住房和城鄉(xiāng)建設(shè)檔案管理策略分析與闡述

周宏

摘 要：本文首先對(duì)城建檔案的社會(huì)背景和含義作出了闡述，其次分析了我國(guó)城建檔案管理的現(xiàn)狀和存在的問(wèn)題，最后就如何提高城建檔案管理的質(zhì)量提出了對(duì)策，意在旨城建檔案管理能適應(yīng)新的社會(huì)發(fā)展形勢(shì)，進(jìn)而推動(dòng)我國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)和發(fā)展。

關(guān)鍵詞：城鄉(xiāng)建設(shè)；檔案管理；策略

1 城建檔案管理的含義及社會(huì)背景

隨著社會(huì)的進(jìn)步和時(shí)代的發(fā)展，我國(guó)城鄉(xiāng)建設(shè)也進(jìn)行得如火如荼，在這樣的社會(huì)背景下，城建檔案事業(yè)又迎來(lái)了重要的一個(gè)發(fā)展時(shí)機(jī)。在城市建設(shè)和規(guī)劃工作中，將重要的圖表、文字以及聲像等載體文件進(jìn)行歸檔保存的管理過(guò)程與方法被稱之為城建檔案管理。城建檔案是城市建設(shè)工程的基礎(chǔ)資料，它不僅真實(shí)地記錄了一個(gè)城市的自然地貌、建筑物、各種管線管網(wǎng)等，同時(shí)也是工程建設(shè)、維護(hù)和審查的重要依據(jù)和憑證。城建檔案管理是以檔案收集、整理和保管等為中心的一系列的管理工作。根據(jù)國(guó)家相關(guān)條例的要求，各個(gè)城市尤其是大城市都要建設(shè)專門(mén)的城建檔案館，并聘請(qǐng)專業(yè)的資料管理人員對(duì)城市建設(shè)的基本資料進(jìn)行管理。收集、保管、統(tǒng)計(jì)、開(kāi)發(fā)和利用檔案是城建檔案館的基礎(chǔ)性工作，建設(shè)城建檔案館是推動(dòng)城市建設(shè)發(fā)展必不可少的一個(gè)環(huán)節(jié)。

2 當(dāng)今我國(guó)城建檔案管理出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 資料滯后

當(dāng)今我國(guó)普遍存在工程資料進(jìn)度與發(fā)展迅速的工程建設(shè)不能相適應(yīng)的情況。所謂資料不僅僅指城市工程建設(shè)資料，其他還包括通信、水電、管網(wǎng)等城市基礎(chǔ)性建設(shè)資料。工程完工后，相關(guān)資料未制作完善或未及時(shí)上報(bào)給相關(guān)部門(mén)，就會(huì)影響后續(xù)資料的審查和歸檔管理工作，進(jìn)而錯(cuò)過(guò)工程施工問(wèn)題發(fā)現(xiàn)的最好時(shí)機(jī)，造成工程返工或?yàn)橐院蠊こ探ㄔO(shè)留下不安全的因素。

2.2 管理乏力

雖然城建檔案管理不會(huì)直接產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，但是它本身的服務(wù)型功效能產(chǎn)生間接性的經(jīng)濟(jì)利益。而我國(guó)在檔案管理這一塊還有所欠缺，相關(guān)部門(mén)內(nèi)部權(quán)責(zé)和分工不明，從事檔案管理的人員素質(zhì)參差不齊。如果城建部門(mén)（如管網(wǎng)埋設(shè)、設(shè)備維修等）的檔案管理方法科學(xué)合理，就能省去很多重復(fù)性的、無(wú)用的工作，節(jié)省大量人力和物力，降低成本。

2.3 技術(shù)欠缺

現(xiàn)今我國(guó)大多數(shù)城市的城建檔案管理還沒(méi)有達(dá)到現(xiàn)代化的水平。雖然計(jì)算機(jī)和光盤(pán)之類的現(xiàn)代化工具已經(jīng)普遍被用于城建檔案管理的工作中，但是它也僅僅是停留在應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)的層面，本質(zhì)上還是傳統(tǒng)的圍繞紙質(zhì)資料行進(jìn)的檔案管理方法，只是換了工作的工具而已。要想真正實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、科學(xué)化的檔案管理就必須在運(yùn)用先進(jìn)工具的基礎(chǔ)上改變自身思維模式，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)理念，把兩者結(jié)合起來(lái)以找到合適的檔案管理方法和模式，適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)對(duì)信息化建設(shè)的新需求。

