探究國企人事檔案電子化的管理優(yōu)勢、風險及其防范

摘 要：隨著科學技術(shù)的快速發(fā)展、信息時代的真正來臨，人事檔案管理的受重視程度不斷提升，電子化的人事檔案管理模式也逐漸在我國國有企業(yè)開始普及，基于此，本文簡單介紹了國企人事檔案電子化的管理優(yōu)勢，并結(jié)合國企人事檔案電子化的管理風險，提出了相關(guān)風險的應對策略，希望策略內(nèi)容能夠為相關(guān)業(yè)內(nèi)人士帶來一定啟發(fā)。

關(guān)鍵字：國企；人事檔案；電子化

雖然人事檔案電子化管理具備多方面優(yōu)勢，但其本身具備的雙刃劍屬性卻不容忽視，這種屬性的出現(xiàn)是由于電子化管理往往面臨著多種安全風險，而為了盡可能降低這類安全風險，正是本文圍繞國企人事檔案電子化的管理優(yōu)勢、風險及其防范開展具體研究的原因所在。

1 國企人事檔案電子化的管理優(yōu)勢

1.1簡單、便捷

總量龐大的員工人數(shù)、檔案信息量使得傳統(tǒng)的人事檔案管理很難滿足國有企業(yè)的相關(guān)需要，但具備多方面優(yōu)勢的電子化人事檔案管理卻并不會受到這類情況影響。筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，電子化人事檔案管理僅需要結(jié)合已有的結(jié)構(gòu)化管理系統(tǒng)即可輕松實現(xiàn)人事檔案的分類保管。而在查閱人事檔案信息時，國有企業(yè)人員可在網(wǎng)絡軟硬件支持下快速查詢相關(guān)信息，同一時間查詢多份檔案資料并進行對比的需求也能夠由此滿足，可見人事檔案電子化管理具備的優(yōu)勢[1]。

1.2功能全面

電子化人事檔案管理具備著強大的計算和存儲功能，而隨著近年來科學技術(shù)的快速發(fā)展，電子化人事檔案管理與傳統(tǒng)人事檔案管理間存在的差距還將進一步拉開。2017年多家美國大學聯(lián)合研制成功了比人腦運算快1000倍的類腦光子芯片，如果將該芯片用于國有企業(yè)人事檔案電子化管理，該管理的計算和存儲功能還將進一步提升。值得注意的是，除計算、存儲外，電子化人事檔案管理還具備錄入、整理、分類、包括等優(yōu)勢功能，這些就更好證明了電子化人事檔案管理的功能全面優(yōu)勢。

2 國企人事檔案電子化的管理風險及防范

2.1管理風險

國有企業(yè)人事檔案涉及信息直接關(guān)系著企業(yè)人力資源結(jié)構(gòu)、員工個人隱私，但在電子化人事檔案管理的推進中，人事檔案管理工作產(chǎn)生的一系列新型管理風險不容忽視。

2.1.1安全隱患難以消除

物理網(wǎng)絡、內(nèi)部網(wǎng)絡、外部網(wǎng)絡均有可能引發(fā)國有企業(yè)人事檔案電子化管理風險，這類安全隱患的具體表現(xiàn)如下所示：（1）物理網(wǎng)絡。天災、地震、人為斷電屬于較為典型的物理網(wǎng)絡帶來的安全隱患，很多國有企業(yè)因此出現(xiàn)了人事檔案資料遺失、泄漏問題，這類安全隱患必須得到高度重視。（2）內(nèi)部網(wǎng)絡。國有企業(yè)工作人員操作不善很容易引發(fā)內(nèi)部網(wǎng)絡安全隱患，防火墻等連接局域網(wǎng)的網(wǎng)絡軟硬件、內(nèi)部網(wǎng)絡共享、來歷不明的存儲設(shè)備屬于這類安全隱患的主要來源。（3）外部網(wǎng)絡。雖然國有企業(yè)大多會明文禁止內(nèi)部局域網(wǎng)絡的外接，但企業(yè)員工不嚴格執(zhí)行企業(yè)要求、Windows系統(tǒng)本身存在漏洞、黑客和網(wǎng)絡病毒攻擊均有可能對人事檔案信息造成安全威脅，2017年在全球范圍造成嚴重危害的比特幣病毒便屬于其中代表[2]。

