新形勢(shì)下事業(yè)單位兼職檔案管理人員需要具備的四種意識(shí)

王運(yùn)德

摘 要：隨著新時(shí)代的到來，檔案管理工作也應(yīng)該積極適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，作為兼職檔案管理人員，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，牢牢樹立起學(xué)習(xí)、大局、保密、服務(wù)等四種意識(shí)，更好的為單位和職工服務(wù)。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 意識(shí)

檔案管理在事業(yè)單位中起著重要的作用，往大處說，工作規(guī)劃、證件等資料影響著一個(gè)單位的順利運(yùn)行，影響到各項(xiàng)工作的延續(xù)和開展，往小處說，人事、工資等信息資料影響著單位的每一個(gè)人。所以說，檔案管理工作意義重大，從事檔案管理工作責(zé)任重大。實(shí)際工作中，在事業(yè)單位中，除了在高校、醫(yī)院等大的單位有專門的檔案管理機(jī)構(gòu)和專職檔案管理人員之外，大多數(shù)的單位檔案管理工作為兼職。隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應(yīng)該積極適應(yīng)形勢(shì)的發(fā)展，作為兼職檔案管理人員，也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，牢牢樹立起學(xué)習(xí)、大局、保密、服務(wù)等四種意識(shí)，更好的為單位和職工服務(wù)。

1、學(xué)習(xí)意識(shí)

終身學(xué)習(xí)，已經(jīng)成為了人們的共識(shí)，無論從事什么工作，都要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，提高自己的思想覺悟和業(yè)務(wù)工作能力。作為兼職從事檔案管理的人員來說，有更加艱巨的學(xué)習(xí)任務(wù)，要自覺樹立學(xué)習(xí)意識(shí)。要在做好“本職”工作業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的同時(shí)，學(xué)習(xí)檔案管理的專業(yè)知識(shí)，做一名兼職而專業(yè)的檔案管理工作者。要不斷學(xué)習(xí)新的檔案管理法規(guī)和規(guī)范，還要增強(qiáng)學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性和全面性，要有計(jì)劃地學(xué)習(xí)檔案管理工作的基礎(chǔ)知識(shí)，還要加強(qiáng)學(xué)習(xí)的針對(duì)性，重點(diǎn)學(xué)習(xí)與本單位工作密切相關(guān)的、或者本單位產(chǎn)生較多的檔案的歸檔、管理知識(shí)。要積極適應(yīng)信息時(shí)代對(duì)加強(qiáng)對(duì)檔案信息化管理的要求，提高利用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的能力。在學(xué)習(xí)的過程中，注意理論與實(shí)踐相結(jié)合，采用閱讀專業(yè)書籍、網(wǎng)上學(xué)習(xí)、向別人請(qǐng)教等多種形式進(jìn)行學(xué)習(xí)，在豐富理論知識(shí)的同時(shí)，積累工作經(jīng)驗(yàn)。筆者在學(xué)習(xí)過程中發(fā)現(xiàn)，大多檔案信息網(wǎng)，都開辟有學(xué)習(xí)專題，是很好的學(xué)習(xí)平臺(tái)。以“山東檔案網(wǎng)”提供了檔案管理制度、檔案保護(hù)技術(shù)、歸檔文件整理、檔案信息化管理等視頻內(nèi)容，可以說是“一對(duì)一”、“手把手”地教，對(duì)我們盡快熟悉并開展檔案管理工作有很大的幫助。

2、大局意識(shí)

