企業(yè)檔案管理電子信息化及其重要性分析

摘 要：引入電子化管理是當(dāng)前企業(yè)檔案管理的應(yīng)進(jìn)行的重要改革，電子化管理可以有效的提升管理水平，明確該技術(shù)的核心重要性，制定科學(xué)有效的解決杜策，總結(jié)實(shí)踐問題，劃分多級權(quán)限，實(shí)時(shí)手機(jī)檔案，激發(fā)企業(yè)資源價(jià)值導(dǎo)向，促進(jìn)企業(yè)快速發(fā)展。對此，本文主要針對電子檔案管理信息化進(jìn)程進(jìn)行分析，明確其重要意義。

關(guān)鍵詞：企業(yè)檔案管理；電子信息化；重要性

一、企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化信息建設(shè)的問題分析

（一）對企業(yè)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)不到位

我國在過去的發(fā)展中，對檔案管理工作的重視程度還不夠，扁平化的組織模式是我國近年來的企業(yè)管理特色，精簡部門首先對檔案管理下手，并以此來降低企業(yè)成本，達(dá)到管理精簡化，層次簡化等目的，并以此來增加企業(yè)的市場競爭。但是與此同時(shí)，不夠重視檔案管理給企業(yè)帶來了直接的影響，比如企業(yè)檔案管理的效率問題。

（二）資金缺乏，設(shè)備設(shè)施落后

對于信息化檔案建立來說，軟硬件的技術(shù)是支撐的重要前提，建設(shè)技術(shù)基礎(chǔ)是檔案進(jìn)行信息化的重要前提條件，資源建設(shè)需要企業(yè)進(jìn)行大量的資金支持，對于當(dāng)前我國經(jīng)濟(jì)市場來說，大多數(shù)企業(yè)處于初級階段，發(fā)展資金緊缺，市場開發(fā)占去企業(yè)的大多數(shù)精力和財(cái)力，在這樣的條件下，企業(yè)難以對檔案管理進(jìn)行建設(shè)，也就導(dǎo)致了我國檔案管理的信息化之路并不是一帆風(fēng)順的。

（三）檔案管理工作人員缺乏專業(yè)性

據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，我國檔案管理人員的薪資水平在數(shù)據(jù)中處于低端趨勢，與企業(yè)其他職業(yè)相比差距甚遠(yuǎn)，對于高學(xué)歷的人才來說，這樣的薪資待遇使得大家的熱情度急劇縮減，工作積極性大幅度下滑。而且，隨著當(dāng)前信息化的發(fā)展，檔案管理對當(dāng)前管理人員提出了更嚴(yán)格的要求，管理者不僅需要對電子技術(shù)有著一定了解，可以在計(jì)算機(jī)上熟練操作和運(yùn)用，還需要人員提高自身素質(zhì)和能力，總的來看，我國當(dāng)前企業(yè)正面臨著這樣一個(gè)不容忽視的問題，檔案管理者專業(yè)水平不高，知識(shí)結(jié)構(gòu)不夠豐富，無法適應(yīng)并推進(jìn)當(dāng)前的檔案信息化管理進(jìn)程。

二、電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性

首先，電子信息化的檔案管理可將檔案按照企業(yè)的技術(shù)專業(yè)進(jìn)行分類，針對不同的人員類型、財(cái)務(wù)種類、稅務(wù)管理等等進(jìn)行不同專業(yè)不同種類的劃分，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的統(tǒng)一管理。其次可以提高企業(yè)檔案管理的管理質(zhì)量和效率，使得企業(yè)相關(guān)人員可以快速查閱公司各類檔案資料，減輕檔案管理人員的工作量，這樣的方式可以有效的提高檔案管理人員的工作效率。再者，電子信息化的檔案管理可以將檔案原貌存留，不再擔(dān)心檔案長期的紙質(zhì)損耗問題，使得檔案資料的可信度大大提升，檔案閱讀時(shí)，不再需要調(diào)出原件進(jìn)行翻閱，增強(qiáng)了對檔案的保護(hù)。最后，網(wǎng)絡(luò)管理使得地區(qū)限制的問題得到有效解決，查閱者不再拘泥于地區(qū)的跨度，可以直接對自己所需資料進(jìn)行遠(yuǎn)距離讀取。

三、強(qiáng)化企業(yè)檔案管理電子信息化的措施

（一）實(shí)時(shí)收集檔案資料

檔案的實(shí)時(shí)性是管理檔案中重要的環(huán)節(jié)，收集檔案資料，及時(shí)確認(rèn)企業(yè)檔案的完整性，對檔案進(jìn)行清晰的認(rèn)定和歸檔是公司企業(yè)檔案管理中重要的一環(huán)。首先，企業(yè)管理中應(yīng)清晰的分配給檔案管理部門具體的業(yè)務(wù)及崗位職責(zé)，為其定檔案室，明確的制定文書管理、材料整理、檔案歸類等相應(yīng)制度，明確落實(shí)員工崗位責(zé)任，將任務(wù)安排到個(gè)人，全方位確保檔案的及時(shí)歸檔，并定期對其進(jìn)行整理補(bǔ)充，確保檔案信息的完整與實(shí)時(shí)性。換個(gè)層面來講，企業(yè)建立檔案管理科室可以確保信息歸檔的速度與質(zhì)量，在管理中要將工作任務(wù)明確分配下去，建立綜合檔案管理及歸檔的要求，明確檔案歸檔的質(zhì)量和制度。國家標(biāo)準(zhǔn)中對各類資料的歸類有著明確的要求和規(guī)范，企業(yè)在檔案管理過程中藥嚴(yán)格遵守，確保檔案信息的整體實(shí)效，確保檔案之間的關(guān)聯(lián)性。

