對信息化時代工程資料管理規(guī)范化的探討

毛嶸珍 宋愉靜

在信息化的時代，建筑行業(yè)在不斷發(fā)展的同時也應(yīng)與時代接軌。現(xiàn)今工程資料在任何一個工程中都處于十分重要的地位，但其信息化程度低，在資料管理方面存在很大的問題如資料收集整理不及時、缺乏真實性和準確性、資料整理查找困難等。這些問題在一定程度上影響了工程的進度，因此對工程資料進行有效規(guī)范的信息化管理是勢在必行的。

對于任何一個工程而言，工程資料都是其重要組成部分，是工程竣工驗收一個重要內(nèi)容。包含了自工程項目的提出、調(diào)研、可行性研究、評估、勘測、設(shè)計、施工至竣工等全部工作中的各種文字、圖紙、圖表、影像資料。工程資料能夠清楚地反映工程的實際施工情況能反映工程各項相關(guān)技術(shù)指標，并能夠據(jù)此對工程進行檢查、維護、改建和擴建。工程資料的合格與否也是評判該項工程好壞的一個重要指標，工程資料的管理也越來越受重視，建筑行業(yè)的迅速發(fā)展，市場隨之調(diào)整，工程資料的規(guī)范化管理顯得極其重要。

工程資料管理存在的問題

資料信息化程度較低，資料易丟失。近年來隨著云時代的到來，科技的不斷進步各行各業(yè)的信息化程度不斷提高，就建筑行業(yè)而言，現(xiàn)今面臨的國際競爭越來越激烈，涉及跨國合作項目也越來越多，但在與外國建筑公司相比我們?nèi)狈Ω偁幜?，建筑行業(yè)內(nèi)的信息化程度相對不足，管理復雜效率低下，也就導致造價成本高、工期長。

工程資料管理的信息化能夠很大程度上加快工程進度，并且如今資料大部分為紙質(zhì)資料，難整理，歸檔時工作量大；并且資料數(shù)量龐大，種類繁多，查找資料時的難度加大；其次項目施工人員多，資料在不停地交接，查閱的過程中容易丟失，為補齊資料而進行重復的工作。

資料缺乏真實性。對于資料的填寫，現(xiàn)在很多時候并不會根據(jù)實際施工進行填寫，資料人員閉門造車導致資料往往與實際情況不符，導致工程出現(xiàn)問題；比如像一些市政工程，施工方未從中獲取更多利益，有時會替換施工材料，選用與設(shè)計不符的材料以節(jié)約成本，但在做資料時任舊是按照設(shè)計圖紙上的用料來填寫；并且資料在時間上較為靈活，當?shù)劫Y料堆壓較多時，會直接照搬復制之前的數(shù)據(jù)資料，并未根據(jù)實測數(shù)據(jù)填寫；或者是資料人員與相關(guān)施工、測量人員溝通不善在后期資料整理時發(fā)現(xiàn)遺漏或其他錯誤時，一般就直接篡改填寫虛假數(shù)據(jù)；在資料圖紙代簽現(xiàn)象也時常發(fā)生，審核人員不一定是簽字人員，以至于竣工圖失去其真實性。

資料收集缺乏及時性、利用率低。在實際施工過程中，工程施工進度與資料進度常常不匹配，資料滯后于施工進度，或資料人員為方便超前填寫虛假資料；像一般的建筑公司中一個資料員很可能負責幾個項目的資料，在幾個工地之中往返，常常不能及時的收集資料；并且由于每個人填寫整理資料的方式習慣不同，在交接資料時溝通不完善常導致資料產(chǎn)生遺漏，資料的進度情況知曉范圍較小，項目監(jiān)理或其他管理人員想要知曉資料進度情況或查找資料只能詢問資料人員，效率不高。

工程資料管理制度不完善。當前建筑行業(yè)資料管理方面主要是依據(jù)《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》和《中華人民共和國檔案法》的相關(guān)規(guī)定來執(zhí)行和管理。但其中對于工程資料管理責任制度不完善，沒有明確的責任承擔和劃分依據(jù)，以致資料管理人員責任心不強，審簽制度以及監(jiān)管制度執(zhí)行力弱，讓施工單位在做資料時有漏洞可鉆。

