圖書館辦公室信息溝通及學(xué)習(xí)的創(chuàng)新方法分析

張慧萍

摘 要：要讓圖書館的作用得到最大的發(fā)揮，就要重視圖書館辦公室工作，堅(jiān)持與時(shí)俱進(jìn)，注重信息溝通與學(xué)習(xí)，提供多樣化服務(wù)模式，讓圖書館成為大眾獲取知識(shí)信息的重要渠道。本文首先分析了圖書館辦公室信息溝通的作用，主要是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策、妥善處理讀者意見的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，接著提出了圖書館辦公室信息溝通及學(xué)習(xí)創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞：圖書館 辦公室 信息溝通

中圖分類號(hào)：G25 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1003-9082（2018）02-00-01

在圖書館日常運(yùn)行過程中，辦公室的作用和地位愈發(fā)突出，其作為圖書館的重要組成部分，在圖書館發(fā)展道路上發(fā)揮著重要的價(jià)值。而圖書館辦公室信息溝通與學(xué)習(xí)是提高圖書館服務(wù)質(zhì)量的關(guān)鍵。因此，在新時(shí)期，要注重圖書館辦公室信息溝通與學(xué)習(xí)創(chuàng)新，并把這項(xiàng)工作當(dāng)作圖書館建設(shè)的一項(xiàng)重要內(nèi)容，為圖書館的健康發(fā)展保駕護(hù)航。

一、圖書館辦公室信息溝通的作用

1.協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策

隨著信息時(shí)代的到來，信息的作用也逐步凸顯，是圖書館領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策的重要依據(jù)。辦公室是各種信息的集中地，接受到來自各個(gè)部門、其他圖書館等的信息，除了口頭信息，還有書面信息等。圖書館領(lǐng)導(dǎo)在進(jìn)行決策的時(shí)候會(huì)參考這些信息資源，辦公室的信息溝通顯得至關(guān)重要，要求工作人員熟知多項(xiàng)信息資源。工作人員面對(duì)復(fù)雜的多樣性信息，要具備信息溝通能力，結(jié)合領(lǐng)導(dǎo)的決策需求與圖書館自身的發(fā)展規(guī)劃，把有效信息提煉出來，并運(yùn)用專業(yè)技能匯總信息，從而協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行決策。

2.妥善處理讀者意見的關(guān)鍵環(huán)節(jié)

圖書館是我國精神文明建設(shè)的重要組成部分，也是開展全民閱讀活動(dòng)的重要推動(dòng)力，在科學(xué)知識(shí)文化傳播、豐富公眾精神文化生活方面的作用有目共睹。為讀者提供服務(wù)是圖書館管理的最終目的。隨著讀者需求多樣化發(fā)展，為讀者提供個(gè)性化服務(wù)已經(jīng)成為圖書館管理的發(fā)展方向。辦公室要及時(shí)了解讀者的意見和建議，明確他們的需求，并妥善處理讀者的一些投訴等工作。在整個(gè)處理環(huán)節(jié)中，辦公室人員要進(jìn)行相關(guān)調(diào)研，獲取讀者真實(shí)的意見，并針對(duì)這些意見進(jìn)行總結(jié)、整理，在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間向讀者進(jìn)行反饋，促進(jìn)讀者與圖書館的溝通與交流。

二、圖書館辦公室信息溝通及學(xué)習(xí)創(chuàng)新策略

1.圖書館辦公室信息溝通創(chuàng)新策略

1.1圖書館辦公室要做好館內(nèi)人員的信息溝通。對(duì)于圖書館辦公室來說，接受的信息量比較大，工作人員接受信息一般處在被動(dòng)的狀態(tài)，這就導(dǎo)致他們?cè)诠ぷ鏖_展的時(shí)候會(huì)受到信息局限，難以在有效的時(shí)間內(nèi)解決主要的問題，對(duì)圖書館管理工作產(chǎn)生很大的影響，也影響了其服務(wù)水平的提升。針對(duì)這種情況可以采用“走動(dòng)管理法”。這是由著名的管理學(xué)家托馬斯提出來的，要求工作人員能夠走出辦公室的局限，深入到同事和讀者中去，進(jìn)行調(diào)查研究，從而獲取真實(shí)有效的信息，為下一步的創(chuàng)新提供依據(jù)。也就是說，辦公室工作人員要抽出時(shí)間跟館員進(jìn)行溝通和交流、談心，對(duì)圖書館館員提供的服務(wù)質(zhì)量與服務(wù)水平進(jìn)行了解，并把訪談的真實(shí)結(jié)果向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行反饋，為進(jìn)一步拉近館員跟領(lǐng)導(dǎo)之間的距離做出貢獻(xiàn)。

