在創(chuàng)新中完善政府檔案管理工作

蔣承剛

摘 要：政府檔案是極為重要的資料，是大多數(shù)政府機(jī)關(guān)部門或事業(yè)部門，在日常工作中所涉及到的一些重要事項(xiàng)的記錄，這些記錄包括了比較重要的會(huì)議記錄、決策、文件、備忘錄等等內(nèi)容。政府檔案通常是以文字、圖片、影音資料的形式保存，并分類、按時(shí)間順序編號歸檔，以備日后查找。政府檔案的重要性在于，一是可以促進(jìn)政府職能的發(fā)揮，二是按照規(guī)定的保存期限存留，以待日后有需要時(shí)調(diào)出檔案，查看當(dāng)時(shí)是何種原因，發(fā)生何事，何人做出何等決策。一旦遇到需要調(diào)檔的事情，則這些檔案的重要性便體現(xiàn)出來。由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，文化意識有差別，因此在實(shí)際工作中會(huì)遇到各種各樣的問題，阻礙政府工作的開展和職能的發(fā)揮。因此，對于檔案管理遇到的問題進(jìn)行歸納分析，研究解決問題的方案與對策，已經(jīng)是個(gè)不容忽視的問題。

關(guān)鍵詞：政府 檔案管理 創(chuàng)新

1 前言

目前的政府檔案的管理工作正在逐步實(shí)現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，用于科學(xué)管理的創(chuàng)新技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣，并取得了較好的應(yīng)用效果，讓各部門之間能夠及時(shí)、準(zhǔn)確地進(jìn)行信息交換，極大地提高的工作效率。在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代、信息時(shí)代，通過新技術(shù)、新管理方式的科學(xué)應(yīng)用，讓新技術(shù)的功能得到最好的發(fā)揮，能夠更好地為政府基層工作人員服務(wù)，提高地方政府的工作效率和工作質(zhì)量。

2 政府檔案管理工作的問題

2.1 檔案管理技術(shù)落后

我國的政府檔案管理工作，對比發(fā)達(dá)國家，還處于比較落后的水平，直到現(xiàn)在還有很多地方政府采用紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案管理和保存。紙質(zhì)檔案要求有良好的環(huán)境用于保存，對于溫度、溫度、光照等的要求都很高。保存紙質(zhì)文件的環(huán)境不僅對于防潮、防火要嚴(yán)格要求，通風(fēng)條件也很重要。我國過去的政府檔案保管工作中，由于經(jīng)濟(jì)條件的限制，以及對于檔案保管工作的重視度不夠，導(dǎo)致很多地方政府存在著檔案丟失、發(fā)霉發(fā)黃、記錄混亂無處查找等問題，近年來多數(shù)地區(qū)政府都已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公和信息化管理，但是仍有一些地區(qū)由于資金不足、或技術(shù)落后，仍然采用紙質(zhì)檔案管理，這種情況應(yīng)當(dāng)盡快進(jìn)行改善。

2.2 缺乏對檔案管理的重視

當(dāng)前仍然有一些地區(qū)政府的領(lǐng)層對于檔案管理工作的重視度不夠，忽略了對檔案管理工作的支持。我國的政府檔案按機(jī)密級別劃分為絕密、機(jī)密及秘密幾個(gè)級別、并按不同級別采用不同的管理和保存方式。檔案應(yīng)當(dāng)按規(guī)定分類、分級別存放，以便于查找和檢索。由于領(lǐng)導(dǎo)和工作人員對于檔案管理工作不夠重視，導(dǎo)致在工作中隨意存放檔案的情況并不少見，以至于在查找檔案時(shí)無從下手，不知道哪份文件是存放在哪里，只能憑記憶查找。這樣既影響工作效率，又降低了準(zhǔn)確性，而這種情況的存在并不是個(gè)例，而是普遍存在的一嚴(yán)重問題。

