試新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

楊玲

摘 要：我國社會的經(jīng)濟水平在不斷提高，各行各業(yè)也發(fā)生了很大變化，而全新的社會形勢為我國的科技檔案管理帶來發(fā)展機遇和挑戰(zhàn)。筆者作為一名深圳市燈光環(huán)境管理中心的檔案工作人員，充分認(rèn)識到科技檔案管理的意義，因此，從自身業(yè)務(wù)工作的角度分析當(dāng)前科技檔案管理模式存在的不足，而后針對不足之處提出自己的想法，創(chuàng)新其管理模式，提高科技檔案管理水平。

關(guān)鍵詞：新形勢；科技檔案管理；創(chuàng)新

如今的社會是信息化社會，各行各業(yè)的工作都需要以信息為支持，科技檔案管理工作也應(yīng)在信息化的新形勢下創(chuàng)新管理模式，滿足社會發(fā)展的基本要求，并使我國經(jīng)濟和科技進(jìn)入更為快速的發(fā)展軌道。目前，需要加強對科技檔案管理工作的重視，并以其工作狀態(tài)為基礎(chǔ)，創(chuàng)新管理模式，實現(xiàn)科技檔案管理的新發(fā)展。

1 新形勢下科技檔案管理存在的不足

1.1 對科技檔案管理認(rèn)識不足

對工作的認(rèn)識直接影響工作質(zhì)量和效率。在科技檔案管理工作中，由于部分科研人員對該項工作的認(rèn)識不足，導(dǎo)致中心科技檔案的保存和歸檔量較少，遠(yuǎn)遠(yuǎn)少于文書檔案的保存量。同時，中心的科技活動、項目檔案等，在有關(guān)部室中也只是保存著活動立項以及驗收等數(shù)據(jù)的記錄，而與活動過程直接相關(guān)的數(shù)據(jù)信息則沒有進(jìn)行有效的記錄，或是完全沒有記錄，導(dǎo)致科技檔案資料缺失或資料不完整，無法發(fā)揮出應(yīng)有的作用[1]。深圳市燈光環(huán)境管理中心作為深圳市道路照明、景觀照明的主管單位，一直致力于科技照明研究，也取得了顯著的成果，如智慧路燈、漏電防控系統(tǒng)、“三遙”技術(shù)等科研項目的研究成果的推廣與應(yīng)用，大大改善了深圳燈光照明環(huán)境，提升了燈光照明管理水平，而與之相關(guān)的科技檔案的不完善，一定程度上影響了燈光照明科研成果的經(jīng)驗總結(jié)和推廣應(yīng)用。

1.2 檔案管理技術(shù)手段落后

傳統(tǒng)的科技檔案管理模式比較落后，無法滿足現(xiàn)代化社會對科技檔案管理工作的需求，且主要原因在于管理的技術(shù)手段比較落后?？萍紮n案管理人員在運用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)時，只是簡單的錄入科技檔案信息，對其進(jìn)行歸檔、查閱等，而忽視科技檔案信息資源的共享，沒有結(jié)合現(xiàn)有的技術(shù)手段和業(yè)務(wù)工作需要，建立系統(tǒng)化管理平臺，相關(guān)科研項目成果得不到廣泛推廣應(yīng)用。

1.3 缺少規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度

規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度是實施科技檔案管理的重要措施。實施規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科技檔案管理，可以提高科技檔案的使用效率，提高科技檔案在中心業(yè)務(wù)工作中的價值。但是，在實際管理工作中，科技檔案管理制度還有待健全，缺少以《檔案法》等法律法規(guī)為依據(jù)的專項制度，導(dǎo)致科技檔案管理工作缺少規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此，需要中心結(jié)合自身的業(yè)務(wù)工作需要，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的科技檔案管理制度。

1.4 檔案管理人員素質(zhì)有待加強

科技檔案管理人員的素質(zhì)直接影響工作成效。目前，受到科技檔案傳統(tǒng)管理模式的影響，管理人員的專業(yè)技能、對計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的掌握和運用等能力需要進(jìn)一步加強，才能滿足科技檔案管理的需要。目前，中心由于對科技檔案管理工作的重視不足，相關(guān)的培訓(xùn)較少，進(jìn)而出現(xiàn)科技檔案管理人員專業(yè)知識水平相對較低，專業(yè)技能不強，規(guī)范化程度低?？梢?，在科技檔案管理工作中，需要不斷強化管理人員的素質(zhì)。

