淺析獨立院校綜合檔案的地位和作用

摘 要：隨著獨立院校的不斷強大，其在內(nèi)的綜合檔案被高度重視，獨立院校綜合檔案承擔(dān)著管理全校各類檔案的責(zé)任，在新局勢下，必須加強落實綜合檔案的建設(shè)，提高它的地位。本文闡述了綜合檔案在獨立院校中不可替代的作用，它是獨立院校朝著長遠發(fā)展不可或缺的一部分。

關(guān)鍵詞：獨立院校；綜合檔案；地位；作用

因為檔案行業(yè)發(fā)展蓬勃，為此許多獨立院校開始設(shè)立綜合檔案，進行集體統(tǒng)一式的管理，為的是方便查閱各學(xué)院的資料。但在當(dāng)今市場經(jīng)濟的局勢下人們大多認為綜合檔案無足輕重，因此被人忽視了其重要的作用。對此，國家政策不遺余力的扶持綜合檔案。但是，面對愈發(fā)競爭激烈的大環(huán)境下，綜合檔案體系的地位受到了挑戰(zhàn)，所以在摸索改革道路的同時，也要明確自身實際情況來總結(jié)以往經(jīng)驗。為鞏固獨立院校的地位，綜合檔案地位與作用同樣不容忽視。

1 綜合檔案要多方面儲備相關(guān)知識人才

在獨立院校綜合檔案管理過程中，存在著諸多問題，設(shè)備和人員的管理不夠集中；實施方案落后；浪費紙張等，但依然有可延續(xù)的經(jīng)驗，要想施行集中統(tǒng)一式的管理，需做到以下幾點：

管理人員應(yīng)建立正確的思想觀念。從根本上認識到綜合檔案對于獨立院校的重要性，不僅要加強政治思想覺悟，還要達到以下幾點要求：第一，不斷強化綜合檔案的基本知識，做到工作時不慌不亂，并且井井有條。第二，要學(xué)會靈活多變，對于實時更新的設(shè)備使用方法，要發(fā)揮主觀能動性，必須盡快熟悉并且掌握，做好一個合格的檔案工作者。第三，積極參加院里的各種活動，學(xué)習(xí)最新的管理模式和高效的工作方式，既要做好工作前的安排，又要收好工作結(jié)束后的尾，嚴格把控好“速度”與“質(zhì)量”，即使在工作繁忙時也要盡量做到最有效率的工作，確保忙而不亂的工作秩序。

具有一個良好的職業(yè)素養(yǎng)。要想做好綜合檔案的職位，職業(yè)素養(yǎng)是工作狀態(tài)中必不可少的能力之一。綜合檔案是一個帶有繁瑣而又復(fù)雜的性質(zhì)，比如歸檔、提供人們咨詢檔案、查閱檔案和外借檔案等服務(wù)，因此，工作比較循規(guī)蹈矩，時間一長會就此懈怠，對綜合檔案的發(fā)展也會產(chǎn)生負面效果，所以要求在職人員需要做到的第一點就是堅持，然后在適應(yīng)了工作狀態(tài)基礎(chǔ)上，學(xué)習(xí)相關(guān)知識并做到有效率的工作。

要有一個良好的記憶能力和適應(yīng)能力。綜合檔案的工作性質(zhì)決定了其需要經(jīng)常去整理資料和翻閱檔案，這就需要在職人員具備對所管檔案的清晰認識，熟悉檔案位置，強化對檔案的熟悉度，在需要查看或是借閱的要求下，能夠快速地找出所在檔案的大致位置和名字，摸清楚檔案的擺放規(guī)律，這種規(guī)律不是從一而終的，所以要有一定的反應(yīng)力和洞察力，做到提前預(yù)習(xí)，確保工作時不手忙腳亂，影響進度。

綜上所述，獨立院校發(fā)展的過程當(dāng)中，綜合檔案是一支不可或缺的力量，能夠有效保證學(xué)院的基礎(chǔ)。所以更要強化技能，吸取失敗經(jīng)驗，為獨立院校的有效長足發(fā)展貢獻一部分力量。

2 獨立院校綜合檔案的地位

《中華人民共和國檔案法》明確規(guī)定了檔案的工作性質(zhì)和作用，檔案工作機構(gòu)的建立雖然多種多樣，能夠具體問題具體分析，但綜合檔案是其根本的組成形式，獨立院校的綜合檔案是把院校所有的歷史活動都歸到檔案里去，進行監(jiān)督檢查和指導(dǎo)，全面發(fā)揮綜合檔案的優(yōu)勢，加強檔案的利用率，由此使其能夠更好地服務(wù)于院校的工作和管理。以上羅列的就是綜合檔案當(dāng)前的工作內(nèi)容，所以綜合檔案對于獨立院校來說極其重要。雖然各院校的實際情況不同，但都依照《檔案法》和檔案部門、教育部門的規(guī)定，結(jié)合自身條件，創(chuàng)建了檔案工作機構(gòu)。有的可以獨立的行使管理職權(quán)，有的以辦公地點為基點，間接的行使職權(quán)，還有很多的管理形式，但不管是哪種類型的形式，都必須要強化并且落實綜合檔案的地位，不能是外強中干。