建筑工程資料管理規(guī)范化的建議

工程資料信息化，推廣電子資料管理系統(tǒng)的應(yīng)用?；ヂ?lián)網(wǎng)時代科技的不斷進步帶動辦公室自動化的程序不斷的進步，工在程資料管理方面要加快信息化進程。①工程資料數(shù)量龐大，整理歸檔工作繁雜，資料查找困難，建筑公司應(yīng)積極主動與相關(guān)的技術(shù)公司合作發(fā)展電子資料管理系統(tǒng)，應(yīng)用大數(shù)據(jù)技術(shù)將信息進行有效的整理和利用；②紙質(zhì)資料錄入計算機資料系統(tǒng)并將電子資料與紙質(zhì)資料之間建立聯(lián)系有效編制分類，對歸檔永久保存的資料建立電子檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)檔案的檢索關(guān)系，方便檢索查找；③完善系統(tǒng)審批流程增加領(lǐng)導的參與度，讓其及時了解工程進度；④電子資料完成后，設(shè)置程序防止篡改數(shù)據(jù)，確保資料真實有效。

專人專項及時收集、統(tǒng)一規(guī)范填寫資料。一個資料員只負責一個工程項目的資料，及時收集資料與施工員測量員保持有效的溝通，避免資料錯漏；資料員與測量員固定搭檔及時溝通保證數(shù)據(jù)真實，嚴格按照規(guī)范統(tǒng)一填寫資料，避免在資料交接時不清楚導致資料錯漏；資料及時錄入資料管理系統(tǒng)，以便各管理人員了解資料進度和查找資料，提高資料利用率。

提升資料管理人員素質(zhì)。①資料填寫人員和管理人員要具備扎實的專業(yè)知識，保證資料規(guī)范完整填寫；積極引進學習能力強的相關(guān)專業(yè)人才，多招收對計算機應(yīng)用方面的人才，為企業(yè)和公司注入新鮮的血液，將相關(guān)知識運用到資料管理工作上，加快工程資料管理信息化；②公司開設(shè)獎懲機制增強備崗位管理人員責任意識、職業(yè)道德，不填寫虛假資料，捏造數(shù)據(jù)。加強對管理員工素質(zhì)拓展培訓，完善知識結(jié)構(gòu)，提高其專業(yè)素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力，提高工作效率，實時跟進工程進度，資料與實際施工進度相符.杜絕代簽代審現(xiàn)象，保證資料準確真實。

完善管理責任制度，強化審核、監(jiān)管制度。①建立完善的資料管理責任制度，施工時嚴格按照設(shè)計圖紙和設(shè)立三級管理制度，合同訂立明確條文，各管理負責人員要嚴格履行自己的義務(wù)，責任到人，避免發(fā)生事故時責任互相推諉。②加強審核制度的執(zhí)行力度，設(shè)立獎懲機制，代簽一經(jīng)發(fā)現(xiàn)就給與相應(yīng)懲處。審核人員要具備相關(guān)專業(yè)知識在簽字前認真審核竣工圖，保證簽字、審核為同一人，否則竣工圖將失去其真實性，也喪失了法律效力，對于出現(xiàn)代簽代審者，將依據(jù)法律法規(guī)追究責任。

③相關(guān)部門加強監(jiān)管力度，每月不定期去建設(shè)施工單位檢查工程資料完善整理情況，督促項目單位內(nèi)部對資料定期自檢及時發(fā)現(xiàn)問題。④各相關(guān)質(zhì)量檢測機構(gòu)要對出具的各種檢測報告全面負責，備部門認真負責做好監(jiān)管工作，對于送檢樣品嚴格執(zhí)行見證取樣制度，對按照要求檢測不達標則不出具相應(yīng)試驗報告，杜絕出具假實驗報告的現(xiàn)象。⑤其他各部門嚴格按照規(guī)章制度執(zhí)行質(zhì)量監(jiān)管部門對質(zhì)量負責，安全監(jiān)督部門對安全負責，確保技術(shù)資料真實有效[1]。各級管理單位要嚴格查辦資料造假現(xiàn)象，根據(jù)懲處制度處罰或追究相應(yīng)的法律責任，確保工程資料的真實性與有效性。

在“互聯(lián)網(wǎng)+”時代，云時代的到來和大數(shù)據(jù)技術(shù)的出現(xiàn)，各種資料的信息數(shù)字化、辦公管理系統(tǒng)的智能化、應(yīng)用個性化是必然趨勢，建筑行業(yè)資料管理工作須不斷更新理念，健全管理責任制度，全面提升管理和基層人員的素質(zhì)，強化專業(yè)知識，創(chuàng)新精簡管理模式，努力提高工程資料的管理效率與質(zhì)量。推動建筑行業(yè)向現(xiàn)代化邁進，加決資料管理信息化進程，充分保證信息精準、資料真實、齊全，確保建筑質(zhì)量與安全，運用科學有效的建筑工程資料管理系統(tǒng)，全面做好建筑工程管理，實現(xiàn)現(xiàn)代企業(yè)化管理，推動行業(yè)快速發(fā)展。