事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)有效策略分析

張燕玲

摘要：為了進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率，對(duì)檔案管理的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的，本篇文章就對(duì)事業(yè)單位檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題和不足之處進(jìn)行了分析和論述，并對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提出了一些有效的策略。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)；有效策略

當(dāng)前，我國(guó)的經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)得到了很大程度的發(fā)展和進(jìn)步，事業(yè)單位檔案管理的專(zhuān)業(yè)化水平也在不斷的提高，在信息化時(shí)代到來(lái)的影響下，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理也面臨著諸多的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，目前，有很多的事業(yè)單位在檔案管理方面已經(jīng)進(jìn)行了深入的研究和探討，同時(shí)也取得了一些成果，檔案管理的重心也逐漸向信息化轉(zhuǎn)移，但在事業(yè)單位檔案管理信息化的過(guò)程中仍然存在著各種各樣的問(wèn)題，從而對(duì)事業(yè)單位檔案的信息化管理起到了一定的阻礙作用，因此，對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)制定一些有效的策略是至關(guān)重要的。

一、事業(yè)單位在檔案管理過(guò)程中所出現(xiàn)和問(wèn)題

（1）事業(yè)單位的檔案信息缺乏合理的開(kāi)發(fā)。根據(jù)目前的發(fā)展?fàn)顩r來(lái)看，我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理存在著信息資源開(kāi)發(fā)不合理等問(wèn)各方面的一些問(wèn)題，其主要體現(xiàn)在信息資源采集內(nèi)容過(guò)少和重復(fù)加工較為頻道以及信息資源的質(zhì)量較低等方面，根據(jù)我國(guó)數(shù)據(jù)庫(kù)目前的狀況來(lái)看，其數(shù)量雖然相對(duì)來(lái)說(shuō)比較充足，但是信息資源在開(kāi)發(fā)過(guò)程中系統(tǒng)的合理性還需要進(jìn)一步的改進(jìn)和完善，這樣就出現(xiàn)很多信息數(shù)據(jù)庫(kù)不能得到充分有效利用的情況。

（2）檔案檢索的效率過(guò)低。目前來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案檢索的方法主要有兩個(gè)，第一個(gè)是手工檢索，第二個(gè)就是計(jì)算機(jī)檢索，而檢索工具的選擇對(duì)于檔案檢索來(lái)說(shuō)具有重要的意義和作用，它能夠決定檔案檢索的質(zhì)量和效率，雖然事業(yè)單位也出現(xiàn)了計(jì)算機(jī)檢索的方法，但是還有大多數(shù)的企業(yè)單位仍然運(yùn)用手工檢索的方法來(lái)對(duì)檔案進(jìn)行檢索，而這種以手工為主的檔案檢索方法的檢索效率則明顯的低于計(jì)算機(jī)檢索，從而使得整個(gè)事業(yè)單位的檔案檢索效率過(guò)低，也不能保證其檔案檢索的質(zhì)量。

（3）事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)過(guò)低。事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)檔案管理的質(zhì)量和效率有著極其重要的意義和作用，要想進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量，就應(yīng)該不斷的提高事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)水平，但是，根據(jù)目前的狀況來(lái)看，事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)并不高，主要表現(xiàn)在檔案管理缺乏經(jīng)驗(yàn)相對(duì)來(lái)說(shuō)比較豐富的操作人才，其中，還有一部分的事業(yè)單位檔案管理人員并沒(méi)有得到專(zhuān)業(yè)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，對(duì)單位檔案管理工作相關(guān)的知識(shí)和事項(xiàng)并不熟悉，從而使得其在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理工作中出現(xiàn)著工作效率低下和工作質(zhì)量過(guò)低等各種各樣的問(wèn)題，因此，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，提高事業(yè)單位檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)是至關(guān)重要的。

二、加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的有效策略

（1）加強(qiáng)各部門(mén)人員之間的交流與合作并協(xié)調(diào)工作職責(zé)。在進(jìn)行事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該不斷的加強(qiáng)檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員之間的交流與合作，要想加上事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就必須作用相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)對(duì)事業(yè)單位的檔案信息進(jìn)行更新，同時(shí)，管理人員還應(yīng)該對(duì)事業(yè)單位的檔案信.息管理平臺(tái)進(jìn)行定期和不定期的檢查和維護(hù)，因此，檔案管理人員和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人員應(yīng)該不斷的進(jìn)行溝通與交流，互相交換在檔案管理過(guò)程中的問(wèn)題和解決措施，二者之間進(jìn)行有效的交流與合作，從而使得事業(yè)單位檔案信息能夠得到及時(shí)有效的更新，進(jìn)一步的提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量和效率。

