信息化視角下的檔案管理建設(shè)

李長(zhǎng)鴻

摘 要：數(shù)字信息化時(shí)代，事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)施檔案管理。文章主要列舉了事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)中存在的制約因素，分析認(rèn)為，必須采取切實(shí)可行的措施，加快信息化建設(shè)步伐，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

進(jìn)入社會(huì)主義新時(shí)期以來(lái)，數(shù)字信息化技術(shù)得到廣泛運(yùn)用，事業(yè)單位檔案管理采用信息化技術(shù)成為必然趨勢(shì)。事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)施檔案管理，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

一、基層檔案信息化管理存在的問(wèn)題

1、思想認(rèn)知存在偏差 部分檔案管理員思想觀念守舊，習(xí)慣于傳統(tǒng)的工作模式，片面認(rèn)為信息化管理既難學(xué)又不可靠，只會(huì)加重檔案管理員的工作負(fù)擔(dān)，對(duì)信息化應(yīng)用存在著排斥心理和抵觸情緒，停留在看門(mén)守?cái)?、被?dòng)服務(wù)的舊觀念、舊模式上，滿足于簡(jiǎn)單地整理文件歸檔、等待利用者上門(mén)查閱、應(yīng)付上級(jí)機(jī)關(guān)檢查；檔案信息化管理要求檔案管理員嚴(yán)格遵循各類(lèi)檔案規(guī)定，認(rèn)真按照文件材料的分類(lèi)、歸檔范圍、保管期限的規(guī)定按時(shí)收集匯總，檔案信息輸入、檢索、利用等，必須嚴(yán)格按照規(guī)定的流程進(jìn)行，從時(shí)間、程序上限制了檔案管理員工作的隨意性，不利于檔案信息化應(yīng)用的普遍提高。

2、管理能力受限 事業(yè)單位檔案信息化管理要求管理人員必須具備較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，但部份管理人員信息化應(yīng)用還比較低，難以適應(yīng)信息化管理的需要。一部分檔案管理員專業(yè)不對(duì)口，有的是半路子出家，有的檔案員剛剛學(xué)會(huì)立卷歸檔等基本知識(shí)，就被調(diào)整崗位，知識(shí)結(jié)構(gòu)趨于單一化，能夠熟練操作微機(jī)，靈活使用檔案管理軟件和勝任文檔的存儲(chǔ)、編輯 檢索、利用等工作的實(shí)用的復(fù)合型人才不多，影響檔案信息化管理水平的整體提升；事業(yè)單位受制于辦公經(jīng)費(fèi)檔案人員很少有機(jī)會(huì)，專業(yè)應(yīng)用技能培訓(xùn)少，導(dǎo)致部分檔案管理員應(yīng)用技能還停留在瀏覽、查詢、錄入上，融入文字、圖像、音頻、視頻、動(dòng)畫(huà)等多種形式于一體的編研技術(shù)幾乎沒(méi)有。

3、設(shè)備落后 應(yīng)當(dāng)看到，不少事業(yè)單位對(duì)對(duì)檔案信息化投入比較少，致使檔案信息化管理設(shè)備匱乏和落后，電腦性能差，沒(méi)有裝備掃描儀、刻錄機(jī)、防磁柜，流轉(zhuǎn)檔案需要很長(zhǎng)時(shí)間，很難滿足工作應(yīng)用需求；有的單位缺乏對(duì)檔案管理工作必要的硬件投入，文書(shū)、業(yè)務(wù)檔案沒(méi)有按要求實(shí)行微機(jī)管理，文書(shū)檔案文件數(shù)據(jù)、電子文件和紙質(zhì)載體不能做到同步歸檔；檔案管理系統(tǒng)與各個(gè)部門(mén)應(yīng)用系統(tǒng)之間共享性差，數(shù)據(jù)庫(kù)不能對(duì)接，大量的檔案信息只能在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)，難于通過(guò)關(guān)聯(lián)、對(duì)接和共享實(shí)現(xiàn)質(zhì)飛躍。