1.5 科技檔案的利用效率較低

中心科技檔案的利用率相對其他檔案較低?？萍紮n案管理工作的主要目的是以完善的管理制度等方式，滿足中心內(nèi)各部室對科技檔案的使用功能需求。同時，需要保證科技檔案管理工作的高效率等特點[2]。但是，中心在具體實施有效管理的各個環(huán)節(jié)中表現(xiàn)出不足，具體表現(xiàn)在科技檔案管理設(shè)備以及人員配置等方面，而多方面不足導(dǎo)致科技檔案的利用效率較低，以致中心部室需要科技檔案信息時，不能對所需的科技檔案進(jìn)行有效的查找和檢索，而管理人員也未能及時向其他部門推薦相適應(yīng)的科技檔案，不能充分發(fā)揮科技檔案的利用價值。

2 新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新

針對科技檔案管理模式存在的不足，需要從重視并加強科技檔案管理工作、運用新技術(shù)實施科技檔案管理，建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度、提高科技檔案管理人員的素質(zhì)、活化科技檔案，提高利用效率等方面，創(chuàng)新其管理模式，進(jìn)而實現(xiàn)對科技檔案信息的有效管理。

2.1 重視并加強科技檔案管理工作

中心對科技檔案管理工作認(rèn)識不足，需要加強重視，進(jìn)而加強科技檔案的管理?？萍紮n案是中心的重要業(yè)務(wù)檔案資料，不僅是中心業(yè)務(wù)工作的重要內(nèi)容，而且能夠及時、準(zhǔn)確的反應(yīng)出中心相關(guān)業(yè)務(wù)工作的優(yōu)缺點，為優(yōu)化工作提供完整的科技檔案信息。因此，中心業(yè)務(wù)工作應(yīng)與科技檔案管理工作相結(jié)合，相互協(xié)調(diào)，共同發(fā)展[3]。首先，管理者要明確，科技檔案管理不僅是檔案管理部門的工作，而且是與管理者的日常工作息息相關(guān)，需要將其作為重要工作落實，且各部室應(yīng)積極配合科技檔案管理工作。科技檔案管理工作人員也應(yīng)將《檔案法》等相關(guān)內(nèi)容轉(zhuǎn)述給管理者，增加中心全體人員對科技檔案管理的認(rèn)識和了解；同時，對于科技檔案的正確使用對中心生存、發(fā)展的影響也應(yīng)大力宣傳，爭取贏得全體同仁對科技檔案管理工作的重視，為其管理工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，進(jìn)而加強科技檔案管理。

2.2 運用新技術(shù)實施科技檔案管理

新形勢下，中心科技檔案管理工作應(yīng)以現(xiàn)代化的科學(xué)技術(shù)為依托，運用新技術(shù)對科技檔案實施有效管理。科技檔案的使用方式、檔案信息的傳遞手段等，都在隨著信息技術(shù)的發(fā)展不斷進(jìn)步。計算機技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步在人類社會發(fā)展中發(fā)揮著重要作用，具體表現(xiàn)在生活、學(xué)習(xí)和工作等領(lǐng)域中，因此，如何運用新技術(shù)實施科技檔案的管理，實現(xiàn)信息資源共享，已經(jīng)成為科技檔案管理工作中重點思考的問題。首先，需要增加科技檔案管理部門的資金[4]。加大資金，使科技檔案管理部門可以根據(jù)自身的工作需要購買計算機、照相機、復(fù)印機、掃描儀等設(shè)備，且需要購買用于防止火災(zāi)、盜竊、除塵等設(shè)備。其次，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)科技檔案自動化管理、電子化，從而實現(xiàn)科技檔案信息的共享。同時，建設(shè)科技檔案管理系統(tǒng)平臺，管理人員可以通過系統(tǒng)平臺交流、共享資源，利用網(wǎng)絡(luò)完成科技檔案信息的咨詢、錄入、查閱、打印等。再次，中心在科技檔案的管理工作中，可以利用建設(shè)信息化科技檔案數(shù)據(jù)庫的時機，推動科技檔案管理工作進(jìn)入現(xiàn)代化的管理模式。運用新技術(shù)實施科技檔案管理時，應(yīng)完善相應(yīng)的規(guī)范，統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)。