（2）構(gòu)建信息化平臺(tái)的推廣模式。事業(yè)單位加強(qiáng)建設(shè)信息化平臺(tái)的主要目的是能夠?yàn)樾畔⒌男枨笳咛峁└鼉?yōu)質(zhì)、更全面的服務(wù)，所以，在對(duì)事業(yè)單位檔案管理改進(jìn)的過(guò)程中，相關(guān)的管理部門(mén)應(yīng)該大力的推廣信息建設(shè)平臺(tái)，同時(shí)對(duì)其進(jìn)行一些合理有效的宣傳工作，從而不斷的增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息建設(shè)平臺(tái)的影響力，除此之外，還應(yīng)該不斷的吸取各個(gè)大型企業(yè)的關(guān)于檔案信息管理方面的經(jīng)驗(yàn)，通過(guò)對(duì)信息建設(shè)平臺(tái)的高效利用來(lái)增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

（3）對(duì)信息化設(shè)備進(jìn)行一定程度的創(chuàng)新?，F(xiàn)如今，在信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代背景之下，事業(yè)單位要想進(jìn)一步加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，就應(yīng)該大量的作用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等各種設(shè)備，所以，我國(guó)應(yīng)該不斷的加大對(duì)各種信息軟件和硬件的投入力度，這些工作不僅僅應(yīng)該得到事業(yè)單位各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的審核和支持，還需要對(duì)其進(jìn)行一定程度的資金投入，同時(shí)，事業(yè)單位的檔案信息量相對(duì)來(lái)說(shuō)較大，所以其應(yīng)該選用一些相對(duì)來(lái)說(shuō)比較穩(wěn)定、安全系數(shù)較高的電子儲(chǔ)存設(shè)備，從而避免檔案信息的丟失，除此之外，各個(gè)事業(yè)單位還應(yīng)該建立并健全一整套完整的計(jì)算機(jī)管理體系，這樣可以極大的促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)以及對(duì)其檔案管理手段的優(yōu)化，同時(shí)，對(duì)紙質(zhì)版的檔案進(jìn)行完好的保存是進(jìn)行檔案信息化管理的重要基礎(chǔ)和前提，二者相輔相成，逐漸形成一個(gè)完整的檔案管理系統(tǒng)，然后運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)來(lái)對(duì)單位信息的管理工作進(jìn)行一定程度的優(yōu)化，從而提高事業(yè)單位檔案管理工作的質(zhì)量和效率。

（4）加大對(duì)事業(yè)單位檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)培訓(xùn)。對(duì)于各個(gè)事業(yè)單位來(lái)說(shuō)，其檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)管理水平對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)起著決定性的作用和意義，所以，要想加上事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，就應(yīng)該不斷的對(duì)其檔案管理的工作人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，其中，對(duì)檔案管理工作人員的培訓(xùn)主要包括兩方面的內(nèi)容，一個(gè)是定期培訓(xùn)，另一個(gè)是不定期的培訓(xùn)，通過(guò)對(duì)其進(jìn)行專(zhuān)業(yè)化的培訓(xùn)，是其不僅能夠掌握與計(jì)算機(jī)相關(guān)的各項(xiàng)知識(shí)和技能，還能提高其對(duì)檔案信息獲取、鑒定和評(píng)估能力，在不斷的提高自身的綜合技能水平的同時(shí)，也不斷的提高自身的綜合素質(zhì)，從而對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程具有極大的推動(dòng)作用，因此，提高事業(yè)單位檔案管理人員的綜合專(zhuān)業(yè)素質(zhì)對(duì)于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)具有至關(guān)重要的意義。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)方面仍然存在著各種各樣的問(wèn)題，所以，根據(jù)目前出現(xiàn)的一些問(wèn)題和狀況來(lái)看，對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化進(jìn)行一定程度的強(qiáng)化是至關(guān)重要的，本篇文章就針對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題提出了一些相的解決策略，如果事業(yè)單位能夠根據(jù)問(wèn)題選擇合理的策略去解決這些問(wèn)題，相信能夠有效的推動(dòng)我國(guó)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)。

（作者單位：茂名市房屋安全鑒定所）