4、開(kāi)發(fā)利用不夠 一些單位檔案信息化管理只是應(yīng)付上級(jí)檢查，沒(méi)有認(rèn)識(shí)到檔案管理在信息化時(shí)代的實(shí)用價(jià)值，認(rèn)為檔案管理工作只是收集過(guò)時(shí)的文件材料，投入大量人力、物力、財(cái)力出不了政績(jī)，得不償失，存在著檔案管理說(shuō)起來(lái)重要，做起來(lái)次要，真干起來(lái)不要的錯(cuò)誤認(rèn)識(shí)；一些單位編研成果只是對(duì)原始檔案材料進(jìn)行簡(jiǎn)單的匯總，片面追求數(shù)量，忽視分析研究，編研成果質(zhì)量不高，簡(jiǎn)單化，檔案管理員工作限于在網(wǎng)上瀏覽各種網(wǎng)頁(yè)和簡(jiǎn)單的業(yè)務(wù)查詢，難以充分發(fā)揮編研成果的參考作用和輔助決策作用，不會(huì)用信息化手段來(lái)提高工作效率，降低工作成本，造成大量信息資源的閑置。

二、深化事業(yè)單位檔案信息化管理的策略

加強(qiáng)檔案信息化管理，必須結(jié)基層事業(yè)單位實(shí)際，找準(zhǔn)結(jié)合點(diǎn)、切入點(diǎn)和著力點(diǎn)，將信息化應(yīng)用深入到管理工作的方方面面。

1、轉(zhuǎn)變觀念，主動(dòng)用 事業(yè)單位管理層要向檔案管理員大力灌輸信息化理念，使檔案管理員深刻認(rèn)識(shí)到信息化是形勢(shì)發(fā)展的必然要求，不懂信息化就做不好檔案管理工作，就是工作不稱職，就會(huì)丟掉工作崗位，切實(shí)增強(qiáng)廣大檔案管理員的危機(jī)感和緊迫感，提高工作的主動(dòng)性；要根據(jù)檔案管理的各項(xiàng)要求，結(jié)合實(shí)際、制定各項(xiàng)管理制度和操作規(guī)范，要嚴(yán)格按照法律法規(guī)和管理制度抓好責(zé)任落實(shí)，促進(jìn)檔案信息化管理工作；檔案管理部門(mén)日常工作信息要及時(shí)錄入信息平臺(tái)，做到日清月結(jié)，使檔案管理員養(yǎng)成“上班先開(kāi)機(jī)，工作先上網(wǎng)”的日常習(xí)慣。

2、加強(qiáng)培訓(xùn) 事業(yè)單位要強(qiáng)化專題培訓(xùn)，要?jiǎng)?chuàng)造條件讓他們接受專業(yè)教育，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)、學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)、基本原理，學(xué)習(xí)文字處理技術(shù)，學(xué)習(xí)常用檔案管理軟件的應(yīng)用，通過(guò)專題培訓(xùn)和實(shí)際操作，使人人成為檔案信息產(chǎn)品的使用者、檔案信息的管理者，個(gè)個(gè)成為檔案管理工作的行家里手；要強(qiáng)化崗位培訓(xùn)，有針對(duì)性地進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和現(xiàn)代科技知識(shí)的培訓(xùn)；強(qiáng)化交流互補(bǔ)，要定期或不定期的組織檔案管理人員到各地參觀學(xué)習(xí)，實(shí)地考察，取長(zhǎng)補(bǔ)短，拓寬視野，使檔案人員自覺(jué)地進(jìn)行業(yè)務(wù)交流、研究活動(dòng)，以便更好地適應(yīng)新形勢(shì)下檔案信息化管理的需要。

3、完善機(jī)制 事業(yè)單位檔案部門(mén)要進(jìn)一步完善檔案信息的采集錄入機(jī)制，建立檔案信息日常更新維護(hù)機(jī)制，將檔案信息的采集細(xì)化分解到每一個(gè)檔案管理員，積累大量原始檔案信息資料，要進(jìn)一步完善檔案信息的分析機(jī)制，建立以分級(jí)分類(lèi)研判、成果集中展示、單位選擇應(yīng)用為主要內(nèi)容的日常檔案研判機(jī)制，確保檔案信息研判常態(tài)化；要進(jìn)一步規(guī)范檔案信息的應(yīng)用管理流程，形成動(dòng)態(tài)化信息管理模式，真正做到底數(shù)清、情況明、管得住、不失控，真正突出檔案信息化管理實(shí)效。

總之，事業(yè)單位檔案建設(shè)要順應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，加快數(shù)字信息技術(shù)的引進(jìn)，采用現(xiàn)代化的信息技術(shù)實(shí)施檔案管理，從而發(fā)揮事業(yè)單位檔案管理的作用和職能，更好地服務(wù)于事業(yè)單位發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]王玉杰.信息化背景下行政事業(yè)單位檔案管理科學(xué)化的思考[J].黑龍江科技信息，2015，31：143.

[2]斯琴高娃.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)初探[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，03：174.