新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革研究

孟昭秀

隨著我國(guó)信息化水平的不斷提升，各行各業(yè)引入信息化服務(wù)，創(chuàng)新傳統(tǒng)服務(wù)模式，不斷提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)效率。我國(guó)作為一個(gè)檔案大國(guó)，檔案事業(yè)與生產(chǎn)生活息息相關(guān)。在事業(yè)單位的正常運(yùn)行中，檔案作為每個(gè)項(xiàng)目和環(huán)節(jié)中的材料支撐發(fā)揮著重要作用。但是我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作存在著許多問(wèn)題。本文將從這些問(wèn)題入手，分析問(wèn)題原因，通過(guò)對(duì)新形勢(shì)下信息技術(shù)與檔案管理創(chuàng)新結(jié)合模式的探究，對(duì)新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革提出相應(yīng)的對(duì)策與建議。

目前，我國(guó)事業(yè)單位處于改革時(shí)期，業(yè)務(wù)繁忙資料繁多，而檔案能夠?yàn)槭聵I(yè)單位的各項(xiàng)活動(dòng)和服務(wù)提供記錄服務(wù)，使得各項(xiàng)活動(dòng)和服務(wù)的原始文字材料得以保存，各項(xiàng)內(nèi)容有據(jù)可循，為事業(yè)單位高效運(yùn)轉(zhuǎn)和服務(wù)提升提供檔案基礎(chǔ)。但是結(jié)合我國(guó)目前的檔案工作實(shí)際來(lái)看，檔案管理工作還有很大的進(jìn)步空間。檔案管理的創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革必須重視。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀

檔案工作人員素質(zhì)參差不齊

我國(guó)事業(yè)單位通過(guò)事業(yè)編制社會(huì)化考試招聘工作人員，面向群體廣泛，專(zhuān)業(yè)要求廣泛，針對(duì)性低。目前檔案工作的負(fù)責(zé)人員很少具有專(zhuān)業(yè)的圖書(shū)情報(bào)或檔案管理專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與相關(guān)管理素質(zhì)。大多數(shù)工作人員都是文秘專(zhuān)業(yè)或者其他與事業(yè)單位性質(zhì)相近的專(zhuān)業(yè)人員，缺乏相應(yīng)的檔案管理專(zhuān)業(yè)知識(shí)。檔案管理工作的人員大多數(shù)管理方法都是在實(shí)踐中一點(diǎn)一點(diǎn)摸索中積累出的經(jīng)驗(yàn)，具有不系統(tǒng)性和不全面性。在實(shí)踐工作中，一旦遇到新問(wèn)題新情況就會(huì)出現(xiàn)工作停滯問(wèn)題。此外，大多數(shù)檔案管理人員并非全職負(fù)責(zé)，而是兼職負(fù)責(zé)自己工作部分的檔案管理工作，不利于單位檔案的集中管理，統(tǒng)籌規(guī)劃和統(tǒng)一調(diào)度，不利于為事業(yè)單位發(fā)展提供助力。

檔案工作管理技術(shù)落后

隨著信息化的發(fā)展，計(jì)算機(jī)技術(shù)在各行各業(yè)及檔案管理中廣泛應(yīng)用。但是各個(gè)事業(yè)單位卻沒(méi)有能夠在計(jì)算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上建立起便民利業(yè)的電子檔案管理系統(tǒng)。部分單位雖然建立起電子檔案系統(tǒng)，但也僅處于檔案內(nèi)容電子化，而利用程度較低。此外，檔案管理中新型開(kāi)發(fā)管理軟件的應(yīng)用推廣卻并不盡如人意。究其根本，就是缺乏相應(yīng)先進(jìn)的設(shè)備與技術(shù)，工作人員的電子數(shù)據(jù)能力較弱，專(zhuān)業(yè)人才不足。在職的工作人員并未掌握運(yùn)用信息技術(shù)的能力，檔案管理過(guò)程中缺乏科學(xué)性。

檔案工作認(rèn)識(shí)程度較低

檔案工作在我國(guó)歷史上一直并未受到重視，認(rèn)為其并不能帶來(lái)直接效益。這種長(zhǎng)久的觀念影響下，大部分事業(yè)單位對(duì)于檔案管理工作從人力到物力再到財(cái)力投入均不足，領(lǐng)導(dǎo)層面領(lǐng)導(dǎo)力缺乏且觀念老化，工作人員缺乏熱情，工作設(shè)備落后，數(shù)據(jù)系統(tǒng)漏洞多，資金投入不足，發(fā)展后勁缺乏，這些問(wèn)題都使得檔案管理的工作效率始終不能有質(zhì)的飛躍。[1]同時(shí)，檔案管理工作是面對(duì)大量紙質(zhì)材料的枯燥乏味的整理歸類(lèi)工作。工作人員在監(jiān)督不嚴(yán)，執(zhí)行不力的工作環(huán)境中，沒(méi)有充分履行自身職責(zé)，未真正按照需求與規(guī)定整理歸類(lèi)相關(guān)檔案，并通過(guò)檔案整理工作完善事業(yè)單位的業(yè)務(wù)內(nèi)容。