2.1.2檔案人員存在認識問題

雖然近年來國有企業(yè)對人事檔案管理的重視程度不斷提升，但一些國有企業(yè)還是存在采用兼職檔案工作人員或?qū)Ｂ殭n案工作人員專業(yè)水平欠缺的問題，很多檔案工作人員因此缺乏對檔案保密性的認識，由此引發(fā)的企業(yè)保密信息泄露很容易對國有企業(yè)的發(fā)展造成不可預測的影響。此外，專業(yè)水平欠缺的檔案工作人員也將影響人事檔案資源的利用，這點也必須得到國有企業(yè)關(guān)注。

2.2風險防范措施

2.2.1建立檔案信息化安全保障體系

為較好應對國有企業(yè)人事檔案存在的諸多安全隱患，本文建議企業(yè)建立檔案信息化安全保障體系，該體系應圍繞硬件設(shè)施安全、檔案信息安全、網(wǎng)絡安全、病毒防范四方面展開，體系建設(shè)的具體內(nèi)容如下所示：（1）硬件實施安全。定期檢查企業(yè)檔案管理工作使用的計算機、服務器、路由器等硬件設(shè)施，同時關(guān)注大型服務器、網(wǎng)絡設(shè)備的安全情況，計算機房間、檔案庫房是否存在線路老化等安全隱患也應得到重點關(guān)注。（2）檔案信息安全。需重點關(guān)注未授予權(quán)限、非法的用戶進入國有企業(yè)檔案管理信息系統(tǒng)，檔案管理人員可使用硬盤加密、數(shù)據(jù)加密、系統(tǒng)加密措施保證檔案信息安全，同時需定期開展容災備份工作，以此保證地震、火災等突發(fā)自然災害不會對檔案信息資源造成不可逆轉(zhuǎn)性破壞。（3）網(wǎng)絡安全。國有企業(yè)檔案工作人員必須對網(wǎng)絡安全予以高度關(guān)注，這種關(guān)注需首先保證國有企業(yè)實現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)絡與外部網(wǎng)絡的隔離，以此保證涉及企業(yè)機密、員工個人隱私的檔案存放于內(nèi)部網(wǎng)絡，這一過程中需嚴格設(shè)置個人權(quán)限，檔案的借閱必須得到高度關(guān)注。值得注意的是，有能力的國有企業(yè)應依托自身檔案信息管理系統(tǒng)著重開展用戶管理、授權(quán)管理、安全策略管理。（4）病毒防范。病毒、木馬程序、黑客均可能對國有企業(yè)人事檔案帶來威脅，國有企業(yè)人事檔案電子化管理進程也很容易因此受到制約，因此國有企業(yè)必須安裝專業(yè)化防毒軟件，并定期檢測、處理病毒，以此進一步降低安全風險。

2.2.2培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才

高素質(zhì)檔案人才的培養(yǎng)應圍繞以下兩方面開展：（1）安全教育。檔案工作人員是國有企業(yè)人事檔案電子化管理的主體，因此國有企業(yè)需保證檔案工作人員具備防范風險的安全技術(shù)，同時結(jié)合經(jīng)?；陌踩逃占胺雷o知識，即可保證企業(yè)全體工作人員都能夠認識到保證檔案安全的重要性，上文提及的多種安全隱患將由此得以較好消除。（2）素質(zhì)提升。檔案工作人員必須具備較高的專業(yè)素質(zhì)，因此國有企業(yè)可采用與高等院校進行聯(lián)合培養(yǎng)、直接從社會中招聘專業(yè)人才、提供深造學習機會等策略，同時還可以鼓勵檔案工作人員積極參與線上、線下培訓活動，由此實現(xiàn)檔案人員人員的綜合素質(zhì)提升，即可較好夯實人事檔案電子化管理基礎(chǔ)。

3 結(jié)論

綜上所述，國企人事檔案電子化管理具備多方面風險。而在此基礎(chǔ)上，本文涉及的建立檔案信息化安全保障體系、培養(yǎng)高素質(zhì)檔案人才等策略建議，則能夠較好滿足國企人事檔案電子化管理發(fā)展需要。因此，研究在國企人事檔案電子化管理的探索中能夠發(fā)揮不俗的參考作用。

參考文獻

[1]關(guān)英慧.新時期人事檔案管理信息化建設(shè)研究[J].現(xiàn)代國企研究，2017（14）：184.

[2]湯男楠. 企業(yè)檔案信息化建設(shè)存在問題與對策研究[D].安徽大學，2017.

作者簡介

李云（1973-），女，陜西西安人，本科，助理館員