新形勢下事業(yè)單位兼職檔案管理人員需要具備的四種意識

王運德

摘 要：隨著新時代的到來，檔案管理工作也應該積極適應形勢的發(fā)展，作為兼職檔案管理人員，也應該與時俱進，牢牢樹立起學習、大局、保密、服務等四種意識，更好的為單位和職工服務。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位 檔案管理 意識

檔案管理在事業(yè)單位中起著重要的作用，往大處說，工作規(guī)劃、證件等資料影響著一個單位的順利運行，影響到各項工作的延續(xù)和開展，往小處說，人事、工資等信息資料影響著單位的每一個人。所以說，檔案管理工作意義重大，從事檔案管理工作責任重大。實際工作中，在事業(yè)單位中，除了在高校、醫(yī)院等大的單位有專門的檔案管理機構(gòu)和專職檔案管理人員之外，大多數(shù)的單位檔案管理工作為兼職。隨著時代的不斷發(fā)展，檔案管理工作也應該積極適應形勢的發(fā)展，作為兼職檔案管理人員，也應該與時俱進，牢牢樹立起學習、大局、保密、服務等四種意識，更好的為單位和職工服務。

1、學習意識

終身學習，已經(jīng)成為了人們的共識，無論從事什么工作，都要不斷加強學習，提高自己的思想覺悟和業(yè)務工作能力。作為兼職從事檔案管理的人員來說，有更加艱巨的學習任務，要自覺樹立學習意識。要在做好“本職”工作業(yè)務學習的同時，學習檔案管理的專業(yè)知識，做一名兼職而專業(yè)的檔案管理工作者。要不斷學習新的檔案管理法規(guī)和規(guī)范，還要增強學習的系統(tǒng)性和全面性，要有計劃地學習檔案管理工作的基礎(chǔ)知識，還要加強學習的針對性，重點學習與本單位工作密切相關(guān)的、或者本單位產(chǎn)生較多的檔案的歸檔、管理知識。要積極適應信息時代對加強對檔案信息化管理的要求，提高利用現(xiàn)代化技術(shù)手段管理檔案的能力。在學習的過程中，注意理論與實踐相結(jié)合，采用閱讀專業(yè)書籍、網(wǎng)上學習、向別人請教等多種形式進行學習，在豐富理論知識的同時，積累工作經(jīng)驗。筆者在學習過程中發(fā)現(xiàn)，大多檔案信息網(wǎng)，都開辟有學習專題，是很好的學習平臺。以“山東檔案網(wǎng)”提供了檔案管理制度、檔案保護技術(shù)、歸檔文件整理、檔案信息化管理等視頻內(nèi)容，可以說是“一對一”、“手把手”地教，對我們盡快熟悉并開展檔案管理工作有很大的幫助。

2、大局意識

在一些基層事業(yè)單位，往往是一人身兼數(shù)值，檔案管理工作多數(shù)由辦公室工作人員兼任。眾所周知，辦公室是事務最繁雜、工作頭緒最多的部門。在辦公室工作人員中，往往一個人負責單位的人事、財務、黨建、工青婦、文書等工作，再兼職做檔案管理工作，無疑是“雪上加霜”。特別是年底和年初，更是“焦灼”時期，既要對負責的其他工作進行總結(jié)、計劃，要上報各種報表，準備各種材料，又要對一年來的檔案進行集中整理、歸檔，眾多的工作，就有了大量的責任和壓力，難免會出現(xiàn)急躁情緒，影響工作。因此，作為兼職檔案管理人員，要牢固樹立大局意識，調(diào)整好心態(tài)，統(tǒng)籌安排各項工作。要摒棄兼職工作是次要的工作思想，像對待本職工作一樣對待檔案管理工作，只有這樣才能以良好的心態(tài)、積極的態(tài)度去做好這項工作。要認真總結(jié)歷年來的工作經(jīng)驗，形成規(guī)范和程序，達到事半功倍。還要積極支持單位領(lǐng)導和同事對檔案管理工作的重視和支持，督促他們按時提交各種檔案資料，保證整檔工作能夠按時、保質(zhì)保量的完成。

3 保密意識

在事業(yè)單位從事檔案管理工作，不可避免要接觸帶有各種密級的文件資料，做好保密工作是檔案管理人員的基本要求之一?！吨腥A人民共和國檔案法》第十四條規(guī)定：“保密檔案的管理和利用，密級的變更和解密，必須按照國家有關(guān)保密的法律和行政法規(guī)的規(guī)定辦理。”具有較強的保密意識是做好檔案保密工作的前提，作為檔案管理人員，首先要熟悉保密工作的有關(guān)法律、法規(guī)，主動學習《中華人民共和國保守國家秘密法》、《中華人民共和國保守國家秘密法實施條例》、《國家秘密保密期限的規(guī)定》等內(nèi)容，還要注意從反面進行警示教育，了解因為失泄密工作而被處理、處罰的典型案例，進一步提高自覺做好保密工作的意識。在提高保密意識的同時，要將保密工作做到實處。要加強制度建設(shè)，完善涉密檔案收錄、查閱、清退、銷毀等制度，并嚴格遵照執(zhí)行。在物防方面，要購置保密檔案柜，做到涉密文件一律入柜保管；在技防方面，要加裝紅外、監(jiān)控等報警設(shè)備。需要強調(diào)的是，一些經(jīng)常接觸涉密檔案的單位，保密意識比較強、制度比較健全、工作比較規(guī)范，相對來說不容易出現(xiàn)問題。而一些偶爾接觸涉密檔案的單位和人員，可能由于重視程度不夠，流程不夠完善，而出現(xiàn)問題。對于這樣的單位，要盡快建立完善各項制度，督促有關(guān)人員及時辦結(jié)文件，按時到發(fā)文單位清退文件，避免留下工作隱患。

4、服務意識

檔案利用是檔案整個過程中最終環(huán)節(jié)，國家政府，以及檔案館工作人員，為檔案所作的一切努力，包括檔案安全保護最終目標就是能服務于現(xiàn)代化建設(shè)，服務于國家、服務于人民群眾。作為事業(yè)單位的檔案管理工作來說，其目的就在于為領(lǐng)導決策提供依據(jù)、為單位工作執(zhí)行提供服務、為單位職工個人提供幫助。檔案管理人員要牢固樹立主動服務意識。積極完善服務方法，提高服務質(zhì)量。要在不斷學習、不斷熟悉檔案業(yè)務的基礎(chǔ)上，積極進行創(chuàng)新，提高檔案管理和利用的效率。要充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段，建立起電子檢索目錄，提高檔案查閱速度。工作過程中，既要堅持原則，照章辦事，又要主動、熱情、及時、準確、全面、周到地為檔案使用者提供幫助。

只要不斷加強學習，牢固樹立大局意識和責任意識，健全并嚴格執(zhí)行檔案管理制度，樹立檔案工作就是服務工作的意識，就能做好兼職檔案管理工作，保證單位各項工作地順利開展。