1.2圖書館辦公室要做好與讀者之間的信息溝通。要進(jìn)行圖書館辦公室信息溝通創(chuàng)新，一個(gè)重要環(huán)節(jié)就是跟讀者之間的溝通，可以通過三種方式來進(jìn)行：首先，在圖書館中設(shè)置“讀者意見箱”。讓讀者針對(duì)圖書館問題提出自己的意見，還要公布館長(zhǎng)郵箱，圖書館熱線等，鼓勵(lì)讀者發(fā)表自己的看法和見解。其次，充分利用當(dāng)前圖書館的資源，比如，電子圖書館，圖書館月刊等，把圖書館的服務(wù)項(xiàng)目告知公眾，并對(duì)圖書館的業(yè)績(jī)進(jìn)行宣傳，成立專門的互動(dòng)平臺(tái)，讓館員、讀者等群體參與進(jìn)來，針對(duì)圖書館的長(zhǎng)遠(yuǎn)建設(shè)提出寶貴的意見。再次，開展讀者座談會(huì)的形式，讓一些讀者代表參與其中，在座談會(huì)上針對(duì)討論的問題發(fā)表看法?？傊?，通過這幾種有效的方式，讓辦公室跟讀者之間的信息溝通變得更加順暢。

1.3圖書館辦公室要做好與其他圖書館之間的信息溝通。通過學(xué)習(xí)其他圖書館的新思路，結(jié)合自身實(shí)際豐富管理方式，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)圖書館工作的創(chuàng)新。在跟其他圖書館交流的時(shí)候，辦公室的角色非常重要，可以稱之為“外交官”，對(duì)于兄弟圖書館人員的來訪接待、安排參觀等事宜要進(jìn)行積極處理。還要跟其他圖書館建立信息交流平臺(tái)，定期進(jìn)行信息交換，學(xué)習(xí)其他圖書館先進(jìn)的工作經(jīng)驗(yàn)，還可以聯(lián)手舉辦學(xué)術(shù)討論會(huì)等，通過這些方式實(shí)現(xiàn)互惠互利。

2.圖書館辦公室學(xué)習(xí)方面的創(chuàng)新策略

2.1通過自學(xué)提升辦公室人員綜合素質(zhì)。辦公室的綜合性比較強(qiáng)，除了為領(lǐng)導(dǎo)提供服務(wù)還要協(xié)調(diào)各個(gè)部門的關(guān)系。這就要求辦公室人員要具備比較強(qiáng)的行政業(yè)務(wù)能力，廣泛涉獵工作計(jì)劃制定、組織籌備以及數(shù)據(jù)考核等工作知識(shí)。據(jù)此，辦公室工作人員要制定措施通過自學(xué)來提升自身的綜合素質(zhì)，能夠用專業(yè)的業(yè)務(wù)知識(shí)改變傳統(tǒng)的服務(wù)模式，實(shí)現(xiàn)圖書館管理各個(gè)模塊之間的信息資源共享，這樣才能提高圖書館各項(xiàng)工作的成效。

2.2通過培訓(xùn)提升辦公室人員的辦公自動(dòng)化水平。工作人員要做到“一專多能”，除了有圖書館學(xué)的在專業(yè)知識(shí)與計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要有一定的社科知識(shí)，還有綜合處理問題的能力。隨著辦公自動(dòng)化在圖書館辦公室中的應(yīng)用越來越廣泛，有效的解決了傳統(tǒng)辦公中基于文本、表格等手工處理與人工檢查工作量大、出錯(cuò)率高的問題，實(shí)現(xiàn)了辦公方式的規(guī)范化發(fā)展，讓各個(gè)部門能夠最大程度的實(shí)現(xiàn)信息交流與共享。作為圖書館方面，要制定相應(yīng)的措施讓辦公室工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育，學(xué)習(xí)辦公自動(dòng)化與信息化服務(wù)知識(shí)，參與崗位培訓(xùn)。要從圖書館工作長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)和具體需要出發(fā)，針對(duì)不同的培訓(xùn)對(duì)象，采用適當(dāng)?shù)闹黝}，結(jié)合工作崗位的工作狀況設(shè)置培訓(xùn)方案，提高培訓(xùn)的針對(duì)性，進(jìn)而提高其辦公自動(dòng)化意識(shí)與服務(wù)創(chuàng)新意識(shí)，通過利用辦公軟件，提高了信息傳遞、發(fā)布的實(shí)效性。

結(jié)論

綜上所述，圖書館在發(fā)揮自身職能為社會(huì)提供服務(wù)的時(shí)候，辦公室起到了基礎(chǔ)性作用，在信息溝通中的角色非常關(guān)鍵。通過辦公室的信息溝通能夠提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性，還能實(shí)現(xiàn)與讀者的有效交流。因此，要注重圖書館辦公室的信息溝通與學(xué)習(xí)創(chuàng)新，讓工作人員具備溝通的技巧，為自身職能的有效發(fā)揮打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

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