檔案管理工作的重要意義

徐俐

隨著社會(huì)的發(fā)展，市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷完善，檔案管理作為單位的一項(xiàng)基本工作，其意義便顯得尤為重要。檔案管理工作一方面可以讓事業(yè)單位的高層管理人員及時(shí)的了解單位的整體運(yùn)營(yíng)狀況，適時(shí)的調(diào)整策略，使單位更好的發(fā)展；另一方面，有利于事業(yè)單位與各界的廣泛合作與全面發(fā)展。做好檔案管理工作，對(duì)整個(gè)單位都有著不可替代的重要意義。

一、有利于單位的行政管理

檔案作為單位的行政工具之一，具有重要的參考價(jià)值，是單位進(jìn)行任何重大決策的依據(jù)，事業(yè)單位是否具有業(yè)績(jī)或者是否具有較高的管理水準(zhǔn)的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否科學(xué)規(guī)范。檔案資料具有客觀、準(zhǔn)確的特點(diǎn)，作為較好的參考資料，驗(yàn)證過去工作的得失，事業(yè)單位可以通過檔案還原歷史，找到可靠的依據(jù)和資料，并借鑒原有的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，對(duì)事業(yè)單位今后的發(fā)展進(jìn)行預(yù)測(cè)，并可根據(jù)檔案深化事業(yè)單位的改革，從而更好地促進(jìn)單位發(fā)展。單位制定任何新的規(guī)章制度，都要參考原有檔案，建立在原有管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)之上，有利于科學(xué)的決策，提高管理效率，因此檔案具有承上啟下的重要作用。另外檔案具有考察依據(jù)的作用，作為歷史的見證，檔案具有法律效應(yīng)，檔案自身具備的特點(diǎn)，使檔案成為更加客觀、更加令人信服的資料，可以為相關(guān)部門和相關(guān)人員提供信息資料和查找等服務(wù)，一旦事業(yè)單位涉及到司法訴訟的情況，檔案查詢系統(tǒng)就能夠發(fā)揮很大的作用，從而確保事業(yè)單位的合法權(quán)益不受侵害，因此維護(hù)檔案的穩(wěn)定與安全，對(duì)當(dāng)今社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展有重要作用。

二、有利于事業(yè)單位的規(guī)范化

事業(yè)單位是否具有一定的管理水平和業(yè)績(jī)的規(guī)范化的重要體現(xiàn)是檔案管理工作是否規(guī)范科學(xué)。一個(gè)事業(yè)單位在發(fā)展過程中會(huì)有很多優(yōu)秀的成果，而這些結(jié)果記錄在檔案中，并且要了解該單位的歷史經(jīng)營(yíng)業(yè)績(jī)必須通過檔案查詢，因此該單位的科學(xué)發(fā)展離不開檔案管理工作。近年來，我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展越來越快，正是在這樣的背景下，我們不得不改變傳統(tǒng)的檔案管理理念，嘗試更多新的管理方法，真正體現(xiàn)事業(yè)單位發(fā)展成果的實(shí)際情況。將檔案管理與經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合，共同來配置資源，從而體現(xiàn)出事業(yè)單位今后的發(fā)展情況，對(duì)于單位的管理和運(yùn)作具有非常重要的意義。綜上所述，檔案管理工作對(duì)于社會(huì)發(fā)展和提升單位競(jìng)爭(zhēng)力非常重要，有利于事業(yè)單位的規(guī)范化發(fā)展。