3 提升城建檔案管理質(zhì)量的策略

3.1 加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)。

我國(guó)現(xiàn)在正處于從信息技術(shù)、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、數(shù)量建設(shè)、粗放型配置等階段轉(zhuǎn)向信息資源、深入應(yīng)用、質(zhì)量建設(shè)、集約經(jīng)營(yíng)等社會(huì)階段的重要時(shí)期。檔案管理部門(mén)就像一個(gè)儲(chǔ)存著無(wú)數(shù)信息與數(shù)據(jù)的巨大的數(shù)據(jù)庫(kù)。從本質(zhì)上來(lái)說(shuō)，檔案管理工作就是信息和數(shù)據(jù)的處理分析工作，所以檔案管理必須做到高度的信息化與科學(xué)化。

當(dāng)前我國(guó)各地的城建檔案建設(shè)數(shù)字化，計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的現(xiàn)代化發(fā)展不均衡，遠(yuǎn)達(dá)不到信息化服務(wù)的要求。所以，各個(gè)城建檔案部門(mén)都應(yīng)有居安思危、與時(shí)俱進(jìn)和大膽創(chuàng)新的精神，學(xué)會(huì)用不同的形式與機(jī)制深度開(kāi)發(fā)檔案信息管理，并主動(dòng)加入全國(guó)性的檔案建設(shè)管理信息化的工作。

3.2 重視地下管網(wǎng)檔案的管理

地下管線對(duì)一個(gè)城市的建設(shè)發(fā)展來(lái)說(shuō)至關(guān)重要，如果把一個(gè)城市比喻成一個(gè)人，那么地下管線就是遍布人體全身的大小血管，雖然看不見(jiàn)，但是很重要。且地下管線埋設(shè)為隱秘工程，這就對(duì)資料完善的程度要求很高。如果施工前的資料不完善，工程就很可能出現(xiàn)問(wèn)題需要返工，這不僅會(huì)嚴(yán)重影響工程工期，還會(huì)浪費(fèi)大量的人力及財(cái)力；如果在工程施工過(guò)程中或竣工后的資料沒(méi)有完善，將會(huì)嚴(yán)重影響工程的驗(yàn)收工作，且在工程在投入使用后出現(xiàn)問(wèn)題，那不管是排查原因還是解決問(wèn)題都會(huì)受到一定的影響。所以，不管是施工前還是施工中又或者是竣工后的地下管網(wǎng)的資料收集與保存都尤為重要。

3.3 完善城建檔案的編制方法

現(xiàn)下相關(guān)從業(yè)人員對(duì)城建檔案的編制還不夠深入，基本都停留在記事、資料編輯的層面上，這致使城市建設(shè)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求得不到滿足。所以建議在從事檔案管理的工作中做到以下幾點(diǎn)：一是在了解用戶需求的前提下，對(duì)編制的形式和內(nèi)容進(jìn)行創(chuàng)新，如利用照片、光盤(pán)刻制等處理方式和載體進(jìn)行記錄并編制成相應(yīng)的影集、微電影等，這種直觀又生動(dòng)的形式更容易為大眾所接受；二是反映出區(qū)域特色，具有區(qū)域特色是城建檔案的特點(diǎn)之一，它可以體現(xiàn)不同時(shí)期的建筑風(fēng)格、施工技術(shù)等，借鑒參考的價(jià)值很大；最后是以經(jīng)濟(jì)發(fā)展為中心做好編制工作，經(jīng)濟(jì)發(fā)展決定上層建筑，所以經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和城市的建設(shè)始終是檔案編制的重要因素之一。

3.4 實(shí)現(xiàn)檔案管理多元化

隨著科技的進(jìn)步和社會(huì)信息開(kāi)放度的提高，廣大群眾利用檔案的意識(shí)在增強(qiáng)，需求在增加，且需求呈現(xiàn)多樣化的趨勢(shì)，傳統(tǒng)的單一的服務(wù)形式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足群眾的需求。檔案館不能再一直充當(dāng)實(shí)體保管員的角色，也不能總是讓群眾到檔案館來(lái)翻閱實(shí)體資料。所以，為了適應(yīng)這一市場(chǎng)變化，城建檔案館不僅要充保管者的角色還要做信息的提供和傳播者，在做好傳統(tǒng)服務(wù)優(yōu)化的前提下還需要開(kāi)拓創(chuàng)新，創(chuàng)造出新的服務(wù)模式。要學(xué)會(huì)主動(dòng)接近用戶，比如建立網(wǎng)上城建檔案查詢管，創(chuàng)立城建檔案微信公眾號(hào)等，實(shí)現(xiàn)不同方式間的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。

4 結(jié)束語(yǔ)

總而言之，城建檔案的重要性日益突顯，城建檔案的類別和數(shù)量也在日益增多。所以，我們要把握時(shí)代的脈搏，迎接機(jī)遇和挑戰(zhàn)，全面分析我國(guó)在城鄉(xiāng)檔案管理中的不足與缺陷，深入研究城鄉(xiāng)檔案管理科學(xué)高效的系統(tǒng)方法，實(shí)現(xiàn)城鄉(xiāng)檔案管理與時(shí)俱進(jìn)，為城市發(fā)展建設(shè)助力。

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