新形勢(shì)下工作特點(diǎn)及管理改革必要性

改革順應(yīng)時(shí)代要求

當(dāng)今時(shí)代是數(shù)字化時(shí)代，跨地區(qū)跨國(guó)家的地域間活動(dòng)呈爆發(fā)式增長(zhǎng)。大數(shù)據(jù)時(shí)代下的云技術(shù)要求各行業(yè)進(jìn)行工作與信息技術(shù)融合，從而更好適應(yīng)時(shí)代變遷和社會(huì)發(fā)展需求。當(dāng)今我國(guó)人口流動(dòng)快，地域間信息交流量大，事業(yè)單位的工作人員和工作內(nèi)容也是在不斷擴(kuò)大空間與時(shí)間范圍。[2]因此，檔案工作的信息化是實(shí)際工作的需要，也是時(shí)代背景下的必然變萆。

改革助力體制轉(zhuǎn)型

我國(guó)事業(yè)單位體制轉(zhuǎn)型與改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，提高事業(yè)單位服務(wù)效率與服務(wù)能力，更好的為我國(guó)人民服務(wù)，是我國(guó)事業(yè)單位現(xiàn)代化建設(shè)的根本目的。信息化與數(shù)據(jù)化是現(xiàn)代化事業(yè)單位建設(shè)的關(guān)鍵一環(huán)。大數(shù)據(jù)平臺(tái)與云共享是未來(lái)檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。建立信息化的檔案管理體系，是有利于推進(jìn)我國(guó)事業(yè)單位的轉(zhuǎn)型提升，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化提供數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

改革提升工作水平

檔案工作存在文件數(shù)量多，內(nèi)容信息量大，數(shù)據(jù)間關(guān)系復(fù)雜，程序繁瑣，資料整理難度高等特點(diǎn)。對(duì)于時(shí)間久遠(yuǎn)的信息和資料缺失信息，查找難度極大。信息化平臺(tái)的建設(shè)可以有效緩解甚至解決這一問(wèn)題，有利于更好的為生產(chǎn)生活服務(wù)，提升檔案工作的實(shí)踐意義，提高檔案管理工作的能力與水平。檔案工作對(duì)于單位來(lái)說(shuō)，具有信息留存和資料管理的意義。而對(duì)于個(gè)人來(lái)說(shuō)，檔案是個(gè)人工作轉(zhuǎn)移、社會(huì)信息轉(zhuǎn)移具有重要作用，是全面建立人才引進(jìn)和人才保留制度的基礎(chǔ)。

管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革措施

培養(yǎng)專(zhuān)業(yè)人才，提升人才素質(zhì)

通過(guò)對(duì)專(zhuān)項(xiàng)人才的招聘，引進(jìn)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員對(duì)事業(yè)單位的檔案管理工作進(jìn)行系統(tǒng)建設(shè)與完善。加強(qiáng)工作人員的工作能力深化教育，組織工作人員定期進(jìn)行專(zhuān)業(yè)內(nèi)容的學(xué)習(xí)與比拼，對(duì)工作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)進(jìn)行專(zhuān)項(xiàng)提升與考核。提升領(lǐng)導(dǎo)層面建設(shè)，為領(lǐng)導(dǎo)層注入新鮮血液和全新發(fā)展觀念。[4]建立相應(yīng)管理制度和獎(jiǎng)懲制度，提高工作人員的工作認(rèn)真程度，鼓勵(lì)工作人員發(fā)揮創(chuàng)新精神，同時(shí)加強(qiáng)工作人員自律性與自覺(jué)性，完善檔案管理工作崗位的相應(yīng)制度建設(shè)，保障工作人員的基本權(quán)益，明確工作人員的工作義務(wù)，提升工作人員工作熱情。

建立體系化現(xiàn)代管理模式

事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新管理模式，建立體系化檔案管理模式。加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)力量建設(shè)，提升檔案發(fā)展的前瞻性與預(yù)見(jiàn)性。同時(shí)要加強(qiáng)體系化建設(shè)，全面提升檔案管理的數(shù)字化程度、自動(dòng)化能力和互動(dòng)化水平。通過(guò)加強(qiáng)數(shù)字加密，提升檔案安全系數(shù)；建立檔案大數(shù)據(jù)庫(kù)，增強(qiáng)檔案查找、對(duì)比能力；增強(qiáng)信息自動(dòng)收集、篩選與檢索能力，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)批量化處理；同時(shí)完善數(shù)據(jù)上傳，建立各單位聯(lián)動(dòng)的大數(shù)據(jù)云平臺(tái)，實(shí)際提升檔案利用效率。建立事業(yè)單位業(yè)務(wù)內(nèi)容和工作人員的雙重檔案內(nèi)容，加強(qiáng)業(yè)務(wù)內(nèi)容的安全保密性建設(shè)，提升工作人員的信息的保存工作，由此加強(qiáng)業(yè)務(wù)管理與人員管理效率，促進(jìn)事業(yè)單位全方位發(fā)展。

綜上所述，檔案管理工作的提升是關(guān)系著事業(yè)單位發(fā)展的重要內(nèi)容，關(guān)系著事業(yè)單位的檔案管理能夠有效率的進(jìn)行，并對(duì)事業(yè)的良好運(yùn)行與持續(xù)建設(shè)具有積極的意義。在我國(guó)事業(yè)單位改革提升的大形勢(shì)下，針對(duì)信息數(shù)據(jù)技術(shù)下的檔案管理工作改革與服務(wù)模式創(chuàng)新勢(shì)在必行。