三、有利于事業(yè)單位的信息化

檔案?jìng)浒傅募皶r(shí)與靈活直接影響了檔案管理工作的成果和效益。21世紀(jì)是信息化的時(shí)代，檔案也是信息時(shí)代的重要組成部分，而數(shù)字化是檔案信息化的重要手段。數(shù)字化檔案與以前的傳統(tǒng)文書檔案管理相比，減少了對(duì)檔案的人為損害或者自然損害，大大提高了檔案的安仝系數(shù)，從而切實(shí)的保障了檔案安全?，F(xiàn)在的檔案管理增加了信息化，將過去的紙質(zhì)檔案文件和現(xiàn)代的電子檔案相結(jié)合管理。改變檔案管理工作的及時(shí)和靈活度，以現(xiàn)代科學(xué)合理的管理方式，建立科學(xué)的檢索機(jī)制，實(shí)現(xiàn)信息化，同時(shí)還要有針對(duì)的對(duì)檔案數(shù)字化單位檔案人員進(jìn)行專門的培訓(xùn)，不僅要做好檔案實(shí)體整理的工作，更要了解檔案信息化的過程，了解各種檔案新載體的作用及使用方法，掌握基本的網(wǎng)絡(luò)安全策略和知識(shí)，從而提高了檔案管理的效率，促進(jìn)檔案事業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展，有利于事業(yè)單位的信息化發(fā)展，更加適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的發(fā)展。

四、有利于促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展

檔案是事業(yè)單位各項(xiàng)活動(dòng)的記錄，具有極大的參考作用，同時(shí)也是整個(gè)單位文化的重要組成部分，增強(qiáng)員工的凝聚力和向心力，更好地發(fā)揚(yáng)事業(yè)單位的核心價(jià)值觀。檔案管理的全面與否，關(guān)系到整個(gè)事業(yè)單位的發(fā)展，在檔案管理工作中，要加強(qiáng)檔案工作人員的責(zé)任心建設(shè)、素質(zhì)培養(yǎng)、安全意識(shí)的教育，制定完善合理的檔案管理制度，把各項(xiàng)制度落到實(shí)處，建立現(xiàn)代化檔案管理人才的培養(yǎng)制度，培養(yǎng)融檔案知識(shí)、計(jì)算機(jī)管理知識(shí)、信息安全等知識(shí)于一體的高端人才，來引領(lǐng)檔案事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。同時(shí)為防止檔案管理完成后檔案資料的丟失，有必要加強(qiáng)管理人員及時(shí)歸檔資料的意識(shí)，提高檔案管理的意識(shí)，及時(shí)收集整理、編目和鑒定和保管、統(tǒng)計(jì)，檢索等其他相關(guān)工作。由于檔案管理的質(zhì)量會(huì)受到管理人員整體素質(zhì)的影響，因此管理者必須要積極創(chuàng)造，要提高管理者的整體水平才能使單位更好的發(fā)展。目前，檔案管理工作正在變得越來越現(xiàn)代化和多樣化。因此，要不斷進(jìn)行管理改革，完成現(xiàn)代化的檔案管理工作，從而促進(jìn)事業(yè)單位的整體發(fā)展。

五、具有重要的法律作用

由于檔案管理的重要程度，為防止檔案的丟失、泄露，要委派專門的檔案管理人員進(jìn)行管理，還要做好所有的安全工作，除了檔案管理工作的機(jī)密和安性之外，檔案的價(jià)值和共享也是不斷關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，應(yīng)采取多種形式，及時(shí)、準(zhǔn)確、迅速、高效地開發(fā)和利用檔案資源，檔案管理者不僅要熟悉、精通和掌握各種檔案管理的知識(shí)，而且要恰到好處地使用，以防出現(xiàn)問題時(shí)能及時(shí)解決，使檔案具有最高的價(jià)值，同時(shí)可以為相關(guān)部門的人員提供信息資料的查找等服務(wù)，保證事業(yè)單位的合法權(quán)益不受損害，減少不必要的糾紛，最大程度的挽回?fù)p失，充分發(fā)揮好檔案管理的法律作用。

綜上所述，檔案管理工作對(duì)現(xiàn)代事業(yè)單位的發(fā)展具有至關(guān)重要的作用，科學(xué)合理的做好檔案管理工作，使檔案管理更好地為事業(yè)單位的發(fā)展服務(wù)。