（二）劃分多級權(quán)限

對應(yīng)不同等級特征的行業(yè)企業(yè)來說，檔案信息的保密等級需要進(jìn)行區(qū)分和界定，設(shè)立檔案信息保密等級劃分，設(shè)定必要的查閱權(quán)限，通過對檔案信息查詢系統(tǒng)的管理，制定和修改查閱權(quán)限，在保密過程中，嚴(yán)格界定瀏覽權(quán)限，包括瀏覽器的介入，依照保密規(guī)定區(qū)分為可查詢、可下載、可打印等不同的等級，對檔案信息傳播情況進(jìn)行管控。該軟件平臺(tái)通過對檔案的不同等級劃分和加密處理，有效的確保了企業(yè)信息的安全和完整，保護(hù)信息安全及高度機(jī)密，也便于瀏覽應(yīng)用。

（三）建立明確的檔案保存管理制度

對檔案的管理和整理需要制定嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，包括嚴(yán)格的保密移交程序，辦公人員要符合規(guī)定范圍內(nèi)的移交手續(xù)進(jìn)行辦理，不滿足要求的疑慮不予交接，交接后應(yīng)要求相應(yīng)科室按照國家標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行嚴(yán)格管控和整理。

（四）依據(jù)《保密法》執(zhí)行檔案管理保密

1.檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守保密責(zé)任，履行自身工作職責(zé)。按照國家規(guī)定設(shè)立相應(yīng)的保密檔案庫房，庫房作為保密文件的存儲(chǔ)要地，必須嚴(yán)格管理。檔案管理人員必須嚴(yán)格遵守法律法規(guī)，切勿貪圖利益而泄露秘密，要嚴(yán)格執(zhí)行時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)，作為資料管理者同時(shí)作為一個(gè)合格的公民都應(yīng)履行保守國家秘密的責(zé)任義務(wù)。

2.要嚴(yán)格執(zhí)行《保密法》的相關(guān)規(guī)定。根據(jù)法律規(guī)定明確的劃分檔案密保期限和保存期限，在檔案的整理過程中，要對檔案進(jìn)行科學(xué)的分類，且嚴(yán)格保密。檔案管理理人員要認(rèn)真落實(shí)檔案管理責(zé)任，加強(qiáng)庫房管理和檔案存放，對整個(gè)過程及內(nèi)容嚴(yán)格保密，且作為管理人員可以充分掌握檔案保存情況的變化。檔案管理人員要認(rèn)真對待檔案管理應(yīng)用的問題，準(zhǔn)確定位保密與利用之間的關(guān)系，在檔案利用過程中嚴(yán)格執(zhí)行保密的基礎(chǔ)性工作，例如對局域網(wǎng)進(jìn)行物理隔離對保密資料進(jìn)行管理，對于涉密文件不能公開發(fā)布，不可公開穿上網(wǎng)絡(luò)，不可傳遞等，且保密過程中當(dāng)前局域網(wǎng)只能有保密范圍內(nèi)部人員使用，對涉及保密的計(jì)算機(jī)及軟盤等介質(zhì)，應(yīng)在保密范圍內(nèi)，按照國家保密制度進(jìn)行信息化過程中的保密工作。

四、總結(jié)

當(dāng)前社會(huì)信息化發(fā)展異常迅猛，隨著現(xiàn)代檔案管理的信息化變化，共享網(wǎng)絡(luò)逐漸發(fā)展，檔案的電子化發(fā)展是個(gè)必然趨勢。當(dāng)前經(jīng)濟(jì)社會(huì)中，企業(yè)檔案規(guī)模日益擴(kuò)大，范圍越來越廣，這就對檔案管理的精度提出了更大的需求，企業(yè)的人資部門需要不斷完善和探索電子檔案的管理道路，使得電子檔案管理更加高效，通過技術(shù)的不斷更新，使得人事管理中企業(yè)電子檔案得到更加科學(xué)的管理，實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理的信息化道路，為企業(yè)管理提供更加高效的管理平臺(tái)，使得檔案管理從本質(zhì)上得到提升，推動(dòng)企業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

[1]電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].邰曦.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息. 2017（11）

[2]電子信息化對企業(yè)檔案管理的重要性思考[J].劉濤.農(nóng)場經(jīng)濟(jì)管理. 2016（08）

[3]淺談企業(yè)檔案管理計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的建立[J].劉志娟.科技視界. 2014（03）

[4]大數(shù)據(jù)背景下做好企業(yè)檔案管理的研究與探討[J].王曉欠.辦公室業(yè)務(wù). 2017（04）

[5]企業(yè)檔案管理發(fā)展的信息化之路[J].陳奕如.城建檔案. 2016（02）

[6]企業(yè)檔案管理中存在的問題及對策[J].柴惠賢.中小企業(yè)管理與科技（下旬刊）.2016（08）

[7]探析企業(yè)檔案管理中存在的問題與對策[J].肖艷.辦公室業(yè)務(wù). 2014（21）

[8]信息時(shí)代下的企業(yè)檔案管理初探[J].王國民.東方企業(yè)文化. 2014（06）

作者簡介

陳柳娟（1990-），女，漢，廣東德慶，當(dāng)前職稱：助理工程師，本科，研究方向：檔案信息化