2.3 建立規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度

《檔案法》是開展科技檔案管理工作的主要依據(jù)，更是從法律的角度對科技檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)督?？萍紮n案的日常管理工作中，應(yīng)以《檔案法》等相關(guān)的法律法規(guī)作為依據(jù)，結(jié)合中心實際情況，制定詳細(xì)的、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理制度，并確保管理制度的可行性和執(zhí)行力度。具體需要從科技檔案信息的形成、收集、整理、歸檔等環(huán)節(jié)制定詳細(xì)的管理制度[5]?？萍紮n案日常管理工作中，對于嚴(yán)格遵守管理制度、在科技檔案管理工作上有突出成績的人員，應(yīng)對其加以表彰和獎勵，提高管理人員的工作熱情；對于違反科技檔案管理制度、檔案收集不全面、檔案歸檔不及時、可利用科技檔案卻沒有積極利用等人員，應(yīng)及時給予批評、責(zé)令其整改。同時，從加強科技檔案管理的基礎(chǔ)工作著手，建立信息的檢索制度，信息檢索需要具有多功能、系統(tǒng)化、實用性等特點，為日后科技檔案更加全面的開發(fā)和利用創(chuàng)造條件。中心的管理者要將分散式管理變?yōu)榧惺焦芾?，將傳統(tǒng)的管理模式變?yōu)楝F(xiàn)代化的管理模式，提高科技檔案管理人員的責(zé)任感，從而實現(xiàn)科技檔案規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理。

2.4 提高科技檔案管理人員的素質(zhì)

科技檔案管理人員的素質(zhì)，直接決定管理質(zhì)量和效率。因此，基于科技檔案管理的需要，需繼續(xù)加強對管理人員的培養(yǎng)，提高其素質(zhì)，進(jìn)而提升科技檔案管理工作成效。科技檔案與其他檔案有著較大的區(qū)別，其科技信息涉及的內(nèi)容較為廣泛、領(lǐng)域多，這使得科技檔案管理對管理人員的要求更高，不僅需要有專業(yè)的工作能力，更需要有過硬的素質(zhì)。定期對科技檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，重點針對信息技術(shù)的發(fā)展，加強現(xiàn)代化技術(shù)的培訓(xùn)，指導(dǎo)管理人員正確使用計算機和網(wǎng)絡(luò)，以便更好地勝任科技檔案管理工作。

2.5 活化科技檔案，提高利用效率

科技檔案的利用效率低是目前中心科技檔案管理工作中存在的問題?？萍紮n案管理的目的不僅是保存，更主要的是對科技檔案的合理使用，為中心業(yè)務(wù)工作服務(wù)，提高工作效率和質(zhì)量。對于中心而言，科技檔案是創(chuàng)新燈光環(huán)境管理模式的重要依據(jù)，是對城市燈光照明建設(shè)進(jìn)行科學(xué)合理布局的參考資料，為此，應(yīng)加強對科技檔案的利用。要提高對科技檔案的利用效率，需要對科技檔案進(jìn)行分析、歸類，掌握科技檔案的內(nèi)容[6]。在科技檔案管理中，工作人員還需要根據(jù)科技發(fā)展以及社會發(fā)展等因素，判斷科技檔案的作用，明確其價值；對于應(yīng)用價值較高的科技檔案，則應(yīng)將其存放在合理的位置，并通過設(shè)置關(guān)鍵詞、主要內(nèi)容等方式，提高其檢索率，從而實現(xiàn)快速查閱、合理使用。

3 總結(jié)

整體來看，科技檔案管理工作直接影響我國企事業(yè)單位、經(jīng)濟、文化等多方面的發(fā)展，為保證我國發(fā)展效率，使科技檔案管理工作不僅是簡單的信息記錄，而是需要在社會發(fā)展需要時，可以對科技檔案進(jìn)行合理的使用，提高其價值和作用。

參考文獻(xiàn)

[1]何紹棣.新形勢下科技檔案管理模式創(chuàng)新的研究[J].中國管理信息化，2013，16（14）：92-93.

[2]毛業(yè)博.我國科技檔案管理工作探微：不足與建議[J].機電兵船檔案，2016（05）：19-21.

[3]于洋，綦良群.科技檔案分析及其管理體系構(gòu)建[J].科技與管理，2016，18（05）：33-39.

[4]張斌，徐擁軍.我國科技檔案管理體制機制建設(shè)的政策建議[J].檔案學(xué)研究，2016（03）：25-34.

[5]謝庭梅.信息化時代科技檔案管理的創(chuàng)新研究[J].企業(yè)科技與發(fā)展，2016（05）：222-224.

[6]徐擁軍，張斌.我國科技檔案管理體制機制的現(xiàn)存問題[J].檔案學(xué)研究，2016（02）：14-21.