為了提高檔案實(shí)際的檢索效率和檔案利用的便利性，我們對檔案編號方案進(jìn)行了優(yōu)化調(diào)整。調(diào)整后的編號方案依然遵循檔案來源原則，保持檔號的簡潔性和易于識別，調(diào)整重點(diǎn)在于結(jié)合檔案內(nèi)容和形成規(guī)律，更加突出地保持檔案之間的歷史聯(lián)系和問題的有機(jī)聯(lián)系。

一級類目設(shè)置保持不變，地鐵工程檔案仍放在基建類。

二級類目按照線路設(shè)置，各條線路下不再區(qū)分一二三期，線別號包含其延伸線。線別號代碼用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，1號線為1，2號線為2，10號線為10，依此類推。

三級類目根據(jù)專業(yè)性質(zhì)，兼顧來源原則劃分為土建、裝修、系統(tǒng)、其它4類。如同一標(biāo)段涉及幾個專業(yè)的，其檔案應(yīng)按專業(yè)組卷，分別列入不同的三級類目下編號排列，其中綜合性和交叉性文件歸入改標(biāo)段的主要專業(yè)下，在其余專業(yè)中注明互見號。

四級類目中土建、裝修專業(yè)按車站順序排列，系統(tǒng)專業(yè)按專業(yè)順序排列。同一條線路二三期建設(shè)項目的案卷接著一期工程檔案四級類目順序號排列。

為了便于信息化檢索和排列，編制檔號主要采用阿拉伯?dāng)?shù)字，用阿拉伯?dāng)?shù)字無法表達(dá)清楚時再加英文字母混合編制，比如C代表初步設(shè)計文件，S代表施工文件，J代表竣工文件，Z代表綜合文件。

專業(yè)代碼也用阿拉伯?dāng)?shù)字表示： 1為土建專業(yè)（含軌道、人防防淹門），2為機(jī)電裝修（含風(fēng)水電），3為系統(tǒng)專業(yè)（含高壓供電、通信、信號、綜合監(jiān)控、AFC、屏蔽門、電扶梯等），4為后期零星工程和技術(shù)改造等項目。

編號示例如下：

此方案將地鐵工程檔案劃分成線路-階段-專業(yè)-車站的樹形結(jié)構(gòu)，型式簡單，一目了然，便于理解和編制。該方案優(yōu)勢在于能把同一線路及延伸線下各專業(yè)的檔案緊密地排列在一起，有利于運(yùn)營維保對各線路和專業(yè)的查找利用和管理，非常便于專題性利用。但缺點(diǎn)是檔案排架時需要預(yù)留延伸線檔案的排架空間，如預(yù)留空間不準(zhǔn)確，會造成大量的倒架工作。

一套編號方法的優(yōu)劣，不在于它有多復(fù)雜的構(gòu)思，有多高深的技術(shù)含量，而在于他的功能效率和編制效率。方便查找利用時檔案管理最終目的，對于企業(yè)一線的利用者，只有快速便捷的查找服務(wù)才能讓他們感受到檔案管理的水平與效率。

通過實(shí)踐探索，筆者認(rèn)為地鐵企業(yè)應(yīng)充分考慮運(yùn)營維保中對檔案的實(shí)際利用情況，對各條線路檔案的利用需求不受工程一期或二期的限制，且專業(yè)性較強(qiáng)，故將各條線路及其延伸線的檔案放到一起，按專業(yè)集中排列，可以大大地提高檔案檢索效率，提高查全率、查準(zhǔn)率。

參考文獻(xiàn)

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