2.3 檔案管理人員能力不足

政府工作人員對于檔案管理工作應(yīng)抱著嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真的態(tài)度，給予充分的重視，否則將影響到政府的工作效率，和政府職能的發(fā)揮。應(yīng)當(dāng)由檔案管理專業(yè)或近似、相關(guān)專業(yè)的工作人員來從事這項(xiàng)工作，但是目前的基層政府檔案管理人員中，專業(yè)性人員很少，有些工作人員甚至沒有接受過培訓(xùn)，對于怎樣科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作一無所知，也有的工作人員是其他部門擔(dān)任其他工作，兼任檔案管理。這種種情況都導(dǎo)致了檔案管理工作的效率低下，影響到政府充分發(fā)揮自身的行政職能。

3 解決政府檔案管理存在問題的對策

3.1 利用信息化技術(shù)來強(qiáng)化政府服務(wù)質(zhì)量

對本部門檔案管理工作進(jìn)入深入細(xì)致的了解，針對工作中遇到的實(shí)際問題，提出切實(shí)可行的解決方案，并落到實(shí)處，讓地區(qū)政府檔案管理工作充分發(fā)揮它的效率和能力。目前的數(shù)字化檔案在管理中需要涉及到信息加密之類的保密技術(shù)，還有防火墻和數(shù)字證書等安全技術(shù)，用于保障檔案信息的安全性和保密性，防止數(shù)據(jù)丟失。在采用信息化技術(shù)來進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，能夠把政府過去多年來留存的大量資料進(jìn)行統(tǒng)一歸類整理并永久保存，且便于查閱，而且能夠把大量的有效信息提取出來，更為高效便捷地服務(wù)于社會(huì)，或提供給其他部門。此外，在對檔案進(jìn)行數(shù)字化存檔的過程中，同時(shí)對能夠參與或查閱檔案的人員設(shè)置一定的權(quán)限，將其中的訪問權(quán)限設(shè)置在最小單位，即細(xì)化到每個(gè)用戶、每項(xiàng)任務(wù)、每份檔案，從細(xì)節(jié)上對管理工作進(jìn)行強(qiáng)化和規(guī)范。

3.2 不斷加強(qiáng)政府檔案管理系統(tǒng)性意識

政府檔案管理是一項(xiàng)科學(xué)系統(tǒng)的信息化技術(shù)工作，其保密性、方便性、快捷性、科學(xué)性是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理所無法比擬的，因此需要引起地方政策的足夠重視，無論從軟件上還是硬件上都需要投入相應(yīng)的資金和技術(shù)人員，全面鋪開檔案工作的管理，快速實(shí)現(xiàn)資源共享，提高政府的工作效率。

3.3 加強(qiáng)檔案管理人員能力

政府檔案記錄著政府過去發(fā)生過的重大事件，見證著過去的榮耀與興衰，是政府過去歷史的有效憑證。因此，必須要求檔案管理人員不僅具有豐富的管理經(jīng)驗(yàn)，而且還要具備專業(yè)的理論知識。當(dāng)前很多檔案管理人員的專業(yè)性知識不夠，因此，相關(guān)部門必須重點(diǎn)解決這一問題，加大人員專業(yè)性培訓(xùn)的力度，提高他們的專業(yè)技能，讓他們明確自己的職責(zé)，嚴(yán)格地按照檔案管理制度開展工作，這樣一來，他們的日常工作也獲得了相應(yīng)的幫助。

4 結(jié)語

目前的基層政府檔案管理人員中，專業(yè)性人員很少，有些工作人員甚至沒有接受過培訓(xùn)，對于怎樣科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作一無所知，也有的工作人員是其他部門擔(dān)任其他工作，兼任檔案管理。這種種情況都導(dǎo)致了檔案管理工作的效率低下，影響到政府充分發(fā)揮自身的行政職能。政府檔案的重要性在于，一是可以促進(jìn)政府職能的發(fā)揮，二是按照規(guī)定的保存期限存留，以待日后有需要時(shí)調(diào)出檔案，查看當(dāng)時(shí)是何種原因，發(fā)生何事，何人做出何等決策。一旦遇到需要調(diào)檔的事情，則這些檔案的重要性便體現(xiàn)出來。由于各地區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展?fàn)顩r不同，文化意識有差別，因此在實(shí)際工作中會(huì)遇到各種各樣的問題，阻礙政府工作的開展和職能的發(fā)揮。因此，對于檔案管理遇到的問題進(jìn)行歸納分析，研究解決問題的方案與對策，已經(jīng)是個(gè)不容忽視的問題。

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