淺析信息時(shí)代高中學(xué)生檔案管理信息化對策

胡敏 金花

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展的當(dāng)代，多媒體技術(shù)的發(fā)展也日新月異，傳統(tǒng)的信息保存和信息交流方式也隨之發(fā)生了重大變化。高中學(xué)校的檔案管理在這種大背景之下也有了新的管理需求，高中學(xué)校的檔案管理主要包含學(xué)生學(xué)籍管理和學(xué)生檔案管理。相對應(yīng)地，高中學(xué)校檔案管理人員，部門應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化學(xué)生的檔案系統(tǒng)的信息化管理和同步加強(qiáng)高中學(xué)生檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案管理的精細(xì)化、系統(tǒng)化，高效化的檔案管理目標(biāo)。本文針對高中學(xué)校學(xué)生檔案管理中存在的一些問題，在分析了問題之后，提出了一些對策。

關(guān)鍵詞：高中學(xué)生檔案；信息化；高中學(xué)生檔案管理

一、高中學(xué)生檔案管理的必要性

高中學(xué)生的檔案記錄的是高中學(xué)生高中階段，在校期間的各種活動(dòng)。其中包括高中生的學(xué)習(xí)、生活、各種實(shí)踐活動(dòng)的一些記錄和期間教師或者參加活動(dòng)中的領(lǐng)導(dǎo)對于該生的一些評價(jià)和建議。通過這些檔案記錄的資料信息，可以看出學(xué)生高中階段在德、智、體、美、勞等方面具體的表現(xiàn)情況。因此，學(xué)生檔案的管理工作是學(xué)生高中時(shí)代的一個(gè)見證，一個(gè)憑借和未來生活工作等方面的一個(gè)極具參考價(jià)值的東西。

二、高中學(xué)校學(xué)生檔案信息化管理工作存在的一些問題

高中學(xué)生檔案信息化的管理建設(shè)目前的重視程度不夠。目前的情況是，分化比較明顯，一些發(fā)達(dá)地區(qū)的高中已經(jīng)成功地探索出并且已經(jīng)推進(jìn)了本校的檔案信息化建設(shè)，而相對偏遠(yuǎn)地區(qū)和部分農(nóng)村高中學(xué)校的檔案信息化建設(shè)還相對落后，例如一些少數(shù)民族聚集地的高中，或者一些偏遠(yuǎn)山區(qū)的高中仍然存在很多現(xiàn)實(shí)的問題。由于這些地區(qū)對于檔案的信息化建設(shè)重視程度不夠，有的學(xué)校即使有了對應(yīng)的檔案管理辦公系統(tǒng)，但是沒有引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，并且缺少統(tǒng)一規(guī)范的檔案工作管理軟件，導(dǎo)致學(xué)校檔案管理的相對落后。有的地區(qū)還采取長傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式，這種檔案管理存在收集不及時(shí)、不易保管等問題，會(huì)導(dǎo)致檔案損毀、丟失情況諸多問題，已經(jīng)難以適應(yīng)當(dāng)今時(shí)代下，現(xiàn)代化教育迅猛發(fā)展的需要。

三、高中學(xué)生檔案管理信息化的方法對策

（一）完善高中的檔案管理數(shù)據(jù)庫

要走向檔案管理的信息化第一步就是需要建立完善的檔案管理數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理已經(jīng)被時(shí)代所淘汰，大數(shù)據(jù)時(shí)代下，只有通過現(xiàn)代新型的檔案管理系統(tǒng)才能高效安全，有秩序地保管好檔案，并且可以根據(jù)班級，年級，學(xué)號(hào)，編碼等方式分類系統(tǒng)地管理檔案。

（二）學(xué)校要保證資金和技術(shù)的投入

學(xué)校應(yīng)該為檔案管理撥出專款，為學(xué)校的檔案管理信息化建設(shè)不定期地提供軟硬件設(shè)施、技術(shù)、人才的保障。學(xué)校應(yīng)該重視這方面的建設(shè)，成立專門的機(jī)構(gòu)，設(shè)立專門的基金，培養(yǎng)專門的人才去投入到檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)和完善中。