在一些基層事業(yè)單位，往往是一人身兼數(shù)值，檔案管理工作多數(shù)由辦公室工作人員兼任。眾所周知，辦公室是事務(wù)最繁雜、工作頭緒最多的部門。在辦公室工作人員中，往往一個(gè)人負(fù)責(zé)單位的人事、財(cái)務(wù)、黨建、工青婦、文書等工作，再兼職做檔案管理工作，無疑是“雪上加霜”。特別是年底和年初，更是“焦灼”時(shí)期，既要對(duì)負(fù)責(zé)的其他工作進(jìn)行總結(jié)、計(jì)劃，要上報(bào)各種報(bào)表，準(zhǔn)備各種材料，又要對(duì)一年來的檔案進(jìn)行集中整理、歸檔，眾多的工作，就有了大量的責(zé)任和壓力，難免會(huì)出現(xiàn)急躁情緒，影響工作。因此，作為兼職檔案管理人員，要牢固樹立大局意識(shí)，調(diào)整好心態(tài)，統(tǒng)籌安排各項(xiàng)工作。要摒棄兼職工作是次要的工作思想，像對(duì)待本職工作一樣對(duì)待檔案管理工作，只有這樣才能以良好的心態(tài)、積極的態(tài)度去做好這項(xiàng)工作。要認(rèn)真總結(jié)歷年來的工作經(jīng)驗(yàn)，形成規(guī)范和程序，達(dá)到事半功倍。還要積極支持單位領(lǐng)導(dǎo)和同事對(duì)檔案管理工作的重視和支持，督促他們按時(shí)提交各種檔案資料，保證整檔工作能夠按時(shí)、保質(zhì)保量的完成。

3 保密意識(shí)

在事業(yè)單位從事檔案管理工作，不可避免要接觸帶有各種密級(jí)的文件資料，做好保密工作是檔案管理人員的基本要求之一?！吨腥A人民共和國(guó)檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級(jí)的變更和解密，必須按照國(guó)家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。”具有較強(qiáng)的保密意識(shí)是做好檔案保密工作的前提，作為檔案管理人員，首先要熟悉保密工作的有關(guān)法律、法規(guī)，主動(dòng)學(xué)習(xí)《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法》、《中華人民共和國(guó)保守國(guó)家秘密法實(shí)施條例》、《國(guó)家秘密保密期限的規(guī)定》等內(nèi)容，還要注意從反面進(jìn)行警示教育，了解因?yàn)槭姑芄ぷ鞫惶幚?、處罰的典型案例，進(jìn)一步提高自覺做好保密工作的意識(shí)。在提高保密意識(shí)的同時(shí)，要將保密工作做到實(shí)處。要加強(qiáng)制度建設(shè)，完善涉密檔案收錄、查閱、清退、銷毀等制度，并嚴(yán)格遵照?qǐng)?zhí)行。在物防方面，要購(gòu)置保密檔案柜，做到涉密文件一律入柜保管；在技防方面，要加裝紅外、監(jiān)控等報(bào)警設(shè)備。需要強(qiáng)調(diào)的是，一些經(jīng)常接觸涉密檔案的單位，保密意識(shí)比較強(qiáng)、制度比較健全、工作比較規(guī)范，相對(duì)來說不容易出現(xiàn)問題。而一些偶爾接觸涉密檔案的單位和人員，可能由于重視程度不夠，流程不夠完善，而出現(xiàn)問題。對(duì)于這樣的單位，要盡快建立完善各項(xiàng)制度，督促有關(guān)人員及時(shí)辦結(jié)文件，按時(shí)到發(fā)文單位清退文件，避免留下工作隱患。

4、服務(wù)意識(shí)

檔案利用是檔案整個(gè)過程中最終環(huán)節(jié)，國(guó)家政府，以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護(hù)最終目標(biāo)就是能服務(wù)于現(xiàn)代化建設(shè)，服務(wù)于國(guó)家、服務(wù)于人民群眾。作為事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其目的就在于為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)、為單位工作執(zhí)行提供服務(wù)、為單位職工個(gè)人提供幫助。檔案管理人員要牢固樹立主動(dòng)服務(wù)意識(shí)。積極完善服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量。要在不斷學(xué)習(xí)、不斷熟悉檔案業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)上，積極進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理和利用的效率。要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立起電子檢索目錄，提高檔案查閱速度。工作過程中，既要堅(jiān)持原則，照章辦事，又要主動(dòng)、熱情、及時(shí)、準(zhǔn)確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助。

只要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，牢固樹立大局意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，健全并嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理制度，樹立檔案工作就是服務(wù)工作的意識(shí)，就能做好兼職檔案管理工作，保證單位各項(xiàng)工作地順利開展。