所以，關(guān)于綜合檔案的地位，就可以這樣表達：它既是本院校的領(lǐng)導(dǎo)直接或間接授予權(quán)利的地方，又是該院校在領(lǐng)導(dǎo)引領(lǐng)下的主要檔案工作的地方，也是所在院校檔案工作的最高權(quán)威；他擁有獨立的權(quán)利，在集中統(tǒng)一式管理的模式下，全方位全覆蓋的管理本院校的各個種類和各種存檔方式的檔案。

獨立院校綜合檔案室的地位確立之后，不管是領(lǐng)導(dǎo)還是檔案工作者都要從工作中落到實處，鞏固其地位，維護其權(quán)威性。第一，院內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)互相指導(dǎo)，加強之間的協(xié)調(diào)，將檔案工作放到日常的工作中去，和領(lǐng)導(dǎo)的政績考核捆綁到一起。第二，各檔案部門必須要有一位管理本院校檔案的相關(guān)負責(zé)人，確定此項工作的所有任務(wù)都由他來做，以達到內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)化，嚴控質(zhì)量，按照《檔案法》的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)完成立卷、歸檔等工作。第三，檔案工作者也要把握機會，用嚴謹?shù)膽B(tài)度和高效率的工作進度，來爭取領(lǐng)導(dǎo)等每一位在校職工對綜合檔案工作的肯定和支持。

3 獨立院校綜合檔案的作用

獨立院校的綜合檔案工作的地位與作用是不能拆開的，鞏固了地位才能有效地發(fā)揮其作用，有效的發(fā)揮好作用才能更好地加強其地位。獨立院校綜合檔案的作用主要有以下幾點：

堅決實施檔案相關(guān)的法律法規(guī)，積極宣傳檔案工作活動，綜合檔案工作是獨立院校工作的重點，同時是業(yè)務(wù)很多的工作性質(zhì)，綜合檔案執(zhí)行《檔案法》和相關(guān)的部門規(guī)章制度，以規(guī)章制度為基礎(chǔ)，進行有效的工作。要大力宣傳檔案的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)，對待所有的職工應(yīng)加強他們對于檔案的理解，使所在院校的檔案工作的展開順利進行。

全院校的檔案工作應(yīng)做好規(guī)劃，制定相應(yīng)的規(guī)章制度，并且使工作落到實處。獨立院校綜合檔案能夠管理全部全院的辦事機構(gòu)，應(yīng)當(dāng)著手當(dāng)下，計劃未來，有條理的分配院校內(nèi)的檔案工作，落實工作中的每一個細節(jié)。緊跟上級部門的腳步，因形勢的改變能適應(yīng)符合發(fā)展的新指向，實時的進行改進，還要頻繁的查證，讓檔案工作變得集中統(tǒng)一完善好各院校的各類檔案及相關(guān)材料的收集整合、查找歸類、保存計入等相關(guān)工作。這是各院校檔案工作的基礎(chǔ)，同樣是編輯檔案的基本環(huán)節(jié)。各個院校的檔案既要做到立卷的收集整合。查找歸類的工作，又要依照相應(yīng)的合適的特質(zhì)進行裝訂和保存，也要對各種檔案保存計入的情況進行一個大致的了解，了解的情況可以上報部門，下發(fā)到下面，讓相關(guān)的部門和相關(guān)的人員對各自的院校內(nèi)檔案的大致情況做到一定的“胸有成竹”。

對檔案的歸檔和查找工作做到盡職盡責(zé)。為了能夠讓檔案的作用最大化，應(yīng)把現(xiàn)存的檔案和材料進行一個二次加工再提煉，讓其經(jīng)得起推敲，做到讓所有人對檔案和材料一目了然，潛移默化的吸收知識。豐富資料種類，讓不同的階層的人都能有所用，以手頭資料和檔案為根本，出具真實可靠的證明材料，比如居住證明、買賣證明等。

參與各種交流會，增加檔案人員的知識儲備。綜合檔案的工作者要多參與檔案工作調(diào)研和學(xué)術(shù)交流研討會，不定期閱讀檔案工作的相關(guān)刊物，已達到了解最新知識，確保緊跟工作進度腳步。強調(diào)檔案工作的傳幫帶，引導(dǎo)新人熱愛這份工作，掌握這份工作的技巧，為院校的現(xiàn)在與未來獻出自己的全部力量。

4 結(jié)束語

以上就是對于獨立院校綜合檔案地位與作用的淺析，檔案工作還需要一定的政治素養(yǎng)、大量的專業(yè)儲備、強大的心理素質(zhì)和涉及全面的知識才能勝任這份工作，在沒有過關(guān)的人員儲備，增強檔案業(yè)務(wù)的地位和作用就一切都是空談，只有人員專業(yè)過關(guān)，才能對這個行業(yè)產(chǎn)生足夠的影響，進而實現(xiàn)院校內(nèi)檔案工作的集中統(tǒng)一化管理，實現(xiàn)檔案工作對各個院校的積極作用。反之如果出現(xiàn)工作人員工作能力的欠缺 ，就會減緩工作進程，使人們對檔案工作失去耐心。

作者簡介

譚滿紅（1969-），女，漢族，湖南省婁底市，廣西科技大學(xué)鹿山學(xué)院，助理館員，管理學(xué)，研究方向：會計。