（三）檔案管理必須加強(qiáng)安全措施

高中學(xué)生的檔案管理即使不是國家機(jī)密，但也是個(gè)人的私密文檔。所以，高中學(xué)校應(yīng)該加大高中學(xué)生檔案管理的保密性工作，重視檔案信息系統(tǒng)，監(jiān)管保護(hù)技術(shù)的研發(fā)和運(yùn)用，確保檔案管理信息的安全。

（四）培養(yǎng)檔案管理人才

高中學(xué)校檔案管理的專業(yè)人員應(yīng)擁有關(guān)于專業(yè)的計(jì)算機(jī)處理技術(shù)、信息的采集、分析、存儲(chǔ)、檔案建檔、歸檔、保存等計(jì)算機(jī)和檔案管理方面的技能。管理檔案管理系統(tǒng)的人員應(yīng)該具備基本的互聯(lián)網(wǎng)知識(shí)和較高的職業(yè)敏感性、責(zé)任意識(shí)、保密意識(shí)。學(xué)校在招進(jìn)這類型人才的同時(shí)，也應(yīng)該加大這方面人才的培養(yǎng)和教育。

檔案管理的現(xiàn)代化日益信息化要求必須提高高中學(xué)校檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。當(dāng)今世界，新科技不斷發(fā)展，檔案管理不僅在深度上，在廣度上也日益豐富發(fā)展。因此，檔案管理工作人員必須掌握檔案管理的專業(yè)知識(shí)和工作技能，與此同時(shí)，檔案管理人員還應(yīng)了解和熟悉所在高中學(xué)校的其他相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)，還要根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況及檔案管理的實(shí)際發(fā)展?fàn)顟B(tài)，具體情況具體解決。專業(yè)的檔案管理人員應(yīng)該具有各方面的綜合能力和廣博的科學(xué)文化專業(yè)知識(shí)。時(shí)代的要求，檔案管理人員還應(yīng)該掌握現(xiàn)代化辦公設(shè)備，具備相當(dāng)?shù)挠?jì)算機(jī)應(yīng)用操作能力。進(jìn)一步運(yùn)用現(xiàn)代化管理方法，改變傳統(tǒng)的檔案管理方法，使高中學(xué)校檔案管理工作逐步現(xiàn)代化、科技化、信息化。

（五）科學(xué)調(diào)整檔案管理系統(tǒng)

在科學(xué)性前提下，堅(jiān)持檔案管理的靜態(tài)管理與動(dòng)態(tài)管理相結(jié)合的基本方法。首先，檔案要確定其保管價(jià)值與保管年限分類，在一定時(shí)期內(nèi)，一定規(guī)格內(nèi)，按規(guī)定合理分類，保管與利用，同時(shí)要著眼于遠(yuǎn)方，不斷依據(jù)實(shí)際情況的變化調(diào)整庫存資料、分類方式、目錄編碼等。

四、結(jié)束語

時(shí)代在飛翔，計(jì)算機(jī)的發(fā)展也插上了翅膀，，以互聯(lián)網(wǎng)為基礎(chǔ)的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)也被逐步應(yīng)用到了各行各業(yè)之中，尤其是教育事業(yè)當(dāng)中。信息化的檔案管理工作能夠讓高中檔案發(fā)揮出最大的利用價(jià)值，也能高效，快捷，同時(shí)又方便系統(tǒng)地安全管理高中學(xué)生的檔案

參考文獻(xiàn)：

[1]吳毓祺，楊麗紅.信息時(shí)代檔案管理方法的變化[J].蘭臺(tái)世界，2012（10）.

[2]孫桂秀.信息時(shí)代檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及對策[J].科技信息，2007（35）.

[3]李秀華.我國檔案信息化建設(shè)的現(xiàn)狀、問題及對策.大學(xué)圖書研究學(xué)刊，2007.

作者簡介：胡敏（1978—），女，漢族，山東泰安人，大專，館員。